"আমাদের জনগণ আমাদের সর্বশ্রেষ্ঠ সম্পদ" ব্যবসায়িক বিশ্বের অন্যতম বিখ্যাত মন্ত্র হয়ে উঠেছে। তাহলে এটা যুক্তিযুক্ত যে, তার লোকেদের সঠিকভাবে এবং সময়মতো অর্থ প্রদান করা একটি ব্যবসার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ দায়িত্বগুলির মধ্যে একটি। তাহলে কেন এত ছোট এবং মাঝারি আকারের (এসএমই) সংস্থাগুলি দুর্বল-প্রশিক্ষিত এবং কম সংস্থানযুক্ত ইন-হাউস টিমকে বেতনের দায়িত্বে রাখে?

প্রশাসনিক খরচ ছাঁটাই করার চাপ প্রায়ই একটি কারণ। রব র্যাট্রের ক্লায়েন্টদের একজনের এটিই অভিজ্ঞতা ছিল। r2 ফাইন্যান্সের ডিরেক্টর রব, সহযোগী অংশগ্রহণকারীদের বলেছেন যে SME দুই বছর ধরে লোকসান সহ্য করার পর খরচ কমাতে চেয়েছিল। পে-রোল ইন-হাউস রাখা কর্মচারীদের উপর প্রচুর চাপ সৃষ্টি করত যারা একাধিক ভূমিকা নিচ্ছেন এবং কোম্পানির তখন যা করার দরকার ছিল তা থেকে ফোকাস সরিয়ে নেওয়া হবে, আগের চেয়ে বেশি - বৃদ্ধিতে ফোকাস।

বৃদ্ধির উপর ফোকাস করার জন্য আউটসোর্স

রব তার ক্লায়েন্টকে কর্মীদের জন্য একটি আউটসোর্সড পে-রোল পরিষেবাতে যেতে উত্সাহিত করেছিল, দলটিকে ব্যবসার উন্নয়নে মনোনিবেশ করার অনুমতি দেয়। রব বলেন, “আপনি যত বেশি এমন কাউকে পাঠাতে পারবেন যিনি জানেন যে তারা এমন একটি এলাকায় কী করছে যা আপনার মূল ফোকাসে যোগ করে না – যা এই ক্ষেত্রে বিক্রয় ছিল – আপনি তত বেশি বৃদ্ধির সম্ভাবনার উপর ফোকাস করতে পারবেন।

সেলউইন পাই, বিজনেস কনসালটেন্সি দ্য এনজিন রুম-এর প্রতিষ্ঠাতা, সম্মত হন যে SME-এর জন্য তাদের শক্তিকে বিক্রয়ের দিকে চালিত করার জন্য প্রশাসনিক কাজ থেকে নিজেদের মুক্ত করা গুরুত্বপূর্ণ। তিনি বর্তমানে একটি ক্লায়েন্টের সাথে কাজ করছেন যেটি একের পর এক অধিগ্রহণ করছে এবং এসএমইকে একটি আউটসোর্সিং প্রদানকারীর কাছে বেতন কেন্দ্রীভূত করতে উত্সাহিত করছে। "এটি সমস্ত নতুন কোম্পানির খরচ কমিয়ে দেবে যা তারা কিনছে এবং নিশ্চিত করতে সাহায্য করবে যে প্রতিটি কোম্পানি তার বৃদ্ধির লক্ষ্যে ফোকাস করে," সেলউইন বলেছেন৷

জটিল সম্মতি নেভিগেট করা

আউটসোর্সিং বেতন শুধুমাত্র বৃদ্ধির উপর ফোকাস করা নয়। এটি ক্রমবর্ধমান জটিল সম্মতি ল্যান্ডস্কেপ মোকাবেলা করতে SME-কে সাহায্য করতে পারে। পে চেকের বিজনেস ডেভেলপমেন্ট এবং ক্লায়েন্ট সার্ভিস ম্যানেজার কেটি লিনস্টেড অংশগ্রহণকারীদের বলেছেন যে নতুন ক্লায়েন্টরা প্রায়ই যোগাযোগ করে, তারা নিজেদেরকে একটি সম্মতি দুঃস্বপ্নের মধ্যে ফেলে দেয়।

বিগত কয়েক বছরে সমস্ত নতুন বেতন সম্মতির প্রয়োজনীয়তাগুলির জন্য কর্মীদের প্রশিক্ষণ এবং প্রযুক্তির পাশাপাশি বার্ষিক সফ্টওয়্যার আপগ্রেডে বিনিয়োগ প্রয়োজন। শুধু তাই নয়, অনেক নতুন নিয়ম লঙ্ঘন করা সহজ, এবং সম্ভাব্যভাবে একটি ব্যবসা ধ্বংস করতে পারে। নতুন সাধারণ তথ্য সুরক্ষা রেগুলেশন একটি বিন্দুতে কেস। পাসওয়ার্ড সুরক্ষিত নয় এমন পে-রোল ডেটা সহ একটি এক্সেল স্প্রেডশীট ভাগ করা সহজে কঠিন ডেটা সুরক্ষা নিয়ম লঙ্ঘন করতে পারে, তবে এখনও প্রায়শই ঘটে।

আউটসোর্সিং বেতন অন্য কারো মাথাব্যথা করে তোলে, কেটি বলেন। "অনেক ক্লায়েন্ট যাদের সাথে আমরা কথা বলি তারা অবিশ্বাস্যভাবে স্ট্রেসড, ভীত এবং তারা সত্যিই জানে না যে তারা কীভাবে এই পরিস্থিতি থেকে বেরিয়ে আসবে," কেটি যোগ করেছেন। "একটি SME আউটসোর্স করার সময় আমরা যে জিনিসগুলি দেখি তার মধ্যে একটি হল যে সেই স্ট্রেসটি দূর করা তাদের সেই চাপকে অতিক্রম করতে দেয়।"

অ্যাকাউন্টেন্টরাও আউটসোর্সিং করছে

এসএমই প্রায়শই তাদের হিসাবরক্ষকদের কাছে আউটসোর্স করে কিন্তু এমনকি কিছু হিসাবরক্ষক ক্রমবর্ধমানভাবে বিশ্বাস করেন যে বেতনের বিশেষজ্ঞ এলাকা আউটসোর্সিং ভালো ব্যবসায়িক বোধ তৈরি করে। লুক স্ট্রিটর হলেন ফ্লিন্ডারের প্রতিষ্ঠাতা এবং প্রধান ডেলিভারি অফিসার, একটি আন্তর্জাতিক অ্যাকাউন্টিং, পরামর্শ এবং ডেটা বিশ্লেষণ ব্যবসা৷ লুক অংশগ্রহণকারীদের ফ্লিন্ডার আউটসোর্স পে-রোল তার ক্লায়েন্টদের পক্ষে এবং তার নিজস্ব উদ্দেশ্যে বলেছিল কারণ এটি এমন কোনও অঞ্চল নয় যা ফ্লিন্ডার করে বা বিশেষ করতে চায়৷

দলজিৎ বীরদি, তার নিজস্ব অ্যাকাউন্টেন্সি অনুশীলন, DSV অ্যাকাউন্টিং-এর একজন পরিচালক, 20 বছর আগে, অন্যান্য জিনিসগুলির মধ্যে, অভ্যন্তরীণ বড় বেতনের প্রক্রিয়াকরণের মাধ্যমে তার ফিনান্স ক্যারিয়ার শুরু করেছিলেন।

তিনি অংশগ্রহণকারীদের বলেছিলেন যে শৃঙ্খলা এত বেশি পরিবর্তন এবং বোল্ট-অন - যেমন কর্মক্ষেত্রের পেনশন - এর মধ্য দিয়ে গেছে বছরের পর বছর ধরে যে তিনি এখন একজন বিশেষজ্ঞ অংশীদারের সাথে কাজ করতে পছন্দ করেন, যাদের অনেকের কাছে অর্থের প্রকৃত মূল্য দেওয়ার স্কেল রয়েছে। তিনি বেতনের অংশীদারদের সাথে কাজ করার পরামর্শ দেন যারা চার্টার্ড ইনস্টিটিউট অফ পেরোল প্রফেশনালের সদস্য৷

সর্বদা একটি নিরাময় নয়

টেবিলের চারপাশে কিছু অংশগ্রহণকারী সতর্ক করে দিয়েছিলেন যে বেতনের সাথে অংশীদারিত্ব সবসময় একটি নিরাময় নয়। সোফি রাইট, WrightCFO-এর ডিরেক্টর - পার্ট-টাইম ফাইন্যান্স ডিরেক্টর এবং সিএফও-এর পরামর্শদাতা SMEs, বলেছেন আউটসোর্সিং পে-রোল শুধুমাত্র আপনার সময় বাঁচায় যদি আপনি সঠিক অংশীদার বেছে নেন। তার অভিজ্ঞতায়, বেতন প্রদানকারীরা প্রায়শই ভুল করতে পারে এবং এর মানে হল SME-কে শুধুমাত্র প্রোভাইডারদের কাজ পরীক্ষা করার জন্যই সময় ব্যয় করতে হয় না, এটি তাদের প্রতি ক্লায়েন্টের বিশ্বাসকেও নষ্ট করে দেয়। অ্যাকাউন্টেন্সি ফার্ম ব্র্যাডবেরি স্টেলের প্রতিষ্ঠাতা ও পরিচালক রবার্ট স্টেল বলেছেন যে, তার অভিজ্ঞতায়, আউটসোর্সিং ফার্মে কর্মীদের উচ্চ টার্নওভার প্রায়ই নিম্নমানের পরিষেবার একটি কারণ৷

"বেতন খুবই ব্যক্তিগত এবং যখন আপনি সেগুলি ভুল করেন, তখন পুরো অর্থ বিভাগ খারাপ দেখায় এবং কোম্পানির মধ্যে অর্থ বিভাগের উপর সেই আস্থা পুনঃনির্মাণ করতে কয়েক বছর সময় লাগতে পারে," সোফি বলেছেন৷

একজন বেতনের অংশীদার বাছাই করা

লুক এসএমই-দের জন্য তাদের প্রয়োজন অনুসারে এবং তাদের ব্র্যান্ডের মূল্য ভাগ করে এমন একটি বেতনের অংশীদার বাছাই করার গুরুত্বের উপর জোর দিয়েছিলেন, কারণ বেতনের ক্ষেত্রে খারাপ কর্মক্ষমতা শেষ পর্যন্ত তাদের নিজস্ব ব্র্যান্ডের খ্যাতির উপর খারাপভাবে প্রতিফলিত হতে পারে। একটি SME যে তার ক্লায়েন্টদের প্রতিক্রিয়াশীলতা এবং তত্পরতার প্রতিশ্রুতি দেয়, উদাহরণস্বরূপ, তাদের বেতনভোগী অংশীদারের অনুরূপ গুণাবলী সন্ধান করা উচিত। সেই তত্পরতার একটি উদাহরণ হল SME-এর একটি নির্দিষ্ট পরিষেবা নেওয়ার আশা না করে, SME-এর চাহিদা অনুযায়ী পরিষেবার দিকে ফ্লেক্স করা।

একটি বেতন প্রদানকারী নির্বাচন করার সময় পুঙ্খানুপুঙ্খ যথাযথ অধ্যবসায় বহন করা গুরুত্বপূর্ণ, অংশগ্রহণকারীরা সম্মত হন যে মুখের কথা এবং নেটওয়ার্কিং বিবেচনা করার জন্য শর্টলিস্টিং ফার্মগুলির জন্য ভাল রুট। একটি সুস্পষ্ট ঐকমত্য ছিল যে ভাল বেতনের অংশীদার পাওয়া উচিত, প্রতিক্রিয়াশীলতা এবং একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ পরিষেবা প্রদান করা উচিত।

মানুষের স্পর্শ বজায় রাখা

সামনের দিকে তাকিয়ে, অংশগ্রহণকারীরা আরও স্বয়ংক্রিয় এবং সুবিন্যস্ত পরিষেবা অফার করার জন্য বেতন প্রদানকারীদের বিকশিত দেখতে চেয়েছিলেন, যা ক্লায়েন্টদের মোবাইল অ্যাপের মাধ্যমে চলাফেরার সময় বেতনের ডেটা সরবরাহ করতে এবং সন্ধান করতে সক্ষম করে। এইচআর ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যার সিস্টেমের সাথে বৃহত্তর একীকরণের জন্যও আহ্বান জানানো হয়েছিল যাতে বেতন প্রদানকারীরা নতুন যোগদানকারী ফর্ম এবং P45-এর মতো ডেটা অ্যাক্সেস করতে পারে, যা এই ধরনের সিস্টেমে ডিজিটালভাবে বিদ্যমান।

পে চেকের কেটি বৃহত্তর অটোমেশনের দিকে অগ্রসর হওয়ার প্রয়োজনীয়তার বিষয়ে সম্মত হয়েছে কিন্তু ক্লায়েন্টদের সাথে মানুষের মিথস্ক্রিয়া বজায় রাখার প্রয়োজনীয়তার বিষয়ে সতর্ক করেছে – এমন কিছু যা SMEs, বিশেষ করে, এখনও তাদের বেতনের অংশীদারদের কাছ থেকে খোঁজে। তিনি ব্যাখ্যা করেছেন:"পেরোলের ভবিষ্যতের জন্য, আমরা যেভাবে এটি দেখি তা হল, হ্যাঁ, প্রযুক্তিকে আলিঙ্গন করা, কিন্তু আমরা এখনও এটির ক্লায়েন্ট পরিষেবার দিকেও পুরোপুরি মনোনিবেশ করছি।"