আপনি যখন গ্রাহকদের কাছে ক্রেডিট প্রসারিত করেন, তখন আপনি প্রাপ্য অ্যাকাউন্ট নামে কিছু নিয়ে কাজ করেন। আপনার কোম্পানীকে অর্থ প্রদান করা হয়েছে এবং আপনার বইগুলি আপ-টু-ডেট আছে তা নিশ্চিত করার জন্য, আপনার কাছে একটি শক্ত অ্যাকাউন্ট গ্রহণযোগ্য প্রক্রিয়া থাকতে হবে। অ্যাকাউন্ট গ্রহণযোগ্য প্রক্রিয়া এবং জীবনযাপনের পদ্ধতি সম্পর্কে এখানে আপনার ধাপে ধাপে নির্দেশিকা রয়েছে।
একাউন্ট কি প্রাপ্য? অ্যাকাউন্ট গ্রহণযোগ্য (AR) হল অর্থ হল গ্রাহকরা আপনার ব্যবসার পাওনা, সাধারণত ক্রেডিট বিক্রয় থেকে। আপনার এআর-এর এন্ট্রিগুলি গ্রহণযোগ্য, এবং এগুলি আপনার বইগুলিতে বকেয়া চালানগুলিকে উপস্থাপন করে৷
প্রাপ্য অ্যাকাউন্টগুলি অন্তর্ভুক্ত করতে পারে:
উদাহরণ স্বরূপ, আপনি যদি কোনো গ্রাহককে ক্রেডিট বিক্রির জন্য চালান করেন এবং তারা পরবর্তী তারিখে অর্থপ্রদান করেন তাহলে আপনার অ্যাকাউন্টগুলি গ্রহণযোগ্য হবে।
অ্যাকাউন্ট গ্রহণযোগ্য প্রক্রিয়া আপনাকে গ্রাহকদের কাছ থেকে আপনার কাছে বকেয়া অর্থ সংগ্রহ করতে সহায়তা করে। প্রক্রিয়াটির মধ্যে কয়েকটি ধাপ রয়েছে, বিক্রি থেকে শুরু করে এবং আপনার বইগুলিতে AR-এর অ্যাকাউন্টিং দিয়ে শেষ হয় (এবং আশা করি গ্রাহকদের কাছ থেকে অর্থপ্রদান করা)।
একটি দৃঢ় অ্যাকাউন্ট গ্রহণযোগ্য সংগ্রহের প্রক্রিয়া আপনার ব্যবসাকে ইনভয়েস শেষ হওয়ার আগে বা খারাপ ঋণ হওয়ার আগে নগদ আনতে দেয়। পরিবর্তে, এটি আপনার নগদ প্রবাহকে সুস্থ রাখতে সাহায্য করে এবং ব্যবসার লাভজনকতা এবং বৃদ্ধি বাড়ায়।
অ্যাকাউন্ট গ্রহণযোগ্য ওয়ার্কফ্লো প্রক্রিয়া প্রতিটি কোম্পানিতে একই রকম। সাধারণত, এটি চারটি সহজ ধাপে ফুটতে থাকে:
একজন পেশাদারের মতো আপনার প্রাপ্য অ্যাকাউন্টগুলি কীভাবে পরিচালনা করবেন এবং গ্রাহকদের দ্বারা অর্থ প্রদান করবেন তা শিখতে প্রস্তুত? যদি তাই হয়, পড়তে থাকুন.
যে গ্রাহকরা আপনাকে অর্থ প্রদান করবে না তাদের আঁচড়ানোর জন্য, আপনাকে ক্রেডিট নীতিগুলি স্থাপন এবং প্রয়োগ করতে হবে। আপনি যদি একটি নীতি সেট আপ করতে চান তবে নিশ্চিত করুন যে আপনি নিম্নলিখিতগুলি নির্ধারণ করেছেন:
যখন একজন গ্রাহক ক্রেডিট-এ কিছুর জন্য অর্থ প্রদান করতে সম্মত হন, তখন আপনি ক্রেডিট চেক চালাতে পারেন যে তারা ক্রেডিট-যোগ্য কিনা। আপনি তাদের একটি চুক্তিতে স্বাক্ষর করতে পারেন যাতে তারা ক্রেডিট দিয়ে কিছু কিনলে তারা আপনাকে ফেরত দেবে।
একবার একজন গ্রাহক একটি পণ্য বা পরিষেবা কিনলে এবং পরবর্তী তারিখে আপনাকে ফেরত দিতে সম্মত হলে, আপনি তাদের একটি চালান পাঠাতে পারেন।
আপনার চালান নিম্নলিখিত বিশদ বিবরণ করা উচিত:
আপনার চালান অর্থপ্রদানের শর্তাবলী আপনার গ্রাহকদের জন্য দিনের মতো পরিষ্কার হওয়া উচিত। এইভাবে, তারা ঠিক কতটা পাওনা আছে, কখন পেমেন্ট বকেয়া হবে এবং বিলম্বে অর্থপ্রদানের পরিণতি জানেন।
আপনার ব্যবসার পছন্দের উপর নির্ভর করে, আপনি একটি কাগজ বা একটি ইলেকট্রনিক চালান পাঠাতে পারেন। আপনি যদি অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার ব্যবহার করেন, আপনি ইলেকট্রনিক চালান পাঠানো এবং গ্রাহকের অর্থপ্রদান গ্রহণের প্রক্রিয়াটিকে সুগম করতে পারেন।
একবার আপনার গ্রাহকরা আপনাকে পরে অর্থ ফেরত দিতে সম্মত হলে, আপনাকে নিশ্চিত করতে হবে যে তারা আসলে সেই প্রতিশ্রুতি অনুসরণ করে।
আপনার ঋণী প্রতিটি গ্রাহকের জন্য প্রাপ্য আপনার অ্যাকাউন্টগুলি ট্র্যাক করুন এবং নিরীক্ষণ করুন। প্রতিটি গ্রাহকের জন্য আপনাকে নিম্নলিখিতগুলির একটি সংগঠিত তালিকা রাখতে হবে:
এই প্রক্রিয়াটিকে সহজ করার জন্য এবং এটিকে কম কঠিন করতে, আপনি একটি অ্যাকাউন্ট গ্রহণযোগ্য বার্ধক্য প্রতিবেদন তৈরি করতে এবং দেখতে অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার ব্যবহার করতে পারেন। একটি AR বার্ধক্য প্রতিবেদন আপনাকে বলে যে কোন গ্রাহকদের বকেয়া চালান আছে। এবং, কিছু সফ্টওয়্যার এমনকি স্বয়ংক্রিয় অর্থপ্রদান অনুস্মারক সহ দেরীতে অর্থপ্রদানের জন্য গ্রাহকদের কাছে পৌঁছাতে আপনাকে সহায়তা করতে পারে।
আপনি যদি ম্যানুয়ালি জিনিসগুলি পরিচালনা করেন, গ্রাহকদের পেমেন্ট শেষ হয়ে গেলে তাদের সাথে ফলো-আপ করতে ভুলবেন না। আপনি ম্যানুয়ালি প্রচুর পরিমাণে অর্থপ্রদান অনুস্মারক পাঠাতে পারেন বা পৃথকভাবে গ্রাহকদের সাথে যোগাযোগ করতে পারেন। আপনি যদি কোনও গ্রাহককে অর্থ প্রদানের জন্য পেতে না পারেন তবে আপনাকে একটি সংগ্রহ সংস্থা নিয়োগের অবলম্বন করতে হতে পারে।
যখন প্রাপ্য অ্যাকাউন্টের কথা আসে, অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার পার্থক্য করে। অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারের মাধ্যমে, আপনি গ্রাহকদের চালান পাঠাতে পারেন, স্বয়ংক্রিয় অর্থ প্রদানের অনুস্মারক পাঠাতে পারেন, অ্যাকাউন্টগুলি গ্রহণযোগ্য বার্ধক্য প্রতিবেদন তৈরি করতে এবং দেখতে পারেন এবং আরও অনেক কিছু করতে পারেন৷ কিন্তু, আপনি কীভাবে জানবেন কোন সফ্টওয়্যারটি আপনার ব্যবসার জন্য সেরা পছন্দ? আমাদের বিনামূল্যে ডাউনলোডযোগ্য গাইড সাহায্য করতে পারে৷
৷ আমার বিনামূল্যে গাইড পান!অ্যাকাউন্ট গ্রহণযোগ্য ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি শেষ করতে, আপনাকে আপনার বইগুলিতে প্রাপ্য অ্যাকাউন্টগুলি রেকর্ড করতে হবে। এর মধ্যে ইনভয়েসের পেমেন্ট রেকর্ড করা অন্তর্ভুক্ত।
সেই অনুযায়ী আপনার বইগুলিতে প্রতিটি ইনকামিং পেমেন্ট রেকর্ড করুন। প্রক্রিয়ার এই ধাপের সময়, আপনাকে আপনার ব্যালেন্স শীট আপডেট করতে হবে, কোনো খারাপ ঋণের জন্য সামঞ্জস্য করতে হবে এবং পরিশোধ না করা ইনভয়েসের জন্য অ্যাকাউন্ট করতে হবে।
আপনার বইগুলি যথাসম্ভব নির্ভুল তা নিশ্চিত করতে নিয়মিত ভিত্তিতে (যেমন, মাসিক) প্রাপ্য অ্যাকাউন্টগুলি আপডেট করুন।
আপনার অ্যাকাউন্টের প্রাপ্য প্রক্রিয়াকে ফাইন-টিউনিং করা আবশ্যক, বিশেষ করে যদি আপনি চান আপনার ব্যবসাকে সময়মত অর্থ প্রদান করা হোক।
আপনার অ্যাকাউন্টগুলিকে গ্রহণযোগ্য প্রক্রিয়াকে স্ন্যাপ করতে, এই কয়েকটি টিপস অনুসরণ করার কথা বিবেচনা করুন:
আপনি যত বেশি অ্যাকাউন্ট গ্রহণযোগ্য প্রক্রিয়ার উন্নতির ধারণাগুলির সুবিধা নেবেন, (আশা করি) তত দ্রুত আপনি গ্রাহকের অর্থপ্রদান পাবেন এবং আপনার পকেট পূরণ করবেন।