আসল বিষয়টি হল, ব্যবসার মালিকদের অ্যাকাউন্টিং সম্পর্কে কিছুটা জানা উচিত। এবং হ্যাঁ, একজন অ্যাকাউন্টিং পেশাদার নিয়োগ করা একটি অসাধারণ সাহায্য। কিন্তু, আপনার ব্যবসার প্রতিদিনের নগদ প্রবাহ সম্পর্কে কী? ইনভয়েসিং, বিল পেমেন্ট, ডেটা এন্ট্রি এবং অন্যান্য অ্যাকাউন্টিং কাজগুলি সম্পর্কে কী? এখানেই অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার সাহায্য করতে পারে। সুতরাং, কিভাবে অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার কাজ করে?
অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার কীভাবে কাজ করে? এর উত্তরে ডুব দেওয়ার আগে , আমরা এটা কি সম্পর্কে কথা বলতে হবে. অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার এমন একটি সরঞ্জাম যা ব্যবসাগুলিকে তাদের আর্থিক ট্র্যাক এবং পরিচালনা করতে সহায়তা করে।
দুই ধরনের অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার রয়েছে:ক্লাউড অ্যাকাউন্টিং এবং ডেস্কটপ সফ্টওয়্যার। ক্লাউড অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার হল ইন্টারনেট-ভিত্তিক সফ্টওয়্যার যা আপনি যে কোনও জায়গায়, যে কোনও সময় অ্যাক্সেস করতে পারেন৷ ডেস্কটপ অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার হল একটি প্রোগ্রাম যা আপনি আপনার ল্যাপটপ বা ডেস্কটপ কম্পিউটারে ডাউনলোড করেন। ডেস্কটপ সফ্টওয়্যারের সাথে, আপনি সাধারণত শুধুমাত্র সেই ডিভাইসটি ব্যবহার করার জন্য সীমাবদ্ধ থাকেন যেটিতে আপনি প্রোগ্রামটি ডাউনলোড করেছেন।
সুতরাং, কিভাবে ক্লাউড অ্যাকাউন্টিং কাজ করে? এটি এমন বৈশিষ্ট্যগুলির সাথে আসে যা আপনাকে আর্থিক ডেটা এবং অন্যান্য কাজগুলি প্রক্রিয়া করার অনুমতি দেয়। উদাহরণস্বরূপ, ব্যবসাগুলি সফ্টওয়্যার ব্যবহার করতে পারে:
৷একটি টুল হিসাবে, অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার কোম্পানির মালিকদের ত্রুটি প্রতিরোধে সাহায্য করার জন্য তাদের আর্থিক ব্যবস্থাপনা সঠিকভাবে করতে দেয়। বোনাস হিসেবে, এটি আপনাকে সময় বাঁচাতেও সাহায্য করতে পারে।
আবার, আপনি অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার দিয়ে অনেক কাজ সম্পন্ন করতে পারেন। বেশিরভাগ সফ্টওয়্যার এমন অনেক বৈশিষ্ট্য সহ আসে যা আপনি আপনার ব্যবসাকে স্ট্রীমলাইন করতে এবং আপনার বইগুলি পরিচালনা করাকে কিছুটা সহজ করতে ব্যবহার করতে পারেন। এখানে কিছু সাধারণ অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার বৈশিষ্ট্য এবং ফাংশন রয়েছে:
একটি অনুস্মারক হিসাবে, আপনার অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারটি আপনার ডেটা এন্ট্রির মতোই সঠিক। তাই, যথার্থতা নিশ্চিত করতে আপনার আর্থিক বিবৃতি নিয়মিতভাবে পর্যালোচনা করুন (যেমন, মাসে একবার)।
অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার প্রদানকারী দ্বারা পরিবর্তিত হতে পারে, তবে ব্যবসার মালিকদের কিছু সাধারণ উপাদান প্রয়োজন। বেশিরভাগ অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার ডাবল-এন্ট্রি বুককিপিং ব্যবহার করে, তাই আপনি সফ্টওয়্যার ব্যবহার শুরু করার আগে নিশ্চিত করুন যে আপনি মৌলিক বিষয়গুলি বুঝতে পেরেছেন৷
অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার নির্বাচন করার সময় এই বৈশিষ্ট্যগুলি সন্ধান করুন:
একটি সফ্টওয়্যার প্রোগ্রাম নির্বাচন করার আগে চেক করার আরেকটি জিনিস হল গ্রাহক সমর্থন। সর্বোপরি, বেশিরভাগ ব্যবসার মালিক হিসাবরক্ষক নন, তাই শক্তিশালী গ্রাহক সমর্থন গুরুত্বপূর্ণ হতে পারে।
এবং যদি আপনার যেকোনো জায়গায়, যে কোনো সময় আপনার তথ্য অ্যাক্সেস করার ক্ষমতার প্রয়োজন হয়, তাহলে ডেস্কটপ সংস্করণে একটি ক্লাউড অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার বিকল্প বিবেচনা করুন। ক্লাউড অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার ক্লাউডে এনক্রিপ্ট করা তথ্য নিরাপদে সঞ্চয় করতে ইন্টারনেট ব্যবহার করে যাতে আপনি অফিসে না থাকলেও আপনার অ্যাকাউন্টে প্রবেশ করতে পারেন।
আমাদের সফ্টওয়্যারটি স্পিন করার জন্য নিন! আমাদের পুরস্কার বিজয়ী অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার কিভাবে কাজ করে তা দেখতে চান? একটি স্ব-নির্দেশিত, কোনো বাধ্যবাধকতাহীন ডেমো নিন।
আমার স্ব-নির্দেশিত ডেমো শুরু করুন!এখন যেহেতু আপনি অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারের বৈশিষ্ট্য এবং কাজগুলি জানেন, আসুন আপনি কীভাবে এটি আপনার ব্যবসায় ব্যবহার করতে পারেন তার একটি উদাহরণ দেখি।
আপনার ব্যবসার চারটি পুনরাবৃত্ত বিল রয়েছে যা আপনি আপনার সফ্টওয়্যারে ট্র্যাক করেন:
আপনার বিল ট্র্যাক করতে, আপনি সফ্টওয়্যারে অর্থপ্রদানগুলি লিখুন এবং প্রযোজ্য অ্যাকাউন্টগুলিতে সেগুলি বরাদ্দ করুন৷ আপনি আপনার বিলগুলিতে কতটা ব্যয় করছেন তা নিরীক্ষণ করতে পারেন এবং আপনার কোন পরিবর্তন করার প্রয়োজন হলে মূল্যায়ন করতে পারেন।
আপনার খরচ ছাড়াও, আপনার চারজন গ্রাহক আছে যাদের প্রতি মাসে আপনি পরিষেবার জন্য চালান করেন। আপনি প্রতিটি গ্রাহকের তথ্য লিখুন এবং প্রতিটির জন্য একটি পুনরাবৃত্ত চালান তৈরি করুন। সফ্টওয়্যারটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার নির্বাচিত তারিখে গ্রাহকের কাছে একটি নতুন চালান তৈরি করে এবং পাঠায়। এবং, আপনি 30 দিনের জন্য একটি অর্থপ্রদানের অনুস্মারক যোগ করুন কারণ প্রতিটি গ্রাহক যদি তারা অর্থ প্রদান না করে তবে একটি বিজ্ঞপ্তি পান তা নিশ্চিত করতে।
ত্রৈমাসিকের শেষে, আপনার হিসাবরক্ষক আপনার ট্যাক্স স্টেটমেন্ট প্রস্তুত করার জন্য আপনার কাছ থেকে নিম্নলিখিত তথ্যের অনুরোধ করেন:
যেহেতু সফ্টওয়্যারটিতে এই আর্থিক বিবৃতি রয়েছে, আপনি সহজেই ডাউনলোড করে আপনার অ্যাকাউন্টেন্টের কাছে পাঠাতে পারেন৷
যখন বছর শেষ হয়, আপনি আসন্ন বছরের জন্য একটি নতুন বাজেট প্রস্তুত করতে আপনার হিসাবরক্ষকের সাথে বসেন। আপনাকে রিপোর্টগুলি টেনে আনতে হবে যেমন:
আবার, আপনার অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারটিতে আপনার প্রয়োজনীয় সমস্ত প্রতিবেদন রয়েছে। সুতরাং, আপনি সহজেই আর্থিক বিবৃতি সংগ্রহ করতে পারেন এবং নতুন বছরের জন্য আপনার বাজেট মূল্যায়ন করতে ব্যবহার করতে পারেন৷