মোবাইল ডিভাইসগুলি অপরিহার্য হাতিয়ার হয়ে উঠেছে। তারা আমাদের শুধু ফোন কল করা এবং পাঠ্য বার্তা পাঠানোর চেয়ে আরও অনেক কিছু করার অনুমতি দেয়। আজকের স্মার্টফোনে শক্তিশালী অ্যাপ্লিকেশন রয়েছে যা আমাদের কাজ এবং ব্যক্তিগত জীবন উভয়ই পরিচালনা করতে সাহায্য করে। এবং তারা কর্মচারী ব্যয় প্রতিবেদনের জন্য রসিদগুলি ট্র্যাক করার দায়িত্বপ্রাপ্ত অ্যাকাউন্ট্যান্টদের জন্য সবচেয়ে সহজ সমাধানগুলির মধ্যে একটি হতে পারে।
IRS-এর জন্য $75-এর বেশি ব্যবসায়িক খরচের জন্য রসিদ প্রয়োজন। যদি আপনার কর্মীরা নিয়মিতভাবে রসিদ হারায় বা তাদের কর্পোরেট ক্রেডিট কার্ড থেকে অনুলিপির অনুরোধ করে, তাহলে আপনার কর্মীদের কাছে একটি রসিদ স্ক্যানার অ্যাপ চালু করার সময় হতে পারে।
এই সহজ টুলটি আপনাকে ক্রয়, বিল, অর্থপ্রদান ইত্যাদির মতো গুরুত্বপূর্ণ ব্যবসায়িক লেনদেনগুলিকে দ্রুত ক্যাপচার করতে এবং সেগুলিকে ডিজিটালভাবে সংরক্ষণ করতে দেয়৷ প্রকৃতপক্ষে, বর্তমানে উপলব্ধ কিছু জনপ্রিয় স্মার্টফোন অ্যাপের মধ্যে অন্তর্নির্মিত রসিদ স্ক্যানার রয়েছে।
একটি রসিদ স্ক্যানার অ্যাপ্লিকেশন লোকেদের তাদের শারীরিক বা ডিজিটাল রসিদগুলিকে একটি কেন্দ্রীয় অবস্থানে স্ক্যান এবং সংগঠিত করার অনুমতি দেয় এবং তারপরে ইন্টারনেট অ্যাক্সেস সহ যেকোনো ডিভাইস থেকে অ্যাক্সেস করা যেতে পারে। উপরন্তু, সেরা রসিদ স্ক্যানার অ্যাপ্লিকেশন প্রোগ্রাম ব্যবহারকারীদের প্রতিটি লেনদেন সম্পর্কে নোট যোগ করতে এবং ফটো সংযুক্ত করার অনুমতি দেয়। এই বিবরণগুলি কাজে আসে যখন আপনি ব্যবসায়িক ডিনার আইটেমাইজ করতে চান, উদাহরণস্বরূপ।
কিছু এমনকি ব্যবসার ধরন বা পণ্য বিভাগের উপর ভিত্তি করে স্বয়ংক্রিয় শ্রেণীকরণের মতো অতিরিক্ত বৈশিষ্ট্যগুলিও অফার করে৷
রসিদ স্ক্যানার বেছে নেওয়ার সময় বেশ কিছু বিষয় বিবেচনা করতে হবে।
প্রথমত, নিশ্চিত করুন যে এটির যথেষ্ট মেমরি রয়েছে যাতে সমস্ত লেনদেন পুরানো রেকর্ডগুলি মুছে না দিয়ে এর স্টোরেজ ক্ষমতার মধ্যে ফিট করে। দ্বিতীয়ত, এটি কত দ্রুত নথি স্ক্যান করে তা দেখুন; যদি সেগুলি প্রক্রিয়া করতে খুব বেশি সময় লাগে, তাহলে আপনি প্রয়োজনের চেয়ে বেশি অর্থ ব্যয় করবেন। তৃতীয়ত, এটি ইনভেন্টরি ট্র্যাকিং, গ্রাহক সম্পর্ক পরিচালনা এবং ব্যয় প্রতিবেদনের মতো অন্যান্য দরকারী ফাংশনগুলি অফার করে কিনা তা পরীক্ষা করুন৷
আপনি যদি বেশিরভাগ লোকের মতো হন তবে আপনার কাছে সম্ভবত কাগজের রসিদগুলির স্তূপ রয়েছে যা আপনাকে ট্র্যাক রাখতে হবে তবে এটি নিয়ে যেতে বা ফাইল দূরে রাখতে চান না। কিন্তু যখন আপনি একটি ক্লান্তিকর ব্যবসায়িক ট্রিপ বা কর্মক্ষেত্রে একটি দীর্ঘ দিন পরে রাতে বাড়িতে পৌঁছান তখন কী হবে? আপনি কি আপনার গাদাটি কোথাও ড্রয়ারে ফেলে দেন?
আপনার কাছে ইতিমধ্যেই একটি বিদ্যমান ফাইল-ভিত্তিক ফাইলিং সিস্টেম থাকতে পারে যা আপনার জন্য ভাল কাজ করে। যদি তাই হয়, মহান! কিন্তু যদি তা না হয়, তাহলে এখানে কিছু কারণ রয়েছে কেন এটি একটি রসিদ স্ক্যানার অ্যাপ ডাউনলোড করা মূল্যবান হতে পারে:
বর্তমানে বিভিন্ন ধরনের রসিদ স্ক্যানার অ্যাপ পাওয়া যায়, কিন্তু সেগুলি সাধারণত দুটি বিভাগে পড়ে:
প্রথম ধরনের স্ক্যানার প্রতিটি পৃষ্ঠার ছবি তোলার মাধ্যমে কাজ করে যখন আপনি এটি ব্যবহার করে থাকেন।
আপনার কাছে ইতিমধ্যে যা আছে—আপনার স্মার্টফোনের বাইরে কোনো অতিরিক্ত হার্ডওয়্যারের প্রয়োজন নেই। আপনি আপনার ফোনটি এমন এলাকায় ব্যবহার করতে পারেন যেখানে Wi-Fi বা সেলুলার পরিষেবা উপলব্ধ নেই৷ এছাড়াও, আপনার ডিভাইসটি তার সমস্ত ফাইল স্থানীয়ভাবে সংরক্ষণ করতে সক্ষম হবে যাতে আপনার ফোনে কিছু ঘটলে সেগুলি হারিয়ে না যায়৷
যখন আপনাকে একবারে একাধিক ছবি তোলার প্রয়োজন হয় তখন তারা ভাল কাজ করে না কারণ তারা কেবল একে অপরকে ওভাররাইট করবে। যেহেতু তারা স্থানীয়ভাবে সবকিছু সংরক্ষণ করে, আপনি সেই ফটোগুলি কতটা জায়গা খরচ করেন তার উপর নিয়ন্ত্রণ হারাবেন। আপনি যদি পরে সেগুলি মুছতে চান তবে আপনাকে ম্যানুয়ালি করতে হবে। উপরন্তু, এই ধরনের স্ক্যানার টেক্সট শনাক্ত করতে খুব ভালো নয়। তারা সঠিকভাবে সংখ্যা চিনতে পারে, কিন্তু অন্য কিছু ভুল পড়া শেষ হতে পারে।
আপনি যদি সহজ, সহজে সেট আপ করা এবং বিনামূল্যের কিছু খুঁজছেন, তাহলে Quickbooks Online ছাড়া আর তাকাবেন না। এটি ইনভয়েসিং, ইনভেন্টরি কন্ট্রোল এবং পে-রোল প্রক্রিয়াকরণের মতো মৌলিক বৈশিষ্ট্যগুলি অফার করে। কিন্তু আপনি যদি আরও উন্নত কার্যকারিতা চান, যেমন কাস্টম রিপোর্ট তৈরি করা, অন্যান্য সফ্টওয়্যার প্যাকেজগুলির সাথে একীভূত করা এবং একাধিক কোম্পানি পরিচালনা করা, আপনাকে কুইকবুক প্রো-তে আপগ্রেড করতে হতে পারে৷
আপনি যদি ঘন ঘন ভ্রমণ করেন, তাহলে আপনার রসিদগুলি পরিচালনা করার জন্য একটি টুল হিসাবে Expensify অর্থবোধ করে। এটি ক্রেডিট কার্ড থেকে সরাসরি টেনে আনা ডেটা ব্যবহার করে ম্যানুয়ালি বা স্বয়ংক্রিয়ভাবে লেনদেন করতে দিয়ে অন্যান্য অনেক খরচ ট্র্যাকারের মতো কাজ করে।
পার্থক্য হল যে আপনি যখন আপনার কার্ড দিয়ে কেনাকাটা করেন, তখন Expensify প্রতিটি লেনদেন সম্পর্কে প্রাসঙ্গিক তথ্য তুলে ধরবে—যেমন তারা কোন ফ্লাইট নম্বরে করা হয়েছিল, তাদের কত দাম এবং এমনকি তাদের অবস্থা।
Expensify রসিদগুলি স্ক্যান করার জন্য আমাদের প্রিয় অ্যাপগুলির মধ্যে একটি কারণ এটি যেকোন জায়গায় তাদের পরিচালনা করা সহজ করে তোলে৷ উপরন্তু, আপনাকে আর গুরুত্বপূর্ণ নথি হারানোর বিষয়ে চিন্তা করতে হবে না কারণ Expensify প্রতিটি রসিদকে তার নিজস্ব ডাটাবেসে স্ক্যান করে।
এর মানে হল যে আপনি ভুলবশত আপনার ফোনে কিছু মুছে ফেললেও আপনি কিছুই হারাবেন না। আপনি যখনই একটি নতুন নথি পাবেন তখনই আপনাকে অ্যাপটি খুলতে হবে।
কম কর্মচারীর ব্যবসার জন্য, শুধুমাত্র একজন ব্যক্তির জন্য তাদের বই করার জায়গা থাকতে পারে। এই কারণেই আমরা ব্যক্তিগত অর্থ ব্যবস্থাপক এবং রসিদ স্ক্যানার উভয় হিসাবে বেঞ্চ ব্যবহার করতে পছন্দ করি। এটি বিলের সাথে রাখা, ঋণ পরিশোধ, অবসর গ্রহণের জন্য সঞ্চয় এবং ট্যাক্সের পরিকল্পনা সহজ করে তোলে।
অ্যাপটি আমাদের লক্ষ্য নির্ধারণ করতে, বাজেট করতে, পুনরাবৃত্ত বিল পরিশোধ করতে, বিনিয়োগ পরিচালনা করতে এবং এমনকি 1লা জানুয়ারি থেকে আমরা কফির জন্য কত খরচ করেছি তার ট্র্যাক রাখতে দেয়।
কম কর্মচারীর ব্যবসার জন্য ব্যয়বহুল সফ্টওয়্যারে বিনিয়োগ করার দরকার নেই যখন আপনি বিনামূল্যে অনলাইন টুল ব্যবহার করে ঠিকঠাক পেতে পারেন। যে বলেছে, আপনি যদি কিছু সহজ এবং সহজ সেট আপ করতে চান, বেঞ্চ চেক আউট মূল্য. এটি ব্যবহারকারীদের তাদের নিজস্ব পিডিএফ ফাইল এবং রসিদ, বিল, চালান ইত্যাদির ছবি আপলোড করার অনুমতি দেয় এবং চার্ট এবং গ্রাফ তৈরির মতো মৌলিক রিপোর্টিং ফাংশন প্রদান করে৷
WellyBox অ্যাপ হল পেমেন্ট হিসাবে ক্রেডিট কার্ড বা ডেবিট কার্ড গ্রহণ করে এমন যেকোনো ব্যবসার রসিদ স্ক্যান করার একটি দুর্দান্ত উপায়। আপনি যদি স্ব-নিযুক্ত হন তবে এটি একটি দুর্দান্ত সরঞ্জাম কারণ এটি আপনাকে আপনার সমস্ত খরচ এক জায়গায় ট্র্যাক রাখতে দেয়।
বিনামূল্যের সংস্করণে সীমাহীন স্ক্যান রয়েছে কিন্তু শুধুমাত্র আপনার ফোনে স্থানীয়ভাবে সেগুলি সংরক্ষণ করে; যাইহোক, প্রদত্ত সংস্করণগুলিতে আরও বেশি সঞ্চয়স্থান উপলব্ধ রয়েছে৷
৷আপনি Android ডিভাইসের জন্য iTunes এবং Google Play-এ WellyBox অ্যাপটি খুঁজে পেতে পারেন।
আপনি যদি একটি সহজ অথচ শক্তিশালী রসিদ স্ক্যানিং টুল খুঁজছেন তাহলে ওয়েভের মাধ্যমে প্রাপ্তি আরেকটি দুর্দান্ত বিকল্প। এই অ্যাপটি ব্যবহারকারীদের তাদের চাহিদার উপর ভিত্তি করে তাদের নিজস্ব অনন্য টেমপ্লেট তৈরি করতে দেয়। তারপরে আপনি যে কোনো সময় যে কোনো জায়গা থেকে রসিদ ক্যাপচার করতে তাদের ব্যবহার করতে পারেন।
একবার ক্যাপচার করা হলে, সেগুলি সরাসরি আপনার ইনবক্সে পাঠানো হবে, যেখানে আপনি পরে সেগুলি পর্যালোচনা করতে পারবেন৷ আপনি কতগুলি রসিদ সংরক্ষণ করতে চান তার কোনও সীমা নেই৷
অ্যাপটি ব্যবহারকারীদের এক ট্যাপে রসিদ স্ক্যান করতে, সরাসরি আপনার ইমেলে পাঠাতে বা পিডিএফ ফাইল হিসেবে সেভ করতে দেয়। এছাড়াও আপনি প্রতিটি রসিদে নোট যোগ করতে পারেন, যাতে আপনার ব্যয়ের প্রতিবেদনে অন্তর্ভুক্ত করার জন্য প্রয়োজনীয় বিবরণগুলির ট্র্যাক রাখা সহজ হয়৷
আপনি যদি কাগজের বিশৃঙ্খলা থেকে মুক্তি পেতে চান এবং সবকিছু সঠিকভাবে ফাইল করা হয়েছে তা নিশ্চিত করতে চাইলে এই অ্যাপটি দুর্দান্ত কাজ করে। এছাড়াও, যদি আপনার একাধিক লোক একই ডিভাইস ব্যবহার করে থাকে, তাহলে আপনি দেখতে পারবেন কে কখন কি কিনল।
Shoeboxed মোবাইল অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহারকারীদের তাদের অ্যাকাউন্টে সেকেন্ডের মধ্যে রসিদ স্ক্যান করতে অনুমতি দেয়. তারপরে আপনি ট্যাগ বা বিভাগ ব্যবহার করে সেগুলিকে সংগঠিত করতে পারেন এবং আপনার সমস্ত স্ক্যান করা নথি একবারে অনুসন্ধান করতে পারেন৷ বিনামূল্যের সংস্করণে প্রতি মাসে সীমাহীন স্ক্যান রয়েছে, যখন অর্থপ্রদানের সংস্করণ অতিরিক্ত নথি সম্পাদনা এবং PDF রূপান্তর অফার করে।
এই রসিদ স্ক্যানার অ্যাপটি ম্যাজিকের মতো কাজ করে! বিল্ট-ইন ক্যামেরা ব্যবহার করে আপনার রসিদের ছবি তুলুন এবং এভারনোটে আপলোড করুন। তারপর, আপনি ওয়েব ব্রাউজারের মাধ্যমে বা ইমেলের মাধ্যমে সেই ফাইলগুলি অ্যাক্সেস করতে পারেন। আপনার ডেটা সর্বদা নিরাপদ এবং সুরক্ষিত থাকবে, কোম্পানির এনক্রিপশন প্রযুক্তির জন্য ধন্যবাদ। এছাড়াও, আপনি প্রতি মাসে 2 GB পর্যন্ত বিনামূল্যে সঞ্চয়স্থান পান৷
আপনি যদি কোনও অ্যাপ্লিকেশনে অর্থ ব্যয় না করেন তবে আমরা বিনামূল্যে সংস্করণটি পরীক্ষা করার পরামর্শ দিই। আপনার রসিদগুলি অনলাইনে সংরক্ষণ করার পাশাপাশি, আপনি একাধিক কম্পিউটারের মধ্যেও সিঙ্ক করতে পারেন৷ আপনাকে যা করতে হবে তা হল একটি বিনামূল্যের অ্যাকাউন্টের জন্য সাইন আপ করুন এবং আজই আপনার রসিদগুলি সংরক্ষণ করা শুরু করুন৷
৷আপনি কোনো সেটআপের প্রয়োজন ছাড়াই এখনই এই টুলটি ব্যবহার শুরু করতে পারেন। শুধু আপনার রসিদগুলি স্ক্যান করুন এবং ড্রপবক্সের মাধ্যমে আপনার কম্পিউটারে সেভ করুন৷ তারপরে, সেই ফাইলগুলিকে অ্যাপ্লিকেশনের সার্ভারে আপলোড করুন, যেখানে সেগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রক্রিয়া করা হবে। ফলাফলগুলি তারপর আপনার ডিভাইসে ফেরত পাঠানো হয় যাতে আপনি আপনার অবসর সময়ে সেগুলি দেখতে পারেন৷
এই পরিষেবাটি আপনার সমস্ত লেনদেনের ট্র্যাক রাখতে দুর্দান্ত কাজ করে, বিশেষ করে যখন বিদেশ ভ্রমণ করেন। যাইহোক, কিছু লোক এটিকে খুব বেশি সময়সাপেক্ষ মনে করতে পারে কারণ এটির জন্য ডেটার ম্যানুয়াল এন্ট্রি প্রয়োজন৷
100% মেশিন প্রসেসিং - অন্যান্য অনেক রসিদ স্ক্যানিং অ্যাপ্লিকেশনের বিপরীতে, ভেরিফাই মানুষের হস্তক্ষেপের উপর নির্ভর করে না। পরিবর্তে, এটি সেকেন্ডের মধ্যে প্রতিটি একক চিত্র প্রক্রিয়া করার জন্য উন্নত অ্যালগরিদম ব্যবহার করে। এই কারণে, আপনি চেকআউটের সময় কিছু মিস করবেন না।
উপসংহারে, খরচ ট্র্যাক করার জন্য একটি সহজ কিন্তু কার্যকর সিস্টেম তৈরি করতে চাইছেন এমন প্রত্যেকের জন্য প্রচুর বিকল্প উপলব্ধ।
এই পোস্টটি মূলত ইয়োর মানি গিক-এ প্রকাশিত হয়েছিল৷