কয়েক বছর আগে, আমি এমন একটি কোম্পানির সাথে কাজ করেছি যেখানে আমি "সাধারণ" প্রাপ্য পদ বলে মনে করি:
এক বছর পরে তারা গড় ছিল:
তারা এটা কিভাবে করেছে?
উত্তরটি পাওয়ার আগে, আমি পরামর্শ দিতে চাই যে অতিরিক্ত প্রাপ্তি হল উদ্যোক্তাদের সবচেয়ে সাধারণ এবং গুরুতর হতাশার মধ্যে একটি -এবং সবচেয়ে সহজে এড়ানো যায়।
একজন ফ্রিল্যান্স সিএফও হিসাবে আমার কাজে, আমি কতগুলি প্রাপ্তি খারাপ হতে দেখেছি তা গণনা করতে শুরু করতে পারি না। আপনি যদি দীর্ঘ সময়ের জন্য যেকোন আকারের ব্যবসায় থাকেন তবে আপনি জানেন যে আমি কী সম্পর্কে কথা বলছি।
প্রতিটি পরিস্থিতি ভিন্ন, কিন্তু আমি একটি সাধারণ প্যাটার্ন এই মত যায় খুঁজে পেয়েছি:
আপনি কোম্পানীর উপরের 95 তম শতাংশে না থাকলে, এটি এমন একটি তালিকা যা আপনি আপনার ঘুমের মধ্যে আমাকে শোনাতে পারেন।
অতিরিক্ত প্রাপ্যের আসল এবং লুকানো খরচ বিস্ময়কর। তারা অন্তর্ভুক্ত:
এটি একটি সম্পূর্ণ তালিকা নয়। নেতিবাচকতা এবং নিন্দাবাদ যা প্রায়ই প্রাপ্য দ্বন্দ্ব থেকে উদ্ভূত হয় ব্যবস্থাপনা এবং কোম্পানির মেজাজের উপর একটি বাস্তব প্রভাব ফেলতে পারে। এটি এবং অন্যান্য অস্পষ্টতার প্রভাবের ফলে সম্পূর্ণ খরচের পরিমাণ নির্ণয় করা খুবই কঠিন, তবে এটি সম্ভবত বেশিরভাগ উদ্যোক্তাদের কল্পনার চেয়ে বেশি।
এটা কি এভাবেই হতে হবে?
আমার ক্লায়েন্ট (এবং তাদের মতো মাঝারি আকারের কোম্পানির নির্বাচিত গ্রুপ) কীভাবে প্রাপ্যের উপর লাগাম টেনেছে এবং নিজেদেরকে আরও ভালো পথে নিয়ে গেছে?
চক্রটি ভাঙার জন্য এখানে একটি 6-পদক্ষেপ নির্দেশিকা রয়েছে:
আমানতের উপর একটি প্যারাডাইম শিফট প্রয়োগ করুন . অনেক কোম্পানি এবং শিল্প একটি পরাজিত মনোভাব পোষণ করে যে ডাউন পেমেন্টের জন্য জিজ্ঞাসা করা "আমার শিল্পে কখনই কাজ করবে না।" আমি শ্রদ্ধার সাথে একমত নই। একজন ঠিকাদার আমাকে বলেছিলেন যে কীভাবে তারা একটি নির্মাণ সম্মেলনে গিয়েছিলেন এবং সহকর্মী ঠিকাদারদের ব্যাখ্যা করেছিলেন যে প্রকল্প শুরু করার আগে তাদের সমস্ত কাজের জন্য 10% ডাউন পেমেন্ট প্রয়োজন। তাদের ঠিকাদার বন্ধুরা তাদের দিকে অবিশ্বাসের দৃষ্টিতে তাকিয়ে জিজ্ঞেস করল, "আপনি এটা কিভাবে করেন?"
তাদের জবাব? "আমরা শুধু এটা চাই।"
ধারণাটি সহজ শোনাচ্ছে, কিন্তু আমি উদ্যোক্তাদের সংখ্যা দেখে অবাক হয়েছি যারা তাদের শিল্পে কীভাবে অগ্রিম আমানত কাজ করতে পারে তা দেখেন না। ডাউন পেমেন্ট অ্যাকাউন্টিং, নির্মাণ, খুচরা, স্বাস্থ্যসেবাতে কাজ করে... কার্যত যে কোনও পরিস্থিতি যা আপনি ভাবতে পারেন। তবে এর জন্য একটি ম্যানেজমেন্ট টিম লাগে যা ধারণার প্রতি প্রতিশ্রুতিবদ্ধ এবং একটি সেলস টিমকে যথেষ্ট আত্মবিশ্বাসী যা কেবলমাত্র "টাকা চাইতে"।
একটি সঠিকভাবে বাস্তবায়িত ডাউন পেমেন্ট প্রোগ্রাম আক্ষরিক অর্থে গ্রহণযোগ্য নেতিবাচক হতে পারে . হ্যা, তুমি ঠিক ভাবে পরেছো। এমন অনেক ব্যবসা আছে যারা পণ্য বা পরিষেবা সরবরাহ করার চেয়ে বেশি নগদ সংগ্রহ করে। গ্রাহক ডাউন পেমেন্ট একটি ক্রেডিট লাইন হিসাবে কাজ করে যা কোম্পানির নগদ ইতিবাচক রাখে। এটি প্রাপ্তির উপর লাগাম টেনে ধরার চরম ঘটনা, কিন্তু অনেক পরিস্থিতিতে নাগালের বাইরে নয়।
বোনাস হিসাবে, একটি ডাউন পেমেন্টের প্রয়োজনীয়তা স্ক্রিন গ্রাহকদের সাহায্য করে যারা শেষ পর্যন্ত আপনাকে অর্থ প্রদান করতে পারে না। এটি একটি যোগ্য গ্রাহককে "বাজারের বাইরে" নিয়ে যায় কারণ লোকেরা একবার এমনকি একটি ছোট চেক লিখে দিলে, তাদের আশেপাশে কেনাকাটা চালিয়ে যাওয়ার সম্ভাবনা অনেক কম থাকে।
শব্দ ব্যাখ্যা করার একটি সংস্কৃতি তৈরি করুন . বিক্রয় দল বিক্রি করে। তারা বিক্রি করে ক্ষতিপূরণ পায়। প্রায়শই সেই ক্ষতিপূরণটি বন্ধ করা চুক্তির উপর ভিত্তি করে (বিক্রয় বিতরণ বা সংগ্রহ করা হয় না)। ফোকাস ক্লায়েন্টদের ডটেড লাইনে সাইন ইন করানো হয়.
যাইহোক, বিক্রয় সুরক্ষিত করার উপর জোর দেওয়ার ফলে সংগ্রহের একটি গুরুত্বপূর্ণ চাবিকাঠি উপেক্ষা করা যেতে পারে:গ্রাহকের সামনে অর্থপ্রদানের প্রত্যাশা ব্যাখ্যা করা।
এটি একটি সহজ, অফহ্যান্ড কাজ নয়। এটি নিশ্চিত করা জড়িত:
বিক্রয়কর্মীরা এই কাজগুলিতে কুখ্যাতভাবে দরিদ্র, এই বিন্দুতে যে লেনদেনের এই অংশটি অন্য কাউকে পরিচালনা করতে দেওয়া অর্থবোধক হতে পারে। যাইহোক, অভিজ্ঞতা আমাকে শিখিয়েছে যখন বিক্রয়কর্মী এটি করে তখন এটি আরও ভাল কাজ করে। তারা ক্লায়েন্টের সাথে পরিচিত এবং অর্থপ্রদানের শর্তাবলী পরিষ্কার করার জন্য সঠিক মুহূর্তটি খুঁজে বের করার জন্য সর্বোত্তম অবস্থানে রয়েছে। তারা পথ ধরে শর্তগুলিকে আরও শক্তিশালী করতে পারে৷
এটি অবশ্যই পরিচালনার দ্বারা কোম্পানির সংস্কৃতিতে প্রবেশ করা উচিত এবং এই প্রত্যাশা অবশ্যই সেলস ম্যানেজার থেকে নতুন সেলস ইন্টার্নের কাছে প্রবাহিত হতে হবে। প্রতিটি বিক্রয় দলের সদস্যকে এই আলোচনা ছাড়াই একটি চুক্তি বন্ধ করার সামান্য ভয়ের সাথে বসবাস করতে হবে৷
পুনরায় কাজকে জরুরি করুন . প্রায়শই, অ-প্রদানের মূলে রয়েছে ক্লায়েন্টের অসন্তোষ। এটি নির্মাণ, উত্পাদন এবং কাস্টম খুচরার মতো শিল্পের কোম্পানিগুলির জন্য বিশেষভাবে সত্য। সেই কারণে, অতিরিক্ত প্রাপ্তি এড়ানোর একটি মূল উপায় হল পুনর্ব্যবহারকে নিকট-জরুরি হিসাবে বিবেচনা করা।
এর জন্য একটি সংস্কৃতির পরিবর্তন প্রয়োজন যা শুধুমাত্র বিক্রয় দল নয়, সমগ্র কোম্পানিকে জড়িত করে। উদাহরণস্বরূপ, একটি প্রোডাকশন সেটিংয়ে, দোকানের সুপারভাইজার এবং প্রোডাকশন কর্মীদের সচেতন হতে হবে যে পুনরায় কাজের কাজগুলিকে অগ্রাধিকার দিতে হবে। পুরো দোকানের কর্মীবাহিনীকেও বুঝতে হবে যে গুণমান নিয়ন্ত্রণ শুধুমাত্র জিনিসগুলিকে প্রথমবার ঠিকঠাক করা নয়-এটি অর্থ প্রদানের বিষয়ে।
আমি একবার এমন একজন প্রস্তুতকারকের সাথে কাজ করেছি যার পুনরায় কাজ করার জন্য "প্রেস বন্ধ করুন" পদ্ধতি ছিল। যখন কোন কারণে পণ্যটি ফিরে আসে, দোকানটি জানত যে কাজটি পুনর্নির্মাণের জন্য প্রথম লাইনে ছিল। যখন ক্লায়েন্টরা তাদের খুশি করার প্রচেষ্টা দেখতে পায় তখন এটি অসন্তুষ্টির যন্ত্রণা কমাতে সাহায্য করে। অতিরিক্ত প্রচেষ্টা ক্লায়েন্টের অর্ডার দেওয়া পণ্য বা পরিষেবা ছাড়া সময়কালকেও ছোট করে। উভয়ই অর্থপ্রদানের উপর নাটকীয় প্রভাব ফেলবে।
প্রতিদিন AR দেখার জন্য সঠিক ব্যক্তিকে বরাদ্দ করুন . হ্যাঁ, প্রতিদিন। এবং আশ্চর্যজনকভাবে, এটিকে বুককিপার বা সেলস ম্যানেজার বা মালিক হতে হবে না। আমি এমন একটি কোম্পানির সাথে কাজ করেছি যার একজন ডেলিভারি ম্যান ছিল যিনি সংগ্রহের ভূমিকা গ্রহণ করেছিলেন এবং একটি দুর্দান্ত কাজ করেছিলেন। তিনি গ্রাহকদের সাথে দেখা করতেন, তাদের সাথে কথা বলতেন এবং অতিরিক্ত অর্থ সংগ্রহ করতেন।
এই নিবন্ধের শুরুতে ক্লায়েন্টের সংগ্রহে অবিশ্বাস্য দৃষ্টিভঙ্গি সহ একজন ব্যক্তি ছিলেন। তিনি প্রতিদিন ট্র্যাক করতেন কী টাকা এসেছে এবং কী সংগ্রহ করা হবে। অর্থের প্রবাহ বজায় রাখার জন্য তিনি প্রতিদিন যোগাযোগ করেন (বেশিরভাগ কল)
আমি তার কাছ থেকে শিখেছি অন্য জিনিসটি হল ধীর পেয়ারদের থেকে টাকা তোলার সঠিক পদ্ধতি। তিনি তাদের কল এবং শুধু কথা বলতে হবে. তিনি তাদের এবং তাদের ব্যবসা সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করেছিলেন এবং কীভাবে জিনিসগুলি চলছে তা জানতে পেরেছিলেন। অবশেষে (এবং তিনি তার সময় নিয়েছিলেন) তিনি তাদের চালান আনতেন এবং জিজ্ঞাসা করবেন কখন এটি প্রদান করা হবে। অবিচ্ছিন্নভাবে, তারা এমন কিছু বলবে, "আমাদের একজন গ্রাহক বৃহস্পতিবার আমাদের অর্থ প্রদান করছেন এবং তার পরে, আমরা মেইলে একটি চেক রাখব।" এই ধরনের একটি মন্তব্য শোনার পরে, বেশিরভাগ লোকেরা এটিকে ছেড়ে দেয় এবং আশা করে যে চেকটি প্রতিশ্রুতি অনুসারে আসবে।
তার নয়। তিনি সাবধানী নোট রেখেছিলেন এবং যেদিন তারা বলেছিল যে তাদের গ্রাহক তাদের অর্থ প্রদান করছে সেদিনই কল করবে। যদি তাদের গ্রাহক এখনও অর্থ প্রদান না করে থাকেন, তাহলে তিনি পরের দিন আবার কল করতেন, কেবল ক্লায়েন্টকে ধরে রেখেছিলেন যে তারা কি করবে।
লোকেরা অভ্যন্তরীণভাবে তাদের কথা রাখতে চায়, এবং তিনি তাদের প্রতিশ্রুতির কথা বিশ্বস্তভাবে স্মরণ করিয়ে দিয়ে উত্সাহিত করেছিলেন। এই অবিরাম ফলো-আপের মাধ্যমে, তারা কেবল তাদের অতিরিক্ত বিলই পরিশোধ করেনি বরং প্রায়শই ভবিষ্যতে সময়মতো পরিশোধ করে রগমারোল এড়াতে।
এই বিষয়ে একটি মূল পর্যবেক্ষণ:আপনাকে ক্লায়েন্টের যোগাযোগের "পথ" খুঁজে বের করতে হবে। কিছু ক্লায়েন্ট ইমেলের মাধ্যমে, কেউ ফোনে, কেউ টেক্সট মেসেজ ইত্যাদির মাধ্যমে কাজ করে। আপনার কোম্পানির পছন্দের যোগাযোগের পদ্ধতি ব্যবহার করতে এবং ক্লায়েন্টের প্রতিক্রিয়া আশা করতে ভুল করবেন না।
প্রাথমিক অর্থপ্রদানের শর্তাবলী পুনর্বিবেচনা করুন . আপনি যদি 1-4 ধাপগুলি সঠিকভাবে করেন, তাহলে সম্ভবত আপনার প্রাথমিক অর্থপ্রদানের শর্তাবলীর প্রয়োজন হবে না। যাইহোক, আমার অভিজ্ঞতায়, বেশিরভাগ সফল কোম্পানিগুলি ডিসকাউন্ট অফার করে যদি একজন ক্লায়েন্ট অল্প সময়ের মধ্যে (সাধারণত 10 দিনের মধ্যে) একটি চালান প্রদান করে।
এই ডিসকাউন্টগুলি প্রাপ্য দিনের বিক্রয়ের উপর নাটকীয় প্রভাব ফেলতে পারে। আমি শুরুতে যে ক্লায়েন্টকে উল্লেখ করেছি তারা দেখেছে যে 10 দিনের মধ্যে পরিশোধ করলে 2% ছাড় কার্যকর করার কয়েক মাসের মধ্যে তাদের প্রাপ্য 40% কমে গেছে। এটি চেকিং অ্যাকাউন্টটিকে প্রায় $400,000 এর এককালীন পপ দিয়েছে।
আপনি যদি গণিত করেন, তাহলে 10 দিনের মধ্যে পেমেন্টের জন্য 1 বা 2% ডিসকাউন্ট হল কয়েকদিন আগে আপনার পকেটে টাকা থাকার জন্য পরিশোধ করার জন্য একটি খুব বড় ফি। যাইহোক, যেমনটি আমরা আগে আলোচনা করেছি, অতিরিক্ত প্রাপ্তির ক্ষেত্রেও প্রচুর খরচ হয়, যে কারণে অনেক কোম্পানি সম্পূর্ণভাবে এড়ানোর জন্য খাড়া ফি দিতে বেছে নেয়।
আমি যে ক্লায়েন্টের জন্য কাজ করেছি সেই ক্লায়েন্ট যদি প্রকল্পের শুরুতে সম্পূর্ণ অর্থ প্রদান করে তবে 3% ডিসকাউন্ট দেওয়া হয়। যদি এটি শুধুমাত্র অর্থের সময়ের মূল্য সম্পর্কে হত তবে এটি একটি খুব বোকা প্রস্তাব হত৷
তবে এটি কেবল অর্থের বিষয়ে ছিল না। এই কোম্পানীটি একটি উচ্চ কাস্টম পণ্য বিক্রি করেছে, এবং পণ্যটি সরবরাহ করার সময় তাদের ক্লায়েন্টদের সর্বদা অন্তত একটি অপূর্ণ প্রত্যাশা ছিল। সমীকরণ থেকে নগদ সংগ্রহকে সামনের দিকে তুলে নিয়ে, এটি পুনঃওয়ার্ক পর্বের মাঝখানে অর্থপ্রদানের জন্য অনুরোধ করে ক্লায়েন্টের সম্পর্ককে কলঙ্কিত করার ঝুঁকিকে সরিয়ে দিয়েছে।
একটি সম্পর্কিত কিন্তু ভিন্ন পদ্ধতি হ'ল চালানের নির্ধারিত তারিখগুলিকে ছোট করা। এই ধারণা Xero থেকে আসে, অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার প্রদানকারী. ক্লায়েন্ট ইনভয়েস ডেটা বিশ্লেষণ করে, তারা দেখেছে যে "সংক্ষিপ্ত অর্থপ্রদানের শর্তাবলী সহ চালানগুলি বকেয়া হয়ে যাওয়ার সম্ভাবনা বেশি, তবে আপনি যদি তিন বা চার সপ্তাহ সময় দেন তার চেয়ে আপনি এখনও আপনার টাকা তাড়াতাড়ি পাবেন।" এটি নিম্নলিখিত গ্রাফিকে সংক্ষিপ্ত করা হয়েছে:
সতর্কতার একটি শব্দ:প্রারম্ভিক বেতন ছাড় ছাড়া সংক্ষিপ্ত নির্ধারিত তারিখগুলি আপনাকে আক্রমণাত্মক এবং অযৌক্তিক দেখাতে পারে, বিশেষত নির্দিষ্ট কিছু শিল্পে। আপনি একটি নির্দিষ্ট তারিখের সিদ্ধান্ত নেওয়ার সাথে সাথে বিবেচনা করুন যে আপনি যদি আপনার নিজের চালান পান তাহলে আপনি কেমন অনুভব করবেন৷
বাণিজ্য নোট ব্যবহার করুন . প্রায়শই, অর্থ প্রদান না করা গ্রাহকদের নগদ প্রবাহের সমস্যা থাকে। অবিরাম কল বা ভিজিট করার মাধ্যমে "একটি মৃত ঘোড়াকে মারধর" চালিয়ে যাওয়ার পরিবর্তে, যখন এটি সেই পর্যায়ে পৌঁছায় তখন এটি প্রায়শই একটি ট্রেড নোট (মূলত একটি আনুষ্ঠানিক ঋণ) কাটাতে সবচেয়ে ভাল কাজ করে।
আমি আমার একজন ক্লায়েন্টের কথা মনে করি যার সাত বছর আগে একজন গ্রাহক ছিল যারা তাদের $100,000 পাওনা ছিল। আমার ক্লায়েন্ট একটি পেমেন্ট প্ল্যানে সম্মত হয়েছে এবং অ-প্রদানকারী কোম্পানির মালিকরা (যা ব্যবসার বাইরে চলে গেছে) আজ অবধি ভারসাম্য থেকে দূরে সরে যাচ্ছে। ছোট মাসিক পেমেন্টের মাধ্যমে, কয়েকটি বড় পে-ডাউনের সাথে মিলিত, ব্যালেন্স এখন প্রায় 20,000 ডলারে নেমে এসেছে। যদি আমার ক্লায়েন্ট একবারে পুরো অর্থের জন্য তাদের কঠোরভাবে চাপ দিত বা আইনি পদক্ষেপের হুমকি দিত, আমি অনুমান করছি $100,000 এর বেশিরভাগই শেষ পর্যন্ত বাতিল হয়ে যেত।
এই পদ্ধতিটি একটি টুল ছিল আমার ক্লায়েন্ট খোলার উদাহরণে বেশ কয়েকটি বড়>90-দিনের প্রাপ্য সংগ্রহ করতে ব্যবহৃত। তারা A/R থেকে বাসি ব্যালেন্সগুলিকে নোট প্রাপ্তিতে স্থানান্তরিত করে এবং যুক্তিসঙ্গত সুদের চার্জ সহ মাঝারি মাসিক পেমেন্ট (প্রায়ই প্রতি মাসে প্রায় $1,000) সংগ্রহ করা শুরু করে। ব্যালেন্স $0 এ নামিয়ে আনতে প্রায় 3 বছর লেগেছিল, কিন্তু শেষ পর্যন্ত, কার্যত সবকিছুই সংগ্রহ করা হয়েছিল। এবং পদক্ষেপ 1-5 এর কিছু বাস্তবায়ন করে, অর্থপ্রদানের স্থান নেওয়ার জন্য কোনও নতুন বাসি প্রাপ্য পাওয়া যায়নি৷
এখানে ট্রেড নোট সেট আপ করার কিছু পয়েন্টার আছে:
কোম্পানীগুলির জন্য প্রাপ্যগুলিকে ফাটলের মধ্য দিয়ে স্লিপ করার অনুমতি দেওয়া বেশ সাধারণ। কিছু কিছু ক্ষেত্রে, এমন কেউ নেই যে অধ্যবসায়ের সাথে নিরীক্ষণ করে বা এমনকি সত্যিকার অর্থে প্রাপ্য ব্যালেন্সের যত্ন নেয়। যদি কেউ যত্ন নেয় (সাধারণত একজন মালিক) তবে তারা অনুভব করে (প্রায়ই ঠিকই তাই) একমাত্র তারাই করে।
যা আমাকে সংক্ষিপ্ত বিন্দুতে নিয়ে যায়:প্রতিষ্ঠানের প্রত্যেকেরই অ্যাকাউন্ট গ্রহণযোগ্য ব্যবস্থাপনা সম্পর্কে বোঝা এবং যত্ন নেওয়া দরকার। এটি কর্মীদের মনে করিয়ে দেওয়া সহায়ক যে গ্রাহকরা, কোম্পানি নয়, কর্মচারীদের বেতন চেক লিখুন। প্রতিটি কর্মচারীকে অবশ্যই তাদের ক্রিয়াকলাপ এবং গ্রাহকের দ্বারা সময়মত অর্থ প্রদানের মধ্যে সরাসরি লাইনটি স্পষ্টভাবে বুঝতে হবে।
ওভারডিউ রিসিভেবল বাদ দেওয়ার বেশিরভাগ পদক্ষেপগুলি একটি ব্যবসা ভালভাবে চালানোর এবং মানুষের সাথে ন্যায্য এবং সম্মানের সাথে আচরণ করার পদক্ষেপের সাথে সারিবদ্ধ। এই পদক্ষেপগুলির পরিশ্রমী বাস্তবায়ন তাই কেবল প্রাপ্তিই কমিয়ে দেবে না বরং আপনার কোম্পানিকে এগিয়ে যাওয়ার শক্তির অবস্থানে আনবে।