কয়েক বছর আগে, আমি যে কোম্পানিতে কাজ করি সে তার 11,000 কর্মীকে Google-এর G Suite-এ স্থানান্তর করার গুরুত্বপূর্ণ পদক্ষেপ নিয়েছিল। ফলস্বরূপ, তারপর থেকে আমি প্রায় প্রতিদিনই শীট (স্প্রেডশীট) এবং স্লাইড (উপস্থাপনা) পণ্যগুলি ব্যবহার করছি, তাদের কার্যকারিতা শিখছি এবং কাজ করার নতুন উপায়গুলি অনুভব করছি৷
এই নিবন্ধে, আমি প্রথম দিকে শিখেছি এমন কিছু সবচেয়ে দরকারী Google পত্রক বৈশিষ্ট্যগুলি শেয়ার করব, যা নাটকীয়ভাবে আমার উত্পাদনশীলতাকে উন্নত করেছে৷ শেষের দিকে, আমি Google Apps স্ক্রিপ্টের একটি ভূমিকাও প্রদান করব, ওয়ার্কফ্লোগুলি স্বয়ংক্রিয় করার জন্য এবং Google পত্রকের কার্যকারিতা প্রসারিত করার জন্য একটি শক্তিশালী টুল। পরবর্তী একটি নিবন্ধে, আমি Google Apps স্ক্রিপ্টের আরও গভীরে যাব এবং শুরু করার জন্য একটি টিউটোরিয়াল প্রদর্শন করব৷
তবে, আমি গুগল শীট এবং এক্সেলের মধ্যে একটি বৈশিষ্ট্য তুলনা দেব না; তাদের বৈশিষ্ট্যগুলি এত দ্রুত পরিবর্তিত হয় যে এই জাতীয় বিশ্লেষণ কয়েক সপ্তাহের মধ্যে অপ্রয়োজনীয় হয়ে যাবে। পরিবর্তে, আমি Google শীট-এর সুবিধা এবং কাজ করার নতুন উপায়গুলিতে ফোকাস করব যা অনলাইন উত্পাদনশীলতা সরঞ্জামগুলির উত্থান সক্ষম করেছে৷ আমার অভিজ্ঞতায়, সেখানে অনেক ফিনান্স এবং ব্যবসায়িক পেশাদার আছেন যারা এখনও এক্সেল স্প্রেডশীটের সাথে একইভাবে কাজ করছেন যেভাবে আমরা অনেকেই 10 বছর আগে প্রি-ক্লাউড যুগে শিখেছি। আমি অনেক লোকের সাথে কাজ করেছি যারা, যদিও তারা Google পত্রকগুলিতে স্যুইচ করেছে, তবুও এটিকে পুরানো অফলাইন এক্সেল মোল্ডে ব্যবহার করে, যার অর্থ হল তারা অনেকগুলি উত্পাদনশীলতা-বর্ধক বৈশিষ্ট্যগুলি হারাবে৷
সুবিধাগুলি তালিকাভুক্ত করার পাশাপাশি, আমি এই পরিবর্তনে আমার অভিজ্ঞতার কিছু নেতিবাচক দিকগুলিকেও স্পর্শ করব। সত্যিই কেবল দুটিই আলাদা:একটি হল অনেকগুলি সুবিধা অন্যদের সাথে সহযোগিতার উপর নির্ভর করে এবং এখানে আপনি দেখতে পাবেন যে সংস্থার অসম গ্রহণ আপনি কত দ্রুত কিছু বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করতে পারবেন তার উপর সীমাবদ্ধতা সৃষ্টি করবে। অন্যটি হ'ল এক্সেল একটি স্বতন্ত্র সরঞ্জাম নয়:সেখানে প্লাগইনগুলির একটি ইকোসিস্টেম রয়েছে, যার মধ্যে অনেকগুলিই (এখনও) Google পত্রকের জন্য উপলব্ধ নয়, যার অর্থ আপনি, কিছু ক্ষেত্রে, উভয় অ্যাপ্লিকেশনকে জগলিং করতে পারেন৷
পত্রক ব্যবহার করার সবচেয়ে তাৎক্ষণিক সুবিধা হল সম্পূর্ণ নতুন উপায়ে সহযোগিতা করার ক্ষমতা। কাজের "পুরাতন শৈলী" হল একটি মাস্টার ফাইল ব্যবহার করা যা কাউকে "মালিকানাধীন" করতে হবে, যেটি তখন (সর্বোত্তম ক্ষেত্রে) একটি শেয়ার্ড নেটওয়ার্ক ফোল্ডারে রাখা হয়, অথবা নিরলসভাবে ইমেল করা হয়৷
এখানে শীট সত্যিই উজ্জ্বল হয়। অ্যাসিঙ্ক্রোনাস থেকে শুরু করে একই ফাইলে, একই ফাইলে, রিয়েল-টাইম একসাথে সহযোগিতামূলক সম্পাদনা পর্যন্ত আপনি স্বাধীনভাবে এবং বেশিরভাগ সময়ে বিভিন্ন সময়ে কাজ করেন এমন বিভিন্ন সহযোগিতার মোড রয়েছে। অ্যাসিঙ্ক্রোনাস এডিটিং এর মাধ্যমে, আপনি কমেন্ট ফিচারটি ব্যবহার করে লোকেদের সতর্ক করতে পারেন এবং তাদের এমন কাজগুলি বরাদ্দ করতে পারেন যা তারা তারপর সম্পন্ন হিসাবে চিহ্নিত করতে পারে৷
অন্যান্য সহকর্মীদের সাথে একটি স্প্রেডশীট লাইভ সম্পাদনা করা কাজ করার একটি শক্তিশালী উপায়। দু-তিনজন লোকের উত্পাদনশীলতা যারা Google শীটগুলির সাথে অত্যন্ত দক্ষ তারা দ্রুত একটি আর্থিক বা অপারেটিং মডেল তৈরি করে রিয়েল টাইমে কাজ করার পুরানো পদ্ধতির তুলনায় সত্যিই একটি দৃশ্য। বিভিন্ন রঙের একাধিক কার্সার, একটি মডেল তৈরি করার জন্য একই সময়ে স্ক্রীন জুড়ে চলে, প্রায় একটি পেইন্টিংয়ের সময়-বিচ্ছিন্ন ভিডিওর মতো৷
এছাড়াও বিভিন্ন ধরণের অংশগ্রহণকারীদের জন্য জায়গা রয়েছে। প্রত্যেকেরই একটি স্প্রেডশীট সম্পাদনা করতে সক্ষম হওয়ার প্রয়োজন নেই৷ অ্যাক্সেসের অধিকারের স্তর রয়েছে, যা নিশ্চিত করে যে যথাযথ লোকেদের অ্যাক্সেসের সঠিক স্তর প্রদানের মাধ্যমে নিরাপত্তা এবং উত্তরসূরি নিয়ন্ত্রণে রাখা হয়েছে৷
আমার সহকর্মীদের এবং আমার যে ভুল ধারণা ছিল তার মধ্যে একটি ছিল এই ধারণা যে পত্রক ছোট গণনার জন্য ঠিক আছে—একটি উন্নত ক্যালকুলেটরের মতো—কিন্তু বড় মডেল বা ডেটাসেটের জন্য উপযোগী নয়। দেখা যাচ্ছে আমরা ভুল ছিলাম। আমি এটিকে বিগত বছরগুলিতে বেশ কয়েকটি বড় অপারেটিং এবং মূল্যায়ন মডেলের জন্য ব্যবহার করেছি এবং পারফরম্যান্সে খুব মুগ্ধ৷
আমি সম্প্রতি আমাদের ইআরপি সিস্টেম থেকে বের করা ডেটার উপর কিছু বিশ্লেষণের কাজ করেছি, যেখানে আমি এমন একটি ডেটাসেটের সাথে কাজ করছিলাম যাতে প্রায় 10টি শীট ছিল, প্রতিটির আকার প্রায় 25,000 থেকে 100,000 সারি এবং 30টি কলাম পর্যন্ত (গুগল শীট-এর সীমা 5টি। ওয়ার্কবুক প্রতি মিলিয়ন সেল)। এই শীটগুলি একে অপরের উপর প্রথাগত VLOOKUP, INDEX, MATCH এবং SUMIF সূত্রগুলির মাধ্যমে তৈরি করে। প্রায় 25,000 সারিগুলির একটি কলাম জুড়ে একটি নতুন সূত্র অনুলিপি করতে আমার কম্পিউটারে প্রায় 10 সেকেন্ড সময় লেগেছিল, যা তাত্ক্ষণিক থেকে অনেক দূরে, কিন্তু কোন বাধা নয়, এর কারণে:
(এমনকি) বৃহত্তর ডেটাসেটগুলির বিশ্লেষণের জন্য, Google Sheets এখন Google BigQuery-এর সাথে সংযোগ করে, যা আপনাকে Google BigQuery-এ ডেটা ব্যবহার করে SQL কোয়েরি লিখতে এবং চালাতে এবং সরাসরি পত্রকগুলিতে ফলাফল পেতে দেয়৷
কাঁচা স্প্রেডশীট কাজ ("ঝগড়া") হল ফাইন্যান্স পেশাদারের দৈনন্দিন জীবনের একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ, কিন্তু এমনকি সেরা বিশ্লেষণটিও সীমিত মূল্যের হয় যদি আপনি আপনার ফলাফলগুলিকে একটি সহনশীল এবং বাধ্যতামূলক উপায়ে যোগাযোগ করতে না পারেন। এটি আমাদের ফাইন্যান্স টুলবক্সের আরও দুটি প্রধান বিষয় নিয়ে আসে:চার্ট এবং উপস্থাপনা .
জি স্যুট বিশ্বে উপস্থাপনাগুলি Google স্লাইডে তৈরি করা হয় যা আশ্চর্যজনকভাবে মাইক্রোসফ্ট পাওয়ারপয়েন্টের মতো মনে হয়৷ পত্রক এবং স্লাইডের মধ্যে লিঙ্কটি খুব ভালভাবে কাজ করে এবং একটি "আপডেট" বোতামের মাধ্যমে আপনার উপস্থাপনায় চার্ট এবং টেবিলগুলি সর্বদা আপ টু ডেট থাকে তা নিশ্চিত করা সহজ করে তোলে যা অন্তর্নিহিত মডেলিং, গণনা এবং অনুমানের সর্বশেষ ডেটা টেনে আনে৷
এখন যেকোন বড় প্রকল্প শুরু করার সময়, আমি প্রথমেই দুটি নথি তৈরি করি:একটি Google স্লাইডে এবং অন্যটি Google পত্রকগুলিতে৷ প্রকল্পের সমস্ত ডেটার জন্য এই "সত্যের একক উৎস" প্রদান করে, পুরো প্রকল্প জুড়ে পরিষ্কারভাবে হাতে হাতে চলে।
আপনি যদি কখনও পুনরুদ্ধারের বাইরে স্প্রেডশীট ক্র্যাশের বেদনাদায়ক অভিজ্ঞতা পেয়ে থাকেন, যার ফলে ঘন্টার পর ঘন্টা কাজ নষ্ট হয়ে যায়, আপনার ঘন ঘন নতুন ফাইল সংরক্ষণ করার একটি উন্নত অভ্যাস থাকতে পারে। এটি ক্লান্তিকর সংস্করণ আপডেট (v3.4.0, v3.4.1, ইত্যাদি) সহ ফাইলগুলির অসংখ্য পুনরাবৃত্তিতে শেষ হতে পারে।
G Suite প্রোডাক্টের মাধ্যমে, প্রোজেক্টের সারাজীবনে শুধুমাত্র একটি ফাইল থাকা সম্ভব, সংস্করণ নিয়ন্ত্রণের জন্য ধন্যবাদ।
সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ, মেনুতে "সংস্করণ ইতিহাস দেখুন" এর মাধ্যমে অ্যাক্সেসযোগ্য, আপনাকে প্রতিটি পরিবর্তনকারী ব্যক্তির নাম সহ একটি সহজ টাইমলাইনের মাধ্যমে একটি নথিতে করা সমস্ত সম্পাদনা দেখতে দেয়৷ এটা ঠিক—সবকিছু সংরক্ষিত হয়, তাৎক্ষণিকভাবে। প্রতি 5-10 মিনিটে F12 টিপতে হবে না, সংস্করণ নম্বর বৃদ্ধি করুন এবং সংরক্ষণ করুন, শুধুমাত্র মনের শান্তির জন্য এটি জেনে রাখুন যে ক্র্যাশের ক্ষেত্রে কিছুই নষ্ট হয় না।
ক্লাউড উত্পাদনশীলতা লিঙ্ক কার্যকারিতাকে আরও মার্জিত করে তোলে এবং নিশ্চিত করে যে এটি আসলে কাজ করে! অফলাইন এক্সেল ওয়ার্ল্ডে অন্যান্য ওয়ার্কবুকগুলিকে উল্লেখ করা সম্ভব, তবে এটি ভঙ্গুর হতে থাকে এবং ফাইলগুলি তাদের আসল ফোল্ডারের অবস্থান থেকে সরে গেলে ভেঙে যায়। আপনি প্রায়ই কারও হার্ড ড্রাইভে ফোল্ডার কাঠামোর অস্পষ্ট রেফারেন্স ধারণকারী কোষ দেখতে পাবেন:C:\users\smithj\projects\omega\valuation\ .
Google Sheets-এ IMPORTRANGE ফাংশন আপনাকে অন্যান্য পত্রক ফাইলগুলির সাথে নির্বিঘ্নে লিঙ্ক করতে দেয়৷ ফাইলটি সরানো বা পুনঃনামকরণ করা যাই হোক না কেন, ডেটা সর্বদা লিঙ্ক করা হবে এবং আপনার চিন্তা করার জন্য একটি কম সমস্যা থাকবে।
আমার কোম্পানির অনেক লোক এখনও এক্সেল (এবং পাওয়ারপয়েন্ট) ব্যবহার করার একটি কারণ হল যে এমন অনেকগুলি প্লাগইন রয়েছে যা এখনও Google শীট এবং স্লাইডের জন্য উপলব্ধ নয়। উদাহরণগুলির মধ্যে রয়েছে ওরাকলের হাইপেরিয়ন টুলের জন্য স্মার্ট ভিউ প্লাগইন এবং @RISK প্লাগইন যা আমি মন্টে কার্লো সিমুলেশনের একটি গাইডে দেখিয়েছি। একইভাবে, পাওয়ারপয়েন্টের থিঙ্ক-সেল প্লাগইন চার্ট কার্যকারিতা অফার করে যা স্লাইডে যা সম্ভব তার থেকে উচ্চতর হতে পারে।
তবুও, Google শীট এবং স্লাইডের "অ্যাড-অন" নামে বিস্তৃত কার্যকারিতা রয়েছে যা Microsoft বিশ্বের প্লাগইনগুলির অনুরূপ ভূমিকা পূরণ করে৷ দুর্ভাগ্যবশত, জুলাই 2019 পর্যন্ত, উপরে উল্লিখিত এন্টারপ্রাইজ অ্যাপ্লিকেশনগুলির জন্য কোনও সমর্থন নেই এবং অ্যাড-অন ইকোসিস্টেমের হোমব্রু প্রকৃতির মানে হল যে কিছু অফারগুলির গুণমান সন্দেহজনক। এর মানে হল একটি কর্পোরেট প্রেক্ষাপটে, সংবেদনশীল ডেটা নিয়ে কাজ করার সময়, আমি মাঝে মাঝে অ্যাড-অন ব্যবহার করতে দ্বিধাবোধ করি৷
কাজ করার জন্য একটি স্প্রেডশীটে ডেটা পাওয়া একটি মৌলিক প্রয়োজন, এবং কিছু কর্পোরেট প্লাগইন অনুপলব্ধ না থাকলে, তাহলে কী সম্ভব? ভাল, ভাগ্যক্রমে, অনেক বিকল্প আছে। এক্সেল ফাইলগুলির সাথে পিছিয়ে থাকা সামঞ্জস্যের পাশাপাশি, শীটগুলি XML, HTML এবং RSS কোয়েরির মাধ্যমে অফুরন্ত সম্ভাবনার অফার করে৷
পত্রকগুলিতে ডেটা ব্যবহার করার জন্য বিশেষভাবে উল্লেখ করার মতো আরও কয়েকটি আকর্ষণীয় বিকল্প রয়েছে৷ ফিনান্স পেশাদারদের জন্য, GOOGLEFINANCE সূত্রটি সম্পর্কে জানার জন্য উপযোগী হতে পারে, যা আপনাকে সরাসরি Google Finance থেকে ডেটা সংগ্রহ করতে দেয়৷ যদিও ব্লুমবার্গের মতো একটি পেশাদার পরিষেবার সাথে তুলনা করা যায় না, তবুও এটি সর্বজনীন স্টক এবং মুদ্রার তথ্যের জন্য একটি দুর্দান্ত সরঞ্জাম৷
ওয়েব থেকে ডেটা পাওয়ার অন্যান্য, আরও সাধারণ উপায় রয়েছে৷ একটি ওয়েবসাইট থেকে সরাসরি একটি HTML টেবিল বা তালিকা বের করার কার্যকারিতা, উদাহরণস্বরূপ, যখন আর্থিক, বাজার বা অন্যান্য তথ্য সর্বজনীনভাবে উপলব্ধ যা আপনি পুনরুদ্ধার করতে চান এবং কাজ চালিয়ে যেতে চান তখন দরকারী হতে পারে৷
Google BigQuery বাদ দিয়ে (আগে আলোচনা করা হয়েছে), সেখানে—লেখার মতো—কোনও সহজ উপায় নেই অ-প্রযুক্তিগত ব্যবহারকারীদের সরাসরি ডাটাবেসের সাথে সংযোগ করার, যদিও কার্যকারিতা তাদের জন্য উপলব্ধ যারা বিকাশকারীর দক্ষতা এবং সংস্থানগুলিতে অ্যাক্সেস রয়েছে৷
যাইহোক, এটি আমাদেরকে Google Apps Script-এ নিয়ে আসে, একটি শক্তিশালী টুল যা শুধুমাত্র পত্রক নয়, G Suite-এর সমস্ত অংশকে প্রসারিত এবং সংযোগ করার প্রায় সীমাহীন সম্ভাবনাগুলিকে খোলে৷ ভবিষ্যতের একটি নিবন্ধে, আমি একটি ব্যবহারিক ভূমিকা টিউটোরিয়ালের মাধ্যমে এই কার্যকারিতা সম্পর্কে আরও বিশদে যাব৷
আমি এই নিবন্ধে Google পত্রক এবং স্লাইডের প্রচার করছি। যাইহোক, আমার প্রতিষ্ঠানের সবাই একই মনে করে না! এবং আমি মনে করি যে এটি এর ত্রুটিগুলির মধ্যে একটি:একটি বিন্যাস সম্পর্কে ঐকমত্যের অভাব, তা সফ্টওয়্যার বা এমনকি দৈনন্দিন জীবনে (মনে করুন 8-ট্র্যাক বনাম ক্যাসেট টেপ), শেষ পর্যন্ত সামগ্রিক প্রভাবকে কমিয়ে দেয়। ডেস্কটপ সফ্টওয়্যারের ক্ষেত্রে, লোকেরা যত বেশি একটি নির্দিষ্ট বিন্যাস ব্যবহার করে এবং এর প্রকৃত ক্ষমতা বুঝতে পারে, সংস্থার প্রত্যেকের জন্য তত বেশি সুবিধা এবং দক্ষতা অর্জন করা হয়।
যেকোনো সফ্টওয়্যারের মতো Google শীট-এরও ছোটখাটো বিরক্তি রয়েছে:একটি কীবোর্ড শর্টকাট যা আপনি আশা করেন না, এমন একটি বৈশিষ্ট্য যা অনুপস্থিত বা আপনি যেভাবে চান সেভাবে আচরণ করে না ইত্যাদি। যদিও অনেক ক্ষেত্রে এটিও একটি অন্যায্য তুলনা। কর্পোরেট এবং ব্যবসায়িক সেটিংসে, অনেক লোক তাদের কর্মজীবন জুড়ে মাইক্রোসফ্ট উত্পাদনশীলতা স্যুট ব্যবহার করে আসছেন, এমন অভিজ্ঞতার পরিমাণ যা একটি নতুন সেটের সরঞ্জামগুলির সাথে কাজ করার প্রথম মাস (বা এমনকি বছরগুলির) সাথে তুলনা করা যায় না৷
স্প্রেডশীট হল সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ টুলগুলির মধ্যে একটি, যদি না হয় the৷ অনেক ফিনান্স এবং ব্যবসায়িক পেশাদারদের জন্য সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ টুল। তারা আমাদের ক্যানভাস, আমাদের নোটপ্যাড এবং আমাদের যন্ত্র! আমরা শত শত, যদি হাজার হাজার না, একটি কর্মজীবনের সময় তাদের ব্যবহার করে ঘন্টা ব্যয় করি। সুতরাং, যেকোনো কাজের সরঞ্জাম এবং পরিবেশের মতো, তাই, আনন্দদায়ক এবং দক্ষ হতে আমাদের অভিজ্ঞতা প্রয়োজন৷
সারসংক্ষেপে, আমি তাদের ঐতিহ্যগত ডেস্কটপ সমকক্ষের তুলনায় G Suite-এর মতো ওয়েব-ভিত্তিক উত্পাদনশীলতা অ্যাপ্লিকেশনগুলি ব্যবহার করার সাথে আসা সহযোগিতা বৈশিষ্ট্য এবং অন্যান্য উদ্ভাবন থেকে প্রচুর উত্পাদনশীলতা সুবিধা দেখেছি। প্রাথমিক স্তরের পরে এই সরঞ্জামগুলি ব্যবহার করতে শেখার প্রচুর সুবিধা রয়েছে, যেমন আমি এই নিবন্ধে উত্পাদনশীলতা-বর্ধক দিকগুলি দেখিয়েছি৷
Google পত্রকের সুবিধাগুলি, এই টুলগুলির সাথে অতিবাহিত বিশাল সংখ্যক ঘন্টা জুড়ে গুণিত, ব্যক্তি এবং সংস্থা উভয়েরই উপকার করে, অসাধারণ লাভ যোগ করতে পারে। উল্লিখিত হিসাবে, আমি আরেকটি নিবন্ধ লিখব যা G Suite-এ ম্যাক্রো এবং স্ক্রিপ্ট সম্পর্কে বিস্তারিত জানাবে। এগুলি Google Apps স্ক্রিপ্ট ভাষার মাধ্যমে সম্পাদিত হয় এবং আমি যেমন দেখাব, প্রক্রিয়াগুলি স্বয়ংক্রিয় এবং স্ট্রীমলাইন করার জন্য আপাতদৃষ্টিতে অসীম সংখ্যক উপায় অফার করে৷
সুতরাং, আপনি যদি এখনও Google পত্রকগুলির সাথে গুরুত্ব সহকারে কাজ না করে থাকেন তবে আমি অত্যন্ত সুপারিশ করছি যে আপনি এটিকে স্পিন করার জন্য নিন। আপনি নিজেকে আবদ্ধ খুঁজে পেতে পারেন.