আপনি যদি নিজেকে বাম এবং ডানে রসিদ টস করতে দেখেন, আপনি আবার ভাবতে চাইতে পারেন। একটি ছোট ব্যবসার মালিক হিসাবে, আপনার আর্থিক রেকর্ডের জন্য রসিদ রাখা অপরিহার্য। এবং একটি রসিদ সনাক্ত করতে সক্ষম না হওয়া আপনার ব্যবসার জন্য সমস্যাযুক্ত হতে পারে। ভবিষ্যতে আপনার অ্যাকাউন্টিং বইয়ের জটিলতা এড়াতে ব্যবসার রসিদ কতক্ষণ রাখতে হবে তা আপনাকে জানতে হবে।
যখন একটি লেনদেন ঘটে, আপনি হয় একটি রসিদ দেন বা নেন। সাধারণত, রসিদগুলি ক্রয়ের তারিখ, আইটেম(গুলি) এবং প্রতিটি আইটেমের দাম দেখায়৷
গ্রাহকরা আপনার ব্যবসায় কিছু কেনার পর আপনি তাদের রসিদ প্রদান করেন। একইভাবে, আপনি যখন আপনার ব্যবসার জন্য আইটেম কিনবেন তখন আপনি একটি রসিদ পাবেন।
রসিদ আপনার ব্যবসায় একটি গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। তারা গ্রাহকদের আইটেম ক্রয় এবং মালিকানার প্রমাণ প্রদান করে। এবং, প্রাপ্তির তথ্য গ্রাহকের সমস্যা সমাধানে সাহায্য করতে পারে (যেমন, বিনিময় বা রিটার্ন)।
আপনি করের উদ্দেশ্যে ব্যবসার রসিদগুলিও ব্যবহার করতে পারেন। রসিদগুলি আপনার অ্যাকাউন্টিং বইগুলিতে আপনার লেনদেনের ইতিহাসকে শক্তিশালী করে। এবং, রসিদগুলি আপনার ছোট ব্যবসার ট্যাক্স রিটার্নে আপনার তালিকাভুক্ত তথ্য সমর্থন করে৷
আপনার ব্যবসার রসিদ কতক্ষণ রাখা উচিত? যখন রসিদ রাখার কথা আসে, তখন দুঃখিত হওয়ার চেয়ে নিরাপদ থাকা ভালো। দীর্ঘ সময়ের জন্য রসিদ সংরক্ষণ করা আপনার ব্যবসাকে উপকৃত করতে পারে।
থাম্বের সাধারণ নিয়ম হল যতক্ষণ পর্যন্ত আইআরএস আপনার রেকর্ড অডিট করতে পারে ততক্ষণ ব্যবসার রসিদ রাখা। সাধারণত, IRS তিন বছরের মূল্যমানের রেকর্ড অডিট করে। আপনার ক্রয় বা বিক্রয়ের প্রমাণ দেখাতে হলে কমপক্ষে তিন বছরের জন্য আপনার ব্যবসার রসিদ রাখুন৷
কিছু ক্ষেত্রে, সরকার আপনার রেকর্ডগুলি আরও পিছনে দেখতে পারে। IRS জালিয়াতি বা ট্যাক্স কম পেমেন্টের জন্য সন্দেহজনক ব্যবসার জন্য ছয় বছরের মূল্যের আর্থিক তথ্য অডিট করতে পারে।
আরও কিছু দৃষ্টান্ত যার জন্য আপনাকে দীর্ঘ সময়ের জন্য রসিদগুলি ধরে রাখতে হবে সেগুলির মধ্যে রয়েছে:
আপনি কতক্ষণ রসিদ রাখতে হবে সে সম্পর্কে নিশ্চিত না হলে, আরও তথ্যের জন্য একজন হিসাবরক্ষকের সাথে পরামর্শ করুন।
আপনি হয়তো ভাবছেন,আমার কি সব ব্যবসার রসিদ রাখতে হবে ? আইআরএস অনুসারে, আপনাকে প্রতিটি ব্যবসার রসিদ সংরক্ষণ করতে হবে না।
নিম্নলিখিতগুলির মধ্যে একটি প্রযোজ্য হলে আপনাকে একটি রসিদ সংরক্ষণ করার দরকার নেই:
$75-এর কম ব্যবসায়িক খরচের জন্য, আপনাকে এখনও IRS-কে খরচের বিবরণ জানাতে হবে। ব্যয়ের পরিমাণ, তারিখ, অবস্থান এবং ব্যয়ের উদ্দেশ্য প্রদান করুন।
একজন ব্যবসার মালিক হিসাবে, কাগজপত্র ট্র্যাকিং এবং সংগঠিত করার ক্ষেত্রে পিছনে থাকা সহজ। যাইহোক, আপনার অ্যাকাউন্টিং বই আপ টু ডেট এবং সামঞ্জস্যপূর্ণ রাখতে আপনাকে অবশ্যই ব্যবসার রসিদগুলি সংরক্ষণ করতে হবে৷
যদিও এটি ক্লান্তিকর বলে মনে হতে পারে, ব্যবসার রসিদ রাখা আপনার ছোট ব্যবসাকে উপকৃত করতে পারে। ব্যবসার রসিদগুলি করতে পারে:
রসিদ আপনাকে একটি অডিটের জন্য প্রস্তুত করতে সাহায্য করতে পারে। যদিও বিভিন্ন ধরনের অডিট আছে, অনেক অডিটে তৃতীয় পক্ষের অডিটর আপনার আর্থিক তথ্য পর্যালোচনা করে (যেমন, বাহ্যিক নিরীক্ষা)।
অডিট চলাকালীন, অডিটর আপনার ছোট ব্যবসার ট্যাক্স রিটার্নে অসঙ্গতি পরীক্ষা করে। রসিদ ছাড়া, অডিটরকে দেখানো কঠিন যে আপনার তথ্য সঠিক। একটি অডিটের ক্ষেত্রে, আপনার ট্যাক্স রিটার্ন তথ্য ব্যাক আপ করে এমন রেকর্ড রাখুন।
ব্যবসার রসিদগুলি আপনার বইগুলিকে সঠিক রাখতেও সাহায্য করতে পারে। আপনি যত কম রসিদ রাখবেন, আপনার অ্যাকাউন্টিং বই বন্ধ হওয়ার সম্ভাবনা তত বেশি। আপনার বই সঠিক রাখতে, নিয়মিত রসিদ রেকর্ড করুন। আপনার ব্যবসার একটি সঠিক আর্থিক স্ন্যাপশটের জন্য যত তাড়াতাড়ি সম্ভব আপনার বইগুলিতে রসিদ তথ্য যোগ করুন৷
নিরাপদ রাখার জন্য আপনার ব্যবসার রসিদ সংরক্ষণ করার কয়েকটি উপায় রয়েছে। আপনি ফাইলিং ক্যাবিনেট এবং ফোল্ডার ব্যবহার করে ব্যবসার রসিদগুলি সংগঠিত করতে পারেন। অথবা, আপনি রসিদ সংরক্ষণ করতে একটি ডিজিটাল সিস্টেম বা রসিদ স্ক্যানার ব্যবহার করতে পারেন৷
আপনি যদি কাগজের রসিদগুলি সঞ্চয় করেন, সহজ অ্যাক্সেসের জন্য তাদের ধরন (যেমন, ভ্রমণ ব্যয়) এবং কালানুক্রমিক ক্রম অনুসারে শ্রেণীবদ্ধ করার কথা বিবেচনা করুন। রসিদ বিশৃঙ্খলা কমাতে ফোল্ডার, ক্যাবিনেট এবং লেবেল ব্যবহার করুন।
কোনো আইনে আপনাকে ব্যবসার রসিদ কাগজের আকারে রাখতে হবে না। কাগজের রসিদ সংরক্ষণ করার পরিবর্তে, একটি ডিজিটাল পদ্ধতি ব্যবহার করার কথা বিবেচনা করুন। কাগজ থেকে কম্পিউটার বা স্মার্টফোনের মতো অন্যান্য ডিভাইসে রসিদ স্থানান্তর করতে আপনি একটি রসিদ স্ক্যানারে বিনিয়োগ করতে পারেন। এছাড়াও আপনি আপনার রসিদের ফটো তুলতে এবং আপনার ডিভাইসে সংরক্ষণ করতে পারেন৷
৷আপনি ব্যবসার রসিদগুলি যেভাবে সংরক্ষণ করেন না কেন, আপনার পদ্ধতির সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ থাকুন। এইভাবে, আপনার যখন প্রয়োজন হবে তখন আপনি একটি রসিদ খুঁজে পেতে ঝাঁকুনি দিচ্ছেন না।
আপনার ছোট ব্যবসার লেনদেন সংগঠিত করতে সাহায্য প্রয়োজন? প্যাট্রিয়টের অনলাইন অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার আয় এবং ব্যয় ট্র্যাক করতে ব্যবহার করা সহজ। এবং, আমরা বিনামূল্যে, ইউএস-ভিত্তিক সহায়তা অফার করি। তুমি কিসের জন্য অপেক্ষা করছো? আজই আপনার স্ব-নির্দেশিত ডেমো দিয়ে শুরু করুন!
এই নিবন্ধটি ডিসেম্বর 9, 2016 এর মূল প্রকাশের তারিখ থেকে আপডেট করা হয়েছে।