আপনার যদি কর্মচারী থাকে, খরচ রিপোর্টিং আপনার অ্যাকাউন্টিং প্রক্রিয়ার একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ। ব্যয়ের প্রতিবেদনগুলি নমনীয়তার অনুমতি দেয় এবং কর্মীদের তাদের কাজ করা সহজ করে তোলে। আপনার ব্যবসার সময় এবং অর্থ বাঁচাতে, একটি ব্যয় প্রতিবেদন নীতি তৈরি করুন।
কর্মচারীরা আপনার ব্যবসার জন্য যে ক্রয়গুলি করে তা ট্র্যাক করতে ব্যয় প্রতিবেদনগুলি ব্যবহার করা হয়। একবার কর্মচারী কেনাকাটা করলে, তাদের একটি ব্যবসায়িক ব্যয়ের প্রতিবেদন পূরণ করে আপনার কাছে জমা দিতে হবে। একটি ব্যয় প্রতিবেদনে সাধারণ ব্যবসায়িক খরচ অন্তর্ভুক্ত:
কর্মচারীরা আপনার ব্যবসার খরচ পকেটের বাইরে দেওয়ার জন্য দায়ী নয়। যখন একজন কর্মচারী ব্যবসায়িক কেনাকাটা করেন, যেমন ব্যবসা সংক্রান্ত ভ্রমণ এবং বিনোদন, তখন একটি প্রতিদান বা অগ্রিম প্রদান করুন।
একটি প্রতিদান সহ, কর্মচারী ক্রয় করতে তাদের অর্থ ব্যবহার করে এবং আপনি তাদের ফেরত দেন। অগ্রিম দিয়ে, আপনি কর্মচারীকে টাকা দেন। তারপর, তারা ক্রয় করা. খরচের প্রতিবেদনে ক্রয়ের পরিমাণ থেকে অগ্রিম বিয়োগ করা হয়।
ব্যয়ের প্রতিবেদনে করা কেনাকাটাগুলি ব্যবসায়িক ব্যয়, বেতনের একটি অংশ নয়। পরিশোধিত খরচ কি করযোগ্য? আপনি কর্মচারীর প্রতিদানের উপর কর্মসংস্থান কর আটকে রাখেন না বা পরিশোধ করেন না। আপনি কর্মচারীকে প্রতিদানের পরিমাণ প্রদান করেন এবং আপনার অ্যাকাউন্টিং বইয়ে এটি ব্যবসায়িক ব্যয় হিসাবে রেকর্ড করেন।
একটি ব্যবসায়িক খরচ রিপোর্ট পূরণ করার কোন আদর্শ উপায় নেই। আপনি আপনার ব্যবসার প্রয়োজন অনুযায়ী রিপোর্ট কাস্টমাইজ করতে পারেন। কিন্তু, সঠিক ছোট ব্যবসার খরচ ট্র্যাকিং এবং প্রতিদানের জন্য আপনাকে নিম্নলিখিত তথ্য অন্তর্ভুক্ত করা উচিত:
কর্মচারীদের জমা দেওয়ার জন্য আপনি একটি ফর্ম বা টেমপ্লেট প্রদান করতে পারেন। কর্মচারীরা কাগজে বা অনলাইনে ব্যয়ের সারাংশ পূরণ করতে পারে।
একটি স্ট্যান্ডার্ড ফর্ম ব্যবহার করা আপনার এবং আপনার কর্মীদের জন্য প্রতিদান সহজ করে তোলে। আপনার ছোট ব্যবসার জন্য এই খরচ রিপোর্ট উদাহরণ চেষ্টা করুন.
সঠিক এবং অনুগত থাকার জন্য, একটি ব্যবসায়িক ব্যয় প্রতিবেদন নীতি তৈরি করুন। প্রতিদানের অনুরোধ করার সময় কর্মচারীদের নীতির পদ্ধতি অনুসরণ করা উচিত। নীতিতে নিম্নলিখিত তথ্য থাকা উচিত:
কর্মীদের এবং নিজের জন্য প্রতিদান সহজ করুন। একটি জটিল সিস্টেম সময় নষ্ট করে এবং আপনার ব্যবসায় উৎপাদনশীলতা হ্রাস করে। একটি সহজ, সুবিন্যস্ত ব্যয় রিপোর্টিং প্রক্রিয়ার সাথে মাথাব্যথা এবং ত্রুটিগুলি এড়িয়ে চলুন। আপনার নীতিতে নিম্নলিখিত বিভাগগুলি অন্তর্ভুক্ত করুন৷
৷ব্যয় নির্দেশিকাগুলি ম্যাপ করে যে আপনি কী ক্রয় করবেন এবং কী ফেরত দেবেন না। এবং, এটি এমন পরিস্থিতিতে ব্যাখ্যা করে যেখানে একজন কর্মচারীর প্রতিদান প্রয়োজন।
ব্যয়ের নির্দেশিকা বিভাগটি কী প্রতিদানের জন্য যোগ্য তার একটি পরিষ্কার চিত্র দেয়। উদাহরণস্বরূপ, আপনার কর্মীদের সবচেয়ে সস্তা ভ্রমণ বিকল্প বেছে নেওয়ার প্রয়োজন হতে পারে। অথবা, আপনি বলতে পারেন যে আপনি অ্যালকোহলযুক্ত পানীয়ের জন্য কর্মীদের পরিশোধ করবেন না৷
৷আপনাকে প্রতিটি আইটেম তালিকাভুক্ত করতে হবে না যেগুলির জন্য কর্মচারীরা পরিশোধ করতে পারে এবং করতে পারে না। কিন্তু, আপনি প্রধান সীমাবদ্ধতা এবং আপনি কি পরিশোধ করতে ইচ্ছুক সে সম্পর্কে বিশদ অন্তর্ভুক্ত করা উচিত।
সময় ফ্রেম দেখায় কত তাড়াতাড়ি কর্মীদের ব্যয় প্রতিবেদন জমা দিতে হবে। এবং, এটি ব্যাখ্যা করে যে আপনি কত তাড়াতাড়ি কর্মীদের রিপোর্ট জমা দেওয়ার পরে ফেরত দেবেন৷
একটি কার্যকরী প্রতিদান প্রক্রিয়ার জন্য, ব্যয়ের প্রতিবেদন চলমান রাখুন। আপনি যত দ্রুত রিপোর্টগুলি পাবেন, আপনার ছোট ব্যবসার নগদ প্রবাহ তত সুস্থ হবে। এবং, কর্মচারীরা দ্রুত পরিশোধ করতে চান। সবাই একই পৃষ্ঠায় আছে তা নিশ্চিত করতে আপনার নীতিতে যুক্তিসঙ্গত টাইমলাইন অন্তর্ভুক্ত করুন।
বড় খরচের জন্য, কর্মচারীরা আইটেম কেনার আগে আপনার অনুমোদনের জন্য অনুরোধ করুন। এইভাবে, আপনি প্রতিদান নিরীক্ষণ করতে পারেন এবং নিশ্চিত করতে পারেন যে কর্মচারীরা অতিরিক্ত ব্যয় করবেন না। উদাহরণস্বরূপ, আপনি প্লেনের টিকিটের পরিমাণ অনুমোদন করতে চাইতে পারেন কারণ সেগুলি সাধারণত ব্যয়বহুল। কর্মচারীদের তাদের ব্যয়ের প্রতিবেদনে অনুমোদন সংযুক্ত করতে দিন।
একটি সফল ব্যয় রিপোর্টিং সিস্টেমের জন্য, ভাল রেকর্ডগুলি গুরুত্বপূর্ণ। কর্মচারীদের কেনাকাটার জন্য সহায়ক নথি রাখা উচিত, যেমন ব্যবসার রসিদ এবং চালান। তাদের রসিদের উপর নোট লিখতে বলুন, যেমন তাদের নাম এবং খরচের কারণ বা কাজের নম্বর। যখন একজন কর্মচারী একটি ব্যয়ের প্রতিবেদন জমা দেন, তখন তাদের উচিত তার সাথে সহায়ক নথি সংযুক্ত করা।
আপনার ব্যবসার খরচ রেকর্ড করার একটি সহজ উপায় প্রয়োজন? প্যাট্রিয়টের অনলাইন অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারটি ব্যবহার করা সহজ এবং নন-অ্যাকাউন্টেন্টদের জন্য তৈরি। আমরা বিনামূল্যে, ইউএস-ভিত্তিক সহায়তা অফার করি। আজই বিনামূল্যে ব্যবহার করে দেখুন৷৷