আপনার ব্যবসার জন্য নতুন কাজ খুঁজে পাওয়া উত্তেজনাপূর্ণ। কিন্তু একটি অনুমান পাঠাচ্ছেন? এটি একটি মুহূর্তের আতঙ্কের কারণ হতে পারে। একটি অনুমান পাঠানোর সময় কী বলবেন তা গুরুত্বপূর্ণ কারণ আপনি একজন সম্ভাব্য ক্লায়েন্টের কাছে আপনার কাজ এবং দক্ষতা বিক্রি করছেন। একটি অনুমান পাঠানোর সময় কী বলতে হবে এবং কীভাবে অন্তর্ভুক্ত করার জন্য বিশদগুলি নির্ধারণ করতে হবে সে সম্পর্কে আরও পড়ুন৷
একটি ব্যবসায়িক অনুমানের মৌলিক উপাদান হল কাজের বিবরণ, সময়রেখা, মোট অনুমান খরচ, অর্থপ্রদানের শর্তাবলী এবং কোম্পানির তথ্য। আসুন প্রতিটি আইটেম এবং কি কি অন্তর্ভুক্ত করতে হবে তা ঘনিষ্ঠভাবে দেখে নেওয়া যাক।
অনুমান আপনার গ্রাহক এবং তাদের প্রয়োজনের জন্য অনন্য হতে হবে। একটি অনুমান পাঠানোর সময় কি বলতে হবে তা নির্ধারণ করার সময়, একটি টেমপ্লেট বিবেচনা করুন। কেন? একটি টেমপ্লেট আপনাকে সমস্ত অনুমান জুড়ে সামঞ্জস্য রাখতে সাহায্য করতে পারে। আপনার অনুমানে আপনার ক্লায়েন্ট আপনার অনুমান গ্রহণ করলে আপনি যে কাজটি সম্পাদন করতে চান তার একটি লাইন-বাই-লাইন বর্ণনা অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। পরিষ্কার হোন এবং সম্পূর্ণ প্রকল্পের জন্য ক্লায়েন্ট আপনাকে যা করতে বলেছে তার সমস্ত কাজ অন্তর্ভুক্ত করুন।
আপনার কেনার জন্য প্রয়োজনীয় যে কোনো উপকরণ এবং আপনি যে আইটেমগুলি ব্যবহার করতে চান তার সংখ্যা যোগ করুন।
আপনার ক্লায়েন্ট তাদের কাজের জন্য একটি টাইমলাইন থাকতে পারে, কিন্তু আপনার টাইমলাইন ভিন্ন হতে পারে। আপনি যে কাজটির জন্য অনুমান তৈরি করছেন তা সম্পূর্ণ করতে যে আনুমানিক সময় লাগবে তা অন্তর্ভুক্ত করুন। বাস্তববাদী হোন এবং এমন একটি বলপার্ক খুঁজুন যা আপনার, আপনার ব্যবসার জন্য এবং একই সময়ে আপনার কাছে থাকা অন্য কোনো প্রকল্পের জন্য কাজ করে।
আপনার মূল্য আপনার ব্যবসার জন্য আপনার সবচেয়ে বড় বিক্রয় পয়েন্ট এক. প্রকল্পের বিবরণে সমস্ত শ্রম এবং উপকরণের আনুমানিক খরচ তালিকাভুক্ত করুন। অনুমানের উপরে বা নীচে, আপনার মোট আনুমানিক কাজের খরচ অন্তর্ভুক্ত করুন। ক্লায়েন্টকে তারা পেতে পারে এমন কোনো সঞ্চয় সম্পর্কে জানাতে কোনো ছাড় বা প্যাকেজ ডিল অন্তর্ভুক্ত করুন।
একবার আপনি প্রয়োজনীয় তথ্য কম্পাইল করলে, আপনার ক্লায়েন্টের জন্য আপনার অর্থপ্রদানের শর্তাবলী নির্ধারণ করুন। আপনি কাজ শেষ করার পরে অর্থপ্রদান আশা করেন? ক্লায়েন্ট অগ্রিম অর্থ প্রদান করা উচিত? অথবা, ক্লায়েন্ট একটি পেমেন্ট সময়সূচী ব্যবহার করতে পারেন? এই কারণগুলি বিবেচনা করা গুরুত্বপূর্ণ। কেন? কারণ একজন ক্লায়েন্ট তাদের ব্যক্তিগত প্রয়োজন অনুসারে সেরা অর্থপ্রদানের শর্তাবলী বেছে নিতে পারে।
যদি ক্লায়েন্ট একটি নির্দিষ্ট তারিখের মধ্যে সম্পূর্ণ অর্থ প্রদান করে (যেমন, চাকরির শুরুতে সম্পূর্ণ অর্থ প্রদান) তাহলে আপনি একটি প্রাথমিক পেমেন্ট ডিসকাউন্ট দেওয়ার কথাও বিবেচনা করতে পারেন।
অনুমানের উপর কোনো দেরী ফি বা জরিমানাও অন্তর্ভুক্ত করুন।
আপনার অনুমানের সমস্ত প্রকল্পের বিবরণ আছে কি? নিখুঁত! এখন আপনাকে আপনার কোম্পানির তথ্য অন্তর্ভুক্ত করতে হবে। আপনার লোগো পৃষ্ঠায় বিশিষ্ট কোথাও যোগ করার কথা বিবেচনা করুন (যেমন, উপরের বাম কোণে) যাতে আপনার গ্রাহক সহজেই দেখতে পারেন কার অনুমান তাদের সামনে রয়েছে।
একটি পরিচিতির নাম, ঠিকানা, ইমেল এবং ফোন নম্বর তালিকাভুক্ত করুন যাতে ক্লায়েন্টকে তথ্য অনুসন্ধান করতে না হয়। আপনি এই তথ্যটি আপনার লোগোর অধীনে রাখতে পারেন (যদি আপনি এটি অন্তর্ভুক্ত করেন) বা প্রকল্পের বিবরণের অধীনে।
প্রয়োজন না হলেও, অনুমানে একটি দাবিত্যাগ যোগ করা আপনাকে দীর্ঘমেয়াদে সাহায্য করতে পারে। আপনার অনুমানে একটি দাবিত্যাগ সহ বিবেচনা করুন যা আপনার ক্লায়েন্টকে তালিকাভুক্ত খরচগুলি আনুমানিক এবং পরিবর্তন সাপেক্ষে জানতে দেয়।
সুতরাং, এখন আপনি জানেন যে আপনার অনুমানে আপনাকে কী বলতে হবে। কিন্তু, আপনি কিভাবে এই কারণগুলি নির্ধারণ করবেন যাতে তারা বাস্তবসম্মত হয় এবং আপনি একটি মুনাফা অর্জন করেন?
আপনার সমস্ত ক্লায়েন্টকে তথ্য পাঠানোর জন্য সাধারণ ইমেলগুলি দুর্দান্ত (যেমন, কুপন কোড ইমেলগুলি)। কিন্তু আপনি যখন একটি অনুমান পাঠান, তখন একটি সাধারণ টেমপ্লেট থাকাই এতদূর যায়। আপনার ক্লায়েন্ট অনন্য, তাই আপনার অনুমান ভাষা ক্লায়েন্ট কাস্টমাইজ করা উচিত. একটি অনুমান শুরু করার সময়, আপনার মূল্যকে প্রভাবিত করতে পারে এমন কোনো কারণের কথা ভাবুন।
আপনার অনুমান শুরু করার আগে, আপনার উচিত:
ধরা যাক আপনার ব্যবসা সাধারণ চুক্তি পরিচালনা করে, কিন্তু আপনি নদীর গভীরতানির্ণয়, বৈদ্যুতিক এবং রাজমিস্ত্রির পরিষেবাও অফার করেন। আপনার একজন ক্লায়েন্ট আছেন যিনি আপনার পরিষেবাগুলি বেশ কয়েক বছর ধরে ব্যবহার করেছেন এবং তারা একটি নতুন খুচরা স্থান কিনতে চাইছেন। তাদের বিল্ডিং সংস্কারের জন্য সাহায্যের প্রয়োজন, তাই তারা কাজের জন্য অনুমান চাইছে। একটি অনুমান পাঠানোর সময় কী বলবেন তা নির্ভর করে আপনার জিজ্ঞাসা করা প্রশ্নের উত্তরগুলির উপর।
আপনার অনুমান লিখতে বসার আগে কিছু প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করতে হবে:
আপনি যখন একজন সম্ভাব্য ক্লায়েন্টের সাথে কথা বলেন, তখন একটি সমাপ্তির তারিখ জিজ্ঞাসা করুন। তাদের কি একটি কঠিন সময়সীমা আছে, নাকি এটি আরও নমনীয়?
মনে রাখতে কিছু অন্যান্য কারণ অন্তর্ভুক্ত:
আপনি যদি আপনার কোম্পানিতে কর্মরত একমাত্র ব্যক্তি হন, তাহলে টাইমলাইন নির্ধারণ করতে পারে যে আপনাকে অতিরিক্ত সাহায্য নিয়োগ করতে হবে কিনা। অতিরিক্ত সাহায্য আপনার আনুমানিক খরচ বাড়ায়।
সবাই একটি ভাল চুক্তি ভালবাসে. কিন্তু, একটি ডিসকাউন্ট শুধুমাত্র আপনার ব্যবসার জন্য ভাল যদি আপনি এখনও একটি লাভ দেখতে পান। আপনার সময় এবং দক্ষতা আপনার কোম্পানির জন্য মূল্যবান সম্পদ, তাই নিজেকে ছোট করে বিক্রি করবেন না। আপনি যদি নতুন বা বিদ্যমান গ্রাহকদের ডিসকাউন্ট দেওয়ার সিদ্ধান্ত নেন, তাহলে মনে রাখবেন যে আপনার মূল্য এখনও আপনাকে অর্থ উপার্জন করতে হবে।
আবার, অনুমানের উপর আপনার গ্রাহককে আপনি যে ডিল বা ডিসকাউন্ট অফার করেন তা স্পষ্টভাবে বলতে ভুলবেন না। এটি আপনার ক্লায়েন্টকে জানতে দেয় যে তারা একটি ছাড় পাচ্ছেন এবং তালিকাভুক্ত মূল্য আপনার আদর্শ মূল্য নয়।
আপনার প্রতিযোগীতার প্রস্তাবিত দামগুলি নিয়ে গবেষণা করুন। আপনি নিচে যেতে সামর্থ্য আছে? অথবা, আপনার কি শংসাপত্র আছে যা আপনার খরচ বাড়ায় (যেমন, বিশেষ লাইসেন্স)? আপনার ব্যবসার জন্য যদি আপনার কাছে কোনো সার্টিফিকেশন বা শিল্পের প্রমাণপত্র থাকে, তাহলে নিশ্চিত করুন যে তথ্য বর্তমান বা ভবিষ্যতের ক্লায়েন্টদের জন্য সহজেই উপলব্ধ।
আপনার জন্য আনুমানিক ফর্ম কেনা, একটি প্যাড ছিঁড়ে এবং একটি ক্লায়েন্টকে পাঠানোর জন্য এটি সহজ। কিন্তু, এটা কি সেরা উপায়? একটি বিজয়ী অনুমান লিখতে, নিশ্চিত করুন যে এটি হল:
আপনার অনুমান স্ক্যানযোগ্য তবে ব্যাপক হওয়া উচিত। স্পষ্টভাবে সংজ্ঞায়িত মূল্য সহ প্রতিটি লাইন আইটেমের জন্য বুলেট পয়েন্টগুলি গ্রাহকদের পড়া সহজ করে তোলে।
অনুমানটি স্কেচ করার সময় আপনি অনুমান ফর্মগুলি ব্যবহার করতে পারেন। কিন্তু, অনলাইন অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারে তৈরি করা একটি সহজ-পঠন অনুমান তৈরি করার উপায় খুঁজতে বিবেচনা করুন। একটি টাইপ করা অনুমান বলে যে আপনি উচ্চ-মানের কাজ করতে খুঁজছেন এমন একজন পেশাদার।
কথায় বলে, প্রারম্ভিক পাখি কীট পায়। অনুমানের ক্ষেত্রে, প্রম্পট হওয়া সম্ভাব্য ক্লায়েন্টদের দেখাতে পারে যে আপনি ব্যবসায় যেতে প্রস্তুত। যদি কাজটি গ্রাহকের জন্য সময়-সংবেদনশীল হয়, তাহলে দ্রুত একটি অনুমান গ্রহণ করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ হতে পারে।
এবং, ক্লায়েন্টের যেকোন প্রশ্ন বা উদ্বেগের উত্তর দিতে দ্রুত হন। দ্রুত প্রতিক্রিয়া ক্লায়েন্টদের দেখায় যে আপনি ব্যবসা করার বিষয়ে গুরুতর এবং আপনি তাদের সময়কে সম্মান করেন।
আপনার অনুমান বিজয়ী! দারুণ! এখন কি? কাজটি করার পরে, আপনার গ্রাহকদের বিল দেওয়ার সময় এসেছে। এর মানে আপনাকে আপনার অনুমানকে একটি চালানে রূপান্তর করতে হবে। আপনি যদি অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার ব্যবহার করেন, আপনি সম্ভবত কয়েকটি বোতাম ক্লিকের মাধ্যমে এটি করতে পারেন।
আপনি যদি অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার ব্যবহার না করেন, আপনি অনুমানের কিছু ভাষা পরিবর্তন করে একটি চালান তৈরি করতে পারেন। নীচে "আনুমানিক মোট" এর পরিবর্তে, শব্দটিকে "ব্যালেন্স বকেয়া" এ পরিবর্তন করুন। চালানের তারিখ এবং নম্বরের পাশাপাশি ব্যালেন্সের জন্য নির্ধারিত তারিখ অন্তর্ভুক্ত করুন।
যদিও অনুমানটির জন্য আপনি যে কাজটি সম্পাদন করবেন তার একটি বিশদ বিভাজন প্রয়োজন, আপনি চালান থেকে বেশিরভাগ গভীর তথ্য মুছে ফেলতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি বৈদ্যুতিক কাজ করেন, তাহলে অনুমানটি বলতে পারে আপনি কতটা উপাদান ব্যবহার করবেন এবং আপনি কোথায় এটি ব্যবহার করবেন তার রূপরেখা দিতে পারে। আপনি শুধুমাত্র উপাদান, ব্যবহৃত পরিমাণ এবং চালানে খরচ তালিকাভুক্ত করতে পারেন।
আপনি আপনার অনুমান একটি দাবিত্যাগ যোগ করেছেন? আপনার চালানের সাথে এটি অন্তর্ভুক্ত করবেন না। চালানটি কাজের জন্য আপনার সেট মূল্য দেখায়, তাই আপনার দাবিত্যাগের প্রয়োজন নেই।
আপনার অনুমান থেকে চালানে কি স্থানান্তর করা উচিত? হস্তান্তরযোগ্য আইটেম অন্তর্ভুক্ত:
অনুমানের মতো, সময়মত অর্থপ্রদান নিশ্চিত করতে অবিলম্বে আপনার চালানগুলি সরবরাহ করুন।
আপনি কি অনুমান এবং চালানগুলির একটি সহজ সমাধান খুঁজছেন? প্যাট্রিয়টস প্রিমিয়াম অনলাইন অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার আপনাকে শুরু থেকে শেষ ইনভয়েস পর্যন্ত অনুমান তৈরি করতে, রূপান্তর করতে এবং ট্র্যাক করতে দেয়। এইভাবে, আপনি একটি বোতামে ক্লিক করে দ্রুত অনুমান পাঠাতে পারেন এবং ব্যবসায় যেতে পারেন। আজ 30 দিনের জন্য এটি বিনামূল্যে ব্যবহার করে দেখুন!