একটি ভাল-সঞ্চালিত মিটিং আপনার সংস্থার জন্য অমূল্য প্রমাণিত হতে পারে এবং আপনার সংস্থার মধ্যে বৃদ্ধি এবং নতুন ধারণাগুলিকে জ্বালানীতে সহায়তা করতে পারে। যদিও একটি খারাপভাবে চালানো মিটিং শুধুমাত্র কোম্পানির মনোবলকে দুর্বল করতে পারে না বরং আপনার হারানো মজুরি এবং উৎপাদনশীলতার জন্য প্রতি বছর হাজার হাজার ডলার খরচ করতে পারে।
উদাহরণস্বরূপ, 10 জন অংশগ্রহণকারীর সাথে এক ঘন্টা দীর্ঘ সাপ্তাহিক বৈঠকের জন্য বছরে গড়ে $20,000 ডলার খরচ হতে পারে। সুতরাং, আপনাকে অবশ্যই নিজেকে জিজ্ঞাসা করতে হবে, মিটিংটি কি মূল্যবান? এবং যদি তাই হয়, তাহলে আপনি কীভাবে আপনার সময়কে সর্বোচ্চ করতে পারেন এবং প্রতিটি মিটিং থেকে সর্বাধিক মূল্য তৈরি করতে পারেন?
সভাগুলি মূল্যবোধ তৈরি করার জন্য, রাজনীতি খেলার জন্য নয়, আপনার পিছনের দিকটি ঢেকে রাখার জন্য বা কেবল এই কারণে যে "আমরা সবসময় এইভাবে কাজ করেছি।"
যদি মিটিংটি মান তৈরি না করে তবে মিটিংটি বাতিল করুন। আপনি খালি করা কর্মীদের সময় থেকে তাত্ক্ষণিক সঞ্চয় করবেন, তাদের জন্য অন্যান্য আরও মূল্যবান কাজ করার সুযোগের কথা উল্লেখ করবেন না।
সভাগুলি ধারণাগুলি নিয়ে চিন্তাভাবনা করার, একটি মূল সিদ্ধান্তে পৌঁছানোর, আপনার কর্মীদের কাছ থেকে সম্পূর্ণ কেনাকাটা করার জন্য বা সম্পাদনের সমন্বয় করার জন্য একটি দুর্দান্ত জায়গা। শুধু নিশ্চিত করুন যে আপনি যে এলাকায় চিন্তাভাবনা করছেন, বা আপনি যে সিদ্ধান্ত নিচ্ছেন, বা আপনি যে প্রকল্পে সমন্বয় করছেন তা আপনার কোম্পানির জন্য যথেষ্ট মূল্য তৈরি করে যাতে এটি আপনার মিটিং বিনিয়োগে একটি স্বাস্থ্যকর রিটার্ন দেয়।
প্রতিটি মিটিং-এর জন্য একজন নেতা (বা অন্ততপক্ষে সহায়তাকারী) থাকাকে একটি সাংস্কৃতিক "অবশ্যই" করুন, যিনি সভাটিকে চিন্তাভাবনা করেছেন৷ আদর্শভাবে, এর অর্থ হল একটি লিখিত এজেন্ডা তৈরি করা যা মিটিংয়ের আগেই সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের হাতে পৌঁছে যায়, যাতে তারা নিজেদের প্রস্তুত করে আসতে পারে।
যদি নির্দিষ্ট তথ্য বা অন্যান্য প্রস্তুতিমূলক কাজ থাকে যা অংশগ্রহণকারীদের প্রস্তুত থাকতে হবে, তাহলে তা এজেন্ডায় স্পষ্ট করুন।
আবার, এটি শুধুমাত্র একটি "নীতি" তৈরি করার বিষয়ে নয় (যা অনেক প্রতিষ্ঠানে উপেক্ষা করা হবে) বরং, এটিকে আপনার কোম্পানিতে অবশ্যই একটি সাংস্কৃতিক করতে হবে যে আমরা এইভাবে মিটিং করি - আমরা সেগুলি আগে থেকেই পরিকল্পনা করি , আমরা এজেন্ডা লিখেছি, আমরা পুরোপুরি প্রস্তুত।
এর অর্থ হল সময়মতো মিটিং শুরু করা এবং সমস্ত মিটিং অংশগ্রহণকারীরা প্রস্তুত হওয়ার আশা করা। যদি টিম দেরিতে আসে বা অপ্রস্তুত হয়, তবে প্রাপ্তবয়স্কদের সাথে কথোপকথনের জন্য তাকে ব্যক্তিগতভাবে আটকে রাখুন।
"টিম, আমি লক্ষ্য করেছি যে আপনি আজ 12 মিনিট দেরিতে এসেছেন, এবং আপনার কাছে সেই Calloway নম্বরগুলি নেই যা আমাদের শেয়ার করার জন্য প্রস্তুত। যে উপায় পেয়েছিলাম যে কিছু ঘটেছে? এটি সত্যিই মিটিং এবং আপনার সহকর্মীদের উপর প্রভাব ফেলেছিল।"
আমাদের সকলেরই এমন সময় থাকবে যখন জিনিসগুলি সামনে আসে, তবে যদি টিমের কাছে বারবার জিনিসগুলি উঠে আসে তবে এটি এমন কিছু যা আপনাকে অগ্রহণযোগ্য হিসাবে রাখা দরকার। অন্যান্য অংশগ্রহণকারীদের এবং কোম্পানির উপর সেই আচরণের প্রভাবের পরিপ্রেক্ষিতে এটিকে ফ্রেম করুন। সেই আচরণ পরিবর্তন করার জন্য তার সম্পূর্ণ চুক্তির জন্য জিজ্ঞাসা করুন। এই ধরনের তাৎক্ষণিক এবং সরাসরি যোগাযোগ, সম্মানজনক এবং বৈঠকের পরে ব্যক্তিগতভাবে করা, সাধারণত টিমের আচরণ পরিষ্কার করে।
একটি এজেন্ডা থাকা এক জিনিস, কিন্তু আসলে এটি অনুসরণ করা অন্য জিনিস।
নিশ্চিত করুন যে যিনি মিটিংয়ে নেতৃত্ব দিচ্ছেন তিনি কথোপকথনের নির্দেশনা দিচ্ছেন, সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের একটি কণ্ঠস্বর দিচ্ছেন, যখন মিটিংটি একটি অন্তিম স্ফুর হয়ে যাওয়ার দ্বারপ্রান্তে রয়েছে তখন অতীতের অনুৎপাদনশীল মুহূর্তগুলিকে ঠেলে দিচ্ছেন৷ অবশ্যই, এমন কিছু সময় আছে যখন সারাহ যে স্পর্শকটি উত্থাপন করে তা উজ্জ্বল হয় এবং পরিস্থিতি এবং কর্মের সর্বোত্তম পদ্ধতিটি দেখার সম্পূর্ণ নতুন উপায়ে স্ফুলিঙ্গ করে।
অভিজ্ঞ নেতারা জানেন কখন স্বতঃস্ফূর্ততা এবং সৃজনশীলতাকে একটি মুক্ত রাজত্ব করতে দিতে হবে। এমন কিছু সময় আছে যখন আপনার পূর্ব-কল্পিত এজেন্ডা থেকে সরে যাওয়া কোম্পানির জন্য সঠিক পদক্ষেপ।
একটি ফলপ্রসূ মিটিং করা এক জিনিস, কিন্তু সেই মিটিংয়ের মূল্য পেতে, জিনিসগুলি অবশ্যই করা উচিত। মিটিং শেষে, ফিরে যান এবং মিটিং থেকে বেরিয়ে আসা কর্মের প্রতিশ্রুতি স্পষ্টভাবে স্পষ্ট করুন। এটা এই মত শোনাতে পারে:
"আসুন আমরা কি করতে রাজি হয়েছি তা সংক্ষেপে দেখি। টিম, আপনি আজ থেকে দুটি অ্যাকশন স্টেপের মালিক, X এবং Y, উভয়ই ব্যবসার এই শুক্রবার বন্ধের মধ্যে করা হবে। আপনি সম্পন্ন হলে প্রকল্প বোর্ডে তাদের সম্পূর্ণ চিহ্নিত করতে সম্মত হয়েছেন। সারাহ, আপনি আইটেম Z এর মালিক, যেটি 15 th এর মধ্যে দিতে হবে , এবং যা আপনি আপনার পরবর্তী সাপ্তাহিক প্রতিবেদনে ফলাফলের সারসংক্ষেপ দেবেন…”
কে কোন কাজগুলির মালিক, কখন, এবং কীভাবে তারা "লুপ বন্ধ" করবে তা সম্পূর্ণ হওয়ার রিপোর্ট করার মাধ্যমে স্পষ্ট করা জবাবদিহিতার জন্য অর্ধেক যুদ্ধ। বাকি অর্ধেক চলমান অনুসরণ করে নিশ্চিত করা হয়েছে যে সমস্ত নির্ধারিত কাজ সম্পন্ন হয়েছে। ডিফল্ট হিসাবে, মিটিং লিডার সমস্ত টাস্ক হোল্ডারের সাথে স্ট্যাটাসে চেক ইন করার জন্য এবং সম্মতি অনুযায়ী না করা হলে তাদের জবাবদিহি করার জন্য দায়ী হওয়া উচিত। অবশ্যই, তিনি এই ফলো-আপ দায়িত্ব অর্পণ করতে পারেন, কিন্তু ডিফল্ট হিসাবে, এটি ভাল কাজ করে৷
এটি একটি ইমেল যা ডেটা পয়েন্ট, সিদ্ধান্ত, পরবর্তী পদক্ষেপগুলি তালিকাভুক্ত করে (কে? কী? কখন? কীভাবে লুপ বন্ধ করবেন?)।
মৃত্যুদন্ডের উপর একটি চূড়ান্ত মন্তব্য—আপনার কোম্পানির নেতা হিসেবে আপনাকে অবশ্যই এমন আচরণের মডেল করতে হবে যা আপনি অন্যদের অনুকরণ করতে চান।
আপনি কি মিটিং শেষে পরিষ্কার জানেন যে পরবর্তী পদক্ষেপগুলি কে এবং কখন করবে? আপনি কি তাদের সাথে অনুসরণ করেন এবং তাদের অর্পিত কাজের জন্য তাদের দায়বদ্ধ রাখেন? আপনি কি ধারাবাহিকভাবে মিটিংয়ের বাইরে আপনার অ্যাকশন অ্যাসাইনমেন্টগুলি সম্পাদন করেন?
দায়বদ্ধতার সংস্কৃতি বড় অংশে নেতারা ক্রমাগতভাবে এমন আচরণ করে যা তারা তাদের দলগুলিকে শোষণ করতে চায়।
একবার আপনি এই 7টি গোপনীয়তা প্রয়োগ করা শুরু করলে, আপনি দেখতে পাবেন যে আপনার মিটিংগুলি ছোট এবং আরও বেশি ফলপ্রসূ হয় যা আপনার ব্যবসার অন্যান্য ক্ষেত্রেও আরও বেশি উত্পাদনশীলতার দিকে নিয়ে যায়।