কমিউনিকেশন হল সেই আঠা যা একটি ব্যবসাকে একসাথে ধরে রাখে। কার্যকরভাবে কার্যকর করা হলে, শক্তিশালী যোগাযোগ উত্পাদনশীলতা বাড়াতে পারে, ত্রুটিগুলি প্রশমিত করতে পারে এবং কর্মক্ষেত্রে সমস্যাগুলি সমাধান করতে পারে। অকার্যকরভাবে কার্যকর করা হলে, এটি হারানো রাজস্ব, কর্মচারী দ্বন্দ্ব এবং একটি প্রতিকূল কাজের পরিবেশের দিকে পরিচালিত করতে পারে।
যোগাযোগ সক্রিয় শোনার সাথে শুরু হয়। সক্রিয় শ্রবণ কোন সহজ দক্ষতা নয়, বিশেষ করে একটি কাজের সেটিং যেখানে কথোপকথন সাধারণত উচ্চতর এবং অধস্তন থাকে।
একটি কোম্পানিতে আপনার অবস্থান নির্বিশেষে, একজন কার্যকর যোগাযোগকারী হতে হলে আপনাকে সক্রিয় শোনার শিল্প শিখতে হবে। দুর্দান্ত শ্রোতারা যা বলা হচ্ছে তার উপর সম্পূর্ণ মনোযোগ দিতে পারে, প্রকাশ করা বিশদ বুঝতে পারে, উপযুক্ত হলে প্রতিক্রিয়া জানাতে পারে এবং যোগাযোগ করা তথ্য মনে রাখতে পারে।
আপনার শোনার দক্ষতা উন্নত করতে, কথোপকথন থেকে সমস্ত বিভ্রান্তি দূর করার চেষ্টা করুন। এর অর্থ হতে পারে আপনার ফোন বন্ধ করা, আপনার কম্পিউটার বন্ধ করা বা কথোপকথনটি একটি শান্ত অফিসে স্থানান্তর করা। বিভ্রান্তিগুলি মনোনিবেশ করা কঠিন করে তুলতে পারে এবং আপনার মনোযোগ হ্রাস করতে পারে।
আপনার শোনার দক্ষতা উন্নত করার আরেকটি সহজ উপায় হল মিটিং এবং কথোপকথনের সময় একজন পরিশ্রমী নোট গ্রহণকারী হওয়া। এই ছোট পদক্ষেপগুলি আপনাকে দ্রুত একজন মহান শ্রোতা হওয়ার পথে নিয়ে যেতে পারে এবং এইভাবে, আপনার সামগ্রিক যোগাযোগ দক্ষতা উন্নত করতে পারে৷
প্রতিটি কোম্পানির তথ্যের একটি অনন্য সেট রয়েছে যা সেই নির্দিষ্ট সংস্থা কীভাবে কাজ করে তার সাথে প্রাসঙ্গিক। এটি অন্তর্ভুক্ত করতে পারে:
এই তথ্যটি ব্যবসা এবং কর্মচারীরা কিভাবে মিথস্ক্রিয়া করে তার একটি গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। এইভাবে, এটা নিশ্চিত করা গুরুত্বপূর্ণ যে এটি সমস্ত নতুন নিয়োগকারীদের কাছে এবং পর্যায়ক্রমে কর্মচারীদের সাথে যোগাযোগ করা হয়েছে। নথিগুলি অনলাইন উইকি বা অন্য কোনও পদ্ধতির মাধ্যমে সহজেই অ্যাক্সেসযোগ্য হওয়া উচিত যা কর্মীদের যে কোনও সময় তথ্য খুঁজে পেতে এবং অ্যাক্সেস করতে দেয়।
গুরুত্বপূর্ণ তথ্য সকল কর্মচারীদের কাছে সহজলভ্য করে, আপনি একটি টেকসই যোগাযোগের সংস্থান গড়ে তুলছেন যাতে সকল কর্মীদের অবগত রাখা যায়।
কয়েক দশক আগে, ব্যবসার তাদের কোম্পানির মধ্যে যোগাযোগের পদ্ধতি খুব সীমিত ছিল। যোগাযোগ প্রযুক্তির অগ্রগতির কারণে, এখন আপনার হাতে আরও অনেক সম্পদ রয়েছে।
মোবাইল প্রযুক্তির পরিবর্তন কর্মক্ষেত্রে এবং বাইরে যোগাযোগকে প্রভাবিত করেছে। এটি অনুমান করা হয়েছে যে 2017 সালের শেষ নাগাদ, 67% ছোট ব্যবসার কাছে তাদের ব্যবসার জন্য একটি মোবাইল অ্যাপ্লিকেশন থাকবে, মোটামুটি 49% মোবাইল অ্যাপ বিকাশ এবং বিনিয়োগকে সমর্থন করার জন্য একটি ইন-হাউস টিম থাকবে। আপনার কর্মচারী এবং এমনকি আপনার ক্লায়েন্টদের সাথে যোগাযোগ করার ক্ষমতাতে মোবাইল ডিভাইসগুলির প্রভাবকে ছোট ব্যবসাগুলি আর উপেক্ষা করতে পারে না৷
পাঠ্য অনুরোধের মতো একটি পরিষেবা ব্যবহার করা আপনার অভ্যন্তরীণ যোগাযোগের পদ্ধতিগুলিকে ব্যাপকভাবে উন্নত করতে পারে। তারা ব্যবসার জন্য মোবাইল টেক্সট বার্তার মাধ্যমে তাদের কর্মীদের এবং গোষ্ঠীর সাথে যোগাযোগ করা সহজ করে তোলে৷
যোগাযোগ প্রযুক্তি শুধু টেক্সট মেসেজিং এর মধ্যে সীমাবদ্ধ নয়। যোগাযোগ প্রযুক্তির অগ্রগতির কারণে দূরবর্তী কর্মসংস্থান, টেলিকমিউটিং, ভার্চুয়াল অফিস বা অন্য যেকোন ধরনের কাজ-বাড়ি থেকে ব্যস্ততা সহজতর হয়েছে।
Skype, GoToMeeting, এবং অন্যান্য ভিডিও/অডিও কনফারেন্সিং প্রযুক্তির মতো সফ্টওয়্যার কোম্পানিগুলির জন্য অফিসের বাইরে কাজ করে এমন কর্মীদের সাথে যোগাযোগ করা সহজ করে তুলেছে৷
যেহেতু আপনি প্রায়শই অভ্যন্তরীণ ভাড়ার খরচের ব্যবধানে চুক্তি কর্মচারী এবং ফ্রিল্যান্সারদের খুঁজে পেতে পারেন, তাই আপনি কীভাবে যোগাযোগ প্রযুক্তির সুবিধা পাবেন তা বোঝার মাধ্যমে আপনি কর্মীদের দূরবর্তীভাবে পরিচালনা করতে পারবেন।
উপরে উল্লিখিত প্রযুক্তিগুলি ছাড়াও, আপনি আপনার প্রতিদিনের যোগাযোগের জন্য একটি নিবেদিত কর্মক্ষেত্র খুঁজে পেতে চাইতে পারেন৷
অনেকগুলি ওয়েব অ্যাপ্লিকেশন রয়েছে যা কোম্পানিগুলিকে কর্মচারী থেকে কর্মচারী যোগাযোগ এবং নথি ভাগাভাগি করতে সাহায্য করতে পারে, যেমন স্ল্যাক৷ স্ল্যাক হল সর্বকালের সবচেয়ে দ্রুত বর্ধনশীল ব্যবসায়িক অ্যাপ এবং গড়ে প্রতিদিন প্রায় 5 মিলিয়ন সক্রিয় ব্যবহারকারী।
স্ল্যাক কর্মীদের রিয়েল-টাইমে পৃথক কর্মীদের বার্তা পাঠাতে অনুমতি দেয়। আপনি সহযোগী বার্তা পাঠানোর জন্য চ্যানেল এবং গ্রুপ চ্যাট সেট আপ করতে পারেন। স্ল্যাক অন্যান্য অ্যাপ্লিকেশনের সাথে একীভূত হয় যা সহজে ফাইল শেয়ারিং, নথি সহযোগিতা, নোট নেওয়া এবং অন্যান্য যোগাযোগ প্রক্রিয়ার জন্য অনুমতি দেয়৷
ফেসবুক সম্প্রতি স্ল্যাকের নিজস্ব সংস্করণ চালু করেছে, যা ওয়ার্কপ্লেস নামে পরিচিত। ধারণাটি হল, এমন একটি প্ল্যাটফর্ম তৈরি করুন যা একটি প্রতিষ্ঠানের কর্মীদের সহজে যোগাযোগ করতে এবং গুরুত্বপূর্ণ নথি এবং তথ্য একটি সহযোগিতামূলক এবং সুবিন্যস্তভাবে ভাগ করতে দেয়৷
বেশিরভাগ লোক মনে করে কথোপকথনের পরে যোগাযোগ বন্ধ হয়ে যায়, তবে এটি সত্য থেকে আরও বেশি হতে পারে না। প্রতিক্রিয়া হল প্রতিক্রিয়া বা প্রতিক্রিয়া যা অনুসরণ করে এবং এটি ব্যবসার জন্য যোগাযোগের একটি গুরুত্বপূর্ণ পদক্ষেপ।
যোগাযোগে সফল হওয়ার জন্য, আপনার ব্যবসাকে তরল পদ্ধতিতে প্রতিক্রিয়া সংগ্রহ ও প্রচারের জন্য একটি প্রক্রিয়া খুঁজে বের করতে হবে। এটা মনে রাখা গুরুত্বপূর্ণ যে প্রতিক্রিয়া একমুখী হওয়া উচিত নয়, বিশেষ করে টপ-ডাউন নয়। দুটি টুল যা আপনাকে প্রতিক্রিয়া সংগ্রহ ও সঞ্চয় করতে সাহায্য করতে পারে তা হল Officevibe এবং ছোট উন্নতি৷
Officevibe হল একটি সহজ টুল যা কর্মীদের জন্য নির্ধারিত সার্ভে তৈরি করে। এটি ব্যক্তিগত এবং কর্পোরেট-নির্দিষ্ট প্রশ্নের সংমিশ্রণ জিজ্ঞাসা করে যাতে ব্যবস্থাপনাকে সংস্থার জন্য একটি স্পন্দন পেতে সহায়তা করে।
ছোট উন্নতি হল একটি পারফরম্যান্স ফিডব্যাক টুল যা কর্মচারী পর্যালোচনা এবং লক্ষ্য-ভিত্তিক উদ্দেশ্যগুলিকে একটি ইন্টারফেসে একত্রিত করে। এই সফ্টওয়্যারটি ম্যানেজারদের কর্মীদের জন্য মাইলফলক তৈরি করা এবং ট্র্যাক করা সহজ করে, সেইসাথে কোম্পানিকে ব্যক্তিগত এবং সাংগঠনিক বৃদ্ধি পরিমাপের জন্য একটি সংস্থান দেয়৷
যোগাযোগ শুধু তথ্য রিলে করার চেয়ে বেশি কিছু; এটি একটি শক্তিশালী হাতিয়ার যা কর্মীদের মনোবল উন্নত করতে পারে, কর্মক্ষেত্রে সমস্যাগুলি প্রশমিত করতে পারে এবং উত্পাদনশীলতা বাড়াতে পারে৷ এমনকি ছোট ব্যবসারও তাদের যোগাযোগের পদ্ধতিগুলি বিশ্লেষণ করতে হবে যাতে তারা বার্তা পাঠাতে এবং গ্রহণ করতে ব্যবহার করে, তাদের কর্মীদের মধ্যে ইতিবাচক যোগাযোগ দক্ষতা জোরদার করে এবং এমন একটি সংস্কৃতি গড়ে তোলে যা প্রতিক্রিয়া এবং পেশাদার বৃদ্ধিকে স্বাগত জানায় এবং উত্সাহিত করে৷
আপনার ছোট ব্যবসায় আপনার অভ্যন্তরীণ যোগাযোগ উন্নত করার জন্য উপরের টিপসগুলি মনে রাখুন৷