আপনি কতবার একজন গ্রাহককে একটি চালান পাঠিয়েছেন এবং অর্থপ্রদানের জন্য অপেক্ষা করার সময় এটির ট্র্যাক হারিয়েছেন? যদি এটি একাধিকবার ঘটে থাকে তবে এটি আপনার চালান ট্র্যাকিং দক্ষতা বাড়াতে সময় হতে পারে।
ইনভয়েস ট্র্যাকিং হল অর্থপ্রদানের অনুস্মারক পাঠানো, দেরী ফি যোগ করা এবং—সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ—অর্থ প্রদানের চাবিকাঠি।
চালান হল বিলগুলি যা আপনি গ্রাহকদের একটি পণ্য দেওয়ার পরে বা পরিষেবা দেওয়ার পরে পাঠান। চালান গ্রাহককে অর্থপ্রদানের জন্য জিজ্ঞাসা করে। এবং, এটি আপনাকে এবং গ্রাহককে একটি পেপার ট্রেল দেয় যাতে সবাই জানে কখন পেমেন্ট দিতে হবে।
একটি চালান তালিকাভুক্ত করে মূল বিশদ বিবরণ যা একজন গ্রাহককে তাদের বিল পরিশোধ করতে জানতে হবে, যার মধ্যে রয়েছে:
আপনি গ্রাহকদের কাগজ চালান পাঠাতে পারেন. অথবা, আপনি ই-ইনভয়েসিংয়ের মাধ্যমে ডিজিটাল কপি (যেমন, ইমেল) পাঠানোর চেষ্টা করতে পারেন।
আপনি যদি গ্রাহকদের চালান পাঠান, আপনার একটি ট্র্যাকিং সিস্টেম প্রয়োজন। কেন? একটি ভাল-হ্যাশড ইনভয়েস ট্র্যাকিং সিস্টেম ব্যবহার করা আপনাকে সাহায্য করতে পারে:
পেমেন্ট পাওয়ার প্রক্রিয়াটিকে আরও সহজ করতে, নিম্নলিখিত চালান ট্র্যাকিং টিপসগুলি দেখুন৷
প্রথম জিনিসগুলি প্রথমে:আপনার চালানগুলি ট্র্যাক করতে আপনাকে সাহায্য করার জন্য আপনার একটি সিস্টেমের প্রয়োজন৷ আপনি চালানগুলি ট্র্যাক করতে পারেন এমন কয়েকটি উপায় এখানে রয়েছে:
একটি স্প্রেডশীট ব্যবহার করার অর্থ হল আপনার ব্যবসার চালানগুলি ট্র্যাক করতে আপনাকে অবশ্যই একটি চালান ট্র্যাকার টেমপ্লেট তৈরি করতে হবে, যা সময়সাপেক্ষ হতে পারে। যাইহোক, আপনাকে এই পদ্ধতির জন্য আপনার সময় ছাড়া আর কিছু দিতে হবে না।
চালান ট্র্যাকিং সফ্টওয়্যার নামটি যা প্রস্তাব করে ঠিক তাই করে:এটি আপনাকে আপনার চালানগুলি তৈরি এবং ট্র্যাক করার একটি স্বয়ংক্রিয় উপায় দেয়৷ যাইহোক, ইনভয়েস ট্র্যাকিং সফ্টওয়্যার সাধারণত অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারের মতো বিস্তারিত প্রতিবেদন প্রদান করে না।
অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার ব্যবহার করা আপনাকে কেবল আপনার চালানগুলি ট্র্যাক করার ক্ষমতা দেয় না, তবে আপনি ব্যবসার জন্য বিস্তৃত প্রতিবেদন এবং অন্যান্য অত্যন্ত প্রয়োজনীয় বৈশিষ্ট্যগুলিও পান। আপনি যদি আপনার চালান এবং স্বয়ংক্রিয় করতে চান আপনার অ্যাকাউন্টিং বই, অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার যেতে যেতে পারে. উল্লেখ করার মতো নয়, এমন কিছু প্রদানকারী রয়েছে যা আপনাকে অনুমান তৈরি করতে এবং পাঠাতে, অনুমানগুলিকে চালানে রূপান্তর করতে, ক্রেডিট কার্ডের অর্থপ্রদান গ্রহণ করতে এবং আরও অনেক কিছু করতে দেয়৷
আপনি কাগজ বা ইলেকট্রনিক চালান পাঠাচ্ছেন না কেন, সবসময় আপনার রেকর্ডের জন্য চালানের একটি কপি সংরক্ষণ করুন।
আপনি যদি অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার বা চালান ট্র্যাকিং সফ্টওয়্যার ব্যবহার করেন তবে সিস্টেমটি আপনার জন্য একটি স্বয়ংক্রিয় কাগজের ট্রেইল হিসাবে কাজ করে। তার মানে আপনি যখনই চান আপনার চালানের কপি অ্যাক্সেস করতে পারবেন।
আপনি যদি সফ্টওয়্যার ব্যবহার না করেন, আপনি আপনার কম্পিউটারে পাঠানো প্রতিটি চালানের ডিজিটাল কপি রাখতে পারেন (যেমন, একটি ফোল্ডারে)। অথবা, আপনি কাগজের কপি ফাইলিং ক্যাবিনেটে সংরক্ষণ করতে পারেন।
আপনার ইনভয়েস ট্র্যাকার প্রক্রিয়া উন্নত করতে চান, নগদ প্রবাহের সমস্যাগুলি সনাক্ত করতে এবং এড়াতে চান এবং আপনার সমস্ত প্রাপ্য অ্যাকাউন্ট কখন বকেয়া আছে তা সহজেই দেখতে চান? যদি তাই হয়, অ্যাকাউন্টের প্রাপ্য রিপোর্ট তৈরি করুন।
অ্যাকাউন্টের বার্ধক্য প্রাপ্য রিপোর্ট আপনাকে দেখায় যে কত দিন একটি চালান শেষ হয়েছে। আপনার অ্যাকাউন্ট গ্রহণযোগ্য (AR) হল গ্রাহকদের কাছ থেকে আপনার কাছে বকেয়া অর্থ। এই প্রতিবেদনটি নির্দিষ্ট সময়ের ব্লকগুলিতে ওভারডি ইনভয়েসগুলিকে শ্রেণীবদ্ধ করতে এটিকে আরও ভেঙে দেয়৷
একটি অ্যাকাউন্ট গ্রহণযোগ্য বার্ধক্য প্রতিবেদন সাধারণত নিম্নলিখিত সময় ফ্রেম ব্যবহার করে:
উদাহরণস্বরূপ, আপনার একটি চালান থাকতে পারে যা 30 দিন ওভারডিউ। পরের দিন (31 দিন ওভারডিউ), আপনি গ্রাহককে 31 - 60 দিনের সময়সীমার মধ্যে নিয়ে যাবেন। এটি আপনাকে দেখাতে সাহায্য করে কোন গ্রাহকদের কোন বিভাগে ওভারডিউ ইনভয়েস আছে। এবং, রিপোর্ট প্রতিটি ব্যবধানে বকেয়া পরিমাণ ভেঙ্গে দেয়।
আপনার এআর রিপোর্ট দেখতে এরকম কিছু হতে পারে:
| গ্রাহকের নাম | মোট ব্যালেন্স | বর্তমান | 1 – 30 দিন | 31 – 60 দিন | 61 – 90 দিন | 90+ দিন |
|---|---|---|---|---|---|---|
| গ্রাহক 1 | $4,000 | $0 | $1,200 | $800 | $2,000 | $0 |
| গ্রাহক 2 | $0 | $0 | $0 | $0 | $0 | $0 |
| গ্রাহক 3 | $500 | $150 | $0 | $100 | $0 | $250 |
| মোট | $4,500 | $150 | $1,200 | $900 | $2,000 | $250 |
একটি বার্ধক্য প্রতিবেদন ব্যবহার করা হল আপনার ইনভয়েসগুলিকে ব্যবধানে ট্র্যাক করার সর্বোত্তম উপায় কার কাছে সবচেয়ে বেশি পরিমাণ অর্থ (এবং কখন) আছে তা দেখতে।
আবার, সফ্টওয়্যার ব্যবহার করে আপনার অ্যাকাউন্টগুলিকে প্রাপ্য বার্ধক্য প্রতিবেদন পরিচালনার প্রক্রিয়াটিকে স্ট্রিমলাইন করতে পারে৷ সফ্টওয়্যারটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার সিস্টেমে প্রবেশ করা প্রতিটি চালানের কারণে বিগত দিনের সংখ্যার উপর ভিত্তি করে পাইপলাইনের নিচে চালানগুলি সরিয়ে দেয়।
এছাড়াও আপনি ম্যানুয়ালি একটি AR রিপোর্ট তৈরি করতে পারেন (যেমন, ইনভয়েস ট্র্যাকিং স্প্রেডশীট) এবং এটি মাসিক আপডেট করতে পারেন।
একটি সিস্টেম ব্যবহার করা, কপি তৈরি করা এবং একটি AR বার্ধক্য প্রতিবেদন তৈরি করা আপনাকে রিমাইন্ডার পাঠাতে প্রয়োজনীয় তথ্য দেয়। এই কারণেই অনুস্মারক পাঠানো আমাদের চালান ট্র্যাকিং টিপসের শীর্ষ পাঁচটি তালিকা তৈরি করেছে।
ইনভয়েস ট্র্যাক করার সময়, আপনাকে গ্রাহকদের অর্থপ্রদানের জন্য অনুরোধ করে অনুস্মারক পাঠাতে হবে। এই মৃদু নজগুলি গ্রাহকদের মনে করিয়ে দেয় যে তাদের চালান শেষ হয়ে গেছে। এবং, অর্থপ্রদান অনুস্মারক গ্রাহকদের তাদের প্রদেয় অ্যাকাউন্টগুলি আরও ভালভাবে ট্র্যাক করতে সহায়তা করতে পারে।
আপনি যদি সফ্টওয়্যার ব্যবহার করেন, তাহলে আপনাকে অনুস্মারক পাঠানোর বিষয়ে চিন্তা করতে হবে না। আপনি স্বয়ংক্রিয় অর্থপ্রদান অনুস্মারক সেট আপ করতে পারেন যখন ইনভয়েস নির্দিষ্ট সংখ্যক দিন শেষ হয়ে যায়।
| চালান অনুস্মারক পাঠানোর ক্ষমতা আপনার অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারের বৈশিষ্ট্যগুলির মধ্যে একটি মাত্র। আপনার অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার আর কি করতে সক্ষম হওয়া উচিত? আমাদের বিনামূল্যের শ্বেতপত্র দেখুন, "অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার নির্বাচন করার সময় 10টি বিষয় বিবেচনা করুন," খুঁজে বের করতে৷ |
দেরী ফি উপর ট্যাকিং? একটি প্রাথমিক পেমেন্ট ডিসকাউন্ট সম্পর্কে কি? চালান ট্র্যাকিং উন্নত করতে আপনার বর্তমান প্রক্রিয়ার সাথে কী কাজ করছে এবং কী করছে না তা খুঁজে বের করুন।
আপনার বর্তমান পেমেন্ট ট্র্যাকার সিস্টেমের দিকে মনোযোগ দিন যাতে আপনি উন্নতি করতে পারেন এমন ক্ষেত্রগুলি সন্ধান করতে পারেন। আপনি খুঁজে পেতে পারেন যে আপনার প্রয়োজন:
আপনার চালান প্রক্রিয়াটিকে পরবর্তী স্তরে নিয়ে যেতে প্রস্তুত? Patriot’sর সাথে অ্যাকাউন্টিং প্রিমিয়াম , আপনি সীমাহীন গ্রাহক এবং চালান তৈরি এবং ট্র্যাক করতে পারেন, ক্রেডিট কার্ডের অর্থপ্রদান গ্রহণ করতে পারেন, পুনরাবৃত্ত চালান সেট আপ করতে পারেন এবং স্বয়ংক্রিয় অর্থপ্রদান অনুস্মারক পাঠাতে পারেন৷ আজই আমাদের বিনামূল্যের ট্রায়ালের সুবিধা নিন!