আপনার ছোট ব্যবসা যত বড় বা ছোট হোক না কেন, সেখানে গুরুত্বপূর্ণ নথি রয়েছে যা সমস্ত ব্যবসার মালিকদের সুরক্ষিত করতে হবে। অভ্যন্তরীণ নথি, আর্থিক রেকর্ড, বা ব্যক্তিগতভাবে শনাক্তযোগ্য তথ্য সহ যেকোনো নথি সুরক্ষিত করা উচিত।
এটা আমাকে বিস্মিত করে যে কতগুলি ছোট ব্যবসার মালিক তাদের ল্যাপটপে গুরুত্বপূর্ণ নথি রাখে, সম্ভাব্যভাবে সংবেদনশীল ব্যবসার ডেটা যদি হারিয়ে যায় বা চুরি হয়ে যায়। আপনি একটি অতিরিক্ত স্তরের নিরাপত্তা হিসাবে আপনার নথিগুলিকে পাসওয়ার্ড সুরক্ষিত করতে পারেন৷ অননুমোদিত ব্যবহারকারীকে খুলতে বা পরিবর্তন করা থেকে সীমাবদ্ধ করতে Microsoft Word এবং Excel-এ পাসওয়ার্ড সুরক্ষা বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করুন। Adobe Acrobat-এ, আপনি ফাইল খোলা, মুদ্রণ, সম্পাদনা এবং অনুলিপি করা প্রতিরোধ করতে PDF ফাইলগুলিকে রক্ষা করতে পারেন। চুক্তিপত্র পাঠানোর সময় সম্পাদনা থেকে একটি PDF নথি রক্ষা করা মানক হওয়া উচিত।
গুরুত্বপূর্ণ নথিগুলি রক্ষা করার জন্য আপনার একটি লক করা ফাইলিং ক্যাবিনেটের চেয়ে বেশি প্রয়োজন। কাগজের নথি, বা হার্ড কপি, সহজে অ্যাক্সেসের জন্য দুর্দান্ত, তবে ডিজিটাল ব্যাকআপ থাকা অপরিহার্য। একটি ভাল স্ক্যানারে বিনিয়োগ করুন এবং ডিজিটাল ফাইলগুলিতে আপনার গুরুত্বপূর্ণ নথি স্ক্যান করুন। সমস্ত গুরুত্বপূর্ণ নথি স্ক্যান করুন এবং ড্রপবক্স, জাস্টক্লাউড এবং সুগারসিঙ্কের মতো ক্লাউড-ভিত্তিক স্টোরেজ পরিষেবাতে সেভ করুন। ক্লাউড-ভিত্তিক স্টোরেজ ফাইলগুলিকে ইন্টারনেট থেকে অ্যাক্সেসযোগ্য দূরবর্তী সার্ভারগুলিতে সংরক্ষণ করতে সক্ষম করে। প্রাকৃতিক দুর্যোগ, অগ্নিকাণ্ড, ব্রেক-ইন বা আপনার কম্পিউটারের হার্ড ড্রাইভ ক্র্যাশ হলে ফাইলগুলি নিয়ে আপনাকে চিন্তা করতে হবে না। বেশিরভাগ ক্লাউড-ভিত্তিক ব্যবসায়িক স্টোরেজ পরিষেবাগুলি আপনাকে ট্র্যাক করার অনুমতি দেয় যে কীভাবে ডেটা কে ফাইলগুলি অ্যাক্সেস করেছে এবং তথ্য ভাগ করা হয়েছে কিনা৷
মনে রাখবেন যখন আপনার একটি ক্লায়েন্টের কাছ থেকে একটি স্বাক্ষর নেওয়ার প্রয়োজন হয়েছিল এবং আপনাকে একটি নথি স্ক্যান করতে হবে, মুদ্রণ করতে হবে এবং ইমেল করতে হবে তখন তাদের মুদ্রণ, স্বাক্ষর এবং ইমেল করতে হবে? এই প্রক্রিয়াটি ইমেলের মাধ্যমে সংবেদনশীল ডেটা পাঠানোর অনুমতি দেয় যা একটি নিরাপত্তা ঝুঁকি। ইলেক্ট্রনিক স্বাক্ষর, ই-সিগনেচারের জন্য সেই দিনগুলি চলে গেছে, যা নথিগুলিকে ডিজিটালভাবে আইনিভাবে স্বাক্ষর করার অনুমতি দেয়। DocuSign এবং AdobeSign-এর মতো টুলগুলির সাহায্যে, আপনার ছোট ব্যবসার সমস্ত মুদ্রণ ছাড়াই অবিলম্বে নথিতে স্বাক্ষর করা যেতে পারে৷
কাগজের রসিদ রাখার ঝামেলা থেকে মুক্তি পান। আপনার ব্যবসা-সম্পর্কিত কেনাকাটার ছবি তুলতে আপনার স্মার্টফোন ব্যবহার করুন। Shoeboxed বা Expensify-এর মতো পরিষেবাগুলি ট্র্যাকিং খরচ সহজ করতে সাহায্য করতে পারে। স্ট্যাপলস বা অফিস ডিপোর মতো দোকানে কেনাকাটা করার সময়, আপনার ব্যবসার অ্যাকাউন্টে আপনার রসিদগুলি ইমেল করুন৷ আপনি আপনার রসিদ পেয়েছেন তা নিশ্চিত করে আপনার স্মার্টফোনে একটি সতর্কতা পাওয়া উচিত।
নীতিগুলি প্রয়োগ করুন যা আপনার ছোট ব্যবসার জন্য সর্বোত্তম অনুশীলন হয়ে উঠবে। প্রত্যেকের প্রত্যাশা সম্পর্কে ভালভাবে সচেতন তা নিশ্চিত করতে আপনার অভ্যন্তরীণ নীতিগুলি আপনার কর্মীদের সাথে শেয়ার করুন৷
৷