যদি আপনার ফাইলিং ক্যাবিনেটটি সিমগুলিতে ফেটে যায় তবে আপনি একা নন। একজন ছোট ব্যবসার মালিক হিসাবে, আপনার কাছে ট্র্যাক রাখার জন্য প্রচুর কাগজপত্র রয়েছে - ব্যবসার লাইসেন্স, কর্মচারী রেকর্ড, কর্পোরেট লাঞ্চের রসিদ থেকে সবকিছু - তালিকাটি চলতে থাকে৷
পরিচালনা করার জন্য আরও কিছু চ্যালেঞ্জিং রেকর্ড হল আপনার ব্যবসার ট্যাক্স নথি এবং তাদের সাথে আসা সমস্ত সহায়ক কাগজপত্র।
একটি ডিফল্ট হিসাবে, অনেক ব্যবসা মালিকরা বছরের পর বছর ধরে অপ্রয়োজনীয়ভাবে প্রতিটি শেষ রসিদ সংরক্ষণ করে। অথবা, আরও খারাপ, তারা অভিভূত হয়ে পড়ে এবং গুরুত্বপূর্ণ তথ্য ফেলে দেয়।
IRS সাত পর্যন্ত আপনার রিটার্ন অডিট করতে পারে আপনি ফাইল করার বছর পর যদি তারা সন্দেহ করেন যে ট্যাক্স ফাইলিং ভুলভাবে করা হয়েছে বা আপনি যদি খারাপ ঋণের উপর একটি কর্তন দাবি করেন। সীমাবদ্ধতার সময়কাল - আপনার ট্যাক্স রিটার্ন সংশোধন করার সময়কাল - একটি রিটার্ন দাখিল করার তিন বছর পরে মেয়াদ শেষ হয়। সুতরাং, আপনার ট্যাক্স রিটার্ন এবং সমস্ত সহায়ক নথিগুলি অন্তত সাত বছরের জন্য ঝুলিয়ে রাখুন, যদি বেশি না হয়।
আপনার অনন্য ব্যবসায়িক চাহিদার উপর ভিত্তি করে ফেডারেল ট্যাক্স ডকুমেন্টেশনের প্রয়োজনীয়তার সম্পূর্ণ বিভাজনের জন্য, IRS ওয়েবসাইটে যান এবং কতক্ষণ ট্যাক্স রেকর্ড রাখতে হবে তার পৃষ্ঠাটি পড়ুন।
আর্থিক রেকর্ড সংক্রান্ত ট্যাক্স নিয়ম প্রতি বছর পরিবর্তিত বলে মনে হচ্ছে। নীচের নির্দেশিকা আপনাকে সর্বশেষ প্রয়োজনীয়তাগুলি আরও ভালভাবে বুঝতে সাহায্য করবে এবং আপনার কোন নথিগুলি সংরক্ষণ করা উচিত, কোনটি আপনি টুকরো টুকরো করতে পারেন এবং কোনটি তালা এবং চাবির অধীনে রয়েছে তা ভেঙে দিতে সাহায্য করবে৷
নিম্নলিখিত নথিগুলি হল যেগুলি আপনি আক্ষরিক ট্যাবগুলিতে রাখতে চান - প্রতি বছর এই ছয়টি ট্যাক্স নথি মুদ্রণ করুন, ফাইল করুন এবং সংরক্ষণ করুন৷
প্রতিটি ব্যবসার রেকর্ডের জন্য আপনাকে একটি ফিজিক্যাল পেপার ট্রেল বজায় রাখতে হবে না। আপনি যদি অনেক ব্যবসার মতো হন এবং আপনার রেকর্ড এবং ডকুমেন্টেশন ইলেকট্রনিকভাবে বজায় রাখতে পছন্দ করেন, আপনি এই নথিগুলি সার্ভারে বা ক্লাউডে রাখতে পারেন৷
আপনি যদি এই নথিগুলিকে ইলেকট্রনিকভাবে সংরক্ষণ করার সিদ্ধান্ত নেন, তাহলে এটি আপনার ব্যবসার নিরাপত্তার জন্য গুরুত্বপূর্ণ যে আপনি বিশ্বস্ত, প্রমাণিত ডেটা নিরাপত্তার সাথে আপনার তথ্য সুরক্ষিত করেন। একটি সাম্প্রতিক স্কোর ওয়েবিনার, ‘সাইবারসিকিউরিটি সম্পর্কে ছোট ব্যবসার কী জানা দরকার,’ সংবেদনশীল নথিগুলির ব্যাক-আপ এবং পুনরুদ্ধারকে স্পর্শ করে৷
আপনি যে ইলেকট্রনিক বা ক্লাউড-ভিত্তিক স্টোরেজ বিকল্পটি চয়ন করুন না কেন, সেই প্ল্যাটফর্মের ডেটা সুরক্ষা এবং আপনার ব্যবসার সুরক্ষার জন্য তাদের প্রক্রিয়া, সেইসাথে কোনও সুরক্ষা লঙ্ঘন হলে আপনার ডেটা পুনরুদ্ধার করার জন্য গবেষণা করা আপনার সময়ের মূল্য। আপনার ব্যবসার জন্য ইলেকট্রনিকভাবে সংবেদনশীল তথ্য সঞ্চয় করার জন্য সবচেয়ে নিরাপদ উপায় নির্ধারণ করতে এবং আপনার ট্যাক্স নথি এবং অন্যান্য ব্যবসার রেকর্ডগুলিকে ক্রমানুসারে রাখতে সাহায্য করার জন্য বিজনেস ক্লাউড স্টোরেজ প্রদানকারীদের এই তালিকাটি দেখুন৷
বিভিন্ন ধরণের ব্যবসায়িক রেকর্ড রয়েছে যা শারীরিক বা বৈদ্যুতিনভাবে সংরক্ষণ করার প্রয়োজন নেই। প্রকৃতপক্ষে, ব্যক্তিগত তথ্য সম্বলিত কিছু রেকর্ড না করার চেয়ে অনেক গুণ ভালোভাবে কাটা হয়। এটি কোনো ট্যাক্স ডকুমেন্টেশন, আইনি নথি, এবং উপরে তালিকাভুক্ত অধিকাংশ রেকর্ড বাদ দেয়।
আপনার ব্যবসার রক্ষণাবেক্ষণের জন্য গুরুত্বপূর্ণ ডকুমেন্টেশনগুলি কী হতে পারে তা কাটা শুরু করার আগে সর্বদা আপনার আর্থিক উপদেষ্টা এবং অ্যাকাউন্ট্যান্টের সাথে চেক করুন। সাধারণত, যদিও, বেশিরভাগ ব্যবসাই ব্যক্তিগত তথ্য তালিকাভুক্ত অ-প্রয়োজনীয় ডকুমেন্টেশন ছিঁড়ে ফেলতে পারে।
সীমাবদ্ধতার মেয়াদ শেষ হয়ে যাওয়ার পরেও যদি আপনি এখনও নিশ্চিত না হন যে এই ব্যবসার রেকর্ডগুলি রাখবেন বা সেগুলি সংরক্ষণ করবেন কিনা, সেগুলিকে কিছুক্ষণের জন্য ঝুলিয়ে রাখা কখনই খারাপ বিকল্প নয়। এবং, আপনার রেকর্ডগুলি ডিজিটাইজ করা আপনার ফাইলিং ক্যাবিনেটের চাপকে সরিয়ে, অতীতের নথি সংরক্ষণ করা আরও সহজ করে তুলবে৷
এখন যেহেতু আপনি আপনার ব্যবসার আর্থিক রেকর্ডগুলি সংগঠিত করেছেন এবং জানেন যে কোন নথিগুলিকে প্রকৃত কপি হিসাবে সংরক্ষণ করতে হবে, কোনটি ইলেকট্রনিকভাবে সংরক্ষণ করা যেতে পারে এবং কোনটি টুকরো টুকরো করা যেতে পারে, পরবর্তী পদক্ষেপটি হল ফাইল করার এবং সংরক্ষণ করার জন্য একটি সিস্টেম নিয়ে আসা। ডকুমেন্টেশন।
আপনার ব্যবসার রেকর্ডগুলি ক্রমানুসারে পাওয়ার সহজতম উপায়গুলির মধ্যে একটি হল একজন SCORE পরামর্শদাতার সাহায্যে। একজন পরামর্শদাতা আপনাকে আপনার রেকর্ডগুলি পরিচালনা করার জন্য সর্বোত্তম সংস্থানগুলির দিকে পরিচালিত করবে এবং আপনার ট্যাক্স নথি এবং অন্যান্য ব্যবসার রেকর্ডগুলিকে ক্রমানুসারে রাখার জন্য একটি সিস্টেম তৈরি করতে সহায়তা করবে। আজই একজন SCORE পরামর্শদাতার সাথে যোগাযোগ করুন।