আসুন ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট (DM) সংজ্ঞায়িত করে শুরু করি যেকোন সফ্টওয়্যার সিস্টেমের অর্থ যা নথিগুলির একটি কেন্দ্রীভূত সংগ্রহস্থল বজায় রাখে যেমন এটি অফিসের প্রক্রিয়াগুলিকে সহজতর করার সময় নথিগুলি সন্ধান এবং সংগঠিত করতে সহায়তা করে৷
তাই একটি DM একটি সাধারণ শেয়ার্ড ফোল্ডার কাঠামো থেকে শুরু করে সম্পূর্ণ সংস্করণ, কাস্টম মেটাডেটা, ভিউ, ফিল্টারিং, বাছাই, ব্যবহারকারীর অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ এবং ডকুমেন্ট ওয়ার্কফ্লো সমর্থন করে এমন একটি পরিশীলিত ব্যবস্থাপনা সিস্টেম পর্যন্ত যেকোনো কিছু হতে পারে৷
বেশিরভাগ পেশাদার ব্যবসায় বিপুল সংখ্যক নথি নিয়ে কাজ করে এবং তাই নথি সংগ্রহস্থলের জন্য নিরাপদ, মজবুত স্টোরেজ হল একটি মূল আইটি উদ্বেগ এবং খরচ কেন্দ্র৷
ডকুমেন্ট তৈরি, সম্পাদনা, সঞ্চয়স্থান এবং মুদ্রণ সবকিছুই অফিসের মধ্যে স্থানীয়ভাবে করা হয় তা বিবেচনা করে DM-কে ক্লাউডে স্থানান্তর করার বিষয়টি বিবেচনা করা উপযুক্ত বা সার্থক কিনা তা নিয়ে প্রশ্ন উঠেছে?
ডিএম-এর জন্য অভ্যন্তরীণ স্থাপনার জন্য প্রতিশ্রুতিবদ্ধ সংস্থাগুলি সাধারণত নিম্নলিখিত কারণগুলি অফার করে:
• তাদের নিজস্ব আইটি অবকাঠামোতে যথেষ্ট বিনিয়োগ করা হয়েছে স্টাফ এবং সুবিধা উভয়ের সাথে এবং তাই তাদের এই বিনিয়োগের সুবিধা নিতে বাধ্য করে৷
সার্ভারের শারীরিক নিরাপত্তা সম্পূর্ণরূপে তাদের নিজস্ব নিয়ন্ত্রণ এবং দায়িত্বের অধীনে। সাধারণত, প্রিমাইজ সার্ভারে শুধুমাত্র এসকর্টেড অ্যাক্সেসের অনুমতি দেওয়া হয় এবং শুধুমাত্র তাদের নিজস্ব হার্ডওয়্যারকে তাদের অভ্যন্তরীণ নেটওয়ার্কের সাথে সংযুক্ত করার অনুমতি দেওয়া হয়।
• ইলেকট্রনিক নিরাপত্তা ইন্টারনেট থেকে ফায়ারওয়াল বিচ্ছিন্নতার দ্বারা পরিচালিত হয় যা মূলত একটি বিচ্ছিন্ন ব্যক্তিগত অভ্যন্তরীণ নেটওয়ার্কে নিয়ন্ত্রিত প্রোটোকল স্তরের অ্যাক্সেস সক্ষম করে৷
• কর্মীদের একটি নিয়ন্ত্রিত এবং পরিচালিত ডেস্কটপ কাজের পরিবেশ আছে তা নিশ্চিত করতে IT দ্বারা অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহার নিয়ন্ত্রিত এবং কেন্দ্রীয়ভাবে পরিচালিত হয়৷
এই ব্যবস্থাগুলি হ্যাকার আক্রমণ এবং ভাইরাস অনুপ্রবেশের মতো বাহ্যিক হুমকি থেকে সংস্থাকে রক্ষা করার জন্য এবং সিস্টেমের কর্মক্ষমতা, অপ্রয়োজনীয়তা এবং ব্যাকআপের পরিচিত স্তরগুলি নিশ্চিত করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে৷
সাধারণ বিশ্বাস হল যে সংস্থার প্রয়োজনীয় নিরাপত্তা এবং দৃঢ়তার স্তর বজায় রাখার জন্য DM-এর অভ্যন্তরীণ ইনস্টলেশন প্রয়োজন৷
কিন্তু এটা কি আসলেই সত্য এবং কোন মূল্যে?
ভিত্তি স্থাপনে সাধারণত যথেষ্ট আইটি খরচ বহন করে, যা যাচাই-বাছাই করে। সাধারণত, 3টি প্রধান খরচ কেন্দ্র আছে:
• কিনতে খরচ৷
• রক্ষণাবেক্ষণের খরচ৷
• ব্যাকআপের খরচ৷
এটা আসলে কতটা নিরাপদ?
ফায়ারওয়ালের পিছনে লক থাকা সত্ত্বেও অন-প্রিমিস বা ভার্চুয়ালাইজড সার্ভার পরিবেশে যতই খরচ করা হোক না কেন, মনে হয় রিপোজিটরিগুলি এখনও ক্রিপ্টো-লকারের মতো ম্যালওয়্যার দ্বারা আক্রমণের জন্য ঝুঁকিপূর্ণ, যা ইমেল বা ওয়েব অ্যাক্সেসের মাধ্যমে অনুপ্রবেশ করে৷
সিডিএম নথি-মনস্ক ব্যবসার জন্য একটি সাশ্রয়ী সমাধান, এবং নিম্নলিখিত সুবিধাগুলি প্রদান করে:
• আনলিমিটেড ফাইল স্টোরেজ - আর ডিস্কে জায়গা ফুরিয়ে যাবে না, আর বেশি দামী সার্ভার আপগ্রেড হবে না।
• স্থায়ী সংরক্ষণাগার - আর কোন টেপ নেই, শুধুমাত্র একটি সীমাহীন স্থায়ী অনলাইন সংরক্ষণাগার, কোন জিনিস হারাবেন না।
• সহযোগিতা – কোনো আপলোড নেই, কোনো ডাউনলোড নেই, কোনো অনুলিপি নেই, শুধুমাত্র একক উৎস ভাগ করা নথি৷
• নিরাপত্তা - বিশ্বমানের ডেটা সেন্টার জুড়ে নিরাপদে এনক্রিপ্ট করা ফাইল স্টোর প্রতিলিপি৷
৷• অ্যাক্সেসযোগ্যতা - অনলাইনে, যে কোনও জায়গায়, যে কোনও সময় এবং যে কোনও ডিভাইসে আপনার ফাইলগুলি দেখুন এবং সম্পাদনা করুন৷
তাই সত্যিকারের ক্লাউড অ্যাপ্লিকেশন প্রযুক্তি সরঞ্জামের মালিকানা বা ইজারা দেওয়ার, এটির রক্ষণাবেক্ষণ এবং এটির ব্যাক আপ করার সমস্ত ঐতিহ্যগত খরচগুলিকে বাদ দেওয়ার অনুমতি দেয়৷ এটি আপনাকে হোস্ট সার্ভারগুলির জন্য ব্যয়বহুল আইটি সহায়তা পরিষেবাগুলিকে বাদ দিতে দেয়৷ এটা ভবিষ্যতের পথ।