বড় এবং ছোট কোম্পানিগুলির মধ্যে দূরবর্তী কাজ একটি প্রধান বিষয় হয়ে উঠেছে। অনেক ব্যবসার জন্য, এটি এখানে থাকার জন্য।
তাহলে দূর থেকে কর্মচারী ব্যবস্থাপনা কেমন দেখায়?
আমরা একটি দূরবর্তী দল পরিচালনার বিষয়ে তাদের পরামর্শ পেতে ব্যবসার মালিকদের দিকে ফিরেছি।
আপনি সম্ভবত এই সরঞ্জামগুলির কিছু শুনেছেন। অন্যরা আপনাকে অবাক করে দিতে পারে।
ইমেলের মাধ্যমে অনেক কিছুই করা যায়। যখন আপনাকে একটি অন্তহীন ইমেল চেইনের বাইরে কিছু করার প্রয়োজন হয় এবং আপনি সেই সামনাসামনি সংযোগটি হারিয়ে ফেলেন যা ঐতিহ্যগত মিটিংগুলিতে ঘটে, তখন জুম আপনার যাওয়ার সরঞ্জাম হওয়া উচিত। যদিও গ্রুপ ভিডিও কনফারেন্সিং প্রধান বৈশিষ্ট্য, জুম-এর স্ক্রিন শেয়ারিং ক্ষমতার পাশাপাশি ভবিষ্যতের ব্যবহারের জন্য বা যারা উপস্থিত হতে পারেনি তাদের জন্য মিটিং রেকর্ড করার ক্ষমতাও রয়েছে৷
- জন স্নাইডার, রিক্রুটারী
Google ড্রাইভের মতো একটি ক্লাউড স্টোরেজ পরিষেবা ব্যবহার করা আপনাকে কেবল একটি কেন্দ্রীভূত অবস্থানে বড় ফাইলগুলি সঞ্চয় করার অনুমতি দেয় না, এটি আপনাকে বাস্তবে দলের সদস্যদের সাথে ফাইলগুলিতে সহযোগিতামূলকভাবে কাজ করার অনুমতি দেয়- সময়, Google ড্রাইভের মাধ্যমে অফার করা Google ডক্স, শীট এবং স্লাইড বৈশিষ্ট্যগুলি ব্যবহার করে৷ ক্লাউড সঞ্চয়স্থানও দরকারী যখন ফাইলগুলি ইমেলের মাধ্যমে পাঠানোর জন্য খুব বড় হয়, কেবল Google ড্রাইভের মাধ্যমে এই নথিগুলি ভাগ করে নেওয়া নিশ্চিত করে যে কেউ যেকোন সময় সেগুলি পেতে পারে৷
- Denise Gredler, BestCompaniesAZ
প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যার হল একটি ডিজিটাল পিআর এজেন্সির জন্য দূরবর্তী কর্মীদের পরিচালনা করার জন্য আমার কাছে যাওয়ার টুল৷ আপনি আসানা, ট্রেলো বা অন্য কিছু পছন্দ করুন না কেন, প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যার আপনার পরিচালনার ক্ষমতাকে বিপ্লব করবে। বেশিরভাগ সফ্টওয়্যার শুধুমাত্র কাস্টমাইজযোগ্য এবং স্বজ্ঞাত নয়, তবে তারা সুন্দর, আমার মতো পরিচালকদের জন্য যারা নান্দনিক সংস্থা খোঁজেন। তাই একজন সহকারী নিয়োগের কথা ভাবার আগে, একটি প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট টুল ব্যবহার করে দেখুন।
- এমিলি বোসাক, মার্কিটরস
Microsoft Teams আমার দূরবর্তী দলের জন্য অত্যন্ত মূল্যবান। দলের সাথে বেশিরভাগ চিঠিপত্র এখানেই ঘটে। এটি একটি চ্যাট অ্যাপ যা মিটিং এবং নথির জন্য ডিজাইন করা হয়েছে। এটি এলোমেলো কথোপকথনের জন্যও ভাল কাজ করে তবে আপনি যখন একটি প্রস্তাব তৈরি করছেন বা দলের সাথে একসাথে একটি প্রকল্পের রূপরেখা তৈরি করছেন তখন এটি সবচেয়ে ভাল। আপনি একটি ভিডিও কলে ঝাঁপিয়ে পড়তে পারেন, আপনার স্ক্রিন ভাগ করতে পারেন এবং দীর্ঘ-ফর্মের বার্তাগুলিতে প্রতিটি আলোচনা লগ করতে পারেন৷ এটি প্রায় ইমেল পুনঃউদ্ভাবিত এবং সেখানে শেষ হয় না। আপনি যখন Zapier-এর স্বয়ংক্রিয় ওয়ার্কফ্লোগুলি ব্যবহার করে অন্যান্য সমর্থিত অ্যাপগুলির সাথে এটি সংযুক্ত করেন তখন আপনি Microsoft টিমগুলির সাথে আরও কিছু করতে পারেন৷ টিমগুলিতে ইনভয়েসগুলিকে ট্র্যাক করুন যেহেতু তারা অর্থপ্রদান করেছে, নতুন লিডগুলি আসার সাথে সাথে সেগুলিকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি চ্যানেলে পোস্ট করার মাধ্যমে এবং আরও অনেক কিছুতে তাত্ক্ষণিক দৃশ্যমানতা পান৷
- ম্যানি হার্নান্দেজ, ওয়েলথ গ্রোথ উইজডম, LLC
যখন আপনার কাছে দূরবর্তী কর্মচারীদের একটি দল থাকে, সম্ভাব্যভাবে বিভিন্ন জায়গায় এবং বিভিন্ন সময়ে কাজ করে, Trello হল ঈশ্বর-প্রেরণ৷ আপনি বিনামূল্যে জন্য এটি ব্যবহার করতে পারেন সত্য খুব সাহায্য করে! একটি বাণিজ্যিক "গোল্ড" সংস্করণ আছে, কিন্তু আমি সর্বদা বিনামূল্যে কার্যকারিতা পর্যাপ্ত থেকে বেশি খুঁজে পেয়েছি। মূলত স্টিকি-নোটে আচ্ছাদিত একটি বিশাল অফিস হোয়াইটবোর্ডের প্রতিস্থাপন, ট্রেলো প্রকল্পগুলি পরিচালনা করা, বিভিন্ন অংশগ্রহণকারীদের কাছে কাজগুলি ডিশ করা এবং সহযোগিতামূলকভাবে কাজ করা সহজ এবং স্বজ্ঞাত করে তোলে। এটির জন্য পুরো টিমের কাছ থেকে কেনার প্রয়োজন হয়, কারণ বোর্ডগুলি ধারাবাহিকভাবে ব্যবহার করা হয় এবং আপ-টু-ডেট রাখা হয় তা নিশ্চিত করার জন্য প্রত্যেককে তাদের অংশ করতে হবে। যাইহোক, আমি এখনও এমন কোনো ব্যবসার সম্মুখীন হইনি যেখানে ট্রেলো (বা অনুরূপ) ব্যবহার করা উৎপাদনশীলতা এবং সংগঠনে গুরুত্ব সহকারে সাহায্য করে না।
- বেন টেলর, HomeWorkingClub.com
থ্রেডস হল একটি স্বজ্ঞাত ড্যাশবোর্ড যা আপনার সমস্ত ব্যবসায়িক যোগাযোগকে একটি সহজে অ্যাক্সেসযোগ্য প্ল্যাটফর্মে ক্যাপচার করে, কম্পাইল করে এবং সংগঠিত করে৷ দূরবর্তী কর্মচারী এবং তাদের পরিচালকদের জন্য, থ্রেডস CRM ইন্টিগ্রেশন, শেয়ার্ড ইনবক্স ম্যানেজমেন্ট, সেইসাথে কল রেকর্ডিং এবং ট্রান্সক্রিপশন সহ বৈশিষ্ট্য সহ একটি সুবিন্যস্ত যোগাযোগ প্রক্রিয়া তৈরি করে৷
- জন ইয়ার্ডলি, থ্রেডস
টাইম ডক্টর হল এমন একটি টুল যাকে আমি সুপারিশ করব যাদের দূরবর্তী কর্মীদের পরিচালনা করতে হবে। সময় ডাক্তার একটি উত্পাদনশীলতা ট্র্যাকিং টুল. এই অ্যাপ্লিকেশনটি ব্যবহারকারীর স্ক্রীনের স্ক্রিনশট নেয় এবং তারা সারা দিনে কতক্ষণ কাজ করে তা রেকর্ড করে। সময় ট্র্যাকিং সফ্টওয়্যার সম্পর্কে অনেকেরই একটি উদ্বেগ তা হল ব্যক্তিগত গোপনীয়তা কতটা আক্রমণাত্মক হতে পারে। সৌভাগ্যবশত, টাইম ডক্টর খুব কাস্টমাইজযোগ্য। কী-স্ট্রোক এবং ক্লিকের মতো কী তথ্য রেকর্ড ও সংরক্ষিত হবে তা আপনি বেছে নিতে পারেন। টাইম ডক্টর আমাদের জানতে সাহায্য করে যে আমাদের দূরবর্তী দল ট্র্যাকে থাকে এবং সারা দিন তাদের যা করা উচিত তা করছে। যাইহোক, নিজে থেকে একটি সময় ট্র্যাকিং টুল আপনার ব্যবসাকে আরও বেশি উত্পাদনশীল করে তুলবে না। স্পষ্ট মাইলফলক এবং সময়সীমার সাথে কাজগুলি বরাদ্দ করা আপনার দূরবর্তী দলকে যতটা সম্ভব উত্পাদনশীল হতে সাহায্য করবে!
- ডেভিড লিঞ্চ, পেয়েট ফরোয়ার্ড
স্ল্যাক হল দূরবর্তী কাজের জন্য একটি দুর্দান্ত সরঞ্জাম কারণ এটি অভ্যন্তরীণ যোগাযোগের মধ্যে ব্যবধান পূরণ করে যা প্রায়শই অনুপস্থিত থাকে যখন আপনি অফিসের সেটিংয়ে থাকেন না৷ এটি টিমমেট এবং বিভাগগুলিকে রিয়েল-টাইমে ধারণাগুলি ভাগ করে নেওয়া এবং মন্তব্য করার মাধ্যমে দ্রুত প্রকল্পগুলি সরাতে দেয়৷ একটি সর্বদা সহায়ক 'রিমাইন্ডার' বৈশিষ্ট্য আপনাকে গুরুত্বপূর্ণ কাজ এবং সময়সীমার ট্র্যাক রাখতে দেয়। আপনি অ্যাসাইনমেন্ট এবং বার্তাগুলির জন্য অনুস্মারক তৈরি করতে পারেন যাতে আপনি ট্র্যাক হারাবেন না এবং জিনিসগুলি ফাটল ধরে যেতে দিন। যে কেউ দূর থেকে কাজ করে, এটি একটি গেম পরিবর্তনকারী বৈশিষ্ট্য হতে পারে। এটি মূলত তাত্ক্ষণিক বার্তা পাঠানোর জন্য একটি দূরবর্তী সহযোগিতার সরঞ্জাম এবং কাজটি উত্পাদনশীল থাকে তা নিশ্চিত করার জন্য। অতিরিক্তভাবে, যখন আপনি জানেন যে সবাই কী নিয়ে কাজ করছে, আপনি দূর থেকে কাজ করার সময়ও আপনার ভূমিকায় অনুপ্রাণিত এবং স্পষ্ট থাকতে পারবেন এবং স্ল্যাক আপনাকে এটি অর্জনে সহায়তা করে৷
- Nate Masterson, Maple Holistics
আমরা তিন বছরে দূরবর্তী দল পরিচালনার জন্য বেশ কিছু টুল চেষ্টা করেছি যেগুলো আমরা দূর থেকে কাজ করছি। একটি যা দাঁড়িয়েছে তা হল জিরা বিভিন্ন কারণে। প্রথমত, আমাদের দলে বেশ কয়েকজন ডেভেলপার আছে এবং জিরা ডেভেলপারদের জন্য নিশ্ছিদ্র। আপনি সমস্যা এবং বাগগুলি ট্র্যাক করতে পারেন, কাস্টমাইজযোগ্য ওয়ার্কফ্লো থাকতে পারেন, পণ্যের রোডম্যাপ তৈরি করতে পারেন এবং আরও অনেক কিছু করতে পারেন৷ এমনকি আপনি আপনার পছন্দের কাজের শৈলী অনুসারে জিরাকে সামঞ্জস্য করতে পারেন - আমরা চটপটে পদ্ধতিতে কাজ করি এবং জিরা নিজেকে খুব ভালভাবে মানিয়ে নেয়। এটি অন্যান্য বিভাগের জন্যও ব্যবহার করা যেতে পারে - আমাদের বিপণনকারীরা পছন্দ করে যে আপনি যদি এর প্রধান বৈশিষ্ট্যগুলি ব্যবহার করেন তবে এটি ব্যবহার করা কতটা সহজ এবং সহজ হতে পারে। কে কী করেছে এবং কখন করেছে, কাজটি সম্পন্ন হয়েছে কিনা এবং একটি নির্দিষ্ট কাজে তারা কতটা সময় ব্যয় করেছে তার একটি সম্পূর্ণ সংক্ষিপ্ত বিবরণ আমাদের কাছে রয়েছে। অন্য কথায়, একটি দূরবর্তী দল তার কাজ করছে কিনা তা জানতে যা লাগে তা হল জিরাতে সাইন ইন করা৷
- Malte Scholz, Airfocus
DocHub হল একটি চমত্কার টুল যা আন্ডাররাইটার, ঠিকাদার এবং আমি আমার কোম্পানি, সিম্পল লাইফ ইন্স্যুরেন্সে প্রায় প্রতিদিনই ব্যবহার করি, যা জীবন বীমার জন্য স্বাধীন ব্রোকারেজ পরিষেবা প্রদান করে . DocHub মূলত একটি জীবন্ত সহযোগী পিডিএফ জেনারেটরের মতো। প্রদত্ত আমরা দিনের পর দিন গ্রাহকদের প্রত্যাশা করার জন্য নীতির উদ্ধৃতিগুলি নিয়ে গবেষণা করছি এবং লিখছি, আমাদের এমন একটি টুল দরকার যা উপযোগী নীতি টেমপ্লেট তৈরি করে যা আমরা সতীর্থদের মধ্যে সহজেই ভাগ করতে এবং পরিবর্তন করতে পারি৷ DocHub বোনাস পয়েন্ট পায় কারণ এটি Google ড্রাইভ এবং Gmail এর সাথে একীভূত হয়, উভয়ই আমরা ব্যবহার করি। এছাড়াও, ইন্টারফেসটি অনেকটা মাইক্রোসফ্ট পাওয়ারপয়েন্টের মতো দেখায়, যা এটিকে অত্যন্ত ব্যবহারকারী-বান্ধব করে তোলে। যদিও DocHub এর সেরা অংশ হল এর ই-সাইন কার্যকারিতা। আবার, যেহেতু আমরা নীতির খসড়া করছি, তাই আমাদের নিজেদের এবং আমাদের ক্লায়েন্টদের জন্য সহজ ই-স্বাক্ষর এবং টীকা বৈশিষ্ট্যের প্রয়োজন৷
- টাই স্টুয়ার্ট, সাধারণ জীবন বীমা
একটি 100% ভার্চুয়াল কোম্পানি হিসাবে যা একটি ফলাফল-ভিত্তিক কাজের পরিবেশের অধীনে কাজ করে, Weekly10-এর মতো একটি সাপ্তাহিক রিপোর্টিং সিস্টেম কর্মীদের এবং প্রকল্পগুলি পরিচালনা করার জন্য আমাদের জন্য অপরিহার্য হয়ে উঠেছে৷ আপনি যদি সারাদিন বাধাগ্রস্ত হতে না চান (অথবা আপডেটের জন্য আপনার কর্মচারীদের নিজেই বাধা দিতে চান), একটি সাধারণ প্ল্যাটফর্ম প্রদান করে যা আপনাকে তাদের স্ব-প্রতিবেদিত কর্মক্ষমতা সম্পর্কে অন্তর্দৃষ্টি দেয় যা আপনাকে সময়সীমা, লক্ষ্যগুলির শীর্ষে থাকতে সাহায্য করতে পারে , এবং উৎপাদনশীলতা।
- লরা স্পন, ভার্চুয়াল ভোকেশন্স
আমাদের শীর্ষ রিমোট ম্যানেজমেন্ট টুল হল Toggl নামক একটি প্রোগ্রাম। Toggl হল একটি টাইম ট্র্যাকিং অ্যাপ, এবং এটি কর্মচারী প্রকল্প এবং দূরবর্তীভাবে কাজ করা ঘন্টাগুলি পরিচালনা করার জন্য প্রয়োজনীয় প্রমাণিত হয়েছে। দূর থেকে কাজ করার সময় অব্যবস্থাপিত এবং অসংগঠিত হওয়া সহজ হতে পারে, এবং টগল আমাদের কর্মচারীরা কোন প্রকল্পে কাজ করছে এবং উল্লিখিত প্রকল্পগুলিতে কত ঘন্টা কাজ করছে তা ট্র্যাক রাখতে সাহায্য করে। প্রোগ্রামটি আমাদের বিভিন্ন কাজ এবং প্রকল্পের জন্য উৎসর্গ করা সম্পদের মোট পরিমাণ বিশ্লেষণ করতেও সাহায্য করে, যা আমাদের দক্ষতা এবং উত্পাদনশীলতাকে অগ্রাধিকার দিতে এবং বৃদ্ধি করতে সহায়তা করে।
- চেন স্টেইনার, বিশ্বাসযোগ্য
এমনকি মহামারী শুরু হওয়ার আগে, বেশ কয়েকটি কোম্পানি দূর থেকে কাজ করছে কারণ এর প্রমাণিত সুবিধা যেমন দক্ষতা, নমনীয়তা এবং কম চাপের কারণে। যাইহোক, যেহেতু অফিসে কাজ করা এবং বাড়িতে কাজ করার মধ্যে একটি বিশাল পার্থক্য রয়েছে, কোম্পানিগুলি এমন কিছু সরঞ্জাম ব্যবহার করে যা তাদের পার্থক্য পূরণ করতে সাহায্য করবে। প্রুফহাব হল একটি অনলাইন ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যার যা সমস্ত কিছুকে এক জায়গায় নিয়ে আসার জন্য অনেক দূরবর্তী গোষ্ঠীর দ্বারা বিশ্বস্ত। সহকর্মীদের পৃথক অংশীদার এবং গ্রাহকদের সাথে ধারাবাহিক সংযোগ থাকতে পারে। প্রুফহাব অনেক হাইলাইটের সাথে রয়েছে, উদাহরণস্বরূপ, ওয়েব-ভিত্তিক সিলিং, কথোপকথন, প্রতিক্রিয়া ভাগ করার জন্য চ্যাট৷ প্রুফহাব একটি অল ইন ওয়ান রিমোট সফ্টওয়্যার হওয়া একটি পরম প্রয়োজনীয়তা যে গোষ্ঠীগুলি পরিচালনার দক্ষতার আরও বিশিষ্ট ডিগ্রির জন্য অনুরোধ করে৷
- Sonya Schwartz, Her Norm
Instagantt আমার সাম্প্রতিক প্রিয় এবং শুধু টাইমলাইন ফ্লোচার্টের চেয়ে অনেক বেশি। আসানার জন্য এই নিফটি প্লাগইন সফ্টওয়্যারটি আমাদের সমস্ত প্রকল্প পরিচালনার প্রয়োজনের একটি মার্জিত সমাধান হয়েছে। যেহেতু দলের সদস্য সংখ্যা এবং প্রকল্পগুলির জটিলতা দ্রুতগতিতে বৃদ্ধি পেয়েছে তাই বিভিন্ন ওভারল্যাপ স্টেকহোল্ডারদের সাথে সমস্ত সমসাময়িক প্রকল্পগুলি পরিচালনা করার প্রয়োজন রয়েছে। এর সাথে ব্যক্তিগতভাবে সহযোগিতা করার অক্ষমতা যোগ করুন এবং আপনার কাছে একটি বিপর্যয় ঘটতে অপেক্ষা করছে। ভাগ্যক্রমে, Instagantt একজন ত্রাণকর্তা হয়েছে কারণ এটি আমার দলকে সমস্ত প্রাসঙ্গিক বিবরণ ট্র্যাক করতে দেয়। চাক্ষুষরূপে আকর্ষণীয় এবং স্বজ্ঞাত ইন্টারফেসটি অত্যন্ত সহায়ক, তবে আমি যেভাবে বরাদ্দ করতে, পরিকল্পনা করতে, অগ্রাধিকার দিতে এবং সময়সীমা নির্ধারণ করতে সক্ষম হয়েছি তা হল এই সরঞ্জামটিকে প্রতিযোগিতা থেকে আলাদা করে৷ এটি সরাসরি কাজের চাপ ব্যবস্থাপনার সাথে সাথে সময় এবং খরচ অন্য বিকল্পগুলিকে সক্ষম করে। অবশেষে, ড্যাশবোর্ড এবং রিপোর্টিং বিকল্পগুলি ক্ষেত্রের শীর্ষে রয়েছে৷ অন্য কথায়, আমি এই সফ্টওয়্যারটি যথেষ্ট সুপারিশ করতে পারি না, বিশেষ করে যখন একযোগে অনেক প্রজেক্ট এবং/অথবা লোকেদের সাথে ডিল করা হয়।
- জেসিকা লিম, মাই পারফেক্ট রেজুমে
ছোট ব্যবসার জন্য অর্থ কঠিন৷ এই কারণেই যখন এটি অনলাইন সরঞ্জামগুলির জন্য আসে, আমি সাশ্রয়ী মূল্যেরগুলির সন্ধান করি যা প্রতিটি ডলারের সর্বাধিক ব্যবহার করে৷ আমি দুটি টুল ব্যবহার করি যা একে অপরের পরিপূরক এবং সম্পূর্ণরূপে উৎপাদনশীলতা বাড়ায়। আমরা ভিডিও কনফারেন্সিংয়ের জন্য স্কাইপ ব্যবহার করি। এটি 250 জনের জন্য ব্যবসায়িক সম্মেলনের জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে। এটি এমএস অফিসের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ এবং অনেক ব্যবসায়িক অ্যাপের সাথে একত্রিত করা যেতে পারে। এটিতে অনেকগুলি বিভিন্ন যোগাযোগ চ্যানেল রয়েছে যা উত্পাদনশীলতা বাড়ায়, সহযোগিতাকে উত্সাহিত করে এবং ধারণা এবং উদ্ভাবনকে আমন্ত্রণ জানায়। এই সম্পর্কে সবচেয়ে ভাল কি এটা খুব সাশ্রয়ী মূল্যের. স্কাইপ হল আজকের বাজারে সবচেয়ে সস্তা ভিডিও কনফারেন্স টুল৷
- জেরেমি হ্যারিসন, Hustle Life Media, Inc