একটি ব্যবসা চালানোর অর্থ হল আপনার কোম্পানির ট্রায়াল ব্যালেন্স এবং সাধারণ লেজারের মতো বিভিন্ন ধরনের আর্থিক প্রতিবেদনগুলিকে জাগল করা। অনেকগুলি রিপোর্ট দেখার জন্য, আপনি হয়ত নিজেকে জিজ্ঞাসা করছেন, এই রিপোর্টগুলির অর্থ কী এবং আমি কীভাবে সেগুলি ব্যবহার করব? সাধারণ লেজার বনাম ট্রায়াল ব্যালেন্সের মধ্যে পার্থক্য এবং আপনার সুবিধার জন্য রিপোর্টগুলি কীভাবে ব্যবহার করবেন তা একবার দেখুন।
আমরা সাধারণ লেজার বনাম ট্রায়াল ব্যালেন্স নিয়ে আলোচনা করার আগে, আপনাকে ডবল-এন্ট্রি অ্যাকাউন্টিং সম্পর্কে জানতে হবে। আপনার ট্রায়াল ব্যালেন্স এবং সাধারণ লেজার উভয়ই ডাবল-এন্ট্রি অ্যাকাউন্টিং ব্যবহার করে।
ডাবল-এন্ট্রি অ্যাকাউন্টিং বলতে যা মনে হয় তা-ই একইভাবে দুই বা ততোধিক অ্যাকাউন্টে লেনদেন রেকর্ড করা। ডাবল-এন্ট্রি অ্যাকাউন্টিংয়ে, কমপক্ষে একটি অ্যাকাউন্টে একটি ক্রেডিট করা হয় এবং কমপক্ষে একটি অন্য অ্যাকাউন্টে একটি ডেবিট করা হয়।
ডেবিট এবং ক্রেডিট সমান কিন্তু আপনার বইয়ের বিপরীত এন্ট্রি। ডাবল-এন্ট্রি অ্যাকাউন্টিংয়ের সাথে, আপনার ক্রেডিট এবং ডেবিট মোটের ভারসাম্য থাকা উচিত কারণ প্রতিটি লেনদেনের অন্তত দুটি অ্যাকাউন্টে সমান কিন্তু বিপরীত প্রভাব রয়েছে।
সাধারণ লেজার বনাম ট্রায়াল ব্যালেন্সের মধ্যে পার্থক্য জানতে এবং শিখতে প্রস্তুত? নীচের দুটি প্রতিবেদনের পার্থক্য কিভাবে দেখুন।
এখন আপনি ডাবল-এন্ট্রি অ্যাকাউন্টিং সম্পর্কে কিছুটা জানেন, এটি সাধারণ খাতা সম্পর্কে সমস্ত কিছু জানার সময়। তো, এটা কি?
সাধারণ খাতা আপনার বইয়ের ভিত্তি। আপনার আর্থিক লেনদেনের একটি পরিষ্কার ছবি পেতে আপনার সমস্ত ব্যবসায়িক লেনদেন বাছাই এবং সংক্ষিপ্ত করতে লেজার ব্যবহার করুন। আপনার সাধারণ লেজার আপনার অ্যাকাউন্টের চার্টে সমস্ত লেনদেনের বিস্তারিত তথ্য দেয়।
আপনার সাধারণ লেজারটিকে একটি ফাইলিং ক্যাবিনেট এবং সমস্ত অ্যাকাউন্টকে ক্যাবিনেটের ফোল্ডার হিসাবে মনে করুন। আপনার সাধারণ লেজারে সাধারণত নিম্নলিখিত প্রধান অ্যাকাউন্টগুলি অন্তর্ভুক্ত থাকে:
আপনার সাধারণ লেজারে, সম্পদ এবং খরচ বাম দিকে রয়েছে। দায়, ইক্যুইটি, এবং রাজস্ব ডান দিকে আছে। ভারসাম্য বজায় রাখার জন্য খাতার উভয় দিকেই সমান মান থাকতে হবে।
আপনার ট্রায়াল ব্যালেন্স হল একটি অ্যাকাউন্টিং রিপোর্ট যাতে ডেবিট এবং ক্রেডিট কলামে আপনার সাধারণ লেজার অ্যাকাউন্ট ব্যালেন্স থাকে। প্রতিটি অ্যাকাউন্টে ক্রেডিট এবং ডেবিট সমান হয় তা নিশ্চিত করতে আপনার ট্রায়াল ব্যালেন্স ব্যবহার করুন।
মনে রাখবেন কিভাবে আপনার সাধারণ খাতা একটি ফাইলিং ক্যাবিনেটের মত? ঠিক আছে, আপনার ট্রায়াল ব্যালেন্স মেমোর মতো যা আপনার ফাইলিং ক্যাবিনেটের ডেটা সংক্ষিপ্ত করে। আপনি প্রাথমিকভাবে আপনার সাধারণ খাতার একটি ওভারভিউ এবং সারাংশ হিসাবে আপনার ট্রায়াল ব্যালেন্স ব্যবহার করেন।
আপনি হয়তো ভাবছেন, আমি কিভাবে জানব কখন সাধারণ খাতা বনাম ট্রায়াল ব্যালেন্স ব্যবহার করতে হবে? দারুণ প্রশ্ন! উত্তর? এটা নির্ভর করে আপনার কি তথ্য সংগ্রহ করতে হবে তার উপর।
আপনি এর জন্য আপনার ট্রায়াল ব্যালেন্স ব্যবহার করতে পারেন:
সাধারণ লেজারগুলি এর জন্য সেরা:
আপনি এর জন্য আপনার ট্রায়াল ব্যালেন্স এবং সাধারণ লেজার উভয়ই ব্যবহার করতে পারেন:
সুতরাং, কিভাবে আপনি এই উভয় রিপোর্ট কার্যকরভাবে ব্যবহার করতে পারেন? একবার দেখুন-দেখুন।
মাসের শেষে আপনার বই পর্যালোচনা করার সময়, আপনার ট্রায়াল ব্যালেন্স ব্যবহার করুন। ট্রায়াল ব্যালেন্স শীট আপনার বইগুলিতে সুস্থতা পরীক্ষা করার জন্য প্রয়োজনীয় প্রাথমিক তথ্যের বিবরণ দেয়।
সাধারণ লেজারের সামান্য বিবরণে আচ্ছন্ন হওয়ার পরিবর্তে, আপনি মাসে কোথায় টাকা আসছে এবং বাইরে যাচ্ছে তার ধারণা পেতে আপনার ট্রায়াল ব্যালেন্স ব্যবহার করতে পারেন।
সমস্ত ব্যবসা পূর্বাভাস ব্যবহার করে না। কিন্তু যদি আপনি তা করেন, আপনার ব্যবসা আর্থিকভাবে সঠিক পথে আছে কিনা তা নির্ধারণ করার জন্য আপনার ট্রায়াল ব্যালেন্স একটি ভাল জায়গা।
পূর্বাভাস আপনাকে আপনার অর্থের সাধারণ দিকটি দেখতে দেয়। সেখান থেকে, আপনি সঠিক পথে আছেন কিনা তা নির্ধারণ করতে পারেন এবং প্রয়োজনীয় সমন্বয় করতে পারেন (যেমন, আপনার বাজেট পরিবর্তন করুন)।
আপনার ট্রায়াল ব্যালেন্স পূর্বাভাসের জন্য টান একটি ভাল রিপোর্ট কারণ আপনার শুধুমাত্র একটি সাধারণ ধারণা প্রয়োজন যেখানে আপনার আর্থিক অবস্থান।
অডিট একটি স্নায়ু-র্যাকিং প্রক্রিয়া হতে পারে। একটি নিরীক্ষার সময়, আপনার বইগুলি ক্রমানুসারে আছে তা নিশ্চিত করার জন্য আপনাকে অনেক তথ্য তৈরি করতে হবে। সাধারণত, আপনি একটি রুটিন অডিটের সময় আপনার সাধারণ খাতা টেনে আনেন।
আপনার হিসাবরক্ষক বা আর্থিক উপদেষ্টা একটি নিরীক্ষা চলাকালীন আপনার প্রতিটি অ্যাকাউন্টের তদন্ত করতে সাধারণ খাতা ব্যবহার করে। আপনার সাধারণ লেজার আপনার সমস্ত ডেবিট এবং ক্রেডিট সহ আপনার সমস্ত লেনদেন দেখায়।
ঋণ আবেদন ব্যাপক হতে পারে. উল্লেখ করার মতো নয়, ঋণ প্রদানকারীরা যতটা সম্ভব বিস্তারিত চান। সেই কারণে, ব্যবসায়িক ঋণের জন্য আবেদন করার ক্ষেত্রে সাধারণ খাতাই আপনার সেরা বাজি। একটি আর্থিক প্রতিষ্ঠান (যেমন, ব্যাঙ্ক) জানতে চাইবে আপনি তাদের নিজস্ব ঝুঁকি কমাতে কত টাকা ব্যয় করছেন এবং উপার্জন করছেন।
আপনার সাধারণ খাতা ব্যাংককে ঋণের আবেদনের সাথে এগিয়ে যাওয়ার জন্য প্রয়োজনীয় আর্থিক তথ্য জানায়।
আর্থিক প্রতিবেদনগুলি প্রকৃত আর্থিক ডেটার উপর নির্ভর করে—শুধু অনুমান বা পূর্বাভাস নয়। ট্রায়াল ব্যালেন্স যেখানে টাকা আসছে এবং কোথায় যাচ্ছে তার একটি বেসলাইন দেখায়, সাধারণ লেজার পুরো ছবি দেয়।
সম্পূর্ণ এবং নির্ভুল রিপোর্ট তৈরি করতে, সাধারণ লেজার ব্যবহার করুন। ট্রায়াল ব্যালেন্স ইঙ্গিত নাও হতে পারে যে একটি অ্যাকাউন্টে কিছু ভুল আছে। সাধারণ খাতা আপনাকে একটি সম্পূর্ণ আর্থিক স্ন্যাপশট দেখতে দেয় এবং আপনার বইগুলিতে ভারসাম্যের বাইরে কিছুই নেই।
বছরের জন্য আপনার বাজেট পরিকল্পনা করা আপনার ব্যবসার জন্য একটি ওহ-এত-গুরুত্বপূর্ণ প্রক্রিয়া। আপনি যখন আপনার ব্যবসার বাজেট পরিকল্পনা করেন, তখন আপনার ট্রায়াল ব্যালেন্স এবং সাধারণ লেজার উভয়ের দিকেই নজর দেওয়া ভাল। কেন উভয়?
আপনার ট্রায়াল ব্যালেন্স আপনাকে বিভিন্ন অ্যাকাউন্টের একটি দ্রুত রানডাউন দেয় যাতে আপনি সহজেই দেখতে পারেন কোনটি বেশি মনোযোগ দিতে হবে। হতে পারে আপনার রাজস্ব অ্যাকাউন্টটি দুর্দান্ত দেখাচ্ছে কিন্তু আপনার ব্যয় অ্যাকাউন্টটি খুব বেশি গতিশীল দেখাচ্ছে না। আপনার ট্রায়াল ব্যালেন্স নির্দেশ করে যে আপনার কোথায় কিছু নড়বড়ে ঘর আছে এবং আপনার বাজেট কেমন হতে পারে তার একটি ধারণা দেয়।
আপনার ব্যবসার লেনদেনের গভীরে যেতে সাধারণ লেজার ব্যবহার করুন। আপনার সাধারণ খাতা দিয়ে, আপনি আপনার সামগ্রিক আয় এবং ব্যয় দেখতে পারেন। এবং, আপনি যে কোন পরিবর্তন করতে হবে তা চিহ্নিত করতে পারেন (যেমন, অপ্রয়োজনীয় খরচ কমানো)। আপনি আপনার বাজেটের সাথে এগিয়ে যাওয়ার আগে সাধারণ খাতা আপনাকে আপনার ব্যবসার অর্থের মোট চিত্র দেয়।
আপনার আর্থিক প্রতিবেদনে ডুবে যাবেন না। প্যাট্রিয়টের অনলাইন অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার আপনাকে সহজেই এবং নিরাপদে আপনার সমস্ত ব্যবসায়িক লেনদেনের ট্র্যাক রাখতে দেয়। আপনার ব্যবসা যেখানেই নিয়ে যান না কেন আপনার ট্রায়াল ব্যালেন্স এবং সাধারণ খাতা আপনার সাথে নিয়ে যান। 30 দিনের জন্য এটি বিনামূল্যে ব্যবহার করে দেখুন!