একজন ছোট ব্যবসার মালিক হিসাবে, আপনাকে আপনার কোম্পানি চালানোর জন্য জিনিস কিনতে হবে। আপনি যখন তাদের কাছ থেকে কিনবেন তখন অনেক বিক্রেতা এবং সরবরাহকারী চালান পাঠান। চালান পরিচালনা না করলে বিলম্বিত অর্থ প্রদান, অতিরিক্ত ফি এবং ক্ষতিগ্রস্ত সম্পর্ক হতে পারে। ব্যবসার বিলগুলি আরও ভালভাবে পরিচালনা করতে, অ্যাকাউন্টগুলি প্রদেয় প্রক্রিয়ার উন্নতির দিকে পদক্ষেপ নিন৷
প্রদেয় অ্যাকাউন্টগুলি ব্যবসা চালানোর একটি কঠিন কিন্তু গুরুত্বপূর্ণ অংশ। অ্যাকাউন্টের প্রদেয় প্রক্রিয়াগুলিকে কীভাবে উন্নত করা যায় তা শিখতে নিম্নলিখিত অ্যাকাউন্টগুলির প্রদেয় প্রক্রিয়া পদক্ষেপগুলি ব্যবহার করুন৷
৷ইলেকট্রনিক বিলগুলি অ্যাকাউন্টের প্রদেয় প্রক্রিয়াকে সহজ করে তুলতে পারে। বিল পাওয়ার জন্য আপনাকে মেইলে অপেক্ষা করতে হবে না। এছাড়াও, কাগজের চালানগুলি সহজেই হারিয়ে যেতে পারে বা ক্ষতিগ্রস্ত হতে পারে। অনলাইন বিলিং আপনাকে হারানো হার্ড-কপি বিলের কারণে বিলম্বিত অর্থ প্রদান এড়াতে সহায়তা করে।
কিছু বিক্রেতা আপনাকে একটি কাগজ বা ইলেকট্রনিক চালান পাওয়ার বিকল্প দেয়। আপনার সরবরাহকারীদের ইমেল চালান করতে উত্সাহিত করুন। তাদের এটি করার জন্য প্রয়োজনীয় যোগাযোগের তথ্য দিন।
একবার আপনি একটি অনলাইন চালান পেয়ে গেলে, আপনি এটি আপনার অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারে আমদানি করতে পারেন। আপনি সফ্টওয়্যারে কাগজের চালানগুলি স্ক্যান এবং আপলোড করতে পারেন যাতে আপনার সমস্ত বিল একই জায়গায় থাকে৷
যখন সম্ভব, আপনার নিয়মিত বিক্রেতাদের জন্য অনলাইন পেমেন্ট সেট আপ করুন। আপনার অ্যাকাউন্ট নম্বর, যোগাযোগের তথ্য এবং বকেয়া পরিমাণের মতো তথ্যের প্রয়োজন হবে। অনলাইন বিলিং এর মাধ্যমে, আপনি আপনার ফোন বা কম্পিউটার থেকে অর্থপ্রদান পরিচালনা করতে পারেন। আপনার হাতে লেখা চেক বা ডাক কেনার বিষয়ে চিন্তা করতে হবে না।
পুনরাবৃত্তি একটি দক্ষ অ্যাকাউন্ট প্রদেয় প্রক্রিয়ার মূল চাবিকাঠি। আপনি যখন বিল পান তখন থেকে আপনি এটি পরিশোধ করার সময় ইনভয়েস পরিচালনার জন্য একটি প্রমিত সিস্টেম সেট আপ করুন৷
আপনার চালানগুলি একটি কেন্দ্রীয় অবস্থানে রাখুন যেখানে আপনি সহজেই তাদের সনাক্ত করতে পারেন। অগ্রাধিকার এবং তারিখ অনুসারে চালানগুলি অর্ডার করুন। উদাহরণ স্বরূপ, বিল সংগঠিত করুন নিকটতম বকেয়া তারিখ থেকে দূরবর্তী তারিখ থেকে।
চালানের শেষ তারিখগুলি পরিচালনা করতে একটি অ্যাকাউন্টের প্রদেয় বার্ধক্য প্রতিবেদন ব্যবহার করুন৷ একটি AP বার্ধক্য প্রতিবেদন আপনাকে দেখতে সাহায্য করে যে কোন বিক্রেতাদের অর্থপ্রদান তাদের নির্ধারিত তারিখ অতিক্রম করেছে।
একটি এপি বার্ধক্য প্রতিবেদন বাম দিকে বিক্রেতাদের তালিকা করে। নিচের কলামগুলি বাম থেকে ডানে কত পুরানো চালানের পরিমাণ দেখায়৷ সেগুলিকে "বর্তমান," "গত 1-30 দিন", "গত 31-60 দিন" এবং আরও অনেক কিছু লেবেল করা হয়েছে। প্রতিটি সারির মোট পরিমাণ শেষ কলামে তালিকাভুক্ত করা হয়েছে।
| ক্রেডিটরের নাম | বর্তমান | 1-30 দিন বাকি | 31-60 দিন বাকি | 61-90 দিন বাকি | বকেয়া 90 দিনের বেশি | মোট |
|---|---|---|---|---|---|---|
| ক্রেডিটর #1 | ||||||
| ক্রেডিটর #2 | ||||||
| ক্রেডিটর #3 | ||||||
| মোট |
প্রদেয় অ্যাকাউন্টগুলি সংগঠিত করার জন্য একটি সক্রিয় পদ্ধতি অবলম্বন করুন। পেমেন্টের কথা ভুলে যাওয়া সহজ হতে পারে এবং কিছু চালান ফাটল থেকে সরে যেতে পারে। অনুস্মারক সেট আপ করার মাধ্যমে, আপনি বিলগুলি তাদের নির্ধারিত তারিখ পার হওয়ার আগে যত্ন নিতে পারেন৷
অনুস্মারক আপনাকে খরচ অনুমান করতে সাহায্য করে। চালানের শেষ তারিখগুলি পরিচালনা করতে একটি ক্যালেন্ডার ব্যবহার করুন এবং সতর্কতাগুলি সেট আপ করুন যা আপনাকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে জানিয়ে দেয় যখন একটি নির্দিষ্ট তারিখ ঘনিয়ে আসছে৷
অ্যাকাউন্ট প্রদেয় প্রক্রিয়া পরিচালনার সর্বোত্তম অনুশীলনগুলির মধ্যে একটি হল চালান ডেটার ট্র্যাক রাখা। বিলিং ডকুমেন্টেশন পাওয়ার পরপরই, এটি একটি অনলাইন ফাইলে সংরক্ষণ করুন। এর মধ্যে রয়েছে ক্রয় আদেশ, চালান, রসিদ এবং বিক্রেতাদের কাছ থেকে বিজ্ঞপ্তি।
এই ধরনের নথি সংরক্ষণ করা আপনাকে সঠিকভাবে চালান পরিশোধ করতে সাহায্য করে। আপনি জানেন কখন আপনাকে বিল দিতে হবে, কাকে দিতে হবে, কত টাকা দিতে হবে এবং আপনি কিসের জন্য অর্থ প্রদান করছেন। ইনভয়েস প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার সময় এবং আপনার ছোট ব্যবসা ট্যাক্স রিটার্ন দাখিল করার সময় এই নথিগুলি উল্লেখ করুন৷
৷আপনাকে আপনার বিক্রেতা এবং সরবরাহকারীদের কাছে পৌঁছাতে সক্ষম হতে হবে। আপনার বিক্রেতাদের বর্তমান ফোন নম্বর, ইমেল ঠিকানা এবং মেইলিং ঠিকানা পান। একটি সমষ্টিগত স্থানে বিক্রেতার যোগাযোগের তথ্য কম্পাইল করুন।
আপনার বিক্রেতাদেরও আপনার কাছে পৌঁছাতে সক্ষম হতে হবে। নিশ্চিত করুন যে আপনার যোগাযোগের তথ্য সকল যোগাযোগ চ্যানেলের জন্য আপ টু ডেট আছে।
প্রদেয় প্রক্রিয়া প্রবাহ কম চাপযুক্ত হয়ে ওঠে যখন আপনি কম টাকা দেন। আপনার প্রয়োজনীয় সরবরাহ, ইনভেন্টরি এবং পরিষেবাগুলিতে ডিসকাউন্ট খোঁজার চেষ্টা করুন।
কিছু বিক্রেতা প্রারম্ভিক পেমেন্ট ডিসকাউন্ট অফার. নির্ধারিত তারিখের আগে পরিশোধ করার জন্য আপনার বিক্রেতারা আপনার বিলের পরিমাণ বন্ধ করবে কিনা তা খুঁজে বের করুন। এছাড়াও, কে সুদ বা দেরী ফি নেয় তা জানুন এবং সেই বিক্রেতাদের বিলম্বিত অর্থ প্রদান এড়ান।
আপনি যদি নিয়মিত প্রচুর পরিমাণে নির্দিষ্ট আইটেম অর্ডার করেন, তাহলে আপনি বাল্ক কেনার মাধ্যমে ছাড় পেতে পারেন। আপনি যখন প্রচুর পরিমাণে কিনবেন, তখন আপনি মোটের উপর ছাড় সহ আরও বেশি সংখ্যক আইটেম অর্ডার করেন। এটি দীর্ঘমেয়াদে আপনার অর্থ সাশ্রয় করতে পারে। বাল্ক কেনার আগে আপনি যা অর্ডার করবেন তা নিশ্চিত করুন।
বিক্রেতাদের সাথে আপনার সম্পর্কগুলি অ্যাকাউন্টের প্রদেয় দক্ষতার একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ। বিশ্বাস স্থাপন একটি দীর্ঘ পথ যায়. বিক্রেতা সম্পর্ক অনেক পরিস্থিতিতে আপনাকে সাহায্য করতে পারে, উড়তে থাকা সরবরাহের প্রয়োজন থেকে একটি নির্দিষ্ট তারিখ বিলম্বিত করা পর্যন্ত।
যতটা সম্ভব আপনার বিক্রেতাদের সময়মত পরিশোধ করতে ভুলবেন না। আপনি যখন অর্থ প্রদান করতে অক্ষম হন, তখন এটি সম্পর্কে খোলা থাকুন। আপনার বিক্রেতার সাথে যোগাযোগ করুন যত তাড়াতাড়ি আপনি বুঝতে পারবেন যে আপনি নির্ধারিত তারিখ করতে পারবেন না। একসাথে একটি সমাধান নিয়ে আসুন, যেমন একটি পেমেন্ট প্ল্যান যাতে আপনি উভয়েই একমত হতে পারেন।
বিক্রেতা সম্পর্কগুলি আপনাকে আপনার প্রয়োজনীয় জিনিসগুলিতে আরও ভাল ডিল পেতে সহায়তা করে। আপনিও আপনার নেটওয়ার্ক বাড়ান, কারণ অনুগত বিক্রেতারা সম্ভবত আপনাকে অন্যদের কাছে সমর্থন করতে পারে।
একটি ব্যবসায়িক বাজেট তৈরি করা আপনাকে বিলম্বিত অর্থপ্রদান এড়াতে সহায়তা করে প্রদেয় অ্যাকাউন্টগুলির শেষ থেকে শেষ প্রক্রিয়া উন্নত করতে পারে। আপনি জানেন আপনাকে কি দিতে হবে, এবং কত টাকা আপনাকে পেমেন্ট করতে হবে।
আপনার মাসিক বিল কত যোগ হবে তা নির্ধারণ করতে আপনার চালান ব্যবহার করুন। আপনার ব্যবসার বাজেট তৈরি করার সময় আপনার কাছে অন্তত সেই পরিমাণ আছে তা নিশ্চিত করুন। সময় ব্যয়ের জন্য বাজেট এবং ইনভয়েসের নির্ধারিত তারিখগুলি ব্যবহার করুন। এইভাবে, আপনি আপনার উপলব্ধ থেকে বেশি অর্থ ব্যয় করবেন না।
কখনও কখনও, আপনার ব্যবসার বিলগুলি যখন বকেয়া থাকে তখন তা পরিশোধ করা কঠিন। যখন ধীর নগদ প্রবাহের মাসগুলি আপনার বর্তমান চালানের অর্থপ্রদানের জন্য কম হয়, তখন নগদ সংরক্ষণ করা একটি ভাল ধারণা।
একটি নগদ রিজার্ভ হল একটি জরুরী তহবিল যা আপনি শুধুমাত্র প্রয়োজনে ব্যবহার করেন। একটি ব্যবসায়িক সঞ্চয় অ্যাকাউন্ট খুলুন এবং এতে নিয়মিত অর্থ প্রদান করুন। একটি নির্দিষ্ট মাসে বিলের জন্য আপনার কাছে পর্যাপ্ত টাকা না থাকলে নগদ রিজার্ভ আপনাকে সাহায্য করতে পারে। নিশ্চিত করুন যে আপনি যত তাড়াতাড়ি সম্ভব নগদ রিজার্ভ থেকে আপনার ব্যবহার করা অর্থ প্রতিস্থাপন করুন৷
প্রদেয় অ্যাকাউন্টগুলি পরিচালনা করার একটি সহজ উপায়ের জন্য, Patriot-এর অনলাইন অ্যাকাউন্টিং ব্যবহার করুন সফটওয়্যার. আমরা বিনামূল্যে, ইউএস-ভিত্তিক সহায়তা অফার করি। আজই বিনামূল্যে ব্যবহার করে দেখুন৷৷