আপনি যদি অনেক ছোট ব্যবসার মালিকদের মত হন, আপনি একটি পণ্য বা পরিষেবা প্রদান করার পরে গ্রাহকদের বিল পাঠান। একটি কার্যকর চালান ব্যবস্থা গ্রাহকদের আরও নমনীয় অর্থপ্রদানের বিকল্প দেয়। বিভিন্ন পরিস্থিতিতে গ্রাহকদের কোন ধরনের চালান পাঠাতে হবে তা আপনাকে জানতে হবে।
আপনি গ্রাহকদের পাঠাতে পারেন বিভিন্ন ধরনের চালান আছে. প্রতিটি ধরনের চালানের একটি নির্দিষ্ট উদ্দেশ্য আছে। নিম্নলিখিত অ্যাকাউন্টিংয়ে ছয় ধরনের চালান রয়েছে যা আপনি গ্রাহকদের পাঠাতে পারেন।
একটি প্রো ফর্মা চালান অর্থপ্রদানের দাবি নয়। আপনি এই নথিটিকে একটি প্রাক-চালানের মতো ভাবতে পারেন। আপনি একজন গ্রাহকের জন্য কাজ শেষ করার আগে একটি প্রো ফর্মা চালান পাঠান।
প্রো ফর্মা চালান গ্রাহককে দেখায় যে আপনি একবার পণ্য সরবরাহ বা পরিষেবা সম্পাদন করার পরে আপনাকে কত টাকা দিতে হবে। আপনি উপহারের মতো আপনার দেওয়া আইটেমগুলির মূল্য দেখানোর জন্য একটি প্রো ফর্মা চালানও ব্যবহার করতে পারেন।
সাধারণত, একটি প্রো ফর্মা চালান অনুমান করে যে আপনি কি কাজ করবেন এবং কত আইটেম খরচ হবে। প্রো ফর্মা চালান কিছু প্রদান করার প্রতিশ্রুতি উপস্থাপন করে। একটি প্রো ফর্মা চালানের শর্তাবলী প্রকল্পটি এগিয়ে যাওয়ার সাথে সাথে পরিবর্তিত হতে পারে৷
একটি অন্তর্বর্তী চালান একটি বড় প্রকল্পের মূল্যকে একাধিক অর্থপ্রদানে ভেঙে দেয়। আপনি বড় প্রকল্প সম্পূর্ণ করার সাথে সাথে অন্তর্বর্তী চালান পাঠান।
প্রকল্পটি যত বড় হবে, তত বেশি আপনি শ্রম, উপকরণ এবং অন্যান্য অপারেটিং খরচে ব্যয় করবেন। অন্তর্বর্তী চালানগুলি আপনাকে বড় কাজের জন্য আপনার ছোট ব্যবসার নগদ প্রবাহ পরিচালনা করতে সহায়তা করে। অর্থপ্রদান পাওয়ার জন্য আপনাকে প্রকল্পের শেষ পর্যন্ত অপেক্ষা করতে হবে না। পরিবর্তে, আপনি কিছু খরচ কভার করতে অন্তর্বর্তী চালান থেকে অর্থ ব্যবহার করতে পারেন।
নাম অনুসারে, আপনি একটি প্রকল্প সম্পূর্ণ করার পরে একটি চূড়ান্ত চালান পাঠান। চূড়ান্ত চালান গ্রাহককে কাজ সম্পন্ন হয়েছে তা জানাতে দেয়। একটি প্রো ফর্মা চালানের বিপরীতে, চূড়ান্ত চালান হল অর্থপ্রদানের চাহিদা৷
৷আপনার চূড়ান্ত চালানে আপনার দেওয়া পণ্য এবং পরিষেবাগুলির একটি আইটেমাইজড তালিকা অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। আপনার মোট খরচ, নির্ধারিত তারিখ এবং অর্থপ্রদানের পদ্ধতিগুলিও নোট করা উচিত।
কাজ শেষ করার পর অবিলম্বে মেল বা অনলাইনের মাধ্যমে চূড়ান্ত চালান পাঠাতে ভুলবেন না। এইভাবে, আপনি স্বাস্থ্যকর হারে আপনার ব্যবসায় নগদ প্রবাহ চালিয়ে যেতে পারেন এবং সংগ্রহের সমস্যা এড়াতে পারেন।
কখনও কখনও, আপনার গ্রাহকরা আপনাকে চূড়ান্ত চালানের নির্ধারিত তারিখের মধ্যে অর্থ প্রদান করে না। এটি ঘটলে, আপনাকে একটি অতীত বকেয়া চালান পাঠাতে হবে। একটি চালান বিলম্বিত হওয়ার সাথে সাথে অতীতের বকেয়া চালানগুলি পাঠান৷
৷একটি অতীতের বকেয়া চালান গ্রাহকদের মনে করিয়ে দেয় যে তাদের পেমেন্টের শেষ তারিখ পেরিয়ে গেছে। অতীতের বকেয়া চালানে চূড়ান্ত চালান থেকে সমস্ত তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন। এছাড়াও, বিলম্বে অর্থ প্রদানের জন্য গ্রাহককে জরিমানা করার জন্য কোনো বিলম্ব ফি বা সুদ অন্তর্ভুক্ত করুন।
যদি অতীতের বকেয়া ইনভয়েসগুলি কাজ না করে, তাহলে যে গ্রাহকরা অর্থ প্রদান করবেন না তাদের জন্য আপনাকে একটি ভিন্ন পদ্ধতি অবলম্বন করতে হতে পারে। আপনার অর্থপ্রদানের শর্তাবলী পরিবর্তন, একটি অর্থপ্রদান পরিকল্পনা সেট আপ, বা একটি সংগ্রহ সংস্থা নিয়োগের কথা বিবেচনা করুন৷
৷চলমান পরিষেবার জন্য গ্রাহকদের বিল করতে পুনরাবৃত্তি চালান ব্যবহার করুন। আপনি পর্যায়ক্রমে একই পরিমাণ চার্জ করেন, কিছু ইউটিলিটি বিলের মতো।
একটি পুনরাবৃত্ত ইনভয়েসিং সিস্টেম ব্যবহার করা সাবস্ক্রিপশন-ভিত্তিক ব্যবসার জন্য ভাল কাজ করে। এবং, আপনার গ্রাহকদের আপনার কোম্পানির সদস্যপদ থাকলে আপনি পুনরাবৃত্ত চালান ব্যবহার করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি জিমের মালিক হন এবং সদস্যরা একটি মাসিক ফি প্রদান করেন, তাহলে পুনরাবৃত্ত ইনভয়েস সেরা বিলিং বিকল্প হতে পারে।
উদ্যোক্তা Renzo Costarella একটি Due.com নিবন্ধে পুনরাবৃত্ত চালান ব্যাখ্যা করেছেন:
"যখন আপনার একই ক্লায়েন্টের সাথে চলমান প্রকল্প থাকে, তখন প্রায়ই একটি পুনরাবৃত্ত চালান ব্যবহার করা ভাল। এর সাথে আপনি এবং ক্লায়েন্ট একটি বিলিং ব্যবধানে সম্মত হবেন (সাধারণত সাপ্তাহিক বা মাসিক) এবং চালানগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে নির্ধারিত ব্যবধানে বিল হবে। ক্লায়েন্ট শেষ পর্যন্ত তাদের রুটিনের এই অংশটি তৈরি করবে, যা আপনাকে দ্রুত অর্থ প্রদান করে।”
একটি গ্রাহককে চার্জ করার পরিবর্তে, আপনি একটি ক্রেডিট মেমো ব্যবহার করে স্বীকার করেন যে আপনি তাদের কাছে ঋণী। ক্রেডিট মেমো গ্রাহকের আসল চালানের পরিমাণের সমান বা কম হবে।
আপনি একটি ক্রেডিট মেমো পাঠাতে পারেন কারণ আপনার গ্রাহক পণ্য ফেরত দিয়েছেন, আপনার পাঠানো পণ্য ক্ষতিগ্রস্ত হয়েছে বা আপনি ভুল আইটেম পাঠিয়েছেন। একটি ক্রেডিট মেমোর মাধ্যমে, আপনি গ্রাহকের মূল অর্থ প্রদানের পরিমাণ ফেরত দিতে পারেন বা ভবিষ্যতের কেনাকাটায় আপনার গ্রাহককে ক্রেডিট অফার করতে পারেন।
প্রতিটি ধরনের চালানের নিজস্ব স্বতন্ত্র উদ্দেশ্য রয়েছে। কিন্তু, সাধারণত, ইনভয়েসে একই মূল তথ্য থাকে। নিশ্চিত করুন যে আপনার ইনভয়েসে নিম্নলিখিত আইটেমগুলি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে:
চালানের তারিখ: আপনি কোন দিন চালান তৈরি করেছেন তা গ্রাহকদের জানান।
গ্রাহকের যোগাযোগের তথ্য: গ্রাহকরা নিশ্চিত হতে চান যে চালানটি তাদের জন্য উদ্দিষ্ট। গ্রাহকের নাম, ব্যবসা, ঠিকানা এবং ফোন নম্বর উল্লেখ করুন।
আপনার ব্যবসার তথ্য: গ্রাহকদের আপনার কাছে পৌঁছাতে সক্ষম হতে হবে। চালানে আপনার নাম, ব্যবসা, ঠিকানা, ইমেল ঠিকানা এবং ফোন নম্বর অন্তর্ভুক্ত করুন।
আইটেম কেনা: আপনার দেওয়া প্রতিটি পণ্য এবং পরিষেবার একটি আইটেমাইজড তালিকা তৈরি করুন। প্রতিটি আইটেমের পাশে, পৃথক খরচ লিখুন।
মোট বকেয়া পরিমাণ: গ্রাহকের কাছ থেকে আপনি যে মোট অর্থপ্রদানের পরিমাণ পাবেন তা জানান৷
৷অর্থ প্রদানের শর্তাবলী: আপনি যে তারিখে অর্থপ্রদান করতে চান তা নোট করুন। এছাড়াও, আপনি কীভাবে গ্রাহক আপনাকে অর্থ প্রদান করতে চান তার বিশদ বিবরণ। উদাহরণস্বরূপ, আপনি কি চেক, ক্রেডিট কার্ড বা নগদ গ্রহণ করেন? একটি নির্দিষ্ট ঠিকানা আছে যেখানে গ্রাহকদের অর্থপ্রদান পাঠাতে হবে? চালান পরিশোধের শর্তাবলী গ্রাহকদের অর্থ প্রদান করা সহজ করে তোলে।
চালান নম্বর: আপনার রেকর্ডের জন্য প্রতিটি চালান নম্বর দিন। চালান নম্বরের একটি নোট করুন যাতে আপনি ভবিষ্যতে অর্থপ্রদানের সাথে এটিকে মেলাতে পারেন।
Patriot এর অনলাইন অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার ব্যবহার করুন সহজে চালান তৈরি করতে এবং পেমেন্ট রেকর্ড করতে। আমরা বিনামূল্যে, ইউএস-ভিত্তিক সহায়তা অফার করি। আজই বিনামূল্যে ব্যবহার করে দেখুন৷৷