একজন ব্যবসার মালিক হিসাবে, আপনার কোম্পানির জন্য আপনাকে ট্র্যাক রাখতে হবে এমন অনেক নথি রয়েছে। কর্মচারী কাগজপত্র, বিল, চালান, ইত্যাদি, আপনার রেকর্ডে সংরক্ষণ করার জন্য সমস্ত প্রয়োজনীয় নথি। রেকর্ড রাখা শুধু একটি ভাল ব্যবসায়িক অনুশীলন নয়। নির্দিষ্ট আইআরএস রেকর্ডকিপিং প্রয়োজনীয়তা রয়েছে যা আপনাকে অবশ্যই অনুসরণ করতে হবে। এই প্রয়োজনীয়তাগুলির মধ্যে একটি হল ট্যাক্স রেকর্ড বজায় রাখা। আপনার ব্যবসার জন্য ট্যাক্স রিটার্ন কতক্ষণ রাখতে হবে তা জানুন।
আপনি হয়তো জানেন কতক্ষণ আপনার ব্যক্তিগত ট্যাক্স রেকর্ড রাখতে হবে। কিন্তু, ব্যক্তিদের জন্য আইআরএস রেকর্ডকিপিং প্রয়োজনীয়তা ব্যবসার নিয়মের চেয়ে ভিন্ন। প্রকৃতপক্ষে, ব্যবসার জন্য IRS রেকর্ডকিপিং প্রয়োজনীয়তাগুলি সাধারণত দীর্ঘ হয়৷ ব্যক্তিগত ট্যাক্স রেকর্ডের জন্য সময়ের পরিমাণের চেয়ে।
তাহলে, আপনার ব্যবসার জন্য কতক্ষণ ট্যাক্স রিটার্ন রাখতে হবে? আইআরএস অনুসারে, ট্যাক্সের উদ্দেশ্যে রেকর্ড রাখার জন্য বিভিন্ন সময় রয়েছে। ট্যাক্স রেকর্ড কতক্ষণ রাখতে হবে তা নির্ভর করতে পারে আপনার কী জন্য সেগুলি রাখা দরকার তার উপর। প্রকাশনা 583, একটি ব্যবসা শুরু করা এবং রেকর্ড রাখা, আপনাকে কতক্ষণ বিভিন্ন রেকর্ড রাখতে হবে তার বিবরণ।
ট্যাক্স রেকর্ড রাখার জন্য একটি সীমাবদ্ধতা আছে। সীমাবদ্ধতার সময়কাল কি? এটি সেই সময়কাল যেখানে একটি ব্যবসা ক্রেডিট বা রিফান্ড দাবি করতে তার রিটার্ন সংশোধন করতে পারে বা IRS অতিরিক্ত ট্যাক্স মূল্যায়ন করতে পারে।
প্রকাশনা 583 অনুসারে, আপনার ফাইলিং পরিস্থিতি নির্ধারণ করে যে আপনাকে কতক্ষণ আপনার ট্যাক্স রেকর্ড রাখতে হবে। আপনার ট্যাক্স পরিস্থিতির উপর নির্ভর করে, আপনাকে নিম্নলিখিত সংখ্যক বছরের জন্য আপনার রেকর্ড রাখতে হতে পারে:
প্রকাশনা 583 ব্যাখ্যা করে যে এইগুলি নির্দিষ্ট কারণে ট্যাক্স রেকর্ড রাখার জন্য সীমাবদ্ধতার সময়কাল। প্রতিটি পরিস্থিতির জন্য সীমাবদ্ধতার সময়কাল দেখুন।
দুই বছরের জন্য ট্যাক্স রেকর্ড রাখা ব্যবসার ক্ষেত্রে প্রযোজ্য যেগুলি রিটার্ন দাখিল করার পরে ক্রেডিট বা ফেরতের জন্য দাবি করে। কর দেওয়ার পর কোম্পানিগুলোকে দুই বছরের জন্য ট্যাক্স রেকর্ড বজায় রাখতে হবে। কিন্তু, অর্থপ্রদানের তারিখ অবশ্যই পরে আসবে ব্যবসার জন্য ফাইল করার তারিখ মাত্র দুই বছরের জন্য রেকর্ড রাখার যোগ্যতা অর্জন করে।
আপনাকে অন্তত তিন বছরের জন্য আপনার ট্যাক্স রেকর্ড রাখতে হবে এমন দুটি কারণ রয়েছে। প্রথমত, আপনি যদি আপনার রিটার্ন দাখিল করার পরে ট্যাক্স ক্রেডিট বা রিফান্ডের জন্য দাবি করেন তবে আপনাকে কমপক্ষে তিন বছরের জন্য আপনার রেকর্ড রাখতে হবে। যদি এটি পরিচিত শোনায়, তবে এর কারণ এটি দুই বছরের ট্যাক্স রেকর্ডকিপিংয়ের সাথে হাত মিলিয়ে যায়।
আপনি যদি পরে টাকা ফেরত বা ক্রেডিট করার দাবি করেন তাহলে আপনাকে অবশ্যই তিন বছরের জন্য ট্যাক্স রেকর্ড রাখতে হবে আপনি ট্যাক্স পরিশোধ করুন। কিন্তু, যদি আপনি প্রথমে দাবি করেন এবং দ্বিতীয় অর্থ প্রদান করেন তবে আপনাকে কেবলমাত্র দুই বছরের জন্য রেকর্ড রাখতে হবে।
আইআরএস আরও বলে যে আপনি যদি অতিরিক্ত ট্যাক্স দেন এবং নির্দিষ্ট পরিস্থিতি আপনার জন্য প্রযোজ্য না হয় তবে আপনাকে অবশ্যই কমপক্ষে তিন বছরের জন্য ট্যাক্স রেকর্ড রাখতে হবে। বিশেষ পরিস্থিতিতে অন্তর্ভুক্ত:
যদি উপরের পরিস্থিতিগুলি আপনার ব্যবসায় প্রযোজ্য না হয়, আপনি তিন বছর পরে আপনার রেকর্ডগুলি নিষ্পত্তি করতে বেছে নিতে পারেন।
অ্যাকাউন্টিং এবং ট্যাক্স রেকর্ড সংরক্ষণ করা সহজ ছিল না!এমন ব্যবসার জন্য ছয় বছরের সীমাবদ্ধতা রয়েছে যা তাদের রিপোর্ট করা উচিত ছিল না। কিন্তু, ব্যবসার অপ্রতিবেদিত আয় অবশ্যই রিটার্নে দেখানো মোট আয়ের 25% এর বেশি হতে হবে।
উদাহরণস্বরূপ, একটি ব্যবসা $100,000 রিপোর্ট করে কিন্তু $130,000 রিপোর্ট করা উচিত ছিল। যেহেতু তারা $30,000 ($130,000 – $100,000) মূল্যের আয় রিপোর্ট করেনি এবং এটি রিপোর্ট করা আয়ের 25% ($100,000 X 25% =$25,000) এর বেশি, তাই তাদের অবশ্যই তাদের রিটার্ন ছয় বছর ধরে রাখতে হবে।
ব্যবসায়িকদের অবশ্যই তাদের ট্যাক্স রেকর্ড রাখতে হবে যদি তারা মূল্যহীন সিকিউরিটিজ থেকে ক্ষতি বা খারাপ ঋণ কাটছাঁটের জন্য দাবি করে।
একটি খারাপ ব্যবসায়িক ঋণ হল করদাতার ব্যবসা বা বাণিজ্যের অংশ হিসাবে অপারেটিং করার সময় একটি কোম্পানী ধার্য করে। ব্যবসা তারপরে এটিকে মূলধন ক্ষতি হিসাবে বিবেচনা না করে সাধারণ আয় থেকে খারাপ ব্যবসার ঋণ বাদ দিতে পারে। কোম্পানিগুলিকে ট্যাক্স রিটার্নে একটি কর্তন হিসাবে রিপোর্ট করতে হবে।
মূল্যহীন সিকিউরিটি স্টক, স্টক অধিকার, বা কর্পোরেশন দ্বারা জারি করা ঋণের প্রমাণের জন্য প্রযোজ্য। স্টক সম্পূর্ণরূপে মূল্যহীন হয়ে যেতে পারে, মূল্যহীন নিরাপত্তা তৈরি করে। অথবা, ব্যবসাগুলি স্থায়ীভাবে তাদের আত্মসমর্পণ করে এবং তাদের সমস্ত অধিকার ছেড়ে দিয়ে তাদের সিকিউরিটিজ পরিত্যাগ করতে পারে। অকার্যকর সিকিউরিটিগুলি যেমন মূলধন সম্পদ বিক্রি বা বিনিময় কার্যকর কর বছরের শেষ দিনে ব্যবহার করুন৷ ট্যাক্স রিটার্নে মূল্যহীন সিকিউরিটিজ রিপোর্ট করুন।
দুটি পরিস্থিতি আছে যেখানে ব্যবসার সমস্ত ট্যাক্স রেকর্ড রাখতে হবে, ট্যাক্স ফর্ম এবং অন্যান্য কাগজপত্র সহ:
আপনাকে অবশ্যই সব রাখতে হবে আপনি যদি উপরের শর্তগুলির মধ্যে একটি পূরণ করেন তবে সীমাহীন সময়ের জন্য ট্যাক্স রেকর্ড এবং তথ্য।
তাহলে, আপনি কতক্ষণ ট্যাক্স রিটার্ন রাখবেন? নিরাপদে থাকার জন্য কমপক্ষে সাত বছরের জন্য ট্যাক্স রেকর্ড রাখার কথা বিবেচনা করুন। সাত বছরের মূল্যের ট্যাক্স রিটার্ন আইআরএস অডিটের ক্ষেত্রে বা ঋণদাতা, পাওনাদার বা অন্যান্য আগ্রহী পক্ষের আপনার ব্যবসা থেকে অতিরিক্ত তথ্যের প্রয়োজন হলে সাহায্য করে।
অডিট পরিচালনা করার সময় আইআরএস সাধারণত মাত্র তিন বছরের মূল্যের রিটার্ন অন্তর্ভুক্ত করে। তবে, প্রয়োজনে তারা ছয় বছর পর্যন্ত পিছিয়ে যেতে পারে। আপনার ব্যবসার সুরক্ষার জন্য যথেষ্ট পরিমাণে রেকর্ড রাখুন এবং আগ্রহী পক্ষগুলিকে যথেষ্ট প্রমাণ প্রদান করুন।