প্রায় যেকোনো ক্রমবর্ধমান এন্টারপ্রাইজের জীবনে, এমন একটি সময় আসে যখন সিস্টেম এবং প্রক্রিয়াগুলি যেগুলি শুরু থেকে এটিকে পরিবেশন করেছিল তা অপর্যাপ্ত হয়ে যায়। প্রাথমিক পর্যায়ের ব্যবসাগুলি প্রাথমিক এবং স্বল্প-মূল্যের সফ্টওয়্যার সিস্টেমগুলির সাথে বেড়ে ওঠার প্রবণতা এবং কয়েকটি প্রধান প্রশাসনিক কর্মচারীর প্রচেষ্টা এবং দক্ষতার উপর প্রচুর নির্ভর করে। যাইহোক, কিছু সময়ে, সফ্টওয়্যারটি ব্যবসার সাথে তাল মিলিয়ে চলতে পারে না এবং বিশ্বস্ত কর্মচারীরা অতিরিক্ত ট্যাক্সড হয়ে যায়, যার ফলে একটি সক্ষমতার ব্যবধান সৃষ্টি হয় যেখানে এন্টারপ্রাইজকে ব্যবসার প্রয়োজন মেটাতে পদক্ষেপ নিতে হবে। যদি প্রক্রিয়াগুলিকে উন্নত করার জন্য পদক্ষেপ না নেওয়া হয়, তাহলে এই সক্ষমতার ব্যবধান প্রসারিত হবে এবং ব্যবসার বৃদ্ধি এবং প্রতিযোগিতা করার ক্ষমতাকে বাধা দেবে৷
এই মূল ইনফ্লেকশন পয়েন্টে বেশিরভাগ উদ্যোগের জন্য, শক্তিশালী এন্টারপ্রাইজ রিসোর্স প্ল্যানিং (ERP) সফ্টওয়্যার বাস্তবায়নের জন্য একটি পছন্দ করা হয়, যা ব্যবসার সমস্ত ক্ষেত্রকে একীভূত করে এবং উপরে উল্লিখিত সক্ষমতার ব্যবধান অতিক্রম করতে সাহায্য করে। এটি একটি ব্যবসার জীবনে একটি অত্যন্ত ফলপ্রসূ সিদ্ধান্ত এবং ঝুঁকি ব্যবস্থাপনার উপর নিরবচ্ছিন্ন ফোকাসের সাথে যোগাযোগ করা আবশ্যক। যদিও ERP সেক্সি নাও হতে পারে, এটি ক্রমবর্ধমান ব্যবসার জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ এবং উপেক্ষা করা উচিত নয়৷
একটি দীর্ঘকালীন আর্থিক নিয়ন্ত্রক হিসাবে এবং সম্প্রতি, একটি ব্যবসার একজন জেনারেল ম্যানেজার হিসাবে, আমি সম্পূর্ণ-সিস্টেম এবং মডিউল উভয় স্তরে তিনটি ভিন্ন সফ্টওয়্যার প্যাকেজ ব্যবহার করে বেশ কয়েকটি বাস্তবায়নে কাজ করেছি। এটা স্পষ্ট যে আধুনিক ব্যবসার ইআরপি প্রয়োজন, এবং আমি অবশ্যই এটির সুবিধার পক্ষে। যাইহোক, এটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ যে নেতারা পুরো প্রক্রিয়া জুড়ে সুনির্দিষ্ট সম্পাদনের উপর দৃষ্টি নিবদ্ধ করেন। যেহেতু একটি সফ্টওয়্যার বাস্তবায়ন প্রকল্পের প্রতিটি ফলাফল ব্যবসার অগ্রগতির উপর প্রভাব ফেলবে, তাই এই নিবন্ধটি এন্টারপ্রাইজ নেতাদের ERP-এর সুবিধা এবং ঝুঁকির পাশাপাশি একটি বিশদ ধাপে ধাপে বাস্তবায়ন নির্দেশিকা প্রদান করে৷
ইআরপি সিস্টেমের একটি সেটকে বোঝায় যা এন্টারপ্রাইজের সমস্ত ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলিকে একত্রিত করে এবং প্রক্রিয়া এবং ফাংশনের মধ্যে ডেটা প্রবাহকে সক্ষম করে। এটি এইচআর, ফিনান্স, ডিস্ট্রিবিউশন, সাপ্লাই চেইন জুড়ে প্রমিতকরণ, স্ট্রীমলাইন এবং একীভূত করতে সাহায্য করে—একটি কোম্পানির বিভিন্ন দিককে একটি ব্যাপক সিস্টেমে একীভূত করে। অন্তর্নিহিত সফ্টওয়্যার একটি সমন্বিত প্ল্যাটফর্ম এবং সাধারণ ডেটা সংজ্ঞা ব্যবহার করে। আজ, ইআরপি সিস্টেমগুলি এমনকি ব্যবসায়িক বুদ্ধিমত্তা, বিক্রয় শক্তি অটোমেশন এবং বিপণন অটোমেশন প্রদান করে। প্রকৃতপক্ষে, বেশিরভাগ ই-কমার্স ওয়েবসাইটগুলি এখন ইআরপি ব্যাক-এন্ডের কিছু ফর্মের সাথে শক্তভাবে যুক্ত। একটি কার্যকর ইআরপি বাস্তবায়নের জন্য শুধু সঠিক সফ্টওয়্যারই নয়, পুঙ্খানুপুঙ্খ ডকুমেন্টেশন, মূল স্টেকহোল্ডারদের কাছ থেকে কেনাকাটা, বিক্রেতাদের সাথে যোগাযোগ এবং কর্মচারী প্রশিক্ষণ প্রয়োজন৷
যদিও একটি ERP বাস্তবায়নের জন্য একটি আদর্শ সময়সীমা নেই, এটি ছয় মাস থেকে দুই বছরের মধ্যে যে কোনও জায়গায় সময় নিতে পারে। টাইমলাইনে প্রভাব কোম্পানি ভেদে পরিবর্তিত হয় তবে কোম্পানির আকার, লিগ্যাসি সিস্টেম থেকে ডেটা স্থানান্তর এবং ইনস্টল করা সিস্টেমের জটিলতা অন্তর্ভুক্ত করতে পারে। অনেক কৌশলগত সিদ্ধান্তের বিপরীতে যা থেকে পরবর্তীতে দূরে সরে যেতে পারে, একটি এন্টারপ্রাইজের জন্য একাধিক ERP বাস্তবায়নের মধ্য দিয়ে যাওয়া অস্বাভাবিক।
ERP বর্ধিত উৎপাদনশীলতা এবং ডেটা নিরাপত্তা থেকে শুরু করে স্কেলেবিলিটি এবং খরচ সাশ্রয় পর্যন্ত সবকিছুই প্রদান করতে পারে, নীচে নির্দেশিত প্রধান কারণগুলির সাথে। যখন ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া এবং ডেটা স্বয়ংক্রিয় এবং কেন্দ্রীভূত হয়, তখন কর্মচারীরা দেখতে পাবে যে তাদের হাতে কম কাজ আছে, সহজে রিপোর্টিং ক্ষমতা অর্জন করা যায় এবং অনেক কম বাধার সাথে সামগ্রিক ক্রিয়াকলাপগুলি সক্রিয়ভাবে পরিচালনা করতে পারে।
একটি উল্লেখযোগ্য সফ্টওয়্যার বাস্তবায়ন যা আমি পরিচালনা করেছি তা হল একটি ওরাকল পরিবেশে একটি বোল্ট-অন অ্যাকাউন্ট প্রদেয় (এপি) অটোমেশন মডিউল যুক্ত করা। মডিউলটি ইআরপি সিস্টেম থেকে আলাদা ছিল কিন্তু একই ডাটাবেস ব্যবহার করেছিল এবং সম্পূর্ণরূপে একত্রিত হয়েছিল। আমি একটি $500 মিলিয়ন কোম্পানির গ্রুপের নতুন নিয়ন্ত্রক ছিলাম, এবং বিদ্যমান সিস্টেমটি প্রাচীন ছিল। আমি এটা দেখে হতবাক হয়ে গিয়েছিলাম যে অ্যাকাউন্টের প্রদেয় দলটি 20টি বিভিন্ন অফিসের আক্ষরিক কাগজ এলোমেলো করছে, কাগজে অনুমোদনের আদ্যক্ষর পরীক্ষা করছে, ফিজিক্যাল চেকের 100% পেমেন্ট করছে এবং তারপর প্রতিটি চেকে আমার হাতে স্বাক্ষর করছে। কাগজের চালানগুলিও ফাইল বাক্সে সাত বছর বা তার বেশি সময় ধরে সংরক্ষণ করা হয়েছিল৷
সামগ্রিকভাবে, এটি একটি পরিচ্ছন্ন বাস্তবায়ন ছিল:আমরা উন্নতি করার একটি সুস্পষ্ট সুযোগ চিহ্নিত করেছি, সর্বোত্তম উপলব্ধ সফ্টওয়্যার সমাধানের সাথে আক্রমনাত্মকভাবে এটি অনুসরণ করার সিদ্ধান্ত নিয়েছি, এবং তারপরে আমাদের প্রক্রিয়াগুলি পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে নথিভুক্ত করে এবং ম্যানেজমেন্ট বাই-ইন খোঁজার মাধ্যমে ঝুঁকি পরিচালনা করার প্রাথমিক ভিত্তি স্থাপন করেছি৷ ফলাফলগুলির মধ্যে উল্লেখযোগ্যভাবে লেনদেনের ব্যয় হ্রাস এবং ব্যয়ের প্রকৃতি তদন্ত করার একটি উন্নত ক্ষমতা অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। আমি জোর দিতে চাই যে কেনা-ইন গুরুত্বপূর্ণ ছিল। যদিও আমি প্রতিষ্ঠানে নতুন ছিলাম এবং অনুভব করেছি যে অ্যাকাউন্টিং টিমের তাদের নিজস্ব নীতি নির্ধারণ করা উচিত, সিএফও যথাযথভাবে আমাকে প্রতিটি উপাদান ব্যবসার সাধারণ ব্যবস্থাপকদের বাস্তবায়নের জন্য বিক্রি করতে বাধ্য করেছে। আমরা বেশিরভাগ প্রধান ব্যবসায়িক নেতাদের সমর্থনে কার্যকর করেছি, বিশেষ করে যারা অ্যাকাউন্টিং টিমের সাথে সহ-অবস্থিত ছিল না। অবশেষে, সেই AP সফ্টওয়্যার, যা 2014 সালে শুধুমাত্র মার্কিন যুক্তরাষ্ট্র এবং কানাডার (মোট ব্যবসার 65%) জন্য সুযোগ ছিল, পরে কোম্পানি জুড়ে বিশ্বব্যাপী প্রসারিত হয়৷
এখন, আসুন ERP বাস্তবায়নের ধাপগুলিতে ডুব দেওয়া যাক।
পূর্বে উল্লিখিত হিসাবে, কখনও কখনও একটি এন্টারপ্রাইজ একটি স্পষ্ট ইনফ্লেকশন পয়েন্টে থাকে যেখানে এটি স্পষ্ট যে ERP প্রয়োজনীয়:
যাইহোক, ERP বাস্তবায়ন একটি মৌলিকভাবে ঝুঁকিপূর্ণ প্রচেষ্টা। একটি সম্পূর্ণ ব্যর্থতা একটি দীর্ঘ সময়ের জন্য একটি ব্যবসাকে পঙ্গু করে দিতে পারে যখন আংশিক ব্যর্থতা অদক্ষতা তৈরি করতে পারে যা প্রতিকার করা কঠিন। ERP সিদ্ধান্তের বিশালতা ব্যাখ্যা করার সর্বোত্তম উপায় হল যে এটি প্রায় অবশ্যই কোম্পানির জন্য একটি স্থায়ী ফিক্সচার হতে চলেছে। আর্থিক বিনিয়োগ সাধারণত বেশ বেশি হয়, যদিও এটি পরিসীমা হতে পারে, সাধারণত একটি ব্যবসার এখন পর্যন্ত করা সবচেয়ে বড় মূলধন ব্যয়ের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ। একটি ছোট কোম্পানির জন্য যা এক্সেল স্প্রেডশীট থেকে বেরিয়ে আসে এবং মাইক্রোসফ্ট ডায়নামিক্স জিপি প্রয়োগ করে, সম্ভবত এটি $100,000। একটি বড় কোম্পানির জন্য, এটি কয়েক মিলিয়ন ডলার খরচ করতে পারে। উপরন্তু, এটি কর্মীদের কাছ থেকে একটি বড় বিনিয়োগ, মানসিক টোল এবং অতিরিক্ত প্রচেষ্টার ব্যয়ের পরিপ্রেক্ষিতে।
ঝুঁকি ব্যবস্থাপনার পরিপ্রেক্ষিতে চিন্তা করুন এবং একটি ERP বাস্তবায়ন থেকে আপনি কী লাভ করতে চান তা নির্দ্বিধায় চিহ্নিত করুন। এটি একটি ব্যর্থ বাস্তবায়নের খরচের বিপরীতে পরিমাপ করুন। এটা সম্ভব যে সঠিক উত্তর হল আপনার বর্তমান প্রক্রিয়াগুলির সাথে লেগে থাকা এবং ERP বাস্তবায়নকে পিছিয়ে দেওয়া। এমন কিছু সময় আছে যখন নিম্ন প্রযুক্তির অর্থ হয়, এবং নতুন সফ্টওয়্যারের সাথে যুক্ত লাভ খরচের ন্যায্যতা দেয় না। উদাহরণস্বরূপ, আমি একবার একটি বিদ্যমান, ক্লান্তিকর ব্যয় প্রক্রিয়াকরণ পদ্ধতি স্বয়ংক্রিয় করতে আন্তর্জাতিকভাবে ভিত্তিক একটি ফ্রিল্যান্স প্রোগ্রামার ব্যবহার করার পরিবর্তে বেছে নিয়েছিলাম। সৌভাগ্যবশত, এই প্রচেষ্টাটি দীর্ঘ এবং ব্যয়বহুল সিস্টেম আপগ্রেডের পরিবর্তে $20 টিপ সহ $50 এর এককালীন চার্জ প্রদান করে।
আপনি যদি একটি ERP বাস্তবায়নের সিদ্ধান্ত নেন, আমি সুপারিশ করছি যে আপনি লিখিতভাবে নিম্নলিখিত প্রশ্নের উত্তর দিন:
সেই উত্তরগুলি নিন এবং বাস্তবায়ন প্রকল্পের লক্ষ্যগুলি স্পষ্টভাবে তৈরি করতে সেগুলি ব্যবহার করুন। প্রক্রিয়া চলাকালীন এমন সময় আসবে যেখানে আপনাকে বলা হবে যে একটি অনুমান পরিবর্তন করা দরকার বা একটি আপস করা দরকার। প্রকল্পের প্রয়োজনীয়তাগুলির একটি পরিষ্কার দৃষ্টিভঙ্গি থাকার মাধ্যমে, আপনি একটি আপস করার সম্ভাবনা অনেক কম হবেন যা উল্লেখযোগ্য ক্ষতির কারণ হয়৷
আপনি কেন ERP প্রয়োগ করছেন তা স্পষ্টভাবে উল্লেখ করার পরে এবং আপনি নির্ধারণ করেছেন যে এটি করা সহজাত ঝুঁকির মূল্য, এটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ যে আপনি সঠিক ERP টুল বেছে নিন এবং আপনি এটি সফলভাবে বাস্তবায়ন করেন। প্রায় 75% ইআরপি বাস্তবায়ন তাদের লক্ষ্যগুলি সম্পূর্ণরূপে পূরণ করতে ব্যর্থ হয়, এবং আমরা সর্বোত্তম অনুশীলনগুলি ব্যবহারের মাধ্যমে সাফল্যের সম্ভাবনাগুলিকে উন্নত করার জন্য আমরা যা করতে পারি তা করতে যাচ্ছি৷
একবার আপনি ERP অনুসরণ করার সিদ্ধান্ত নেওয়ার পরে, সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কাজটি নিশ্চিত করা যে আপনার ব্যবসার প্রক্রিয়াগুলি ভালভাবে নথিভুক্ত করা হয়েছে এবং এটি এক জায়গায় সংকলিত হয়েছে। এতে প্রকিউর-টু-পে এবং অর্ডার-টু-ক্যাশের মতো সুস্পষ্ট প্রধান প্রক্রিয়াগুলি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে, তবে কর্মচারী অনবোর্ডিং বা টাইমকার্ডের অনুমোদনের মতো সবচেয়ে দানাদার পুনরাবৃত্ত কার্যকলাপগুলিও অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। অন্য কোনো পদক্ষেপ নেওয়ার আগে আপনাকে অবশ্যই এটি করতে হবে কারণ প্রতিটি অনথিভুক্ত প্রক্রিয়া একটি অনুমান হয়ে ওঠে এবং প্রতিটি অনুমান ঝুঁকি বহন করে। উপরন্তু, এই ডকুমেন্টেশন প্রকল্পের সুযোগ, জটিলতা এবং ন্যূনতম প্রয়োজনীয়তাগুলির একটি স্পষ্ট দৃষ্টিভঙ্গি সহ নেতৃত্ব প্রদান করে৷
আপনার ডকুমেন্টেশন প্রকল্পের একটি মূল উপাদান হল প্রতিটি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার প্রতিটি ধাপে তথ্য স্টেকহোল্ডারদের সুস্পষ্ট সনাক্তকরণ। যখন প্রক্রিয়াগুলি সম্পূর্ণরূপে অনুবাদ করা হয় না বা যখন কার্যনির্বাহী নেতৃত্ব দল ডাউনস্ট্রিম প্রভাবগুলি বিবেচনা করে না তখন কোম্পানিগুলির সর্বনিম্ন স্তরে বাস্তবায়ন ব্যর্থ হয়। আমি এই ধরণের ব্যর্থতা অসংখ্যবার দেখেছি। আমার সাম্প্রতিক বাস্তবায়নে, গ্রাহক পরিষেবা দল জোর দিয়েছিল যে উত্তরাধিকার ব্যবস্থায় একটি মূল গ্রাহক পছন্দের ক্ষেত্র ছিল যা আমাদের প্রচলিত উচ্চ স্তরের পরিষেবা প্রদানের জন্য অত্যাবশ্যক ছিল। যাইহোক, আইটি প্রকল্প ব্যবস্থাপক ভুলভাবে অনুমান করেছিলেন যে ক্ষেত্রটি অপ্রয়োজনীয় ছিল, প্রয়োজনীয়তা বাদ দিয়ে। এটি সরাসরি গুণমান নিশ্চিতকরণ প্রক্রিয়া থেকে মূল কার্যকারিতা সরিয়ে একাধিক গ্রাহক পরিষেবা সমস্যার দিকে পরিচালিত করে৷
বেশিরভাগ প্রাথমিক পর্যায়ের ব্যবসার পর্যাপ্ত ডকুমেন্টেশন নেই, এবং এই তথ্য একসাথে পেতে পেশাদার CPA বা পরামর্শদাতাদের কাছ থেকে বাইরের সাহায্য নেওয়ার পরামর্শ দেওয়া হয়। এটি সম্ভবত আপনার অভ্যন্তরীণ দলটির সময় এবং ক্ষমতার অভাব রয়েছে, বিশেষ করে যেহেতু চর্বিহীন এবং চটপটে ব্যক্তিগত ব্যবসাগুলি অনুশীলনটিকে তত্পরতার বিপরীত হিসাবে দেখে।
এছাড়াও, ব্যবসা যা করে তা আপনাকে স্পষ্টভাবে বানান করতে হবে কারণ আপনি সেই তথ্য আপনার মূল্য-সংযোজিত রিসেলার (VAR) এর কাছে পাঠাবেন, যিনি বাস্তবায়নের প্রযুক্তিগত দিক পরিচালনা করেন এবং আপনাকে আপনার সফ্টওয়্যার কাস্টমাইজ করতে সহায়তা করে। আপনি VAR যত বেশি তথ্য দিতে পারবেন, তারা তত ভালো কাজ করবে। আপনি যদি VAR-এর বেশি তথ্য না দেন, তাহলে তারা জ্ঞানের শূন্যতা পূরণ করতে অনুমান করবে। এই অনুমানগুলি তাদের নিজস্ব অভিজ্ঞতার উপর ভিত্তি করে বা এমন কোনও কর্মচারীর সাথে একটি সংক্ষিপ্ত কথোপকথনের উপর ভিত্তি করে হতে পারে যার পুরো ছবি নেই। VAR-এর কঠোর টাইমলাইন রয়েছে এবং এটি তাদের জন্য অপরিহার্য যে তারা কাজের মধ্যে এবং বাইরে সংস্থান পান। এবং, যেহেতু বেশিরভাগ কোম্পানি সাধারণত শুধুমাত্র একবার ইআরপি প্রয়োগ করে, তাই তারা অগত্যা পুনরাবৃত্তি ব্যবসার দ্বারা অনুপ্রাণিত হয় না।
এইরকম ঝুঁকির কথা চিন্তা করুন:একজন VAR যে আপনার ব্যবসার 30% বুঝতে পারে সে এমন একটি সমাধান দিতে পারে যা আপনার চাহিদার 30% পূরণ করে। একটি VAR এর সাথে চুক্তি চূড়ান্ত করার আগে সম্পূর্ণ এবং সঠিক ডকুমেন্টেশন তৈরির মাধ্যমে, আপনি এই ঝুঁকি কমিয়ে আনবেন। এটি বিভিন্ন গুরুত্বপূর্ণ উপায়ে ঘটে:
আমার আরও একটি দুর্ভাগ্যজনক অভিজ্ঞতায়, ব্যবসায়িক দল একটি শক্তভাবে সংযুক্ত ERP/eCommerce সমাধানের জন্য বাস্তবায়নের প্রয়োজনীয়তা নির্দিষ্ট করতে ব্যর্থ হয়েছে। আমরা একটি ওয়েবসাইট পেয়েছি যা মূলত আমাদের গ্রাহকদের জন্য অব্যবহারযোগ্য ছিল৷ VAR-এর অনুমান ছিল যে আমাদের গ্রাহক-মুখী সাইটটির চেহারা এবং অনুভূতি কোন ব্যাপার নয় যতক্ষণ না এটি ERP সিস্টেমের সাথে শক্তভাবে যুক্ত ছিল। ব্যবসায়িক স্তরে, সাইটটি লাইভ হওয়ার কথা ছিল তার দুই সপ্তাহ পর পর্যন্ত আমরা সেটি দেখতে পাইনি। এটি সংশোধন করার জন্য, আমরা কয়েক মাস বর্ধিতকরণের কাজ এবং অতিরিক্ত খরচে কয়েক হাজার ডলার ব্যয় করেছি। কখনো VAR অনুমান করতে দেবেন না।
সঠিক সফ্টওয়্যার প্যাকেজ নির্বাচন করা ইআরপি সাফল্যের জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ, তবুও এটি প্রক্রিয়াটির আরও ভরাট অংশগুলির মধ্যে একটি। গবেষণা করা সহজ নয় কারণ বিষয়গুলিকে অস্বচ্ছ রাখা VAR-এর সর্বোত্তম স্বার্থে। এইভাবে, আমি আপনার শক্তিশালী প্রক্রিয়া ডকুমেন্টেশনকে নির্দিষ্ট প্রয়োজনীয়তার সংক্ষিপ্ত বিবরণে পরিণত করার এবং VAR-কে তাদের উপস্থাপনায় সেই প্রয়োজনীয়তাগুলির সাথে বিশেষভাবে কথা বলার জন্য সুপারিশ করছি। আবার, আপনি যত বেশি নির্দিষ্ট হবেন, VAR তত বেশি নির্দিষ্ট হবে।
আমি VAR-কে জিজ্ঞাসা করার পরামর্শ দিই যে অন্যান্য অনুরূপ কোম্পানিগুলি তারা বিক্রি করে এমন সফ্টওয়্যার ব্যবহার করে এবং VAR কোনটির সাথে কাজ করেছে। আপনার ইঙ্গিত শোনা উচিত যে VAR আপনার ব্যবসা বোঝে এবং এর আগে একই ধরনের প্রয়োজনীয়তা নিয়ে কাজ করেছে। যদি VAR আপনাকে বলে যে একটি ভিন্ন ব্যবসা একই রকম, তাহলে সন্দেহপ্রবণ হন।
আরেকটি মূল বিবেচ্য বিষয় হল আপনার ব্যবসায়িক মডেলে এমন কিছু আছে কিনা যা সিস্টেম কাস্টমাইজেশনের প্রয়োজন হবে। যদি তাই হয়, যে অমানক বৈশিষ্ট্য সত্যিই প্রয়োজনীয়? একটি ছোট থেকে মাঝারি আকারের ব্যবসার প্রাথমিক বছরগুলিতে প্রচুর সাবঅপ্টিমাল প্রক্রিয়া এবং অনুশীলনের প্রবণতা থাকে। বিল্ট-ইন ঝুঁকি এবং খরচ হিসাবে আপনার ERP সিস্টেমে কাস্টমাইজেশনের কথা ভাবুন। এর কারণ, বৃহত্তর সিস্টেমের প্রতিটি আপগ্রেডের সাথে, সফ্টওয়্যারের কাস্টমাইজড অংশে এক-অফ আপডেটের প্রয়োজন হতে পারে। বিদ্যমান প্রক্রিয়াগুলি পুনর্বিবেচনা, উন্নতি এবং সরল করার জন্য এই বাস্তবায়নকে একটি মুহূর্ত হিসাবে ব্যবহার করুন৷
চুক্তিটি ভালভাবে আলোচনা করে আপনি নিজেকে অনেক ব্যথা এবং অসন্তোষ থেকে বাঁচাতে পারেন। যেহেতু আপনি ডকুমেন্টেশন প্রকল্পে বিনিয়োগ করেছেন, আপনি "সফল সমাপ্তি" দেখতে কেমন তা স্পষ্টভাবে স্পষ্টভাবে উল্লেখ করতে পারেন। আমি অত্যন্ত সুপারিশ করছি যে আপনি স্পষ্টভাবে সংজ্ঞায়িত করুন যে চুক্তিতে সাফল্য কেমন দেখায়, অন্তত একটি সংযোজন হিসাবে—যদি এটি একাধিক ফ্লোচার্ট এবং ডায়াগ্রাম সহ 50 পৃষ্ঠা যুক্ত করে, তাই হোক। সাধারণত, VAR চুক্তিবদ্ধ প্রয়োজনীয়তাগুলি যতটা সম্ভব অস্পষ্ট রাখতে চায় এবং তারা আপনাকে প্রতি ঘণ্টায় বিল দিতে চায়। তারা সেই ব্যক্তি হতে চায় যারা প্রক্রিয়াটি সম্পূর্ণ হওয়ার ঘোষণা দেয় এবং যে কাজটি শুরু থেকে করা উচিত ছিল তা করার জন্য অতিরিক্ত ফি চার্জ করে খুশি। VAR-এর বয়লারপ্লেট চুক্তি এড়াতে চেষ্টা করুন এবং আপনার নিজের পরামর্শ নিন। আপনার প্রান্ত থেকে একটি সর্বোত্তম ফলাফল একটি দৃঢ়-নির্দিষ্ট-মূল্য চুক্তি হবে, চূড়ান্ত সাইন-অফ আপনার সাথে থাকবে। কিন্তু যদি একটি VAR শর্তাবলীতে অনমনীয় হয়, তাহলে একই সফ্টওয়্যারের একটি ভিন্ন প্রদানকারী খুঁজে বের করার চেষ্টা করুন যেটি আলোচনার জন্য আরও উপযুক্ত।
এই মুহুর্তে, সফ্টওয়্যারটির রোলআউটে সহায়তা করার জন্য একটি মূল প্রকল্প দল গঠন করা উচিত। দলটিতে একজন নির্বাহী স্পনসর এবং একটি অভ্যন্তরীণ প্রকল্প ব্যবস্থাপক অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। এক্সিকিউটিভ স্পনসরকে খুব সিনিয়র হওয়া উচিত, প্রকল্পের লক্ষ্যগুলির জন্য উচ্চ-স্তরের তত্ত্বাবধান এবং দায়িত্ব বজায় রাখা উচিত এবং প্রতিদিনের দলকে কার্যকর করার জন্য সামগ্রিক কৌশলটি স্পষ্ট করা উচিত। অভ্যন্তরীণ প্রজেক্ট ম্যানেজার হতে হবে এমন একজন ব্যক্তি যার প্রদত্ত প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট দক্ষতা রয়েছে। প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট কঠিন হতে পারে কারণ টিমের সদস্যরা সাধারণত বেশ কয়েকটি কার্যকরী এলাকা থেকে টানা হয়। প্রজেক্ট ম্যানেজার সাধারণত প্রথাগত তত্ত্বাবধায়ক কর্তৃত্বের অভাব করেন যা তারা পরিচালনা করছে। একজন কার্যকরী প্রজেক্ট ম্যানেজার এই চ্যালেঞ্জ কাটিয়ে উঠতে সক্ষম হন এবং প্রকল্পের লক্ষ্য পূরণ করেন। প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট ইনস্টিটিউট কর্তৃক প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট প্রফেশনাল (PMP) হিসেবে প্রত্যয়িত একজন ব্যক্তি প্রয়োজনীয় দক্ষতার অধিকারী হতে পারেন।
এমনকি নির্বাহী পৃষ্ঠপোষকের স্তরের উপরে, সংস্থার সর্বোচ্চ পদ থেকে বাস্তবায়নের প্রতিশ্রুতি থাকতে হবে। যদি কোনও রাষ্ট্রপতি বা সিইও প্রকল্পের প্রতি উদাসীন হন বা এমনকি লক্ষণীয়ভাবে বিচ্ছিন্ন হন তবে এটি সংস্থার অন্যদের কাছে ইঙ্গিত দেয় যে প্রতিরোধ গ্রহণযোগ্য হতে পারে এবং ঝুঁকি তৈরি করতে পারে৷
উদাহরণ স্বরূপ, আমি অধিষ্ঠিত একটি আর্থিক নিয়ন্ত্রক পদে, আমি প্রদেয় স্বয়ংক্রিয় অ্যাকাউন্টগুলি বাস্তবায়নের জন্য চাপ দিয়েছি এবং এর জন্য সর্বসম্মত অভ্যন্তরীণ অনুমোদন লাভ করেছি। যেহেতু আমরা সফ্টওয়্যারটি চালু করেছি এবং মধ্যম পরিচালকদের দেখিয়েছি কিভাবে চালান অনুমোদন করতে হয়, অনেকে অংশগ্রহণ করতে অস্বীকার করে। সিইও জড়িত হতে এবং এই অসামাজিক ব্যবস্থাপকদের নির্দেশ দিতে অস্বীকার করেছিলেন, এবং ফলাফল হল যে অনুমোদনটি অ-ব্যবস্থাপক কর্মচারীদের অর্পণ করা হয়েছিল, যারা প্রায় নিশ্চিতভাবে অর্থ প্রদানের ব্যয়গুলিকে পর্যাপ্তভাবে মূল্যায়ন করার জন্য জ্ঞান বা দৃষ্টিভঙ্গির অভাব ছিল।
নির্বাহী স্পনসর এবং প্রকল্প পরিচালকের পরিচালনা করার জন্য স্পষ্ট লক্ষ্য এবং সময়সীমা থাকতে হবে। আপনি একটি ঋতু ব্যবসায় বছরের সবচেয়ে ধীর সময় লক্ষ্য করা উচিত, এবং সেই সময়ের শুরুতে প্রারম্ভিক গো-লাইভ তারিখ পতন করা উচিত। সামগ্রিক প্রকল্পটি মূল প্রত্যাশার চেয়ে বেশি সময় ধরে চলার সম্ভাবনা বেশি, এবং আপনি আপনার বছরের একটি খারাপ সময়ে চালু করার জন্য ধরা পড়তে চান না৷
চূড়ান্ত সময় যেখানে আপনি ঝুঁকি কমাতে পারেন তা হল লাইভের ঠিক আগের সময়কাল। এই সময়ে তিনটি গুরুত্বপূর্ণ ক্রিয়াকলাপ ঘটে (পরীক্ষা, প্রশিক্ষণ এবং ডেটা সংস্করণ)। নিশ্চিত করুন যে প্রত্যেককে যথেষ্ট মনোযোগ দেওয়া হয়েছে।
মডিউল এবং সিস্টেমের মধ্যে সংযোগগুলি দৈর্ঘ্যে পরীক্ষা করা দরকার যাতে ডেটা তৈরি এবং স্থানান্তর করা হয় তা নিশ্চিত করার জন্য। উদাহরণ স্বরূপ, যখন কোন গ্রাহককে শর্তাবলীতে একটি চালান তৈরি করা হয়, তখন আপনি নিশ্চিত করতে চান যে অ্যাকাউন্ট গ্রহণযোগ্য মডিউলটি সাধারণ লেজার মডিউলে সঠিক এন্ট্রিগুলি তৈরি করে। সমতুল্য কার্যকারিতা রয়েছে তা নিশ্চিত করতে উত্তরাধিকার ব্যবস্থার পাশাপাশি নতুন ERP সমাধানে সমান্তরাল লেনদেন চালানো সার্থক। পরীক্ষার সাথে পুঙ্খানুপুঙ্খ হন, এবং বিস্তারিতভাবে ফলাফল পর্যালোচনা করুন। যদি সিস্টেমের কোনো অংশ পরিকল্পনা অনুযায়ী কাজ না করে, তাহলে লাইভ করার প্রতিশ্রুতি দেবেন না।
একটি ব্যর্থ ইআরপির একটি ক্লাসিক কেস ছিল হার্শে, যেটি একটি এসএপি সলিউশনের সাথে লাইভ হয়েছিল এবং 1996 সালে শুরু হয়েছিল আরও দুটি বোল্ট-অন সিস্টেম। ভিএআর একটি 48 মাসের প্রক্রিয়ার সুপারিশ করেছিল, কিন্তু হার্শে 30 মাসের মধ্যে লাইভ হওয়ার জন্য জোর দিয়েছিলেন। Y2K এর আগে রূপান্তর সম্পূর্ণ করুন। একটি ইআরপি সিস্টেম বাস্তবায়ন করা যথেষ্ট জটিল, কিন্তু একটি পৃথক সাপ্লাই চেইন সলিউশন এবং একটি আলাদা কাস্টমার রিলেশনশিপ ম্যানেজমেন্ট (সিআরএম) সলিউশন একযোগে অন্তর্ভুক্ত করাও ছিল অসম্মানের লক্ষণ। হার্শে তাদের অ-পরামর্শিত সময়সীমাকে আঘাত করার জন্য পরীক্ষার সময় উৎসর্গ করার সিদ্ধান্ত নিয়েছিলেন। তাদের বাস্তবায়ন একটি বিপর্যয় ছিল; হার্শে তাদের পিক সিজনে গ্রাহকের অর্ডারগুলি পূরণ করতে অক্ষম ছিল এবং ফলস্বরূপ 1999 সালে বিক্রিতে $100 মিলিয়ন হারিয়েছে।
কিছু প্রশিক্ষণ একই সাথে পরীক্ষার সাথে ঘটবে, কারণ প্রতিটি কার্যকরী এলাকা থেকে একজন বা দু'জন মূল ব্যবহারকারী সাধারণত অংশগ্রহণ করবে। যদিও, তাদের এলাকার অন্যান্য কর্মীদের প্রশিক্ষক হওয়ার জন্য সেই পরীক্ষকদের উপর নির্ভর করা একটি ভুল। একটি সুপরিকল্পিত প্রশিক্ষণ প্রোগ্রাম পরিচালনা করা প্রয়োজন, যাতে সমস্ত দলের সদস্যদের শেখার জন্য পর্যাপ্ত সময় বরাদ্দ করা হয়। বুঝুন যে বিভিন্ন লোকের বিভিন্ন শেখার শৈলী থাকবে। সাধারণত, লোকেরা যখন নতুন সিস্টেমকে পুরানো প্রক্রিয়াগুলির সাথে সম্পর্কিত করতে পারে তখন তারা সবচেয়ে ভাল শিখে। প্রায়শই, কার্যকলাপগুলি ভিন্ন নামে একই জিনিস।
অন্ধ বিশ্বাস করবেন না যে লোকেরা যথেষ্ট প্রশিক্ষিত। প্রায়শই নয়, প্রথমবার যখন VAR আপনাকে বলে যে ব্যবসাটি লাইভ হওয়ার জন্য প্রস্তুত, তা নয়। এছাড়াও, আশ্চর্য হবেন না যদি একটি আরও শক্তিশালী সিস্টেমের জন্য লিগ্যাসি সিস্টেমের চেয়ে বেশি ক্লিক এবং কাজের সময় প্রয়োজন হয়। প্রক্রিয়াগুলি আরও বেশি সময় নিতে পারে এবং দৈনিক ভিত্তিতে সেগুলি চালানোর জন্য আরও বেশি লোকের প্রয়োজন হতে পারে। এটি দুর্দান্ত হবে যদি আপনি নিশ্চিত হতে পারেন যে আপনি সর্বদা ইআরপি দিয়ে শ্রম খরচ সঞ্চয় কিনছেন, কিন্তু কখনও কখনও, আপনি তা করেন না। আপনি প্রকৃতপক্ষে উন্নত ক্ষমতা এবং/অথবা অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণের জন্য কিছুটা উচ্চ শ্রম খরচ ট্রেড করছেন। অনেক ব্যবসার জন্য, এটি একটি বাণিজ্য যা সার্থক, কিন্তু আশা করি যে এটি একটি সম্ভাবনা।
একটি প্রক্রিয়া আছে যা প্রতিটি ERP বাস্তবায়নের শেষের দিকে ঘটে যাকে ডেটা রূপান্তর বলা হয় যা তুলনামূলকভাবে সহজবোধ্য এবং সৌম্য বলে মনে হয়। এটি সাধারণত প্রত্যাশিত তুলনায় অনেক বেশি সমস্যাযুক্ত, যদিও, এবং এটি বিলম্ব এবং পোস্ট-লঞ্চ সমস্যার একটি সাধারণ কারণ। ডেটা রূপান্তর মূলত ম্যানুয়াল এবং ক্লান্তিকর কাজ, এবং এটি সাধারণত কার্যকরী সংস্থান থেকে কাজ করতে হয়, যারা ডেটার প্রকৃতির সাথে সবচেয়ে বেশি পরিচিত। ডেটা স্থানান্তরিত হয়ে গেলে ছোট ছোট ভুলগুলি বড় সমস্যা তৈরি করতে পারে, তাই গুণমান নিশ্চিত করার জন্য আপনার কাছে একটি শক্তিশালী পদ্ধতি রয়েছে তা নিশ্চিত করা সর্বোত্তম।
একটি বাস্তবায়নে, আমরা লিগ্যাসি সিস্টেম থেকে দানাদার ইনভেন্টরি ডেটা নেওয়ার জন্য অভ্যন্তরীণ আইটি টিমের উপর নির্ভর করেছি এবং নতুন-বাস্তবায়িত ERP সমাধানের সমতুল্য ক্ষেত্রে সঠিকভাবে মানচিত্র তৈরি করেছি। যেহেতু একটি স্প্রেডশীটে ডেটা ম্যানিপুলেট করা হয়েছিল, এর উপাদানগুলি সারিগুলির মধ্যে ভুলভাবে সংযোজন করা হয়েছিল এবং হাজার হাজার নির্দিষ্ট ইনভেন্টরি আইটেমগুলিতে সম্পূর্ণ ভুল বৈশিষ্ট্যগুলি বরাদ্দ করা হয়েছিল৷ এটি প্রতিদিনের পরিপূরনের অদক্ষতা সৃষ্টি করে কারণ ইনভেন্টরি অর্ডার করা হয়েছিল, এবং একটি চলমান ম্যানুয়াল ক্লিন-আপ প্রকল্প যা সম্পূর্ণ হতে ছয় মাস সময় নেয়।
ডেটা রূপান্তরের একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ হল ডেটা পরিষ্কার করা। লিগ্যাসি সিস্টেমে সময়ের সাথে অকেজো ডেটা জমা করার একটি উপায় রয়েছে যা নতুন সিস্টেম পরিবেশে আনার জন্য উপযুক্ত নয়। এর কিছু উদাহরণ হল অসম্পূর্ণ মূল্য উদ্ধৃতি এবং অপ্রচলিত পণ্য সম্পর্কে তথ্য৷
প্রক্রিয়ার অন্য মূল অংশ হল ডেটা অনুবাদ। উত্তরাধিকার ব্যবস্থায় তথ্যের মূল অংশগুলি রয়েছে যা নতুন সিস্টেমের সমতুল্য ক্ষেত্রের সাথে ম্যাপ করতে হবে। অনেক সময়, দুটি সিস্টেমের আউট-অফ-দ্য-বক্স প্রান্তিককরণ নিখুঁত বা সহজ নয়। একটি ভাল ERP সিস্টেমে ব্যবহারকারী-সংজ্ঞায়িত ক্ষেত্র থাকবে যা প্রয়োজনীয় ডেটা ক্যাপচার এবং স্থানান্তর করার অনুমতি দেবে৷
যেহেতু প্রক্রিয়াটির আপস্ট্রিম অংশগুলি প্রত্যাশার চেয়ে বেশি সময় নেয়, মোট প্রক্রিয়াটি সাধারণত বিলম্বিত হয়। বেশিরভাগ বাস্তবায়নে, পরবর্তী পর্যায়ের ক্রিয়াকলাপগুলিকে সংকুচিত করার জন্য একটি প্রলোভন রয়েছে। ভিএআর, যা সাধারণত তার লোকেদের তাদের পরবর্তী প্রকল্পে যাওয়ার জন্য প্রয়োজন, প্রায়শই তাড়াহুড়ো করার জন্য চাপ বাড়ায়। এই প্রলোভন এবং/অথবা চাপে দেবেন না। আপনার মানসিকতার সাথে শুরু করা উচিত যে পরীক্ষা, প্রশিক্ষণ এবং ডেটা রূপান্তরের সময়সীমা কোনো কারণে সংক্ষিপ্ত করা যাবে না এবং প্রয়োজনে এটি দীর্ঘ করা যেতে পারে।
অন্তর্নিহিত দ্বারা, এর মানে হল যে লাইভ তারিখটি প্রয়োজনে অবাধে বাড়ানো যেতে পারে। পরিকল্পিত গো-লাইভ তারিখটিও কখনই অন্য কোনও মূল তারিখের সাথে আবদ্ধ করা উচিত নয়, যেমন একটি ত্রৈমাসিক বা আর্থিক বছরের শেষের দিকে। এটি করা ব্যাপক ঝুঁকিকে আমন্ত্রণ জানাচ্ছে। একটি ERP বাস্তবায়নে ঝুঁকি কমানোর জন্য একজন CFO বা অন্য নির্বাহী নেতা সর্বোত্তম যে কাজটি করতে পারেন তা হল টাইমলাইনে শৃঙ্খলা বজায় রাখা এবং নিশ্চিত করা যে গো-লাইভ তখনই ঘটে যখন লোকেরা এবং সফ্টওয়্যার প্রস্তুত থাকে।
যখন লাইভ হওয়ার সময় হয়, তখন সমগ্র সংস্থার সাথে যোগাযোগ করা সর্বোত্তম হয় যে প্রত্যেককে সর্বাধিক নমনীয় এবং উপলব্ধ হতে হবে। আমি সুপারিশ করছি যে জড়িত সবাইকে জানাতে যে তাদের প্রথম সপ্তাহান্ত সহ প্রথম দিনগুলিতে প্রচুর ওভারটাইম কাজ করার জন্য উপলব্ধ থাকতে হবে। প্রস্তুতি যত ভালোই হোক না কেন, কিছু অপ্রত্যাশিত চ্যালেঞ্জ থাকবেই।
আমার সাম্প্রতিক বাস্তবায়নে (একটি বৃহত্তর কোম্পানির মধ্যে একটি অর্জিত ব্যবসায়িক ইউনিটের জন্য), আমরা লঞ্চের মাঝামাঝি সময়ে আবিষ্কার করেছি যে আইটেমের পরিমাণ শুধুমাত্র দুই দশমিক স্থানে যেতে পারে, কারণ একটি বিশ্বব্যাপী সিস্টেম সেটিং যা 20 বছর আগে সেট করা হয়েছিল। এটি আমাদের ফ্লাইতে আমাদের মূল্য নির্ধারণ এবং পরিমাপের একক কাঠামো পরিবর্তন করতে বাধ্য করেছিল কারণ আমরা বুঝতে পেরেছিলাম যে আমরা আমাদের বাল্ক পণ্যের এক আউন্স (0.0625 পাউন্ড) সঠিকভাবে বিক্রি বা ট্র্যাক করতে পারি না। এটি একটি ছোট বিশদ যা আমাদেরকে বেশ কয়েক দিন পিছিয়ে দেয়৷
কাট-ওভার তারিখে আপনার প্রারম্ভিক ব্যালেন্স শীটটির সঠিক এবং অবিলম্বে লোডিংকে অগ্রাধিকার দেওয়া উচিত। There are many ways this can be challenging, because of the detail required to accurately and completely track the assets and liabilities in subsidiary ledgers. Inventory and accounts receivable tend to be the riskiest accounts.
Data uploads should be reviewed in granular detail because errors at this stage can be very difficult and time-consuming to correct.
Once you’re operating in the new ERP system, an enhanced ongoing support capability needs to be maintained at least for the first couple of months. It is appropriate to hold regular calls, where outstanding issues are discussed and updated.
While there are many benefits to be gained from using an ERP system, its implementation is admittedly risky. However, by employing best practices and by managing the process well, the risks can be minimized. The takeaway from this post should not be a collection of reasons not to implement ERP, but rather, some ideas for improving the chances of success.
According to authors Howard Smith and Peter Fingar, “Not all process-integration problems are technical and not all about IT. Integrating computer systems is not the same as integrating the business.”