একজন বিক্রেতা হিসাবে, আপনি ক্রেডিট করে কেনাকাটাকারী গ্রাহকদের কাছ থেকে অর্থপ্রদানের অনুরোধ করে চালান প্রস্তুত করেন। এবং একজন ক্রেতা হিসাবে, আপনাকে কিছু নথি তৈরি করতে হতে পারে, যেমন একটি ক্রয় আদেশ (PO)। একটি ক্রয় আদেশ কি?
ক্রয় আদেশের ইনস এবং আউটস, কীভাবে সেগুলি তৈরি করতে হয় এবং ইনভয়েস এবং পিওগুলির মধ্যে পার্থক্য জানতে পড়ুন৷
একটি ক্রয় আদেশ হল একটি নথি যা ক্রেতারা বিক্রেতা বা সরবরাহকারীর সাথে অর্ডার দেওয়ার জন্য ব্যবহার করে। PO বিশদ প্রয়োজনীয় ক্রয় ডেটা যেমন যোগাযোগের তথ্য, তারিখ, পণ্যের তথ্য এবং শর্তাবলী। সাধারণত, বিক্রেতা চুক্তিটি গ্রহণ করার পরে ক্রয় আদেশ আইনত বাধ্যতামূলক নথি।
আপনার যদি ছোট ব্যবসার ইনভেন্টরি কেনার প্রয়োজন হয়, আপনি একটি PO তৈরি করে যা চান তা জানাতে পারেন৷ আপনি যে PO তৈরি করবেন তার একটি কপি তৈরি করুন এবং আপনার রেকর্ডের জন্য এটি সংরক্ষণ করুন।
অন্যদিকে, আপনি আপনার গ্রাহক, ক্রেতাদের কাছ থেকে PO পেতে পারেন। আপনি যখন একটি PO পান, অনুরোধ করা পণ্যগুলি ডেলিভারি বা পিকআপের জন্য প্রস্তুত করুন, গ্রাহকের সাথে যোগাযোগ করুন এবং তাদের চালান করুন৷ আপনার রেকর্ডের জন্য প্রাপ্ত ক্রয় আদেশ রাখুন এবং প্রক্রিয়াটি নথিভুক্ত করুন।
অনেক লোক চালানের সাথে ক্রয়ের আদেশগুলিকে বিভ্রান্ত করে। কিন্তু, ক্রয় আদেশ এবং চালানগুলির মধ্যে পার্থক্য বোঝা সঠিক ফর্মগুলি পূরণ করার মূল চাবিকাঠি। তাহলে, চালান কি?
একটি চালান একটি বিল. ক্রেতারা বিক্রেতাদের কাছ থেকে পণ্যের অনুরোধ করার জন্য PO তৈরি করে। বিক্রেতারা ক্রেতাদের কাছ থেকে অর্থপ্রদানের অনুরোধ করার জন্য চালান তৈরি করে।
ক্রয় অর্ডার প্রক্রিয়ায় PO এবং চালান কিভাবে একসাথে কাজ করে তা দেখতে এই ভিজ্যুয়ালটি ব্যবহার করুন:
একজন ক্রেতা হিসেবে, আপনাকে জানতে হবে PO-তে কোন তথ্য অন্তর্ভুক্ত করতে হবে।
ক্রয়ের অর্ডার ফরম্যাট পরিবর্তিত হতে পারে, তবে আপনাকে অবশ্যই নিম্নলিখিত মানক তথ্য অন্তর্ভুক্ত করতে হবে:
পণ্য, পরিমাণ এবং দাম: আপনি যে পণ্যগুলি কিনতে চান সে সম্পর্কে তথ্য তালিকাভুক্ত করুন। আপনি কতগুলি পণ্য চান, সেইসাথে প্রতিটি ইউনিটের মূল্য অন্তর্ভুক্ত করুন।
মোট মূল্য: আপনি যে পণ্যগুলি অর্ডার করছেন তার দাম যোগ করুন এবং নীচে মোট তালিকা করুন৷
৷তারিখ: এটি স্পষ্ট হতে পারে, তবে আপনাকে অবশ্যই PO প্রস্তুতির তারিখ অন্তর্ভুক্ত করতে হবে।
ক্রয় অর্ডার নম্বর: আপনার PO নম্বর দিন যাতে আপনি এবং বিক্রেতা উভয়েই সেগুলি ট্র্যাক করতে পারেন৷
৷ক্রেতার যোগাযোগের তথ্য: আপনার নাম, কোম্পানির নাম, ঠিকানা, ফোন নম্বর এবং ইমেল ঠিকানার মতো যোগাযোগের তথ্য তালিকাভুক্ত করুন৷
৷বিক্রেতার যোগাযোগের তথ্য: বিক্রেতার নাম, কোম্পানির নাম, ঠিকানা, ফোন নম্বর এবং ইমেল ঠিকানা তালিকাভুক্ত করুন।
শিপিং বিশদ: বেশিরভাগ বিক্রেতা ক্রয় আদেশ পাওয়ার পর পণ্য প্রেরণ করে। আপনি যেখানে বিক্রেতাকে আপনার অর্ডার পাঠাতে চান তা অন্তর্ভুক্ত করুন। অথবা, আপনি আপনার অর্ডার নিতে চান কিনা তা উল্লেখ করুন।
ক্রয় আদেশের শর্তাবলী: PO এর এই অংশটি অপরিহার্য। PO আইনত বাধ্যতামূলক হওয়ার জন্য বিক্রেতাকে যে শর্তগুলি পূরণ করতে হবে তা নির্দিষ্ট করুন৷ দাম, ডেলিভারির সময়সূচী (যখন আপনি অর্ডার পাওয়ার আশা করেন), এবং পেমেন্টের শেষ তারিখের মতো শর্তাবলী অন্তর্ভুক্ত করুন।
এখানে একটি PO এর একটি উদাহরণ:
আপনি যখন ড্রাফ্ট করবেন এবং একটি PO পাঠাবেন তখন একটি জার্নাল এন্ট্রি তৈরি করবেন না। পরিবর্তে, আপনার শর্তাবলী পূরণ না হওয়া পর্যন্ত অপেক্ষা করুন।
একবার আপনি একটি চালান পেলে আপনার অ্যাকাউন্টে প্রদেয় অ্যাকাউন্ট ক্রেডিট করুন। আপনি আপনার অর্ডারের জন্য অর্থপ্রদান করার পরে, আপনার প্রদেয় অ্যাকাউন্টগুলি ডেবিট করে মূল জার্নাল এন্ট্রিটি বিপরীত করুন৷
একজন গ্রাহকের কাছ থেকে একটি PO প্রাপ্তি ক্রয় অর্ডার প্রক্রিয়া শুরু করে।
আপনি যখন একটি ক্রয় আদেশ পাবেন, তখন শর্তাবলীর উপর ভিত্তি করে অর্ডারটি প্রস্তুত করুন৷
৷আপনি যদি ক্রেতার কাছে ডেলিভারি পাঠান, আপনি PO পাওয়ার পর তাদের জানান। এছাড়াও, আপনি অর্ডার পাঠালে আপনার গ্রাহককে জানান। একটি ট্র্যাকিং নম্বর সহ বিবেচনা করুন যাতে ক্রেতা অনলাইনে চালানটি ট্র্যাক করতে পারে৷
৷একবার ক্রেতা তাদের অর্ডার পেয়ে গেলে, আপনি তাদের কাছে পাঠানোর জন্য একটি চালান প্রস্তুত করতে পারেন।
ক্রেতার PO আপনার রেকর্ডে রাখুন। ক্রেতা যদি মনে করেন আপনি ক্রয় আদেশের নিয়ম ও শর্তাবলী অনুসরণ করেননি বা ভুল করেছেন, আপনি মূল PO উল্লেখ করতে পারেন। এবং, আপনার রেকর্ডের জন্য আপনি যে চালান তৈরি করেন তার একটি অনুলিপি তৈরি করুন। এইভাবে, আপনি জানেন কখন ক্রেতার পেমেন্ট দেরী হয়।
সুতরাং, ক্রয় অর্ডার প্রক্রিয়া চলাকালীন আপনার অ্যাকাউন্টিং বইগুলি কখন আপডেট করা উচিত?
আপনি যখন একটি PO পাবেন তখন একটি জার্নাল এন্ট্রি তৈরি করবেন না। আপনি যখন পণ্যগুলি পাঠান বা ক্রেতা যখন সেগুলি গ্রহণ করেন তখনই শুধুমাত্র একটি জার্নাল এন্ট্রি তৈরি করুন (PO শর্তাবলীর উপর নির্ভর করে)।
অর্ডার পাঠানোর পরে, আপনার প্রাপ্য অ্যাকাউন্ট থেকে ডেবিট করুন। আপনি যখন ক্রেতার কাছ থেকে অর্থপ্রদান পান, তখন মূল জার্নাল এন্ট্রিটি বিপরীত করতে আপনার অ্যাকাউন্টগুলি গ্রহণযোগ্য অ্যাকাউন্টে ক্রেডিট করুন৷
আপনার ব্যবসার সাফল্য সঠিক আর্থিক রেকর্ডের উপর নির্ভর করে। আপনি কি জানেন আপনার ছোট কোম্পানিতে কত টাকা আসছে এবং বাইরে আসছে? Patriot এর অনলাইন অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার দিয়ে, আপনি সহজেই আপনার বই পরিচালনা করতে পারেন। এখনই আপনার স্ব-নির্দেশিত ডেমো শুরু করুন!
আরও ছোট ব্যবসার তথ্য পেতে ফেসবুকে আমাদের লাইক করুন! আমরা নতুন বন্ধু তৈরি করতে পছন্দ করি৷