কম ছয়-অঙ্কের বার্ষিক আয়ের মধ্য দিয়ে যাওয়ার পরে, LendEDU, একটি Y কম্বিনেটর-সমর্থিত স্টার্টআপ, তার আর্থিক এবং অ্যাকাউন্টিং ফাংশনগুলিকে ঘরে আনার জন্য বড় সিদ্ধান্ত নিয়েছে৷ LendEDU, একটি ওয়েবসাইট যা ভোক্তাদের ছাত্র ঋণ, ব্যক্তিগত ঋণ এবং বীমা পণ্য সহ আর্থিক পণ্য সম্পর্কে জানতে এবং তুলনা করতে সাহায্য করে, আরও দক্ষ হয়ে ওঠার সাথে সাথে ব্যবসার বৃদ্ধিকে সমর্থন করতে চাইছিল৷

এই সময়ে, আমাদের কোম্পানিতে আমার ভূমিকা স্থানান্তরিত হয় এবং আমি ফিনান্স ও অপারেশনের পরিচালক হয়েছিলাম, আমাদের ক্রমবর্ধমান কোম্পানির জন্য একটি নতুন ভূমিকা। স্পষ্টতই, এটি আমার জন্যও একটি নতুন ভূমিকা ছিল এবং একসাথে, আমরা সিদ্ধান্ত নিয়েছি যে আমাদেরকে এগিয়ে নিয়ে যাওয়ার জন্য আমাদের একজন স্বাধীন পরামর্শদাতা আনতে হবে।

টপটাল ফাইন্যান্স এক্সপার্ট অ্যান্ড্রু ফ্যালস-এর সহায়তায় আমাদের কোম্পানি কীভাবে তার আর্থিক এবং অ্যাকাউন্টিং ফাংশনগুলিকে ইন-হাউসে স্থানান্তরিত করেছে তার গল্প এটি।

আমাদের অ্যাকাউন্টিং প্রক্রিয়া গঠনের প্রাথমিক সংগ্রাম

2017 সালের গ্রীষ্মে, LendEDU একটি ছোট স্টার্টআপ কোম্পানি ছিল যা বিভিন্ন ক্ষেত্রে অসাধারণ বৃদ্ধির অভিজ্ঞতা অর্জন করেছিল। রাজস্ব, নগদ, গ্রাহক এবং কর্মচারীদের ধারাবাহিক বৃদ্ধির সাথে, এটি স্পষ্ট ছিল যে অফিসিয়াল অ্যাকাউন্টিং প্রক্রিয়া এবং হিসাবরক্ষণ খুব শীঘ্রই প্রয়োজনীয় ছিল৷

এই বিন্দু পর্যন্ত, LendEDU বৃদ্ধি এবং ব্যবসার দিকগুলির উপর লেজার-কেন্দ্রিক ছিল যা সরাসরি এটিকে চালিত করে। বোধগম্যভাবে, কোম্পানির হাতে যে সীমিত সংস্থান ছিল তা অফিসিয়াল প্রদেয় এবং প্রাপ্য দল গঠনের জন্য স্থাপন করা হয়নি। পরিবর্তে, প্রাসঙ্গিক দক্ষতা এবং সম্পর্কিত দায়িত্বের সাথে কর্মচারীরা তাদের দায়িত্বের তালিকায় এগুলি যুক্ত করেছে৷

সেই গ্রীষ্মের শেষের দিকে, আমাদের কোম্পানি একটি অফিসিয়াল অ্যাকাউন্টিং প্রক্রিয়া প্রদান করতে পারে এমন সুবিধাগুলি বিবেচনা করতে শুরু করে৷ দ্রুত প্রাপ্তিযোগ্য টার্নওভার আমাদের নগদ প্রবাহকে বাড়িয়ে তুলতে পারে, সঞ্চিত অ্যাকাউন্টিং পদ্ধতিগুলি আমাদের কার্যক্ষমতা বিশ্লেষণ করতে আরও সঠিকভাবে সাহায্য করতে পারে এবং আনুষ্ঠানিক হিসাবরক্ষণ আমাদের আর্থিক ব্যবস্থাপনাকে দক্ষতার সাথে পরিচালনা করতে সক্ষম করতে পারে৷

আমাদের ব্যবসার এই দিকটিতে বিনিয়োগ করার জন্য আমাদের কাছে এখন পর্যাপ্ত সম্পদ ছিল। যাইহোক, এই সময়ে, একজন পূর্ণ-সময়ের হিসাবরক্ষক নিয়োগ করা যৌক্তিক বলে মনে হয়নি, তাই আমরা আউটসোর্স করা ফাইন্যান্স টিমের উপর গবেষণা করতে শুরু করি যারা আমাদের জন্য এটি পরিচালনা করতে পারে। আমরা একটি স্বনামধন্য ফার্মের সাথে দেখা করেছি যেটি স্টার্টআপগুলির জন্য অ্যাকাউন্টিং ক্রিয়াকলাপগুলি পরিচালনা করার উপর দৃষ্টি নিবদ্ধ করে। প্রতি ঘণ্টার ফি অত্যধিক ছিল, কিন্তু আমরা ভেবেছিলাম, "আপনি যা দিতে চান তা পাবেন", তাই আমরা এগিয়ে গেলাম।

এটি একটি উল্লেখযোগ্য ভুল হতে পরিণত. আগস্ট 2018 এর মধ্যে, আমরা আমাদের আউটসোর্স করা অর্থ বিভাগে $50,000-এর বেশি খরচ করেছি, কিন্তু এটি দেখানোর জন্য আমাদের কাছে অফিসিয়াল মাসিক আর্থিক বিবৃতি ছিল। আমাদের আয় পণ্য লাইন দ্বারা বিভক্ত করা হয়েছিল, আমাদের ব্যয়গুলি আইটেমাইজ করা হয়েছিল এবং ফর্ম্যাটিং পেশাদার ছিল৷

LendEDU-এর একটি Outsourcing Finance Department এ বর্ধিত ব্যয়

শুধু একটি সমস্যা ছিল—আমরা সংখ্যাগুলি বিশ্বাস করতে পারিনি৷৷ প্রতি মাসে ক্লোজ-আউট প্রক্রিয়া একটি দুঃস্বপ্ন ছিল। আমরা যে ফার্মের প্রতিনিধিদের নিয়োগ করেছি তারা বুঝতে পারেনি যে আমরা কীভাবে আয় করেছি এবং তারা শিখতে আগ্রহী ছিল না। ভারসাম্যের অসঙ্গতি, চালান ত্রুটি এবং প্রশ্নের তালিকা উল্লেখ করে দীর্ঘ ইমেলগুলি বিনিময় করা হয়েছিল, কিন্তু পুনর্মিলনগুলি ধারাবাহিকভাবে পরবর্তী মাসগুলিতে বন্ধ করা হয়েছিল। প্রক্রিয়াটি ত্রুটিপূর্ণ ছিল, যোগাযোগ ছিল ভয়ানক, এবং গ্রাহক পরিষেবা ছিল অত্যন্ত খারাপ। সবচেয়ে হতাশাজনক, আমাদের আর্থিক তথ্যের উপর আস্থা কম ছিল।

ইন-হাউসে রূপান্তর শুরু করা হচ্ছে

আট মাস এই বাহ্যিক অ্যাকাউন্টিং ফার্মে অর্থ যোগান এবং মূল্যবান ফলাফলের জন্য সংগ্রাম করার পরে, আমাদের যথেষ্ট ছিল৷

আমরা আমাদের অ্যাকাউন্টিং ফাংশন ইন-হাউস আনার কথা বিবেচনা করার সিদ্ধান্ত নিয়েছি। এই পদক্ষেপের সুবিধাগুলি উত্তেজনাপূর্ণ ছিল। ইন-হাউস অ্যাকাউন্টিং ক্রিয়াকলাপগুলি সরানোর মাধ্যমে, আমরা আরও দ্রুত, আরও স্বচ্ছভাবে এবং কম ব্যয়বহুলভাবে মাসিক আর্থিক বিবৃতি তৈরি করতে পারি। স্থায়ী সমস্যাটি ছিল যে আমরা এখনও একজন পূর্ণ-সময়ের হিসাবরক্ষক নিয়োগের অবস্থানে ছিলাম না এবং আমাদের কর্মীদের সুবিধামত কোনো CPA ছিল না।

এই মুহুর্তে, আমি অ্যাকাউন্টিং প্রক্রিয়ার মূল বিষয়গুলি শিখেছি যা আমাদের সেট আপ করতে হবে এবং আমি বেশিরভাগ লেগওয়ার্ক পরিচালনা করতে পারতাম। যাইহোক, আমাদের প্রক্রিয়া সম্পর্কে পরামর্শ করার জন্য এবং সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণভাবে, আমার কাজ পরীক্ষা করার জন্য আমার বিশেষজ্ঞের প্রয়োজন। সংক্ষেপে, আমার এমন একজনের প্রয়োজন যিনি জানেন যে আমি যা জানতাম না এবং এমন একজন যে কেবল ভুলগুলি সনাক্ত করতে পারে না কিন্তু সেগুলি ঠিক করতে আমাকে সাহায্য করতে পারে। আমরা টপটালে এই ব্যক্তিকে পেয়েছি। আমরা আগে আমাদের ওয়েবসাইটের জন্য একটি সফ্টওয়্যার বিকাশকারীকে সাবকন্ট্রাক্ট করার জন্য সাইটটি ব্যবহার করেছি এবং এটি একটি দুর্দান্ত অভিজ্ঞতা ছিল৷ এই সময়, আমাদের অ্যাকাউন্টিং ব্যাকগ্রাউন্ড সহ এমন একজনের প্রয়োজন, বিশেষত একজন CPA, যিনি আমাদের কোম্পানি যে শিল্পে কাজ করে তা বুঝতে পারেন।

হায়ারিং এবং অনবোর্ডিং প্রক্রিয়া

টপটালে পজিশন পোস্ট করার পর, আমরা আগ্রহী ফ্রিল্যান্সারদের কাছ থেকে চিত্তাকর্ষক জীবনবৃত্তান্ত সহ অসংখ্য প্রতিক্রিয়া পেয়েছি। কয়েক দিনের মধ্যে, আমরা পরের সপ্তাহের জন্য পাঁচটি ফোন ইন্টারভিউ সেট আপ করেছি।

আমরা আমাদের প্রয়োজনীয়তাগুলি ব্যাখ্যা করেছি এবং জিজ্ঞাসা করেছি যে কীভাবে প্রতিটি আবেদনকারী আমাদের অতীতে অ্যাকাউন্টিং সমস্যাগুলি এড়াতে সাহায্য করতে পারে। আমরা অ্যান্ড্রু ফ্যালসের সাথে একটি মিল খুঁজে পেয়েছি৷

অ্যান্ড্রু একজন সিপিএ যিনি একটি উচ্চ সম্মানিত ট্যাক্স অ্যাকাউন্টিং ফার্ম প্রতিষ্ঠা করেছেন যা স্টার্টআপের জন্য অ্যাকাউন্টিং এবং সম্মতির বিভিন্ন দিকগুলিতে বিশেষজ্ঞ। অ্যান্ড্রু তার কর্মজীবন জুড়ে বিভিন্ন শিল্পে অসংখ্য সংস্থার সাথে পরামর্শ করেছেন। 30-মিনিটের একটি ফোন ইন্টারভিউ, অ্যান্ড্রু আমাদের জন্য একটি অভ্যন্তরীণ অ্যাকাউন্টিং প্রক্রিয়া সেট আপ করার জন্য একটি পরিকল্পনা তৈরি করেছিল। তিনি উল্লেখ করেছেন যে তিনি QuickBooks-এ দক্ষ ছিলেন এবং পরামর্শ দিয়েছিলেন যে কীভাবে সফ্টওয়্যারটি নেভিগেট করতে হয় সে সম্পর্কে তিনি আমাকে ব্যক্তিগতভাবে প্রশিক্ষণ দিতে পারেন৷

তদুপরি, অ্যান্ড্রু আমাদের ব্যবসা কীভাবে কাজ করে এবং আমরা কী অর্জন করার চেষ্টা করছি তা পুরোপুরি বুঝতে পেরেছিলেন বলে মনে হচ্ছে। অ্যান্ড্রু বলেছিলেন যে তার উদ্দেশ্য ছিল "চাকরি থেকে বেরিয়ে আসা।" তার অর্থ ছিল যে তিনি আমাদের স্বনির্ভর হতে শিক্ষিত করতে চেয়েছিলেন, যা ছিল আমাদের লক্ষ্য। এই পদ্ধতির জন্য তার অনুপ্রেরণা ছিল এই ধারণা যে আমরা অন্যান্য পরিস্থিতিতে তার সাথে পরামর্শ করব যা আমরা আমাদের কোম্পানির পরিপক্ক হওয়ার সাথে সাথে সম্মুখীন হয়েছি, যা আমরা করেছি।

এক মাস

অ্যান্ড্রুর সাথে আমাদের বাজেট নিয়ে আলোচনা করার পরে, আমরা কাজ করার অধিকার পেয়েছি। প্রথম মাসে, অ্যান্ড্রু এবং আমি প্রতিদিন 2-4 ঘন্টা, প্রতি সপ্তাহে তিন দিন জুম নিয়ে কথা বলতাম। আমি স্ক্রিন শেয়ার ব্যবহার করেছি যখন তিনি আমাকে QuickBooks সফ্টওয়্যারের মাধ্যমে হেঁটেছেন, আমাকে শর্টকাট শিখিয়েছেন, এবং সঠিক হিসাবরক্ষণের জন্য প্রয়োজনীয় অ্যাক্রুয়াল অ্যাকাউন্টিং নীতিগুলির উপর জোর দিয়েছিলেন। অনেক কিছু শেখার ছিল। যে কোনো সময় আমার একটি প্রশ্ন ছিল, অ্যান্ড্রু একটি উত্তর ছিল. যে কোনো সময় একটি ভুল ছিল যা সংশোধন করা প্রয়োজন, অ্যান্ড্রু একাধিক সমাধান অফার করবে। এক মাসে, আমরা ভবিষ্যতের অসঙ্গতি এড়াতে এবং দক্ষতার সাথে কাজ করার জন্য ডিজাইন করা একটি আনুষ্ঠানিক অ্যাকাউন্টিং প্রক্রিয়া স্থাপন করেছি৷

মাস দুই

দুই মাসের শেষ নাগাদ, আমি স্বাধীনভাবে QuickBooks নেভিগেট করতে সক্ষম হয়েছিলাম এবং ক্লোজ-আউট কাজগুলি যেমন ব্যাঙ্ক এবং ক্রেডিট কার্ড অ্যাকাউন্ট পুনর্মিলন, বেতন-ভাতা সংগ্রহ, প্রিপেইড খরচ পরিমাপ, জার্নাল এন্ট্রিগুলি সামঞ্জস্য করা এবং অফিসিয়াল আর্থিক বিবৃতি তৈরি করতে সক্ষম হয়েছিলাম৷

মাস তিন

তিন মাসের শেষে, আমরা সফলভাবে 2018 অর্থবছরের জন্য সঠিক আয়ের আর্থিক বিবৃতি তৈরি করেছি৷

মাস চার

চার মাসের মধ্যে, আমরা এই বিবৃতিগুলিকে রাজস্ব অভিক্ষেপ মডেল, ব্যয় বাজেট এবং অনুপাত বিশ্লেষণের জন্য ঐতিহাসিক ইনপুট হিসাবে ব্যবহার করছিলাম। অ্যান্ড্রু ব্যক্তিগতভাবে আমাকে কুইকবুকস সফ্টওয়্যার ব্যবহার করার জন্য প্রশিক্ষণ দেয়নি এবং তারপরে আমাকে গাইড করেছিল, তবে তিনি আমাদের নির্দিষ্ট কোম্পানির জটিলতাগুলি শিখতেও সময় নিয়েছিলেন। তিনি বেতন সংগ্রহের হিসাব করার জন্য বিশদ স্প্রেডশীট তৈরি করেছেন, অ্যামোর্টাইজেশন ট্র্যাক করেছেন এবং বিলম্বিত/বর্তমান ট্যাক্স দায়গুলি গণনা করেছেন। এই কাস্টমাইজড রিসোর্স আমাকে সাহায্য ছাড়াই জটিল অ্যাক্রুয়াল জার্নাল এন্ট্রি তৈরি করতে সক্ষম করে।

বছর 1

আমরা অ্যান্ড্রুকে নিয়োগের পর থেকে এক বছরেরও বেশি সময় হয়ে গেছে এবং আমাদের আর্থিক তথ্যের উপর আস্থা কখনোই বেশি ছিল না। এই মুহুর্তে, আমি অ্যান্ড্রু-এর সাথে প্রতি মাসে প্রায় 5-10 ঘন্টার জন্য জুম নিয়ে কথা বলি, প্রাথমিকভাবে একটি মাসের শেষের পর্যালোচনার জন্য এবং এই সময়ের মধ্যে ঘটে যাওয়া এককালীন অ্যাকাউন্টিং পরিস্থিতি সম্পর্কে প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করার জন্য। অ্যান্ড্রু সফলভাবে আমাদের একটি ইন-হাউস অ্যাকাউন্টিং প্রক্রিয়া সেট আপ করতে সাহায্য করেছে যা আমাদের বাহ্যিক সহযোগিতার চেয়ে আরও দক্ষ, আরও নির্ভুল এবং কম ব্যয়বহুল। সম্ভবত সবচেয়ে মূল্যবান হল যে আমরা একজন CPA এবং ব্যবসায়িক পেশাদারের সাথে একটি সম্পর্ক তৈরি করেছি যিনি আমাদের প্রয়োজন হতে পারে এমন পরামর্শের জন্য স্ল্যাক, ফোন, ইমেল এবং জুমের মাধ্যমে 24/7 আমাদের কাছে উপলব্ধ করেছেন।

2 বছরের জন্য সামনের প্রকল্পগুলি

2020 এ চলে যাওয়া, আমরা আমাদের 2019 বছরের শেষের সাথে শুরু করব। এই প্রক্রিয়াটি সাধারণত মাসিক গড় ক্লোজ-আউটের চেয়ে বেশি কঠিন। এই পর্যায়ে, আমাদের ট্যাক্স রিটার্ন জমা দেওয়ার প্রস্তুতির জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত সমন্বয় করা এবং আমাদের আর্থিক বিবৃতিতে উচ্চ স্তরের নির্ভুলতা অর্জন করা অপরিহার্য৷

এছাড়াও 2020 সালের প্রথম অংশে আমাদের করণীয় তালিকায় রয়েছে QuickBooks বাজেটিং টুল ব্যবহার করা শুরু করা। এটি আমাদের আনুমানিক বাজেট এবং প্রকৃত বাজেটের মধ্যে একটি বিশদ তুলনামূলক বিশ্লেষণ করতে সক্ষম করবে, শেষ পর্যন্ত আমাদের খরচ পরিচালনা করতে সাহায্য করবে। অ্যান্ড্রু ইতিমধ্যেই আমাকে এই প্রকল্পের জন্য কীভাবে প্রস্তুত করা যায় সে সম্পর্কে নির্দেশাবলীর একটি তালিকা স্ল্যাক করেছে যাতে আমরা নতুন বছরে দৌড়াতে পারি৷