একটি সুচিন্তিত ব্যবসায়িক ধারাবাহিকতা কৌশল কোম্পানিগুলিকে শুধুমাত্র টিকে থাকতেই সাহায্য করতে পারে না কিন্তু একটি সংকটের পরেও উন্নতি করতে পারে। অপারেশনাল ব্যবসার ধারাবাহিকতা এখন আর আলোকিত করার মতো বিষয় নয়, বরং একটি বিষয় যা গুরুতর আলোচনার যোগ্যতা রাখে। ফেডারেল ইমার্জেন্সি ম্যানেজমেন্ট এজেন্সি (FEMA) অনুসারে, প্রায় 40% ব্যবসা বিপর্যয়ের পরে পুনরায় খোলে না।
আপনার কোম্পানিকে পরবর্তী সঙ্কট থেকে রক্ষা করার জন্য এখানে আপনি নিতে পারেন এমন পাঁচটি পদক্ষেপ।
একসাথে একটি অপারেশনাল ব্যবসার ধারাবাহিকতা পরিকল্পনা
একটি অপারেশনাল ব্যবসার ধারাবাহিকতা পরিকল্পনা তৈরি করার আগে আরেকটি সংকট ঘটার জন্য অপেক্ষা করবেন না। সঙ্কট কেটে গেলে কর্ম প্রক্রিয়ায় একটি দক্ষ প্রত্যাবর্তনের জন্য একটি পরিকল্পনা তৈরি করা অনুমতি দেয়। এটি দুর্যোগের পরিপ্রেক্ষিতে যে কোনও ক্ষয়ক্ষতি মোকাবেলা করার নির্দেশনাও দেয়৷
যদিও সংস্থাগুলি একা এই পরিকল্পনাগুলি বাস্তবায়ন করতে পারে, এটি প্রায়শই একটি কৌশল পরামর্শদাতাকে বাইরের দৃষ্টিভঙ্গি এবং কীভাবে সফল ব্যবসায়িক ধারাবাহিকতা পরিকল্পনাগুলি ফলপ্রসূ হয় তার অভিজ্ঞতার গভীর পুল আনতে সহায়তা করে৷
এই ধরনের পরিকল্পনার সাথে সজ্জিত ব্যবসাগুলি আকস্মিক পরিকল্পনা ছাড়াই সত্ত্বার চেয়ে বেশি স্থিতিস্থাপক এবং আমার অভিজ্ঞতায় পুনরুদ্ধার করার আরও ভাল সুযোগ রয়েছে। উপরন্তু, তারা তাদের প্রতিযোগীদের তুলনায় দ্রুত পুনরুত্থানের প্রবণতা রাখে।
সুতরাং, একটি অপারেশনাল ব্যবসার ধারাবাহিকতা পরিকল্পনা একত্রিত করার সাথে কী জড়িত? একটি ব্যাপক আকস্মিক পরিকল্পনা প্রোগ্রাম তিনটি উপাদান দ্বারা সংজ্ঞায়িত করা হয়:
- জরুরী প্রতিক্রিয়া
- সঙ্কট ব্যবস্থাপনা
- ব্যবসা পুনরুদ্ধার এবং পুনরুদ্ধার
এই পরিকল্পনার কাঠামোতে নিম্নলিখিত পাঁচটি মূল পদক্ষেপ অন্তর্ভুক্ত করা উচিত:
- প্রস্তাবিত পরিকল্পনার সুযোগ স্থাপন করুন
এই ধাপে, প্রধান ফোকাস হল একটি নির্দিষ্ট ফোকাস প্রতিষ্ঠা করা এবং ক্রাইসিস ম্যানেজমেন্ট টিম, প্রযুক্তি পুনরুদ্ধার দল এবং ব্যবসায়িক পুনরুদ্ধার দল চিহ্নিত করা যা ব্যবসার ধারাবাহিকতা পরিকল্পনা বাস্তবায়নে কাজ করবে। এই দলটি একটি দুর্যোগের সময় কোম্পানি কীভাবে কর্মচারী, সরবরাহকারী এবং গ্রাহকদের পাশাপাশি ব্যবসায়িক ক্রিয়াকলাপগুলিকে সর্বোত্তমভাবে রক্ষা করতে পারে তা দেখার জন্য বিভিন্ন উপায় অন্বেষণের জন্য দায়ী থাকবে৷
- প্রধান ব্যবসায়িক ক্ষেত্রগুলিকে সংজ্ঞায়িত করুন৷
প্রতিষ্ঠানটি কয়টি বিভাগ বা সেক্টর নিয়ে গঠিত? আইটি, সেলস, অ্যাকাউন্টস, মানবসম্পদ, ব্যাক অফিস এবং ফ্রন্ট অফিস—এই সেক্টরগুলির প্রতিটিকে সংজ্ঞায়িত এবং রূপরেখা দিতে হবে যাতে প্রতিটির জন্য একটি প্রতিক্রিয়া প্রোটোকল তৈরি করা যায়।
- একটি ব্যবসায়িক প্রভাব বিশ্লেষণ করা (BIA)
একটি ব্যবসায়িক প্রভাব বিশ্লেষণ (বিআইএ) গুরুত্বপূর্ণ ব্যবসায়িক ক্রিয়াকলাপের সম্ভাব্য প্রভাবগুলির পূর্বাভাস দেওয়ার জন্য করা হয়। নিম্নলিখিত তিনটি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করে ব্যবসায়িক প্রভাব বিশ্লেষণ সহজতর করা যেতে পারে:
- সংস্থার মূল ক্রিয়াকলাপগুলির জন্য গুরুত্বপূর্ণ অগ্রাধিকারমূলক কার্যকলাপগুলি কী কী?
- এই অগ্রাধিকারমূলক কার্যক্রমগুলি পুনরায় শুরু করার জন্য কোন সংস্থানগুলি পেতে হবে? এটি অভ্যন্তরীণ এবং বাহ্যিক উভয় সংস্থান যেমন ইনভেন্টরি, যানবাহন এবং কর্মীদের অন্তর্ভুক্ত।
- ব্যবসায়িক ক্রিয়াকলাপে ব্যাঘাত সহ্য করা যেতে পারে এমন সর্বোচ্চ সময়কাল কত? এই বিশেষ প্রশ্নটি অগ্রাধিকারমূলক ক্রিয়াকলাপগুলি পুনরায় শুরু করার সময়সীমা চিহ্নিত করে৷
একবার এই প্রশ্নগুলির উত্তর দেওয়া হয়ে গেলে, ব্যবসাকে প্রভাবিত করতে পারে এমন বাহ্যিক ঝুঁকিগুলি মূল্যায়ন করার সময় এসেছে৷ এটি করার পরে, ব্যবসার মুখোমুখি হতে পারে এমন বিভিন্ন ধরণের বিপর্যয়ের মধ্য দিয়ে কাজ করা সহজ হয়।
- সংগৃহীত তথ্যের উপর ভিত্তি করে কৌশল তৈরি করুন
এই যথাযথ অধ্যবসায় প্রক্রিয়া চলাকালীন আপনি যে ডেটা সংগ্রহ করেছেন তা দিয়ে, যেকোন জরুরী পরিস্থিতি মোকাবেলায় এন্টারপ্রাইজকে সহায়তা করার কৌশলগুলি নিয়ে আসা এবং পরে দক্ষতার সাথে পুনরায় কাজ শুরু করা সম্ভব হয়।
এটি সম্ভবত সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ পর্যায়গুলির মধ্যে একটি কারণ এটির জন্য অন্যান্য সংস্থার ধারাবাহিকতা কৌশলগুলির ব্যাপক গবেষণা এবং অধ্যয়ন প্রয়োজন। অন্যান্য ব্যবসা থেকে রেফারেন্স একটি বিন্দু থাকার, বিশেষ করে যারা পূর্ববর্তী বিপত্তি সহ্য করা হয়েছে, অমূল্য প্রমাণিত হবে.
- অপারেশন বজায় রাখার জন্য একটি কার্যকর ধারাবাহিকতা পরিকল্পনা তৈরি করুন
যখন ব্যবসার ধারাবাহিকতা পরিকল্পনা তৈরি করা হয় এবং স্পষ্টভাবে লেখা হয়, তখন এটি পরীক্ষা করা অপরিহার্য। ব্যবসার আরও উন্নতি এবং পরিকল্পনা প্রয়োজন এমন ক্ষেত্রগুলি দেখার জন্য এর মধ্যে অনুশীলন এবং সিমুলেটেড দুর্যোগের ঘটনাগুলি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।
একটি অনিশ্চিত বিশ্বে, একটি ব্যবসায়িক ধারাবাহিকতা পরিকল্পনা আপনার ব্যবসা এবং এর স্বার্থ রক্ষা করতে সাহায্য করবে।
ব্যবসার ধারাবাহিকতা পরিকল্পনা পরীক্ষা করা
একটি ব্যাপক ব্যবসায়িক ধারাবাহিকতা পরিকল্পনা যা চেষ্টা করা হয়েছে এবং পরীক্ষা করা হয়েছে আপনাকে অপ্রত্যাশিত ঘটনার জন্য প্রস্তুত করবে। এটি আপনাকে দূর থেকে কাজ করার অনুশীলন করতে, একটি ভিন্ন সেটিংয়ে কাজ করতে এবং সম্ভবত গুরুত্বপূর্ণ কর্মীদের ছাড়াই কাজ করতে সহায়তা করে৷
পরীক্ষা আপনাকে আপনার ডেটা ব্যাকআপ পুনরুদ্ধারের মতো সিস্টেমগুলি পরীক্ষা করতে সহায়তা করে। উপরন্তু, আপনার পরিকল্পনা পরীক্ষা করলে ফাঁক বা দুর্বল দাগগুলি প্রকাশ পাবে এবং কীভাবে পরিকল্পনাটিকে আরও ভালভাবে পরিমার্জিত ও শক্তিশালী করা যায় সে সম্পর্কে আপনাকে অমূল্য অন্তর্দৃষ্টি প্রদান করবে। সবশেষে, কঠোর পরীক্ষা প্রদর্শন করা আপনার ব্যবসাকে সঠিক বীমা পেতে সাহায্য করতে পারে।
তাহলে, আপনি কীভাবে আপনার ব্যবসার ধারাবাহিকতা পরিকল্পনা পরীক্ষা করবেন?
- কর্মচারীদের সাথে BCP পর্যালোচনা করুন
ব্যবসার ধারাবাহিকতা পরিকল্পনা সম্পর্কে আপনার কর্মীদের সচেতন করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। বেশিরভাগ BCP ব্যর্থ হয় কারণ কর্মচারীরা দুর্যোগের সময় যে প্রোটোকলগুলি অনুসরণ করবে বলে আশা করা হয় তা না জানার কারণে। সিমুলেশন ব্যায়ামের উদ্দেশ্যগুলিকে রূপরেখা করুন এবং তাদের বোঝান যে এটি একটি ড্রিল অনুশীলনের চেয়ে বেশি। মূল্যায়নের সময় অজুহাত এড়াতে তাদের ভূমিকা এবং দায়িত্ব স্পষ্টভাবে ব্যাখ্যা করতে হবে। সিমুলেশনে অংশীদার এবং বিক্রেতাদের অন্তর্ভুক্ত করাও একটি ভাল ধারণা।
- প্ল্যানটি পরীক্ষা করার জন্য একটি সময় নির্ধারণ করুন
কর্মীদের তাদের ব্যবসায়িক ধারাবাহিকতার ভূমিকা এবং দায়িত্ব সম্পর্কে অবহিত করার সাথে সাথে, পরীক্ষার অনুশীলনটি চালানোর জন্য একটি সময় নির্বাচন করার সময় এসেছে। এই অনুশীলনটি বাস্তবায়নের দায়িত্বে থাকা দলটি কী সিদ্ধান্ত নিয়েছে তার উপর নির্ভর করে, এই সিমুলেশনটি একদিন থেকে কয়েক সপ্তাহ পর্যন্ত যে কোনও জায়গায় নিতে পারে। মূল বিষয় হল সময়ের দৈর্ঘ্য নয় কিন্তু প্রতিষ্ঠানের প্রস্তুতির মাত্রা এবং কর্মীদের প্রতিক্রিয়া পরিমাপ করা।
সিমুলেশন ব্যায়ামের সময়সূচী করার জন্য শুভ দিন হল শুক্রবার এবং শনিবার। আপনি যদি আপনার সিনিয়র ম্যানেজমেন্ট এবং কর্মীদের সাথে টেবিল-টপ সেশন পরিচালনা করার পরিকল্পনা করছেন, আপনি সপ্তাহান্তে এইগুলি সম্পাদন করতে চাইতে পারেন। তারপরে পর্যালোচনাগুলি স্বাভাবিক ব্যবসায়িক ক্রিয়াকলাপগুলিকে ব্যাহত না করে সপ্তাহে অনুষ্ঠিত হতে পারে।
- একটি দুর্যোগ পরিস্থিতি অনুকরণ করুন
দুর্যোগ যেকোনো রূপে আসতে পারে—বন্যা, টর্নেডো, হারিকেন, সাইবার অ্যাটাক, স্টক মার্কেট ক্র্যাশ বা বর্তমান COVID-19 প্রাদুর্ভাবের মতো বিশ্বব্যাপী মহামারী। এর মধ্যে যেকোনো একটি নির্বাচন করুন এবং একটি সিমুলেশন তৈরি করুন যা আপনি কর্মীদের কাছে উপস্থাপন করেন। তারা এই ড্রিল অনুশীলনটি এমনভাবে গ্রহণ করবে বলে আশা করা হচ্ছে যেন এটি আসলে ঘটছে। তাদের প্রতিক্রিয়াগুলি ব্যবসায়িক ধারাবাহিকতা পরিকল্পনায় যা দেওয়া হয়েছে তার সাথে সঙ্গতিপূর্ণ হওয়া উচিত।
পরিস্থিতি নিয়ন্ত্রণে আনতে সময় নেওয়ার সন্ধান করুন। আপনার প্রতিষ্ঠান যদি আইটি সিস্টেমের মতো গুরুত্বপূর্ণ কাজের জন্য অন্যান্য কোম্পানির উপর নির্ভরশীল হয়, তাহলে আপনি তাদের এই সিমুলেশন অনুশীলনে অন্তর্ভুক্ত করতে চাইতে পারেন যাতে আপনি তাদের প্রস্তুতিও পরিমাপ করতে পারেন। কত ঘন ঘন একটি সম্পূর্ণ সিমুলেশন করা উচিত? বছরে অন্তত একবার। আপনি বিভিন্ন পরিস্থিতিতে নিয়োগ করতে পারেন যাতে আপনি বিভিন্ন সম্ভাব্য সমস্যা পরীক্ষা করতে পারেন।
- পরীক্ষা অনুশীলনের মূল্যায়ন করুন
পরীক্ষার সময়কাল শেষ হলে, একটি মূল্যায়ন সেশনের জন্য সবাইকে একত্রিত করুন। কর্মচারীদের কথা বলতে দিন। প্রদত্ত প্রতিক্রিয়াটি শুনুন, এটি আপনাকে ব্যবসার ধারাবাহিকতা পরিকল্পনাকে সূক্ষ্ম-টিউন করতে সহায়তা করবে। যে ক্ষেত্রগুলিকে এখনও পালিশ করা দরকার সেগুলি সামনে আসবে এবং যে কৌশলগুলি ভাল কাজ করেছে সেগুলিও হাইলাইট করা হবে৷ কখনও কখনও, একটি ভাল ফলাফলের জন্য দলের মধ্যে বিভিন্ন ব্যক্তির দায়িত্ব অদলবদল করা প্রয়োজন হতে পারে৷
ব্যবসার ধারাবাহিকতা পরিকল্পনা সর্বোত্তম অনুশীলন
একটি ভাল ব্যবসায়িক ধারাবাহিকতা পরিকল্পনা বিকাশের যাত্রা নিম্নলিখিত সেরা অনুশীলনগুলির দ্বারা পরিপূরক:
- একজন অভিজ্ঞ স্পনসর আছে
যেকোন কোম্পানী যে একটি ব্যবসায়িক ধারাবাহিকতা পরিকল্পনা তৈরির পরিকল্পনা করছে, সে এমন একটি অভিজ্ঞ দলের সাথে কাজ করবে যেটি BCP-এর পরীক্ষা তৈরি করতে, পর্যালোচনা করতে এবং সাহায্য করতে পারে। কাউকে আদর্শভাবে দায়িত্বে থাকা বা এই পুরো প্রক্রিয়াটির তত্ত্বাবধান করতে হবে।
- একটি কৌশলগত নীতি চয়ন করুন৷
একটি কৌশলগত নীতি সিদ্ধান্তগুলিকে গাইড করবে এবং সামনের পথে একটি রোডম্যাপ হিসাবে কাজ করবে। কর্মচারীদের অবশ্যই সম্পূর্ণ ব্যবসার ধারাবাহিকতা পরিকল্পনা সহ নীতির একটি অনুলিপি দিতে হবে, যাতে তারা নিজেদের পরিচিত করতে পারে। আদর্শভাবে, সবকিছুকে একটি ম্যানুয়ালের মধ্যে রাখা উচিত যা কর্মীরা তাদের চলমান প্রশিক্ষণের অংশ হিসাবে গ্রহণ করে।
- একটি পদ্ধতির সাথে কাজ করুন
আপনার ব্যবসার ধারাবাহিকতা পরিকল্পনাটি শুরু থেকে পরীক্ষা করার জন্য আপনি কোন সিস্টেম এবং পদ্ধতিগুলি ব্যবহার করবেন? পদ্ধতিটি পরিষ্কার এবং অনুসরণ করা সহজ হওয়া উচিত। নিরীক্ষকদের দ্বারা একটি ভাল পদ্ধতির প্রশংসা করা হবে যারা আপনার ব্যবসার ধারাবাহিকতা পরিকল্পনা মূল্যায়ন করবে। উদাহরণস্বরূপ, একটি বিক্রয়ের উদ্ভব, লেনদেন এবং পরিচালনার জন্য প্রয়োজনীয় অপারেশনাল প্রক্রিয়াটি বোঝার জন্য নথিভুক্ত করা অপরিহার্য যাতে ব্যবসায় ব্যাঘাত ঘটলে, কোম্পানি অবিলম্বে তৈরি হওয়া ফাঁকগুলি সনাক্ত করতে এবং সমাধান করতে পারে। পদ্ধতিটি যতটা সম্ভব পাথরে সেট করার কাছাকাছি হওয়া উচিত যাতে সমস্ত কর্মচারীকে একইভাবে ব্যবসা পরিচালনা করার অনুমতি দেওয়া হয় যখন ব্যবস্থাপনা সর্বদা প্রক্রিয়াটিকে আরও দক্ষ এবং সুবিন্যস্ত করার জন্য পরিমার্জিত করার জন্য কাজ করে।
- নিয়মিত মূল্যায়ন নিযুক্ত করুন
আপনার ব্যবসার ধারাবাহিকতা পরিকল্পনার মূল্যায়ন করার একমাত্র উপায় হল সাবধানে চিন্তাভাবনা করা মূল্যায়ন। এই মূল্যায়নগুলি একটি ব্যবসা হিসাবে আপনার প্রস্তুতির পরিমাপ করার একটি উপায়। নিয়মিত ঝুঁকি মূল্যায়ন করা ভালো, সম্ভবত প্রতি ত্রৈমাসিকে একবার। এই সব কর্মীদের জড়িত করতে হবে না. আপনি সহজভাবে বিভিন্ন বিভাগ বা বিভাগ থেকে দলের নেতাদের সংগ্রহ করতে পারেন।
- ঘন ঘন পরীক্ষা নিয়োজিত করুন
পরিকল্পনাটি অনুশীলন করা বা পরীক্ষা করা যাতে আপনি জানেন যে সময় এলে এটি কতটা ভালভাবে কাজ করবে তা আপনি স্থাপন করতে পারেন এমন একটি সেরা অনুশীলন। আপনার কর্মীদের দুর্যোগের সময় তাদের কাছ থেকে কী আশা করা যায় সে সম্পর্কে আপ টু ডেট রাখতে বিভিন্ন পরিস্থিতিতে প্রতি ত্রৈমাসিকে অন্তত একবার ড্রিলের একটি সিরিজ পরিচালনা করুন।
- রিপোর্টিং এবং ফিডব্যাক সেশনের সময়সূচী করুন
পাশাপাশি একটি রিপোর্টিং প্রোটোকল থাকতে হবে। যে দলটি এই প্রজেক্ট রিপোর্টের সাথে সমন্বয় করছে এবং পরিচালনা করছে তা কীভাবে পরিচালনা করে? পরিকল্পনার বিকাশ এবং পরীক্ষার পরে, একটি জরুরী পরিস্থিতিতে সংস্থার প্রস্তুতির মাত্রা সংক্ষিপ্ত করার জন্য ব্যবস্থাপনার কাছে একটি প্রতিবেদন পাঠানো উচিত।
উপসংহার
আমার অভিজ্ঞতায়, আপনার ব্যবসার ধারাবাহিকতা পরিকল্পনা যত ভালভাবে সংজ্ঞায়িত এবং আরও পরীক্ষিত হবে, আপনার দক্ষতার সাথে পুনরুদ্ধার এবং আপনার কর্মচারী, গ্রাহক এবং ব্যবসায়িক ক্রিয়াকলাপগুলিকে সুরক্ষিত করার সম্ভাবনা তত বেশি।
প্রতিষ্ঠানে কর্মরত প্রত্যেকেরই ব্যবসার ধারাবাহিকতা পরিকল্পনা এবং দুর্যোগ-পরবর্তী পুনরুদ্ধারের ক্ষেত্রে তাদের ভূমিকা সম্পর্কে সচেতন হওয়া উচিত। কাউকে ছাড় দেওয়া হয় না। প্রতিটি স্তরে অংশগ্রহণ একটি দ্রুত প্রত্যাবর্তন এবং ব্যবসায়িক ক্রিয়াকলাপের একটি নতুন পর্যায়ে মসৃণ রূপান্তরের অনুমতি দেয়৷
