আপনি যদি ছোট ব্যবসার অ্যাকাউন্টিংয়ের মূল বিষয়গুলির সাথে পরিচিত হন, তাহলে আপনি জানেন যে একটি নতুন ক্লায়েন্ট স্বাক্ষর করার অর্থ এই নয় যে আপনি এখনই তাদের নগদ পাবেন। যদি কিছু হয়, আপনার কোম্পানির অ্যাকাউন্টে অর্থ আপনার ব্যবসার নগদ অ্যাকাউন্টে পৌঁছানোর আগে আপনাকে কয়েক সপ্তাহ বা মাস অপেক্ষা করতে হতে পারে। এবং আপনি যদি আপনার কাজের জন্য চালান না পাঠান, তাহলে আপনি হয়তো সেই টাকা পাবেন না।
ইনভয়েস পাঠাতে অবহেলা করলে আপনার ক্লায়েন্টদের পেমেন্ট বিলম্বিত হতে পারে, যেহেতু প্রায়ই, ক্লায়েন্টদের তাদের পেমেন্ট প্রসেস ট্রিগার করার জন্য ইনভয়েস পেতে হয়। যেহেতু আপনার ক্লায়েন্টরা সম্ভবত প্রাপ্তির পরে প্রদেয় অ্যাকাউন্টে ইনভয়েস রেকর্ড করে এবং তাদের ইন-হাউস বেতনের সময়সূচী অনুযায়ী অর্থ প্রদান করে, আপনার ক্লায়েন্টরা তাদের বেতন প্রক্রিয়া ট্রিগার করার জন্য চালান ছাড়াই পেমেন্ট মিস বা উপেক্ষা করতে পারে। ভাগ্যক্রমে, চালান পাঠানো সহজ। নীচে, আমরা আপনাকে কীভাবে একটি চালান তৈরি করতে হয় তা নিয়ে আলোচনা করব।
[সম্পর্কিত নিবন্ধ: প্রদেয় অ্যাকাউন্ট বনাম প্রাপ্য অ্যাকাউন্ট এবং তারা কীভাবে আলাদা]
একটি চালান হল একটি আইটেমাইজড নথি তালিকা এবং একটি নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে একটি ক্লায়েন্ট আপনার কোম্পানি থেকে কেনা সমস্ত পণ্য এবং পরিষেবার দামের বিবরণ। একবার আপনার ক্লায়েন্ট আপনার চালান পেয়ে গেলে, তাদের অবশ্যই আপনার শর্তাবলীতে নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে চালান পরিশোধ করতে হবে।
চালান ছাড়া, আপনার মতো ছোট ব্যবসার জন্য সম্ভবত ক্লায়েন্টের অর্থপ্রদান অনুসরণ করা এবং সময়মতো সেগুলি গ্রহণ করা আরও কঠিন হবে। চালানগুলি একজন ক্লায়েন্টের জন্য আপনার কাজের রেকর্ড হিসাবেও দ্বিগুণ হয় এবং এই রেকর্ডটি অ্যাকাউন্টিং উদ্দেশ্যে, ক্লায়েন্টের সাথে শর্তাদি পুনঃআলোচনা করার জন্য বা আপনি যদি IRS অডিটের সম্মুখীন হন তাহলেও এটি কার্যকর হতে পারে। আপনার ক্লায়েন্টরাও একইভাবে রেকর্ডকিপিং এবং অ্যাকাউন্টিংয়ের জন্য চালান ব্যবহার করতে পারে।
মূল টেকঅ্যাওয়ে :একটি চালান হল একটি আইটেমাইজড ডকুমেন্ট যাতে আপনি প্রতিটি লাইন আইটেমের জন্য যে দামগুলি চার্জ করছেন তার সাথে একটি নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে একজন ক্লায়েন্টের জন্য আপনি যে সমস্ত কাজ সম্পাদন করেছেন তা রয়েছে৷
আপনার চালানে নিম্নলিখিতগুলি অন্তর্ভুক্ত করা উচিত:
মূল টেকঅ্যাওয়ে :একটি চালান অর্থপ্রদানের শর্তাবলীর সাথে একটি ক্লায়েন্টের জন্য আপনার সম্পূর্ণ কাজের ব্যবসার মূল বিষয়গুলি ধারণ করে৷৷
আপনার চালানে কী অন্তর্ভুক্ত করা উচিত তা জানা এক জিনিস, তবে এই তথ্যটি এমনভাবে উপস্থাপন করা যা আপনার ক্লায়েন্টরা সহজেই বুঝতে এবং তার উপর কাজ করতে পারে। আপনি নিম্নলিখিত পদক্ষেপগুলি গ্রহণ করে আপনার চালানটি সম্পূর্ণরূপে বোধগম্য তা নিশ্চিত করতে পারেন:
আপনার চালান একটি শিরোনাম দিয়ে শুরু করা উচিত যাতে আপনার কোম্পানি এবং আপনার ক্লায়েন্ট উভয়ের জন্য যোগাযোগের তথ্যের সাথে চালানের তারিখ অন্তর্ভুক্ত থাকে। প্রায়শই, আপনার ব্যবসার তথ্য বাম দিকে থাকবে এবং আপনার ক্লায়েন্টের তথ্য ডানদিকে থাকবে, কিন্তু কখনও কখনও, আপনার তথ্য আপনার ক্লায়েন্টের উপরে যেতে পারে।
আপনি যে চালানটি পাঠাচ্ছেন সেটি যদি কোনো ক্লায়েন্টের জন্য আপনার প্রথম হয়, তাহলে আপনি আপনার শিরোনামে "ইনভয়েস #0001" অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন (যদি আপনি হাজার হাজার চালানে পৌঁছান তবে সংখ্যার অতিরিক্ত শূন্য ব্যবধান পরিবর্তন করতে বাধা দেয়)। বিকল্পভাবে, আপনি "ইনভয়েস #2021Q1" বা "ইনভয়েস #FEB2021" এর মতো পরিষেবার সময়ের সাথে সম্পর্কিত একটি শনাক্তকারী সেট করতে পারেন। এমনকি যদি আপনার চালান শনাক্তকারী আপনার চালান কভার করার সময়কাল নির্দিষ্ট করে, তাহলেও আপনাকে শনাক্তকারীর পাশাপাশি একটি সঠিক চালানের তারিখও অন্তর্ভুক্ত করতে হবে।
[সম্পর্কিত: আপনার ব্যবসার আর্থিক অবস্থা বোঝার জন্য একটি ব্যয় প্রতিবেদন কী তা শিখুন]
আপনার চালানের মূল হল আপনার পরিষেবা এবং দামের আইটেমাইজড টেবিল। এখানে, আপনি প্রতিটি আইটেম এবং এর পরিমাণ, প্রতি ইউনিটের হার (যা আইটেম প্রতি একটি মূল্য বা একটি ঘন্টার হার হতে পারে) এবং মোট খরচ তালিকাভুক্ত করবেন। টেবিলের নীচে ডানদিকে, আপনি প্রতিটি লাইন আইটেমের খরচ যোগ করবেন এবং যোগফলকে আপনার চালানের মোট মূল্য হিসাবে রেকর্ড করবেন। আপনার হয় নিশ্চিত হওয়া উচিত যে এই সংখ্যাটি বোল্ড করা হয়েছে বা একটি বড়, সুস্পষ্ট ফন্টে মোট বকেয়া হিসাবে অন্য কোথাও তালিকাভুক্ত করুন। কিছু ক্ষেত্রে, আপনাকে ট্যাক্সও দিতে হবে।
আপনার আইটেমযুক্ত সারণীতে, আপনি সেই তারিখ বা সময়সীমাও অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন যেখানে প্রতিটি লাইন আইটেম সরবরাহ করা হয়েছিল এবং নির্দেশিত পরিষেবাটি কী অন্তর্ভুক্ত করে তার বিশদ বিবরণ। এটি করা আপনার কাজ এবং মূল্য নির্ধারণকে আপনার ক্লায়েন্টের কাছে আরও স্বচ্ছ করতে সাহায্য করতে পারে এবং সম্ভবত দ্রুত অর্থপ্রদানকে উৎসাহিত করতে পারে। আপনি একাধিক আইটেমযুক্ত টেবিল অন্তর্ভুক্ত করে অর্থ প্রদানের সুবিধাও দিতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি আপনার ক্লায়েন্টকে তাদের অফিস এবং অফ-সাইট উভয় ক্ষেত্রেই পরিষেবা প্রদান করেন, আপনি প্রতিটি অবস্থানের জন্য একটি আইটেমযুক্ত টেবিল তৈরি করতে পারেন৷
প্রায়শই, চালানগুলি পরিষেবা, পরিমাণ এবং দামের স্ব-ব্যাখ্যামূলক তালিকা, তবে কখনও কখনও, তারা পুরো চিত্রটি বলতে পারে না। উদাহরণস্বরূপ, এটি অবিলম্বে স্পষ্ট নাও হতে পারে যে আপনি আপনার লাইন আইটেমগুলির একটিতে ছাড় প্রয়োগ করছেন৷ এই ছাড়টি স্পষ্ট করতে, আপনার চালানের নীচে একটি ব্যাখ্যামূলক পাদটীকা যোগ করুন। এইভাবে, আপনার ক্লায়েন্ট জানেন যে ভবিষ্যতের চালান একই কাজের জন্য উচ্চ হার প্রদর্শন করতে পারে। যদি আপনার চালানের জন্য পাদটীকা স্পষ্ট করার প্রয়োজন না হয়, তাহলেও আপনি একটি ধন্যবাদ নোট যোগ করতে পারেন – একটু কৃতজ্ঞতা অনেক দূর যেতে পারে।
মূল টেকঅ্যাওয়ে :একটি চালান তৈরি করতে, একটি শিরোনাম দিয়ে শুরু করুন, একটি অনন্য চালান শনাক্তকারীর বিষয়ে সিদ্ধান্ত নিন, আপনার আইটেমযুক্ত টেবিলটি পূরণ করুন এবং প্রয়োজন অনুসারে পাদটীকাগুলি রাখুন৷
এখন যেহেতু আপনি জানেন যে চালানগুলি কীভাবে কাজ করে, এটি একটি কার্যকরী দেখতে সহায়ক হতে পারে৷ এজন্য আমরা নীচে একটি উদাহরণ প্রদান করেছি:
ফেব্রুয়ারি 26, 2020 INVOICE #FEB2021
জন ডো বিল প্রতি: চমৎকার ক্লায়েন্ট, এলএলসি
1 টাইমস স্কয়ার 1 হলিউড বুলেভার্ড
নিউ ইয়র্ক, NY 10011 লস অ্যাঞ্জেলেস, CA 90045
1-800-111-2345 1-800-999-8765
[email protected] [email protected]
| প্রকল্প | পরিমাণ | প্রতি ইউনিটের হার | প্রকল্পের হার |
| পরিষেবা 1 | 10 | $200.00 | $2,000.00 |
| পরিষেবা 2 | 20 | $300.00 | $6,000.00 |
| পরিষেবা 3* | 15 | $150.00 | $2,250.00 |
| পরিষেবা 4 | 10 | $350.00 | $3,500.00 |
| পরিষেবা 5 | 5 | $200.00 | $1,000.00 |
| পরিষেবা 6^ | 10 | $250.00 | $2,500.00 |
| 31/3/2021 এর মধ্যে সম্পূর্ণ বকেয়া | $17,250.00 |
নোট:
* পূর্বে আলোচনা করা হয়েছে, আমরা পরের মাস থেকে আর পরিষেবা 3 অফার করব না।
^ পরিষেবা 6-এর জন্য, প্রতি ইউনিটে $50 ছাড় প্রয়োগ করা হয়েছিল৷ MyCompany বেছে নেওয়ার জন্য বরাবরের মতো আপনাকে ধন্যবাদ!
এখন যেহেতু আপনি একটি চালান তৈরি করতে জানেন এবং একটি বাস্তবসম্মত উদাহরণ দেখেছেন, আপনি একটি টেমপ্লেট বা জেনারেটর ব্যবহার করে নিজের তৈরি করা শুরু করতে পারেন। নীচে পাঁচটি বিকল্প রয়েছে:
একবার আপনি আপনার টেমপ্লেটটি বেছে নেওয়ার পরে, কেবলমাত্র উপরের ধাপগুলি অনুসরণ করুন চালান তৈরি করতে যা ক্লায়েন্টরা শুধু বুঝবে না, কিন্তু কাজও করবে৷