অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার দিয়ে আপনার ব্যবসার প্রক্রিয়াগুলিকে স্ট্রিমলাইন করার সিদ্ধান্ত নেওয়ার পরে, আপনি হয়তো ভাবছেন, এখন কী? আপনাকে জানতে হবে কিভাবে অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার ব্যবহার করতে হয় তা থেকে সমস্ত দুর্দান্ত সুবিধা পেতে৷
অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার ব্যবহার করার প্রথম ধাপ হল আপনি কোনটি চান তা বেছে নেওয়া। যদিও সমস্ত অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার একই নয়, তবে মৌলিক বৈশিষ্ট্যগুলি আপনাকে বুঝতে হবে। কিভাবে অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার ব্যবহার করতে হয় তা শিখতে পড়ুন।
প্রথম জিনিসগুলি প্রথমে - আপনাকে এমন একটি সফ্টওয়্যার চয়ন করতে হবে যা আপনার ব্যবসার প্রয়োজনের সাথে মেলে। আপনার সফ্টওয়্যারের বৈশিষ্ট্য, অ্যাক্সেসযোগ্যতা এবং ব্যবহারযোগ্যতা নির্ধারণ করুন।
এখানে অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারের মৌলিক কিছু ফাংশন রয়েছে:
খরচ এবং আয় ট্র্যাক করা, চালান প্রক্রিয়াকরণ, এবং আইআরএস ট্যাক্স ফর্ম অ্যাক্সেস করা অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারের সমস্ত প্রয়োজনীয় কাজ। এগুলি কেন গুরুত্বপূর্ণ, তারা কী করে এবং আপনি কীভাবে এগুলি ব্যবহার করবেন?
ব্যবসার অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার ব্যবহার করার প্রধান কারণগুলির মধ্যে একটি হল সংগঠিত থাকা এবং আর্থিক রেকর্ডগুলি অ্যাক্সেস করা। অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারে বিভিন্ন ফাংশন কীভাবে ব্যবহার করবেন তা একবার দেখুন।
অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার চালানের তথ্য সংরক্ষণের জন্য ব্যবহার করার জন্য একটি দুর্দান্ত সরঞ্জাম। আপনি যে গ্রাহকদের কাছে আপনার টাকা ধার্য তাদের চালান তৈরি এবং বিতরণ করতে পারেন। এবং, যখন আপনি টাকা দেন তখন আপনি বিক্রেতার চালান লিখতে পারেন।
একটি চালান তৈরি করতে, আপনি গ্রাহকের নাম, চালান নম্বর এবং তারিখ, নির্ধারিত তারিখ, পণ্য বা পরিষেবা প্রদান, পরিমাণ, মূল্য এবং অ্যাকাউন্টের মতো তথ্য লিখবেন। আপনি চালানটি প্রিন্ট এবং মেল করতে পারেন বা আপনার গ্রাহককে ইমেল করতে পারেন। চালানগুলি আপনার কাছে বকেয়া অর্থের রেকর্ড হিসাবে কাজ করে৷
আপনি যখন একটি চালান পাবেন, আপনাকে অবশ্যই এটি সফ্টওয়্যারে প্রবেশ করতে হবে। এটি আপনাকে কার কাছে টাকা ধার্য তার একটি রেকর্ড দেয় এবং চালান পরিশোধ করা সহজ করে তোলে।
সাধারণত, আপনি বিক্রেতার নাম, চালান নম্বর এবং তারিখ, শেষ তারিখ, অ্যাকাউন্ট, পরিমাণ এবং বিবরণের মতো তথ্য ইনপুট করবেন।
আপনার অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার আপনাকে খরচ এবং আয় ট্র্যাক করতে দেয়। আপনি যখন অর্থপ্রদান করেন বা গ্রহণ করেন, তখন আপনার অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার আপনাকে নতুন ব্যালেন্স দেখাবে যে আপনি কতটা পাওনা এবং আপনার কাছে কতটা বকেয়া আছে।
সঠিক আর্থিক রেকর্ডের জন্য, আপনার পাওনা খরচ এবং আপনার কাছে আয়ের পরিমাণ জানতে হবে। আপনি যদি অ্যাক্রুয়াল অ্যাকাউন্টিং ব্যবহার করেন, আপনার সফ্টওয়্যারটিতে সহজে ব্যবহারযোগ্য অ্যাকাউন্ট এবং প্রদেয় ট্র্যাকিং অ্যাকাউন্ট থাকা উচিত।
আপনার বিক্রেতা চালান ব্যবহার করে আপনি আপনার খরচ কত আছে তা ট্র্যাক করতে দেয়। একবার আপনার কাছে বিভিন্ন বিক্রেতাদের একটি তালিকা পাওয়া গেলে আপনার কাছে অর্থ পাওনা, আপনি আপনার ব্যবসার ব্যয়ের পরিমাপ করতে অবৈতনিক ইনভয়েস রিপোর্ট দেখতে পারেন৷
আপনি অবৈতনিক গ্রাহক চালানের সংখ্যা দ্বারা আপনার আয়ের পরিমাণ ট্র্যাক করতে পারেন। গ্রাহকদের ইনভয়েস তৈরি এবং পাঠানোর পরে, আপনি আপনার ব্যবসা কত আয় করেছে সে সম্পর্কে আরও ভাল ধারণা পেতে সক্ষম হবেন৷
অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার আপনাকে সহজেই পেমেন্ট করার ক্ষমতা দেয়। যেহেতু আপনার চালানগুলি আপনার সফ্টওয়্যারে সংরক্ষিত আছে, আপনি জানেন যে আপনি প্রতিটি বিক্রেতার কাছে কতটা ঋণী। এটি পেমেন্ট প্রক্রিয়াকে সহজ করে।
আপনি যে বিক্রেতাকে অর্থ প্রদান করতে চান তা নির্বাচন করুন, তারিখ, অর্থপ্রদানের পরিমাণ এবং অ্যাকাউন্ট। তারপর, একটি চেক প্রিন্ট করুন। এটি আপনার জন্য প্রক্রিয়াটিকে স্বয়ংক্রিয় করে দেয় তাই আপনাকে হাতের লেখা চেক করতে হবে না। এবং, কাগজের চালান বা নোট উল্লেখ করার প্রয়োজন ছাড়াই আপনি ঠিক কতটা পাওনা জানেন।
অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার ব্যবহার করে আপনাকে আপনার আর্থিক প্রতিবেদনগুলিতে তাত্ক্ষণিক অ্যাক্সেস দেয়। আপনি আপনার সফ্টওয়্যারের মধ্যে আপনার আয় বিবরণী (লাভ এবং ক্ষতি) এবং ব্যালেন্স শীট দেখতে পারেন। আপনি যে সময়ের জন্য দেখতে চান তার তারিখটি নির্বাচন করুন।
যতক্ষণ না আপনার সফ্টওয়্যার আপনার কোম্পানির আয় এবং খরচ ট্র্যাক করছে, এটি আপনার জন্য প্রতিবেদন তৈরি করবে। আপনাকে নিজে কোনো বিবৃতি দিতে হবে না।
আপনার সফ্টওয়্যারের মধ্যে আর্থিক বিবৃতি সংরক্ষণ করা হারানো রেকর্ড প্রতিরোধ করে। কাগজের ফাইলগুলি সহজেই ক্ষতিগ্রস্থ বা হারিয়ে যেতে পারে, যা আপনাকে ঝাঁকুনিতে ফেলে দেয়। অনলাইন অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার দিয়ে, আপনার তথ্য সুরক্ষিত। যদি আপনার ব্যবসা নিরীক্ষিত হয়, তাহলে আপনার রেকর্ডে দ্রুত অ্যাক্সেস রয়েছে।
আরেকটি সহায়ক অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার কাজ হল ফর্ম 1099 এবং 1096 তৈরি এবং মুদ্রণ করার ক্ষমতা।
একটি ছোট ব্যবসার মালিক হিসাবে, আপনি সময়ে সময়ে স্বাধীন ঠিকাদার নিয়োগ করতে পারেন। যখন আপনি করবেন, তখন আপনাকে ফর্ম 1099-MISC, বিবিধ আয় এবং ফর্ম 1096, বার্ষিক সারাংশ এবং মার্কিন তথ্য রিটার্নের ট্রান্সমিটাল ফাইল করতে হবে৷
ধরা যাক আপনি একজন স্বাধীন ঠিকাদার নিয়োগ করেছেন যাকে আপনি $1,250 প্রদান করেছেন। ফর্ম 1099 তৈরি করতে, সফ্টওয়্যারে আপনার নাম, ঠিকানা এবং ফেডারেল সনাক্তকরণ নম্বর লিখুন। তারপরে, প্রাপকের নাম, ঠিকানা এবং সনাক্তকরণ নম্বর লিখুন। আপনি যে পরিমাণ অর্থ প্রদান করেছেন তা চিহ্নিত করবেন ($1,250)।
আপনি তথ্য পূরণ করার পরে এবং ফর্ম 1099 এবং ফর্ম 1096 তৈরি করার পরে, আপনি সেগুলি প্রিন্ট করে উপযুক্ত পক্ষগুলিতে পাঠাবেন৷
আপনার অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারে আইআরএস ট্যাক্স ফর্মগুলিতে অ্যাক্সেস না থাকলে, আপনাকে সেগুলি আইআরএস থেকে অর্ডার করতে হবে এবং আপনার ব্যবসায় ফর্মগুলি পাঠানোর জন্য অপেক্ষা করতে হবে৷
চালান রেকর্ড করতে, বিক্রেতার চালানের তথ্য লিখুন এবং আপনার সফ্টওয়্যারের মধ্যে গ্রাহক চালান তৈরি করুন৷
খরচ এবং আয় ট্র্যাক করার জন্য, আপনার চালান তালিকা ব্যবহার করুন. এবং, আপনি কখন পেমেন্ট পাবেন সেইসাথে আপনি কখন পেমেন্ট করবেন তা রেকর্ড করুন।
আপনি সফ্টওয়্যার থেকে অর্থপ্রদান এবং চেক প্রিন্ট করতে পারেন।
আর্থিক বিবৃতি দেখতে, আপনি যে সময়কালটি দেখতে চান তা লিখুন এবং সিস্টেমের মধ্যে প্রতিবেদনটি চালান৷
আপনার ব্যবসা এবং প্রাপকের তথ্য প্রবেশ করে আপনার সফ্টওয়্যারে ফর্ম 1099 এবং 1096 তৈরি করুন এবং মুদ্রণ করুন৷
একটি ছোট শেখার বক্ররেখা সহ একটি সফ্টওয়্যার সিস্টেম খুঁজুন। সাধারণভাবে, অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার ব্যবহার করা কঠিন হওয়া উচিত নয়। এটি আপনার ব্যবসার জন্য প্রক্রিয়াটিকে সহজ করবে, আপনার বেশি সময় ব্যয় করবে না।
আপনি যদি আপনার সিস্টেমটি যে কোনও জায়গায়, যে কোনও সময় অ্যাক্সেস করতে সক্ষম হতে চান, আপনার ডেস্কটপ সফ্টওয়্যারের পরিবর্তে ক্লাউড অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার প্রয়োজন৷ ক্লাউডের মাধ্যমে, যতক্ষণ আপনার ইন্টারনেট সংযোগ থাকে ততক্ষণ আপনি আপনার অ্যাকাউন্ট অ্যাক্সেস করতে পারবেন।
অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার নির্বাচন করার সময়, নিশ্চিত করুন যে এতে আপনার ব্যবসার প্রয়োজনের সাথে মানানসই বৈশিষ্ট্য রয়েছে। কিছু গবেষণা করুন, বিনামূল্যে ট্রায়ালের সুবিধা নিন এবং এমন একটি সফ্টওয়্যার ব্যবহার করুন যা ব্যবহার করা সহজ, সস্তা এবং সময় সাশ্রয়ী।
অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার চালু করতে প্রস্তুত? প্যাট্রিয়টের অনলাইন অ্যাকাউন্টিং নন-অ্যাকাউন্টেন্টদের জন্য যথেষ্ট সহজ এবং অ্যাকাউন্ট্যান্টদের জন্য যথেষ্ট শক্তিশালী। সফ্টওয়্যারের মধ্যে আপনার অ্যাকাউন্টিং দায়িত্বগুলি সহজেই পরিচালনা করুন। আজই আপনার বিনামূল্যের ট্রায়াল পান!