যদি আপনার ইমেল ইনবক্সটি আমার মত মনে হয়, তাহলে আপনি প্রতিদিন জেনেরিক ইমেলের পরে জেনেরিক ইমেল দিয়ে বোমাবাজি করছেন। আমি এটি পেয়েছি - শত শত বা হাজার হাজারের দ্বারা পাঠানো ইমেলগুলিকে ব্যক্তিগতকৃত করা কঠিন। যাইহোক, কেউ একটি সংখ্যা মত মনে করতে চায় না. যদিও এটি একটি ব্যাচ ইমেল পাঠান হিট করার আগে একটি সাধারণ অভিবাদন সন্নিবেশ করা এড়াতে কঠিন, দর্শক অনুযায়ী বিভাজন এবং প্রতিটির জন্য আপনার সাইন-অফকে ব্যক্তিগতকৃত করা গুরুত্বপূর্ণ৷
লোকেরা আশা করে যে কিছু ইমেল, যেমন নিউজলেটার এবং ফর্ম সমাপ্তি ইমেলগুলি ফর্মুলাইক হবে। কিন্তু যদি একটি বিক্রয় পিচ ঠান্ডা এবং নৈর্ব্যক্তিক হিসাবে আসে, আপনি কিছু ভুল করছেন। এমনকি যখন আপনি গুরুত্বপূর্ণ ইমেল তৈরি করতে একটি টেমপ্লেট ব্যবহার করেন, যখনই সম্ভব ব্যক্তিগতকরণ একটি স্থায়ী ছাপ রেখে যেতে পারে৷
সর্বোত্তম প্রকারের সাইন-অফ প্রাপককে পূর্বে ভাগ করা আলোচনা বা ইন্টারঅ্যাকশনের কথা মনে করিয়ে দেয় — সংক্ষেপে, তারা দেখায় যে আপনি একজন প্রকৃত ব্যক্তি।
বিদায় কঠিন, কিন্তু যদি আপনি একটি ভালভাবে সঞ্চালিত সাইন-অফ পরিচালনা করতে পারেন তাহলে নয়৷
আমি প্রতিটি ইমেল "হাই ফাইভ" দিয়ে শেষ করি, সেটা সম্ভাব্য বিনিয়োগকারী, দলের সদস্য বা আত্মীয়ের জন্যই হোক না কেন। এটি একটি দুর্দান্ত কথোপকথন স্টার্টার এবং এটি একটি খুব সহজলভ্য অনুভূতি দেয়। একটি সাধারণ "সম্প্রীতি" সহ ইমেলগুলি শেষ করা আপনার প্রাপককে আপনার সম্পর্কে, আপনার সাথে যোগাযোগ করার কারণ বা আপনার পছন্দের পরবর্তী পদক্ষেপগুলি সম্পর্কে কিছুই বলে না৷
ইমেল ম্যানেজমেন্ট কোম্পানি বুমেরাং 350,000 টিরও বেশি ইমেল পরীক্ষা করেছে এবং আবিষ্কার করেছে যে আপনি কীভাবে বিদায় বলছেন তা একটি বিশাল প্রভাব ফেলতে পারে। যে সমাপ্তিগুলিকে "কৃতজ্ঞ" হিসাবে দেখা হয়েছিল তাদের প্রতিক্রিয়ার হার ছিল 62 শতাংশ, যখন কৃতজ্ঞতা দেখায়নি এমন ইমেলগুলির প্রতিক্রিয়ার হার 46 শতাংশ ছিল৷ সর্বোচ্চ প্রতিক্রিয়া হার সহ ইমেল স্বাক্ষরটি ছিল "আগাম ধন্যবাদ।" প্রকৃতপক্ষে, আপনি যখন একটি ইমেল সাইন করেন তখন কৃতজ্ঞতা প্রদর্শন আপনার গড় প্রতিক্রিয়া হারের 36 শতাংশ আপেক্ষিক বৃদ্ধির সাথে যুক্ত ছিল। একটি ইমেল শেষ করার সবচেয়ে খারাপ উপায়? "সেরা।"
একটি ইমেল সাইন অফ করার সময়, প্রথম এবং সর্বাগ্রে, সম্পর্কযুক্ত হন। যদি আপনার ইমেলগুলি বিচ্ছিন্ন এবং আগ্রহী না হয়, তাহলে একজন অংশীদার বা বিক্রেতা হিসাবে আপনি কেমন হবেন?
প্রতিটি ইমেলের একটি উদ্দেশ্য আছে - তাই এটি সুস্পষ্ট করুন। কেন আপনি আউট পৌঁছাচ্ছেন? আপনি কি উৎসাহ দিচ্ছেন? আপনি প্রশংসা দেখাচ্ছে? আপনি উত্তেজনা আপ druming হয়? আপনার সাইন-অফটি আপনার ইমেল থেকে দেখতে আশা করা শেষ ফলাফলটি প্রতিফলিত করবে৷
৷যেকোনো ইমেলের শেষ নিশ্চিত হওয়া উচিত যে এর বার্তাটি এক ঘন্টা, দিন বা সপ্তাহ পরে স্মরণীয় হয়ে থাকবে। উদাহরণ স্বরূপ, যদি লক্ষ্য হয় একটি ইস্যু বা কোনো ধরনের চুক্তি নিয়ে আলোচনা করার জন্য একটি মিটিংয়ের ব্যবস্থা করা, একটি সাইন-অফ যেমন, "এটি নিয়ে আরও আলোচনা করার জন্য অপেক্ষা করতে পারি না" বা "আসুন বিস্তারিত জানার জন্য একটি সময়ের ব্যবস্থা করুন" সম্ভবত সেরা। বেশিরভাগ ব্যবসায়িক যোগাযোগ আলোচনাকে এগিয়ে নেওয়ার চেষ্টা করছে, তাই নিশ্চিত করুন যে আপনার সাইন-অফ এটি প্রতিফলিত করে।
আপনার ইমেল পেশাদার, সহায়ক, বন্ধুত্বপূর্ণ বা মজার হোক না কেন, নিশ্চিত করুন যে আপনার সাইন-অফ মেসেজের সাথে মেলে। আরও পালিশ ইমেলের জন্য, সম্ভবত একটি "আমাদের পুরো টিমের পক্ষ থেকে শুভেচ্ছা" যথেষ্ট হবে৷ এটি একটি সাধারণ পুরানো "সেরা" এর চেয়ে ভাল কারণ এটি আপনার পুরো দলের অনুভূতিকে অন্তর্ভুক্ত করে৷
বন্ধুত্বপূর্ণ সাইন-অফ সর্বদা প্রকৃত হওয়া উচিত। "খুশি আমরা বেস স্পর্শ করতে পেরেছি" শুধুমাত্র আপনার সমাপ্তি হওয়া উচিত যদি আপনি সত্যিই খুশি হন। আপনি যদি একটি হাস্যকর সমাপনী লাইন টানতে পারেন, তাহলে আপনি কিছুটা মজাদার মিডিয়া যোগ করতে পারেন:"যেহেতু আপনি এটি সম্পূর্ণভাবে তৈরি করেছেন, এখানে ফিওনা দ্য হিপ্পোর একটি জিআইএফ রয়েছে!" একটি ইমেলে এই ধরনের ছোট ব্যক্তিগত স্পর্শ সত্যিই কারো দিন উজ্জ্বল করতে পারে।
ইমেলগুলিতে একটি স্পষ্ট কল টু অ্যাকশন থাকা উচিত যা প্রাপকদের জানাতে দেয় যে বলটি তাদের কোর্টে রয়েছে এবং আপনি পরে আবার অনুসরণ করবেন। "আপনার প্রতিক্রিয়ার জন্য অপেক্ষা করছি" এবং অনুরূপ সাইন-অফগুলি লোকেদেরকে উত্তর দেওয়ার জন্য ধাক্কা দিতে পারে৷ এমনকি সবচেয়ে ব্যস্ত সিইওও দ্রুত টাইপ করতে পারেন, "ধন্যবাদ, আমি আপনার কাছে ফিরে আসব!"
আপনি যদি কোনো প্রকল্পে সহযোগিতা করছেন বা তথ্য খুঁজছেন, "আপনার কোনো সমস্যা থাকলে যোগাযোগ করুন" বা অনুরূপ বাক্যাংশটি প্রাপকদের জানাতে দেয় যে পরবর্তী পদক্ষেপগুলি তাদের হাতে, কিন্তু আপনি সহায়তা করার জন্য উপলব্ধ। আপনার CTA যাই হোক না কেন, এটি দৃশ্যমান হওয়া দরকার। বোল্ড ফন্ট এবং রঙ ব্যবহার করা পাঠকদের কেবল বার্তাটি আরও ভালভাবে বুঝতে সাহায্য করে না, তবে তাদের পছন্দসই পদক্ষেপ নিতেও নেতৃত্ব দিতে পারে৷
স্বয়ংক্রিয় ইমেলগুলি বিরক্তিকর হতে হবে না। আপনার সাইন-অফ পরিবর্তন করা ব্যক্তিত্ব যোগ করার এবং প্রাপকদের প্রতিক্রিয়া জানাতে উত্সাহিত করার একটি সহজ উপায়। এই তিনটি প্রশ্নের উত্তর আপনাকে প্রতিবার নিখুঁত সমাপ্তি তৈরি করতে সাহায্য করবে।