আপনি সময়ে সময়ে অ্যাকাউন্টিং ত্রুটিগুলি করবেন, তাই এই সমস্যাগুলি কীভাবে সনাক্ত করতে হয় তা জেনে রাখা একটি গুরুত্বপূর্ণ দক্ষতা যা যাই হোক না কেন বিকাশ করার জন্য অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার অ্যাপ্লিকেশন আপনি আপনার ছোট ব্যবসায় ব্যবহার করেন। আপনি আপনার কোম্পানির ট্রায়াল ব্যালেন্স পর্যালোচনা করে অনেক ত্রুটি সনাক্ত করতে সক্ষম হবেন।
তবে, আপনি দেখতে পাবেন যে সমস্ত অ্যাকাউন্টিং ত্রুটি ট্রায়াল ব্যালেন্সকে প্রভাবিত করে না . এই কারণে, এই ধরনের অ্যাকাউন্টিং ত্রুটিগুলি সম্পর্কে জানা গুরুত্বপূর্ণ যাতে আপনি সেগুলি খুঁজে পেতে এবং সংশোধন করতে পারেন৷ আপনার মনে রাখা উচিত যে এই ধরনের ত্রুটিগুলি সনাক্ত করা এবং সমাধান করা সবচেয়ে কঠিন৷
৷বই থেকে একটি লেনদেন সম্পূর্ণরূপে বাদ দিলে বাদ দেওয়ার ত্রুটি ঘটে আপনার কোম্পানির। আপনি একটি ব্যয় লেনদেন লিখতে বা একটি পণ্য বা পরিষেবার বিক্রয় লিখতে ভুলে যেতে পারেন৷ এই লেনদেন সনাক্ত করা কঠিন. অতএব, এই লেনদেনগুলি সময়মতো প্রবেশ করার জন্য আপনার একটি শক্ত রুটিন আছে তা নিশ্চিত করতে হবে৷
এই লেনদেনগুলি প্রবেশ না করার সবচেয়ে সাধারণ কারণ হল ডকুমেন্টেশন (যেমন একটি বিক্রেতার চালান) হারিয়ে যায়। আপনি যত তাড়াতাড়ি সম্ভব আপনার অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার সিস্টেমে যথাসময়ে এগুলি প্রবেশ করালে এই সমর্থনকারী নথিগুলি হারাতে বা ভুল জায়গায় ফেলার সম্ভাবনা কম৷
উল্টানোর একটি ত্রুটি ঘটে যখন একটি লেনদেন যা হিসাবে পোস্ট করা উচিত ছিল একটি ডেবিট ক্রেডিট হিসাবে পোস্ট করা হয়. উদাহরণস্বরূপ, আপনি অর্থপ্রদান বা ফেরত হিসাবে একটি চালান লিখতে পারেন। আপনি আপনার ট্রায়াল ব্যালেন্সে এই ত্রুটিটি লক্ষ্য করবেন না কারণ ট্রায়াল ব্যালেন্স এখনও ব্যালেন্সে থাকবে৷
৷যখন আপনি বা আপনার হিসাবরক্ষক ভুলভাবে একটি অ্যাকাউন্টিং প্রয়োগ করেন তখন নীতির একটি ত্রুটি ঘটে নীতি. আপনি সম্পদ হিসাবে রেকর্ড করা উচিত যে সম্পদ খরচ করতে পারেন. সম্পদ এবং ব্যয় উভয়ই ডেবিট হিসাবে বইতে রেকর্ড করা হয়, তাই এটি একটি প্রযুক্তিগত ত্রুটি৷
আপনি সঠিক ক্লাসে একটি লেনদেন লিখলে কমিশনের একটি ত্রুটি দেখা দেয় কিন্তু ভুল সহায়ক খাতা। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি ভুল চালানে অর্থপ্রদান করেন তবে আপনি এই ত্রুটিটি করবেন৷ আপনার ট্রায়াল ব্যালেন্স একজন গ্রাহকের পাওনা সঠিক পরিমাণ দেখাবে, কিন্তু আপনার স্বতন্ত্র গ্রাহকের সাবসিডিয়ারি লেজারগুলি ভুল হবে।
সাবসিডিয়ারি এন্ট্রির একটি ত্রুটি ঘটে যখন একটি প্রবেশ করার সময় একটি ত্রুটি তৈরি হয় লেনদেন উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি একজন গ্রাহককে $5,000 লোন দেন কিন্তু আপনার নগদ অ্যাকাউন্ট থেকে শুধুমাত্র $500 এবং লোন হিসাবে $500 তুলে নেন, তাহলে আপনি দেখতে পাবেন যে এই ত্রুটিটি আপনার ট্রায়াল ব্যালেন্সে বহন করা হয়েছে। আপনার ট্রায়াল ব্যালেন্স সঠিক হবে।
এই ত্রুটিগুলি সনাক্ত করার জন্য সবচেয়ে সাধারণ পদ্ধতি হল অ্যাকাউন্টিং পুনর্মিলন পরিচালনা করা৷ পূর্ববর্তী উদাহরণের সাথে অবিরত, আপনি যখন আপনার ব্যাঙ্ক পুনর্মিলন সম্পাদন করবেন তখন আপনি এই ত্রুটিটি সনাক্ত করতে পারবেন। আপনি দেখতে পাবেন যে আপনার ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টে নগদ $4,500 কম হবে, এবং তারপর ত্রুটি সংশোধন করতে সক্ষম হবেন৷
ত্রুটি শনাক্ত করার জন্য আপনাকে ভাল অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ এবং প্রক্রিয়াগুলি বিকাশ করতে হবে৷ উদাহরণস্বরূপ, আপনি নিশ্চিত করতে চান যে আপনার সমস্ত ফর্ম সামঞ্জস্যপূর্ণ যাতে কর্মীরা আপনার অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারে তথ্য প্রবেশ করার সময় একটি রুটিনে প্রবেশ করে। আপনিও নিশ্চিত করতে চাইবেন যে আপনার কাছে কাজের চাপ সামলাতে সক্ষম হওয়ার জন্য যথেষ্ট কর্মী রয়েছে। আন্ডারস্টাফিং কর্মীদের ক্লান্তির দিকে পরিচালিত করবে, যার ফলে কর্মীদের ক্লান্তি, দ্রুত কাজ এবং আরও অ্যাকাউন্টিং ত্রুটি হতে পারে৷
যদিও আপনি যখনই সম্ভব ত্রুটি প্রতিরোধ করার পদ্ধতিগুলি বিকাশ করতে চান, উপরে তালিকাভুক্ত ত্রুটি সময়ে সময়ে ঘটতে যাচ্ছে. আপনি ঘটতে সব ত্রুটি প্রতিরোধ করতে পারবেন না. অনেক ত্রুটি সনাক্ত করতে আপনার মাস এবং বছরের শেষে বিভিন্ন পুনর্মিলন পরিচালনা করা উচিত যাতে সেগুলি সংশোধন করা যায়৷
ব্যাঙ্ক পুনর্মিলন, উদাহরণস্বরূপ, মাসিক সম্পাদন করা উচিত৷ স্থায়ী সম্পদগুলি শুধুমাত্র বার্ষিকভাবে মিলিত হতে পারে যাতে আপনি নিশ্চিত করতে পারেন যে আপনি অবচয় ব্যয়ের সঠিক পরিমাণ বুক করেছেন৷
আপনি দেখতে পাবেন যে আপনি যদি ত্রুটিগুলি প্রতিরোধ করার উপায় খোঁজেন এবং আপনার অ্যাকাউন্টিং রেকর্ডগুলির পর্যালোচনা এবং পুনর্মিলন সম্পাদনের একটি রুটিন যাতে আপনার ব্যবসা মসৃণভাবে চলবে এবং আপনি আপনার অ্যাকাউন্টিং ত্রুটির সংখ্যা হ্রাস করবেন৷
"বুক এররস" হল অন্য একটি শব্দ যা সাধারণত অ্যাকাউন্টিং ত্রুটিগুলিকে বোঝায়। শব্দটি অ্যাকাউন্টিং বইয়ের যেকোনো ত্রুটিকে বোঝায়।
একটি ত্রুটি সংশোধন করার উপায় ঘটেছে যে ত্রুটি ধরনের উপর নির্ভর করে. কখনও কখনও, অন্য কেউ লক্ষ্য করার আগে স্প্রেডশীটে একটি টাইপো সংশোধন করার মতোই সমাধানটি সহজ হতে পারে। অন্য ক্ষেত্রে, আপনি ভুল সংশোধন করছেন বলে অন্যদেরকে অবহিত করতে হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, যদি একটি অফিসিয়াল আর্থিক বিবৃতিতে একটি উল্লেখযোগ্য ত্রুটি রিপোর্ট করা হয়, তাহলে আপনাকে অবশ্যই ত্রুটিগুলি সংশোধন করে সেই নথিগুলি পুনরায় জারি করতে হবে৷