একটি ছোট ব্যবসার মালিক হিসাবে, আপনি আর্থিক পরিকল্পনা এবং আইনি সম্মতির জন্য অ্যাকাউন্টিং রেকর্ড রাখেন। কিছু রেকর্ডে আপনার ব্যবসা, ক্লায়েন্ট এবং কর্মচারীদের সম্পর্কে গোপনীয় তথ্য থাকে।
ক্ষতি, চুরি এবং প্রাকৃতিক দুর্যোগ থেকে আপনার অ্যাকাউন্টিং রেকর্ডের তথ্য রক্ষা করতে হবে। আপনার অ্যাকাউন্টিং রেকর্ড সুরক্ষিত করার জন্য এই চারটি সহজ পদক্ষেপ চেষ্টা করুন৷
আপনি কি পুরানো, ভাঙা ফাইলিং ক্যাবিনেটে অ্যাকাউন্টিং রেকর্ড রাখেন? অথবা, আপনি কি তাদের খোলা তাকগুলিতে স্ট্যাক করেন? আপনার তথ্য সুরক্ষিত রাখার জন্য কোনো দৃশ্যই আদর্শ নয়। ভাঙ্গা স্টোরেজ পাত্রে এবং খোলা তাক আপনার রেকর্ড দুর্বল করে তোলে. একটি পরিষ্কার, শক্ত ফাইলিং কন্টেইনার দিয়ে কাগজের নথিগুলিকে সুরক্ষিত করুন যা লক করে।
আপনার কাগজের ফাইলগুলিকে জলের ক্ষতি থেকে রক্ষা করতে হবে। ধরা যাক আপনি আপনার ফাইলগুলি বেসমেন্টের মেঝেতে রেখে যান এবং একটি ঝড় বেসমেন্টে প্লাবিত হয়, আপনার রেকর্ডগুলি নষ্ট করে দেয়। কাগজের নথি সংরক্ষণ করবেন না যেখানে সেগুলি জলের সংস্পর্শে আসতে পারে।
এছাড়াও, আগুনের ক্ষতি থেকে কাগজের রেকর্ড রক্ষা করুন। তাপ ব্যবহার করে এমন বৈদ্যুতিক কক্ষ এবং যন্ত্রপাতি থেকে কাগজ দূরে রাখুন (যেমন, ওয়েল্ডিং টুল)। আপনি স্টোরেজ কন্টেইনার এবং ফাইলিং ক্যাবিনেট ব্যবহার করতে পারেন যা আগুন প্রতিরোধী এবং জলরোধী।
আপনার আসল রেকর্ড হারিয়ে গেলে বা নষ্ট হয়ে গেলে কপিগুলি ব্যাকআপ হিসাবে কাজ করে। আপনি ফিজিক্যাল কপি বা ডিজিটাল কপি স্ক্যান করতে পারেন। রেকর্ডের একটি সেট অন্য সেটের চেয়ে ভিন্ন স্থানে সংরক্ষণ করুন। এইভাবে, আপনি একই সময়ে উভয় সেট হারানোর ঝুঁকি নেবেন না।
কখনও কখনও, আপনি একটি অনুলিপি তৈরি করার আগে নথিগুলি হারিয়ে ফেলেন। সেক্ষেত্রে সোর্স থেকে কপি পাওয়ার উপায় আছে কিনা তা খুঁজে বের করুন। প্রায়ই, আপনি একটি অনুরোধ সহ ছোট ব্যবসার জন্য আপনার জমা দেওয়া IRS ফর্মগুলির অনুলিপি পেতে পারেন। আপনি যদি ট্যাক্স রিটার্ন মিস করেন, তাহলে IRS থেকে একটি অনুলিপির অনুরোধ করতে ফর্ম 4506 ব্যবহার করুন।
আপনি যদি সরাসরি আপনার কম্পিউটারে কিছু ধরনের ব্যবসার রেকর্ড সংরক্ষণ করেন, তাহলে আপনাকে ডিভাইসে নিরাপত্তা প্রোগ্রাম সেট আপ করতে হবে। দূষিত সফ্টওয়্যার থেকে আপনার ডেস্কটপ রেকর্ড রক্ষা করতে আপনার কম্পিউটারে অ্যান্টিভাইরাস সফ্টওয়্যার ইনস্টল করুন৷
৷আপনি যে কম্পিউটারে ফাইলগুলি সঞ্চয় করেছেন তা থেকে আপনি শুধুমাত্র ডেস্কটপ রেকর্ড অ্যাক্সেস করতে পারবেন। আপনার কম্পিউটার ক্ষতিগ্রস্ত হলে, আপনি আপনার তথ্য হারাতে পারেন. একটি বহিরাগত ড্রাইভে ব্যাকআপ রেকর্ড অনুলিপি করুন৷
৷আপনি যদি একটি পুরানো কম্পিউটার থেকে পরিত্রাণ পান, তাহলে ডেস্কটপ থেকে আপনার অ্যাকাউন্টিং রেকর্ডগুলি সরান৷ শুধু ফাইল মুছে ফেলবেন না। কম্পিউটার থেকে ডেটা সরাতে আপনাকে ড্রাইভটি মুছতে হবে৷
আপনি ইন্টারনেট থেকে ক্লাউড অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার অ্যাক্সেস করতে পারেন। এর মানে আপনার কম্পিউটার ক্ষতিগ্রস্ত হলে আপনি আপনার রেকর্ড হারাবেন না। আপনি ক্লাউডে আপনার তথ্য সংরক্ষণ করেন, এবং আপনি সেগুলি অ্যাক্সেস করতে বিভিন্ন ডিভাইস ব্যবহার করতে পারেন।
ছোট ব্যবসার জন্য ক্লাউড-ভিত্তিক অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার আপনার তথ্য সুরক্ষিত করার ব্যবস্থা নেয়। উদাহরণস্বরূপ, এটি আপনার ডেটা এনক্রিপ্ট করে যেমন ব্যাঙ্কগুলি করে। আপনার অনলাইন অ্যাকাউন্টিংয়ের জন্য একটি শক্তিশালী পাসওয়ার্ড ব্যবহার করুন এবং এটি অন্যদের থেকে লুকিয়ে রাখুন। এছাড়াও, আপনার কম্পিউটারকে ভাইরাস থেকে রক্ষা করতে অ্যান্টিভাইরাস সফ্টওয়্যার ব্যবহার করুন৷
আপনার ব্যবসার লেনদেন ট্র্যাক করার একটি সহজ উপায় প্রয়োজন? প্যাট্রিয়টের অনলাইন ব্যবসায়িক অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার ছোট ব্যবসা মালিকের জন্য তৈরি করা হয়. সাধারণ ক্যাশ-ইন, ক্যাশ-আউট রেকর্ডকিপিং সিস্টেমের মাধ্যমে আপনার সময় এবং অর্থ সাশ্রয় করুন। আজই বিনামূল্যে ব্যবহার করে দেখুন!