হয়তো আপনি প্রথমবার অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার কেনার কথা ভাবছেন। অথবা, আপনি শেষ পর্যন্ত সফ্টওয়্যার প্রদানকারী স্যুইচ করতে প্রস্তুত। কিছু সময়ে, আপনি ভাবতে পারেন কিভাবে অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার চয়ন করবেন। সেখানে অনেকগুলি বিকল্প রয়েছে যে এমনকি সঠিক অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার নির্বাচন করা কোথায় শুরু করতে হবে তা জানা অসম্ভব বোধ করতে পারে। এই নিবন্ধটি আপনাকে কীভাবে আপনার প্রয়োজন অনুসারে অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার চয়ন করতে হয় তা শিখতে সহায়তা করবে।
আপনার ছোট ব্যবসার জন্য সঠিক অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার কীভাবে চয়ন করবেন তা আপনার মাথা ঘোরাতে পারে। আপনার কোম্পানির নির্দিষ্ট চাহিদা আছে। এবং অনেক সফ্টওয়্যার বৈশিষ্ট্য, মূল্য পয়েন্ট, প্রতিশ্রুতি টাইমলাইন (এককালীন চার্জ বা সাবস্ক্রিপশন), এবং অন্য সবকিছুর সাথে, জিনিসগুলি সোজা রাখা কঠিন হতে পারে।
আপনার বিকল্পগুলি সাজানোর জন্য, নিম্নলিখিত পাঁচটি টিপস বিবেচনা করুন৷
৷
আপনি শুরু করার আগে, আপনার জানা উচিত অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারের খরচ পরিবর্তিত হয়। সফ্টওয়্যারটি যে বৈশিষ্ট্যগুলি প্রদান করে তার সংখ্যার সাথে প্রায়শই পরিমাণ বৃদ্ধি পায়। আরো বৈশিষ্ট্য চান? আপনাকে হয়তো আরও কিছু টাকা খরচ করতে হবে।
অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার নির্বাচন করার সময় উপলব্ধ বৈশিষ্ট্যগুলির সাথে মূল্য কীভাবে তুলনা করে তা বোঝা গুরুত্বপূর্ণ। আপনি যে শেষ জিনিসটি চান তা হল অত্যধিক মূল্যের সফ্টওয়্যার যার বৈশিষ্ট্যগুলি আপনি কখনই ব্যবহার করবেন না৷ কেনার আগে সফ্টওয়্যারটি বিনামূল্যে ট্রায়াল বা স্ব-নির্দেশিত ডেমো অফার করে কিনা তা পরীক্ষা করে দেখুন। যদি তারা তা করে, আপনি প্রতিশ্রুতি দেওয়ার আগে সফ্টওয়্যারের বৈশিষ্ট্যগুলি জানতে পারবেন৷
সফ্টওয়্যারটির জন্য আপনাকে কীভাবে চার্জ করা হয় তা দেখুন। সফ্টওয়্যার কোম্পানি প্রায়ই ব্যবহারকারীদের চার্জ করার জন্য বিভিন্ন পদ্ধতি আছে. কিছু সফ্টওয়্যার অ্যাপ্লিকেশন একটি বড়, এককালীন ফিতে বিক্রি হয়। সফ্টওয়্যারের উপর নির্ভর করে, আপডেটগুলি আসার সময় আপনাকে অতিরিক্ত খরচ দিতে হতে পারে। যদি এটি হয়, আপনি নতুন ফি এর জন্য সময়ের আগে পরিকল্পনা করতে পারবেন না। আপডেটের প্রয়োজন হলে, আপনাকে এর জন্য অর্থ প্রদান করতে হবে।
অন্যান্য সফ্টওয়্যার প্রোগ্রামগুলি মাসিক বা বার্ষিক সাবস্ক্রিপশনে কাজ করে। এগুলি প্রায়শই একটি টায়ার্ড মূল্য কাঠামো সহ প্যাকেজে বিক্রি হয় যা আপনাকে আপনার যা প্রয়োজন তা চয়ন করতে দেয়। আপনি যদি এমন সফ্টওয়্যার চয়ন করেন যা মাসিক ফি চার্জ করে তবে সদস্যতা নেওয়ার আগে শর্তগুলি জানুন৷
নিশ্চিত করুন যে আপনি আপনার চুক্তি বুঝতে পেরেছেন—এটি কি নমনীয় বা লোহা-পরিহিত? আপনি যদি একটি চুক্তি ভঙ্গ করেন, তাহলে আপনাকে একটি ফি নেওয়া হতে পারে৷
৷শেষ কিন্তু অন্তত:লুকানো বা অতিরিক্ত ফি জন্য সতর্ক. চালান তৈরি, প্রতিবেদন চালানো, সেটআপ প্রদান, গ্রাহক পরিষেবা এবং ডেটা স্টোরেজের জন্য অতিরিক্ত চার্জ দিয়ে আপনি অবাক হতে চান না।
আপনি যদি অনেক ছোট ব্যবসার মালিকদের মত হন, আপনার নির্দিষ্ট ক্ষেত্রে জ্ঞানের গভীরতা আছে, অ্যাকাউন্টিং নয়। আপনি আপনার কর্মসপ্তাহ বইখাতা শেখার জন্য ব্যয় করতে চান না।
অবশ্যই, আপনি প্রযুক্তিগতভাবে নাও করতে পারেন৷ একজন হিসাবরক্ষক হন, কিন্তু আপনি অর্থ ব্যবস্থাপনায় নতুন নন। আপনার পিগি ব্যাঙ্ক ভাঙা উচিত বা আরও কিছু পূরণ করা উচিত কিনা তা নিয়ে প্রথম বিতর্ক করার পর থেকেই আপনি আপনার অর্থ পরিচালনা করছেন।
এটি বলার সাথে সাথে, অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারগুলি বিভিন্ন ধরণের দক্ষতার স্তরের কথা মাথায় রেখে আসে। কিছু সহজ এবং অ-হিসাবকারীর জন্য তৈরি। অন্যরা হিসাবরক্ষকদের জন্য আরও উপযুক্ত। শেষ পর্যন্ত, আপনি কে তা বিবেচ্য নয়। আপনার এমন সফ্টওয়্যার সন্ধান করা উচিত যা বিনামূল্যে সংস্থান এবং গ্রাহক সহায়তা প্রদান করে। এইভাবে, আপনার যদি নতুন কিছু শেখার প্রয়োজন হয়, আপনার কাছে সঠিক তথ্য আছে তা নিশ্চিত করার একটি সহজ উপায় রয়েছে।
বেছে নেওয়ার জন্য অনেকগুলি বৈশিষ্ট্য থাকার বিষয়ে ভাল জিনিসটি হল যে আপনি অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারটি খুঁজে পেতে পারেন যা একটি গ্লাভসের মতো আপনার প্রয়োজনের সাথে খাপ খায়।
এখানে কিছু সাধারণ বৈশিষ্ট্য রয়েছে যা আপনি দেখতে পাবেন:
আমরা সবাই একটি ভাল চেকলিস্ট পছন্দ করি। আপনার অনুসন্ধান সংগঠিত করতে সাহায্য করার জন্য, আপনার প্রয়োজনীয় সমস্ত বৈশিষ্ট্যগুলির একটি চেকলিস্ট তৈরি করুন৷ সর্বাধিক প্রয়োজনীয় বৈশিষ্ট্য থেকে সর্বনিম্ন তালিকাকে অগ্রাধিকার দিন।
একটি সফ্টওয়্যার সমাধান খুঁজুন যা বর্তমান চাহিদা এবং ভবিষ্যত প্রয়োজন উভয় সমর্থন করে। আপনার ব্যবসার সাথে বাড়তে পারে এমন সফ্টওয়্যার খুঁজুন।
আপনি যদি ক্যাফে, এয়ারপোর্ট লাউঞ্জ এবং আপনার প্রিয় রেস্তোরাঁকে অন্তর্ভুক্ত করার জন্য "অফিস" শব্দটিকে আলগাভাবে সংজ্ঞায়িত করেন তবে আপনি ক্লাউড-ভিত্তিক অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারটি দেখতে চাইতে পারেন।
ক্লাউড-ভিত্তিক সফ্টওয়্যার অনলাইনে তথ্য সঞ্চয় করে যাতে আপনি ইন্টারনেটের সাথে সংযুক্ত যে কোনও ডিভাইসের সাথে যে কোনও জায়গায় প্রোগ্রামটি অ্যাক্সেস করতে পারেন। এখানে অনেক উত্থান-পতন রয়েছে:আপনি একটি ডেস্কের সাথে সংযুক্ত নন, এবং আপনার কম্পিউটার আপনার উপর ক্র্যাশ হলে অ্যাকাউন্টিং তথ্য হারানোর বিষয়ে আপনাকে চিন্তা করতে হবে না।
আপনি যদি ডেস্কটপ সফ্টওয়্যার চয়ন করেন তবে আপনার ঝুঁকিগুলি জানা উচিত। সেই একক কম্পিউটার এবং এর হার্ড ড্রাইভ আপনার কাজের সপ্তাহের কেন্দ্রবিন্দু হয়ে ওঠে। এবং, সফ্টওয়্যারটি শুধুমাত্র আপনার কাছে উপলব্ধ হবে যদি আপনার কম্পিউটার টিপ-টপ আকারে থাকে। ক্র্যাশ, জলের ক্ষতি, এবং বিদ্যুৎ বিভ্রাট আপনার অ্যাকাউন্টিং রেকর্ডগুলিকে ধ্বংস করতে পারে।
আপনার প্রশ্ন থাকতে পারে বা আপনার নতুন সফ্টওয়্যার বুঝতে সাহায্যের প্রয়োজন হতে পারে। এবং যখন সেই সময় আসবে, আপনি একটি সমর্থন দল চাইবেন যা দ্রুত এবং সহজে সাহায্য করতে পারে। মানসম্পন্ন গ্রাহক সহায়তা যা জ্ঞানযোগ্য এবং সহজে ধরে রাখা নতুন সফ্টওয়্যারে স্যুইচ ওভার করার চাবিকাঠি হবে।
গ্রাহক সহায়তা সম্পর্কে চিন্তা করার সময় এখানে কিছু প্রশ্ন মনে রাখতে হবে:
এই প্রশ্নের উত্তর দেওয়া সহজ। গ্রাহক সহায়তা দলকে একটি কল দিন এবং তাদের জিজ্ঞাসা করুন। একটি কলম বা পেন্সিল হাতে রাখুন - আপনি কিছু নোট নিতে চাইতে পারেন। তারা আপনার জন্য সঠিক গ্রাহক সহায়তা দল হলে আপনি খুব দ্রুত বলতে সক্ষম হবেন।
অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার নির্বাচন করা অপ্রতিরোধ্য হতে পারে। ভাগ্যক্রমে, এটা হতে হবে না! আমাদের বিনামূল্যের নির্দেশিকা পড়ুন, কিভাবে অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার বাছাই করবেন:10টি বিষয় বিবেচনা করুন , অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার চয়ন করা কতটা সহজ তা শিখতে। ভিতরে আপনি অবশ্যই থাকা বৈশিষ্ট্যগুলি এবং কীভাবে সফ্টওয়্যার আপনার অ্যাকাউন্টিং পদ্ধতির সাথে মেলে সে সম্পর্কে আরও শিখবেন।
আমার বিনামূল্যে গাইড পান!উপরে তালিকাভুক্ত আইটেম শুধুমাত্র একটি সূচনা পয়েন্ট. আপনাকে নিম্নলিখিতগুলিও বিবেচনা করতে হবে:
এই নিবন্ধটি ফেব্রুয়ারী 4, 2017 এর মূল প্রকাশনার তারিখ থেকে আপডেট করা হয়েছে।