চুক্তি পরিচালনা করা ব্যবস্থাপনার একটি উপেক্ষিত রূপ। ম্যানেজাররা প্রায়শই কর্মচারীদের সাথে যোগাযোগ করে, এবং এই আলোচনা এবং পরিস্থিতিগুলির মধ্যে কিছু স্বাভাবিকভাবেই ক্ষতিপূরণের সাথে সম্পর্কিত। এই কথোপকথন কিছু চুক্তি ব্যবস্থাপনা মোকাবেলা করা হবে. অন্য সময়, ব্যবসার অন্যান্য ব্যবসার সাথে চুক্তি চুক্তি পরিচালনা করতে হবে। এটি সম্পর্কে বেশি কথা বলা হয়নি, তবে চুক্তি ব্যবস্থাপনা একটি গুরুত্বপূর্ণ ব্যবসায়িক বিষয়। চুক্তি পরিচালনার প্রক্রিয়া কীভাবে কাজ করে সে সম্পর্কে আপনি যদি অনিশ্চিত হন তবে মূল বিষয়গুলি বোঝা গুরুত্বপূর্ণ।
চুক্তি ব্যবস্থাপনা হল আর্থিক ঝুঁকি হ্রাস করার সাথে সাথে একটি সংস্থায় কর্মক্ষম এবং আর্থিক কর্মক্ষমতা সর্বাধিক করার জন্য চুক্তি তৈরি, সম্পাদন এবং বিশ্লেষণ পরিচালনা করার প্রক্রিয়া। সংস্থাগুলি খরচ কমাতে এবং কোম্পানির কর্মক্ষমতা উন্নত করার জন্য ক্রমবর্ধমান চাপের সম্মুখীন হয়। চুক্তি ব্যবস্থাপনা ব্যবসার একটি অত্যন্ত সময়সাপেক্ষ উপাদান হিসেবে প্রমাণিত হয়, যা একটি কার্যকর এবং স্বয়ংক্রিয় চুক্তি ব্যবস্থাপনা ব্যবস্থার প্রয়োজনকে সহজতর করে।
যখন দুটি কোম্পানি একে অপরের সাথে ব্যবসা করতে চায়, তখন একটি চুক্তি উভয় সংস্থার দ্বারা প্রবেশ করা কার্যকলাপগুলি এবং শর্তাদি উল্লেখ করে যার মাধ্যমে তারা প্রত্যেকে তাদের চুক্তির অংশগুলি পূরণ করবে। রাজস্ব এবং ব্যয়ের উপর জোর দেওয়ার কারণে চুক্তিগুলি ব্যবসার লাভজনকতাকে অনেক বড় উপায়ে প্রভাবিত করে৷
যখন একটি চুক্তিকে খারাপভাবে বাক্যাংশ করা হয়, তখন একটি সংস্থা একটি সাধারণ প্রযুক্তিগত কারণে অগণিত হাজার হাজার ডলার হারাতে পারে যা তাদের সনাক্ত করার জন্য সংস্থান নেই। কার্যকর চুক্তি ব্যবস্থাপনা শেষ পর্যন্ত একটি শক্তিশালী ব্যবসায়িক সম্পর্ক তৈরি করতে পারে এবং দীর্ঘমেয়াদে অধিক লাভের পথ প্রশস্ত করতে পারে, কিন্তু শুধুমাত্র সঠিকভাবে পরিচালিত হলেই। চুক্তি ব্যবস্থাপনা আলোচনায় একটি আইনি বিভাগ বা আইনজীবীকে অন্তর্ভুক্ত করা একটি ভাল ধারণা। চুক্তি ব্যবস্থাপনার জন্য চুক্তির সুনির্দিষ্ট শব্দগুলি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ৷
চুক্তি ব্যবস্থাপনা ফ্রিল্যান্সার বা কর্মচারীদের সাথে বিভিন্ন চুক্তি পরিচালনার ক্ষেত্রেও প্রযোজ্য। এর জন্য মাঝে মাঝে ব্যবস্থাপনা এবং পরিবর্তনের প্রয়োজন হয় যা উভয় পক্ষকে সাহায্য করে।
সাধারণত, চুক্তি ব্যবস্থাপনায় কয়েকটি মূল পর্যায় জড়িত থাকে। প্রাথমিক পর্যায় বা প্রাক-পুরস্কার পর্ব আছে। এটি এমন সমস্ত কাজ যা কাউকে চুক্তি দেওয়ার আগে সঞ্চালিত হয়, তা ব্যবসা বা কর্মচারী হোক না কেন। মধ্যম পর্যায় হল যখন প্রক্রিয়াটি প্রদান করা হয়। এতে চুক্তি চূড়ান্ত করার জন্য সমস্ত কাগজপত্র অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। তৃতীয়ত, পুরস্কার-পরবর্তী পর্যায় রয়েছে। এখানেই প্রচুর চুক্তি ব্যবস্থাপনা এবং রক্ষণাবেক্ষণ আসে।
এই তিনটি মৌলিক পর্যায় হল তিনটি ধাপে চুক্তি ব্যবস্থাপনার দিকে তাকানোর একটি সহজ উপায়, কিন্তু প্রক্রিয়াটি তার চেয়ে জটিল এবং আপনি কতটা বিশদ দৃষ্টিভঙ্গি নিচ্ছেন তার উপর নির্ভর করে আরও ধাপে দেখা যেতে পারে। আমরা পরে প্রক্রিয়াটির একটি গভীর দৃষ্টিভঙ্গি নিয়ে আলোচনা করব।
চুক্তি ব্যবস্থাপনা পরিচালনা করার জন্য একটি প্রতিষ্ঠানে পেশাদারদের থাকা যথেষ্ট নয়। ক্রমবর্ধমান সম্মতি এবং বিশ্লেষণাত্মক চাহিদা পূরণের জন্য কর্মচারীদের অবশ্যই প্রক্রিয়া এবং সফ্টওয়্যার সহচরদের উপস্থিতির সাথে বৃদ্ধি করতে হবে। যখন একটি চুক্তি পরিচালনার কৌশল সফলভাবে বাস্তবায়িত হয়, তখন সংস্থাগুলি দেখতে আশা করতে পারে:
চুক্তি ব্যবস্থাপনার ভিত্তি পুরস্কার-পরবর্তী এবং আপস্ট্রিম কার্যক্রমের সফল বাস্তবায়নের উপর নির্ভর করে। প্রাক-পুরষ্কার পর্যায়ে, কর্মচারীদের চুক্তি প্রতিষ্ঠার কারণ এবং সরবরাহকারী চুক্তির শর্তাবলী পূরণ করতে পারে কিনা তার উপর ফোকাস করা উচিত।
চুক্তিটি একবার দেওয়া হলে কীভাবে কাজ করবে তা বোঝার জন্য অতিরিক্ত বিবেচনার প্রয়োজন। অবাঞ্ছিত বিস্ময় এড়ানোর জন্য প্রকৃত চুক্তিতে সতর্ক গবেষণা এবং উদ্দেশ্যের স্পষ্টতা প্রয়োজন।
চুক্তি পরিচালনার জন্য জড়িত উভয় পক্ষের জন্য নমনীয়তার একটি স্তর প্রয়োজন এবং যেকোনো পরিবর্তনশীল পরিস্থিতি প্রতিফলিত করার জন্য চুক্তির শর্তাবলী মানিয়ে নেওয়ার ইচ্ছা। সমস্যাগুলি অনিবার্য, যার অর্থ সংস্থাগুলিকে অপ্রত্যাশিতগুলির জন্য প্রস্তুত থাকতে হবে এবং প্রয়োজনে চুক্তির শর্তাবলী সামঞ্জস্য করতে সক্ষম হতে হবে। [সম্পর্কিত গল্প:লোন চুক্তির শর্তাদি খুঁজতে হবে ]
চুক্তি পরিচালনার অনেক উপাদান থাকলেও, আমরা প্রক্রিয়াটিকে পাঁচটি সুস্পষ্ট পর্যায়ে বিভক্ত করে সংক্ষিপ্ত করতে পারি:সৃষ্টি, সহযোগিতা, স্বাক্ষর, ট্র্যাকিং এবং পুনর্নবীকরণ৷
আমরা পর্যায়গুলির মধ্যে পৃথক পদক্ষেপগুলি আরও সনাক্ত করতে পারি। সব মিলিয়ে, আমরা প্রক্রিয়াটিকে নয়টি ধাপে বিভক্ত করতে পারি, যার প্রতিটি পাঁচটি অত্যধিক পর্যায়ের একটিতে অবদান রাখে। এটি ত্রৈমাসিকের শেষের ক্রাঞ্চ পরিচালনা করা সহজ করে তোলে যা নতুন রাউন্ডের চুক্তির সময় হলে ঘটতে থাকে। এখানে প্রতিটি পর্যায়ের ধাপ রয়েছে:
1. প্রাথমিক অনুরোধ। চুক্তি পরিচালনার প্রক্রিয়াটি চুক্তির উদ্দেশ্যকে সমর্থন করার জন্য চুক্তি এবং প্রাসঙ্গিক নথি সনাক্ত করার মাধ্যমে শুরু হয়৷
২. লেখার চুক্তি। হাত দ্বারা একটি চুক্তি লেখা একটি সময়সাপেক্ষ কার্যকলাপ, কিন্তু স্বয়ংক্রিয় চুক্তি ব্যবস্থাপনা সিস্টেম ব্যবহারের মাধ্যমে, প্রক্রিয়াটি বেশ সুবিন্যস্ত হতে পারে৷
3. চুক্তি নিয়ে আলোচনা করা। চুক্তির খসড়া তৈরি করার পরে, কর্মচারীদের চুক্তির সংস্করণ তুলনা করতে সক্ষম হওয়া উচিত এবং আলোচনার সময় কমাতে কোনো অসঙ্গতি লক্ষ্য করা উচিত।
4. চুক্তি অনুমোদন করা। ম্যানেজমেন্টের অনুমোদন পাওয়া সেই ধাপ যেখানে সবচেয়ে বেশি বাধা সৃষ্টি হয়। সিদ্ধান্তগুলিকে দ্রুত গতিতে চলতে রাখতে ব্যবহারকারীরা সমান্তরাল এবং ধারাবাহিক অনুমোদন সহ উপযোগী অনুমোদনের কার্যপ্রবাহ তৈরি করে এটিকে অগ্রিমভাবে মোকাবেলা করতে পারে৷
5. চুক্তি সম্পাদন। চুক্তি সম্পাদন করা ব্যবহারকারীদের ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর এবং ফ্যাক্স সমর্থন ব্যবহারের মাধ্যমে স্বাক্ষর প্রক্রিয়া নিয়ন্ত্রণ এবং সংক্ষিপ্ত করার অনুমতি দেয়৷
6. বাধ্যবাধকতা ব্যবস্থাপনা। মূল স্টেকহোল্ডারদের দ্বারা ডেলিভারিযোগ্যগুলি পূরণ করা হচ্ছে এবং চুক্তির মূল্য বৃদ্ধির প্রাথমিক পর্যায়ের জুড়ে যাতে অবনতি না হয় তা নিশ্চিত করার জন্য এটির জন্য প্রচুর পরিমাণে প্রকল্প পরিচালনার প্রয়োজন৷
7. সংশোধন এবং সংশোধনী। চুক্তির প্রাথমিক খসড়ার সাথে প্রাসঙ্গিক সমস্ত নথি সংগ্রহ করা একটি কঠিন কাজ। যখন উপেক্ষিত আইটেমগুলি পাওয়া যায়, তখন মূল চুক্তি সংশোধন করার জন্য সিস্টেমগুলি অবশ্যই থাকতে হবে৷
8. অডিটিং এবং রিপোর্টিং৷৷ চুক্তি ব্যবস্থাপনার অর্থ এই নয় যে একটি চুক্তির খসড়া তৈরি করা এবং তারপরে এটিকে অন্য কোনো চিন্তা ছাড়াই ফাইলিং ক্যাবিনেটে ঠেলে দেওয়া। চুক্তির শর্তাবলীর সাথে উভয় সংস্থার সম্মতি এবং যে কোনো সম্ভাব্য সমস্যা দেখা দিতে পারে তা নির্ধারণে চুক্তির অডিট গুরুত্বপূর্ণ।
9. পুনর্নবীকরণ করা হচ্ছে৷৷ ম্যানুয়াল কন্ট্রাক্ট ম্যানেজমেন্ট পদ্ধতির ফলে প্রায়ই নবায়নের সুযোগ মিস হতে পারে এবং ব্যবসায়িক আয় হারাতে পারে। প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয়করণ একটি সংস্থাকে পুনর্নবীকরণের সুযোগ সনাক্ত করতে এবং নতুন চুক্তি তৈরি করতে দেয়৷
চুক্তি ব্যবস্থাপনার বেশিরভাগই এই নয়টি ধাপ পরিচালনা করতে নেমে আসে। চুক্তি জীবনচক্র ব্যবস্থাপনা গুরুত্বপূর্ণ. যেহেতু বিভিন্ন চুক্তির ধরন তাদের বিভিন্ন পর্যায়ের মধ্য দিয়ে যায়, চুক্তি পরিচালকদের যেকোন সম্ভাব্য পরিবর্তন বা চুক্তির লঙ্ঘন নিরীক্ষণ করতে হবে। যদি একজন কর্মচারী বা ব্যবসা তাদের চুক্তিতে অসন্তুষ্ট হয়, তাহলে চুক্তিতে পরিবর্তন করা মূল্যবান হতে পারে। চুক্তির উভয় পক্ষই খুশি কিনা তা নিশ্চিত করার সাথে সাথে চুক্তিভিত্তিক বাধ্যবাধকতা অনুসরণ করা গুরুত্বপূর্ণ।
চুক্তি ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়া চলাকালীন অনেক সময় আসে যখন জীবনচক্র ব্যবস্থাপনা গুরুত্বপূর্ণ হয়ে ওঠে। চুক্তি পরিচালনার সময় বিক্রেতার কর্মক্ষমতা এবং ঝুঁকি ব্যবস্থাপনা গুরুত্বপূর্ণ বিবেচ্য বিষয়। উদাহরণস্বরূপ, যদি কোনো বিক্রেতা তাদের চুক্তিভিত্তিক বাধ্যবাধকতা পূরণ করতে ব্যর্থ হয়, তাহলে আপনাকে চুক্তিটি পুনরায় কাজ করতে হবে বা কিছু শাস্তিমূলক ব্যবস্থা প্রয়োগ করতে হবে।
যদিও ঐতিহ্যটি হল ফোল্ডার এবং ফাইল ক্যাবিনেট স্টোরেজের মাধ্যমে ম্যানুয়ালি চুক্তিগুলি পরিচালনা করা, অনুশীলনটি অদক্ষতার সাথে ধাঁধাঁযুক্ত যা শুধুমাত্র একটি প্রতিষ্ঠানের সামগ্রিক দক্ষতাকে হ্রাস করতে পারে৷
চুক্তি ব্যবস্থাপনা সফ্টওয়্যার এই সমস্যাগুলি সমাধান করার জন্য একটি বৈদ্যুতিন পদ্ধতি। চুক্তি ব্যবস্থাপনা সফ্টওয়্যার স্যুট সমস্ত চুক্তির কাগজপত্র সংগঠিত করতে পারে। সফ্টওয়্যারটি একটি ইলেকট্রনিক ক্যালেন্ডারে স্বাক্ষর এবং পুনর্নবীকরণ করতে পারে যা পরিচালনা করা সহজ, এবং এটি আপনাকে চুক্তি পরিচালনার প্রক্রিয়া সম্পর্কিত সংস্থানগুলি ট্র্যাক করতে এবং বরাদ্দ করতে সহায়তা করতে পারে৷
একটি স্বয়ংক্রিয় চুক্তি ব্যবস্থাপনা পরিষেবার সাথে একীকরণ অগণিত ম্যান-আওয়ার মুক্ত করতে পারে এবং একটি চুক্তি পরিচালনার সাথে যুক্ত অসংখ্য প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয় করতে পারে, এইভাবে একটি কোম্পানির জন্য আরও মূল্য তৈরি করে।
“কন্ট্রাক্ট ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যার প্রদানকারী, বাণিজ্যিক ইজারা এবং লাইসেন্সিং চুক্তি সংক্রান্ত চুক্তির মূল তথ্য সংরক্ষণ করে,” বলেছেন রব পাওয়েল বিজ ব্লগের সিইও এবং প্রতিষ্ঠাতা রবার্ট পাওয়েল। "কন্ট্রাক্ট ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যারের সামগ্রিক উদ্দেশ্য হল প্রতিটি চুক্তির প্রক্রিয়াগুলির জন্য একটি কেন্দ্রীভূত এবং অভিন্ন রেকর্ড তৈরি করে প্রশাসনিক কাজগুলিকে প্রবাহিত করা।"
চুক্তি ব্যবস্থাপনা সফ্টওয়্যার ব্যবহার করে শুধুমাত্র কাগজপত্রের উপর নির্ভর না করে জটিল চুক্তিগুলি নিরীক্ষণ করা সহজ করে তুলতে পারে।
"কন্ট্রাক্ট ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যারের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ দিক হল যে এটি একাধিক অবস্থানের কর্মীদের এক জায়গায় চুক্তি অ্যাক্সেস করতে দেয়," পাওয়েল বলেছেন৷
এই সফ্টওয়্যারটি প্রাথমিকভাবে এমন বিভাগগুলিতে ব্যবহার দেখতে পাবে যা সরাসরি চুক্তি তৈরি, ট্র্যাকিং এবং স্বাক্ষর করার সাথে কাজ করে। এটি প্রায়ই এইচআর বিভাগে অফলোড করা হয়, যা কর্মসংস্থান অ্যাকাউন্টিংয়ের শিরা পরিচালনা করে। সফ্টওয়্যারটি এমন পরিচালকদেরও জড়িত করতে পারে যাদের গুরুত্বপূর্ণ প্রক্রিয়াগুলি সম্পূর্ণ করতে হবে। যেহেতু এটি ক্যালেন্ডার এবং কমিউনিকেশন সফ্টওয়্যারের সাথে একীভূত হতে পারে, তাই HR সফ্টওয়্যার স্যুটের ভারী-উত্তোলন উপাদানগুলি ব্যবহার করতে পারে, বাকি অংশগুলি সাইনিং বা আলোচনার নির্দিষ্ট দিকগুলির জন্য প্রয়োজনীয় পরিচালক এবং কর্মীদের লুপ করতে সহায়তা করে৷
সব বিশ্ববিদ্যালয় চুক্তি ব্যবস্থাপনায় ডিগ্রি দেয় না, তবে কিছু স্কুল করে। সেই শিক্ষা অর্জন করা একটি বিকল্প, তবে অন্যান্য ব্যবসায়িক ডিগ্রি রয়েছে যা আপনাকে শিল্পে সাফল্যের জন্য অবস্থান করে। সেখান থেকে, আপনি কিছু আকারে চুক্তি পরিচালনার অভিজ্ঞতা যোগ করতে চান।
ইউনাইটেড ক্যাপিটাল সোর্সের সিইও এবং প্রতিষ্ঠাতা জ্যারেড ওয়েটজ বলেছেন, "স্নাতক ডিগ্রি এবং ক্ষেত্রের কয়েক বছরের অভিজ্ঞতার সাথে, আপনি NCMA (ন্যাশনাল কন্ট্রাক্ট ম্যানেজমেন্ট অ্যাসোসিয়েশন) এর মাধ্যমে সার্টিফিকেশনের জন্য আবেদন করতে এবং পরীক্ষা করতে পারেন।" "শিক্ষা এবং প্রমাণপত্রের পাশাপাশি, একজন কন্ট্রাক্ট ম্যানেজারের দৃঢ় যোগাযোগ এবং লেখার দক্ষতা থাকতে হবে এবং সংগঠন এবং সময়সীমা পরিচালনার প্রতি গভীর দৃষ্টি থাকতে হবে।"
একটি আইন ডিগ্রি এই কর্মজীবনের পথের জন্য উপকারী হতে পারে। চুক্তি পরিচালনার ক্ষেত্রে আইনি জ্ঞান গুরুত্বপূর্ণ। চুক্তি ব্যবস্থাপনা এবং আলোচনা উভয়ই আইনি জ্ঞান এবং দক্ষতার উপর নির্ভর করে।
আপনি যদি একজন ফুল-টাইম কন্ট্রাক্ট ম্যানেজার হতে চান, তাহলে অন্য কন্ট্রাক্ট ম্যানেজারদের সাথে সংযোগ করা ভালো ধারণা তারা কীভাবে তাদের বর্তমান ভূমিকায় প্রবেশ করেছে তা জানতে। কন্ট্রাক্ট ম্যানেজার হওয়ার কোনো উপায় নেই, কিন্তু কন্ট্রাক্ট ম্যানেজার হওয়ার সময় ব্যবসার অভিজ্ঞতা গুরুত্বপূর্ণ।
বোধগম্য, একজন চুক্তি পরিচালকের বেতন যোগ্যতা এবং অবস্থান অনুসারে পরিবর্তিত হয়। PayScale অনুযায়ী, একজন কন্ট্রাক্ট ম্যানেজারের গড় বার্ষিক বেতন হল $80,151। সাইটটি নর্থরপ গ্রুম্যান কর্পোরেশন, অ্যাকসেঞ্চার এবং রেথিয়ন কোম্পানিকে চুক্তি পরিচালকদের জন্য সবচেয়ে লাভজনক কোম্পানি হিসেবে তালিকাভুক্ত করে।
কন্ট্রাক্ট ম্যানেজাররা একজন সিনিয়র কন্ট্রাক্ট ম্যানেজার, কন্ট্রাক্ট ডিরেক্টর বা কন্ট্রাক্ট অ্যাডমিনিস্ট্রেটরের কাছেও কাজ করতে পারেন। চুক্তি বিশ্লেষক চুক্তি ব্যবস্থাপনা ক্ষেত্রের মধ্যে আরেকটি সাধারণ কর্মজীবনের পথ।
চুক্তি পরিচালকরা ব্যবসা বা কর্মচারীদের সাথে চুক্তির আইনি এবং আর্থিক দিকগুলি পরিচালনা করতে সহায়তা করে। যে কোম্পানিগুলো ঘন ঘন চুক্তিভিত্তিক চুক্তি করে, তাদের জন্য একজন কন্ট্রাক্ট ম্যানেজার নিয়োগ করা ভালো ধারণা হতে পারে।
রায়ান গুডরিচ এই নিবন্ধে লেখা এবং প্রতিবেদনে অবদান রেখেছেন। এই নিবন্ধটির পূর্ববর্তী সংস্করণের জন্য উত্স ইন্টারভিউ নেওয়া হয়েছিল৷