আপনার ব্যবসা কি কর্মচারীদের সামান্য নগদ প্রদান করে? ক্ষুদ্র নগদ তহবিল হল অল্প পরিমাণ নগদ যা ব্যবসায়গুলি কম খরচের খরচের জন্য ব্যবহার করে, যেমন ডাকটিকিট বা মিটিং এর জন্য ডোনাট। কিন্তু আপনি যদি আপনার ছোট ব্যবসায় একটি ক্ষুদ্র নগদ তহবিল প্রতিষ্ঠা করতে যাচ্ছেন, তাহলে একটি ক্ষুদ্র নগদ অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম তৈরি করতে প্রস্তুত থাকুন৷

আপনাকে অবশ্যই ক্ষুদ্র নগদ লেনদেন রেকর্ড করতে হবে, এমনকি যদি আপনি মনে করেন যে সেগুলি গুরুত্বপূর্ণ নয়। একটি ক্ষুদ্র নগদ ব্যবস্থা ছাড়া, পর্যায়ক্রমে অল্প নগদ পরিমাণ ব্যবহার করা আপনার বইগুলিতে একটি বড় অসঙ্গতি যোগ করতে পারে। এবং যখন আপনি আপনার ব্যবসার সমস্ত খরচের রেকর্ড বজায় রাখেন, তখন আপনি ট্যাক্স ছাড় দাবি করতে পারেন।

একটি ক্ষুদ্র নগদ তহবিল প্রতিষ্ঠা, ক্ষুদ্র নগদ অ্যাকাউন্টিং পরিচালনা, আপনার ক্ষুদ্র নগদ অ্যাকাউন্ট পুনর্মিলন এবং কর কর্তনের দাবি সম্পর্কে জানতে পড়ুন৷

একটি ক্ষুদ্র নগদ তহবিল প্রতিষ্ঠা করা

ক্ষুদ্র নগদ তহবিল চেক লেখার জন্য বা ছোট খরচ কভার করার জন্য আপনার ব্যবসার ক্রেডিট কার্ড ব্যবহার করার জন্য দরকারী বিকল্প। ক্ষুদ্র নগদ তহবিলগুলি আপনার ব্যবসার জন্য আইটেম কেনার জন্য, ব্যবসার আইটেমগুলি কিনেছেন এমন কর্মচারীদের অর্থ ফেরত দিতে বা পরিবর্তন করতে ব্যবহার করা হয়৷

আপনি যদি একটি ক্ষুদ্র নগদ তহবিল প্রতিষ্ঠা করার সিদ্ধান্ত নেন, তাহলে নিম্নলিখিতগুলি করা আপনার ক্ষুদ্র নগদ অ্যাকাউন্টিং দায়িত্বগুলিকে সহজ করতে সাহায্য করতে পারে:

• একজন ক্ষুদ্র নগদ কাস্টোডিয়ান এবং ক্ষুদ্র নগদ ক্যাশিয়ার নির্বাচন করুন
• ক্ষুদ্র নগদ তহবিলের পরিমাণ নির্ধারণ করুন
• কোন ক্ষুদ্র নগদ তহবিল ব্যবহার করা যেতে পারে তা স্থির করুন
• ক্ষুদ্র নগদ অনুরোধের জন্য সর্বাধিক পরিমাণ চয়ন করুন

পেটি ক্যাশ কাস্টোডিয়ান একজন কর্মচারী যিনি ক্ষুদ্র নগদ ব্যবস্থাপনা এবং কর্মচারীদের বিতরণের জন্য দায়ী। পেটি ক্যাশ ক্যাশিয়ার হল এমন কেউ (যেমন, আপনি বা একজন কর্মচারী) যিনি ক্ষুদ্র নগদ তহবিলে অর্থ রাখেন যখন এটি খুব কম হয়ে যায় এবং ক্ষুদ্র নগদ অ্যাকাউন্টিং পরিচালনা করে। কর্মচারী চুরিকে নিরুৎসাহিত করতে আপনার আলাদা কর্মচারীদের এই ভূমিকা নিতে বলা উচিত।

আপনাকে নির্ধারণ করতে হবে কত ক্ষুদ্র নগদ তহবিল সেট করা হয়েছে। কিছু ব্যবসা তাদের ক্ষুদ্র নগদ তহবিলে $50 রাখে যখন অন্যরা $250 রাখে—আপনার তহবিলের পরিমাণ আপনার ব্যবসার প্রয়োজনের উপর নির্ভর করে।

কর্মচারীরা ক্ষুদ্র নগদ তহবিল দিয়ে কি কিনতে পারে? ক্ষুদ্র নগদ বিতরণ করার আগে আপনার সীমানা নির্ধারণ করা উচিত। উদাহরণস্বরূপ, কর্মচারীরা নিজেদের কফি কিনতে সামান্য নগদ ব্যবহার করতে পারে না।

সবশেষে, আপনার সর্বোচ্চ পরিমাণ নির্বাচন করা উচিত যা কর্মচারীরা ক্ষুদ্র নগদ লেনদেনের জন্য অনুরোধ করতে পারে। যদি কর্মচারীর সামান্য নগদ অনুরোধ সীমার চেয়ে বেশি ব্যয় করতে হয়, তবে তারা ব্যবসায়িক ক্রেডিট কার্ড ব্যবহার করতে পারে।

ক্ষুদ্র নগদ হিসাব

অন্য যেকোনো ধরনের লেনদেনের মতো, আপনাকে অবশ্যই আপনার ছোট ব্যবসার অ্যাকাউন্টিং বইয়ে ক্ষুদ্র নগদ লেনদেন রেকর্ড করতে হবে।

আপনি যেভাবে ক্ষুদ্র নগদ অ্যাকাউন্টিং পরিচালনা করেন তা উন্নত করতে, প্রতিটি লেনদেনের জন্য একটি ছোট নগদ রসিদ প্রয়োজন। এবং, আপনি কর্মীদের ছোট নগদ দেওয়ার সময় পরিমাণ, কর্মচারীর নাম এবং তারিখ নির্দেশ করে একটি ছোট নগদ স্লিপ তৈরি করুন। যখন আপনি বা কর্মচারীরা সামান্য নগদ অর্থ প্রদান করেন, তখন রসিদটি ধরে রাখুন এবং আপনার রেকর্ডের জন্য রসিদের সাথে ছোট নগদ স্লিপটি সংযুক্ত করুন।

ক্ষুদ্র নগদ অ্যাকাউন্টিংয়ের জন্য, আপনাকে অবশ্যই আপনার লেনদেনের বিবরণ দিয়ে একটি লগ তৈরি করতে হবে। এবং, যখন আপনি ক্ষুদ্র নগদ তহবিলে অর্থ রাখেন এবং যখন অর্থ তহবিল ছেড়ে যায় তখন আপনাকে অবশ্যই একটি ছোট নগদ জার্নাল এন্ট্রি রেকর্ড করতে হবে। প্রতি মাসে অন্তত একবার আপনার বইয়ে ক্ষুদ্র নগদ লেনদেন রেকর্ড করার কথা বিবেচনা করুন৷

তাহলে, ক্ষুদ্র নগদ হিসাবপত্র কিভাবে কাজ করে?

ক্ষুদ্র নগদ লগ

একটি ছোট নগদ লগ তৈরি করুন যা কি কেনা হয়েছে, কেনার পরিমাণ, কেনার তারিখ, অ্যাকাউন্ট প্রভাবিত হয়েছে (যেমন, অফিস সরবরাহ অ্যাকাউন্ট), এবং কোন কর্মচারী তহবিল পেয়েছেন তার বিবরণ।

এখানে একটি ছোট নগদ লগের উদাহরণ:

ক্ষুদ্র নগদ তহবিলে অর্থ রাখার জন্য জার্নাল এন্ট্রি

যখন আপনার ক্ষুদ্র নগদ ক্যাশিয়ার ক্ষুদ্র নগদ তহবিলে অর্থ রাখে, তখন তাদের অবশ্যই আপনার বইগুলিতে একটি জার্নাল এন্ট্রি তৈরি করতে হবে। এন্ট্রিটি অবশ্যই আপনার পেটি ক্যাশ অ্যাকাউন্টের বৃদ্ধি এবং আপনার নগদ অ্যাকাউন্টে হ্রাস দেখাবে। এটি দেখানোর জন্য, আপনার পেটি ক্যাশ অ্যাকাউন্ট ডেবিট করুন এবং আপনার নগদ অ্যাকাউন্টে ক্রেডিট করুন।

আপনার ক্ষুদ্র নগদ বই বিন্যাস নিম্নলিখিত এন্ট্রি অনুরূপ হওয়া উচিত:

যখন ক্ষুদ্র নগদ তহবিল খুব কম হয়ে যায়, তখন আপনাকে অবশ্যই এটির নির্ধারিত পরিমাণে পুনরায় পূরণ করতে হবে। তারপর, পেটি ক্যাশ অ্যাকাউন্ট থেকে ডেবিট করে এবং ক্যাশ অ্যাকাউন্টে ক্রেডিট করে আরেকটি জার্নাল এন্ট্রি তৈরি করুন।

ক্ষুদ্র নগদ তহবিল থেকে অর্থ সরানোর জন্য জার্নাল এন্ট্রি

আপনাকে (বা আপনার ক্ষুদ্র নগদ ক্যাশিয়ার) জার্নাল এন্ট্রি তৈরি করতে হবে যা দেখায় যে ক্ষুদ্র নগদ তহবিলগুলি কী দিকে যায়৷

জার্নাল এন্ট্রি তৈরি করতে যা ক্ষুদ্র তহবিল কেনাকাটা দেখায়, আপনাকে অবশ্যই সংশ্লিষ্ট অ্যাকাউন্টগুলি ডেবিট করতে হবে (যেমন, আপনি যদি সরবরাহ ক্রয় করেন তবে অফিস সরবরাহ অ্যাকাউন্ট) এবং আপনার পেটি ক্যাশ অ্যাকাউন্টে ক্রেডিট করতে হবে৷

তুচ্ছ নগদ অ্যাকাউন্টিংয়ের জন্য আপনি কত ঘন ঘন আপনার বই আপডেট করেন তার উপর নির্ভর করে আপনি একাধিক অ্যাকাউন্ট ডেবিট করতে পারেন।

আপনার ক্ষুদ্র নগদ অ্যাকাউন্টিং বিন্যাস এর অনুরূপ হওয়া উচিত:

ক্ষুদ্র নগদ অ্যাকাউন্টিং উদাহরণ

ধরা যাক আপনি আপনার ক্ষুদ্র নগদ তহবিলে $75 মনোনীত করেছেন। আপনি যখন তহবিলে টাকা রাখেন, তখন আপনাকে অবশ্যই একটি জার্নাল এন্ট্রি তৈরি করতে হবে যাতে আপনার পেটি ক্যাশ অ্যাকাউন্ট ডেবিট হয় এবং আপনার নগদ অ্যাকাউন্টে জমা হয়।

এখন, ধরা যাক যে আপনি নিম্নোক্ত খরচের জন্য নগদ অর্থ বিতরণ করেন:

• ডাকের জন্য $10.50
• একটি টিম মিটিংয়ের জন্য পিজ্জার জন্য $45.50
• অফিস সরবরাহের জন্য $14.00

উপরের খরচের বিস্তারিত জানার জন্য আপনাকে অবশ্যই আপনার ক্ষুদ্র নগদ লগ আপডেট করতে হবে। আপনার ক্ষুদ্র নগদ লগ দেখতে এইরকম হবে:

আপনার কর্মচারীদের কাছ থেকে রসিদ সংগ্রহ করার পরে, ব্যবহৃত ক্ষুদ্র নগদ দেখানোর জন্য আপনার বই আপডেট করুন। আপনাকে অবশ্যই আপনার ডাক, খাবার এবং বিনোদন, এবং অফিস সরবরাহ অ্যাকাউন্ট ডেবিট করতে হবে এবং আপনার পেটি ক্যাশ অ্যাকাউন্টে ক্রেডিট করতে হবে।

ক্ষুদ্র নগদ পুনর্মিলন

কর্মচারী চুরি বা অ্যাকাউন্টিং ত্রুটির কারণে আপনার ক্ষুদ্র নগদ রেকর্ডগুলি ভুল হতে পারে। অসঙ্গতি ঠিক করতে, আপনার ক্ষুদ্র নগদ পুনর্মিলন করুন।

ক্ষুদ্র নগদ পুনর্মিলনের জন্য, আপনার বইগুলিতে বর্ণিত পরিমাণ থেকে আপনার ক্ষুদ্র নগদ তহবিলের পরিমাণ বিয়োগ করুন। এটি আপনাকে দেখায় যে আপনি তহবিল থেকে কত নগদ উত্তোলন করেছেন। আপনার অ্যাকাউন্ট সমান কিনা তা নির্ধারণ করতে আপনার রসিদের তালিকাভুক্ত মোট পরিমাণের সাথে এই পরিমাণের তুলনা করুন।

ক্ষুদ্র নগদ ট্যাক্স কর্তন

আপনার ব্যবসার অনেক খরচ ট্যাক্স ছাড়যোগ্য, আপনার ক্ষুদ্র নগদ তহবিল দিয়ে করা কেনাকাটা সহ।

আপনি আপনার ব্যবসার ট্যাক্স থেকে কিছু ক্ষুদ্র নগদ কেনাকাটা কাটাতে পারেন যদি আপনার দাবি সমর্থন করার জন্য আপনার কাছে যথাযথ রেকর্ড থাকে।

আপনার বইগুলিতে ক্ষুদ্র নগদ রেকর্ড রেকর্ড করার একটি সহজ উপায় চান? প্যাট্রিয়টের অনলাইন অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারটি ব্যবহার করা সহজ এবং নন-অ্যাকাউন্টেন্টদের জন্য তৈরি। এছাড়াও, আমরা বিনামূল্যে, ইউএস-ভিত্তিক সহায়তা অফার করি। আজই আপনার বিনামূল্যের ট্রায়াল পান!