যেহেতু আপনার সংস্থা প্রতিদিন ব্যবসা করে, সমস্ত দিকগুলিকে সামঞ্জস্য বজায় রাখার জন্য অনেকগুলি চলমান (এবং ননমুভিং) অংশ রয়েছে৷

দুটি অত্যাবশ্যক উপাদান হল আপনার ইনভেন্টরি এবং সম্পদ, যা আপনার ব্যবসার সিংহভাগই তৈরি করে — আপনার সেলস ফ্লোর থেকে ব্যাক অফিস এবং গুদাম পর্যন্ত।

আপনার সম্পদ এবং ইনভেন্টরির ব্যবস্থাপনায় যাওয়ার আগে, আসুন প্রথমে প্রতিটির সংজ্ঞা দেখি:

• সম্পদ - আপনার যা আছে।
• ইনভেন্টরি – আপনি যা বিক্রি করেন।

কথায় কথায় বললে এটা বেশ সহজ মনে হয়। কিন্তু উত্পাদনের জায়গায় বা খুচরা গুদামের তাকগুলিতে থাকা পণ্যগুলির কাঁচামাল বা সমাপ্ত পণ্যগুলির সংগঠন এবং ব্যবস্থাপনা জটিল হতে পারে। আপনি যদি কলম-এবং-কাগজ বা স্প্রেডশীটের মতো ম্যানুয়াল প্রক্রিয়াগুলির মাধ্যমে সম্পদ বা ইনভেন্টরি ট্র্যাক করেন — বা আপনার ব্যবসার এই অংশগুলিকে একেবারেই পরিচালনা না করেন তবে এটি আরও জটিল। ওয়াস্প বারকোড স্টেট অফ স্মল বিজনেস রিপোর্ট অনুসারে এটি যদি আপনার মতো মনে হয় তবে আপনি একা নন .

• 48 শতাংশ ছোট ব্যবসা ইনভেন্টরি পরিচালনা করে না বা ম্যানুয়াল প্রক্রিয়া ব্যবহার করে না।
• ৫৫ শতাংশ ছোট ব্যবসা ম্যানুয়াল অ্যাসেট ম্যানেজমেন্ট ব্যবহার করে বা মোটেও অ্যাসেট ট্র্যাক করে না৷

যখন এটি আপনার কোম্পানির ক্ষেত্রে সত্য হয়, তখন আপনি বিক্রয় সংখ্যা বিশ্বাস করতে পারবেন না বা আপনার বিক্রয় কর্মীদের মোবাইল ডিভাইসগুলি ভুলভাবে স্থানান্তরিত হয়েছে বা পথের কিছু সময় "চলে গেছে" কিনা তা সত্যই জানতে পারবেন না। স্বয়ংক্রিয় ব্যবস্থাপনা ছাড়া, মানুষের ত্রুটি সময়ের সাথে যোগ করতে পারে, ফলস্বরূপ ভুল রিপোর্ট এবং অসুখী বোর্ড সদস্যরা যখন বিক্রি কমে যায় এবং সম্পদ অদৃশ্য হয়ে যায় বলে মনে হয়। এবং এরই মধ্যে, গ্রাহকের সন্তুষ্টি কমে যায় যখন তাদের প্রিয় আইটেমটি কখনই স্টকে থাকে না।

সম্পদ ব্যবস্থাপনা:এটা কি পার্থক্য করবে?

আপনার কোম্পানির সম্পদ গুরুত্বপূর্ণ. আপনার কোম্পানির মালিকানাধীন আইটেমগুলি প্রতিদিনের রুটিনগুলিকে সম্ভব করে তোলে - সামনের অফিসে ডেস্ক, চেয়ার এবং কম্পিউটার থেকে শুরু করে আপনার গুদাম এবং মাঠের কর্মীদের জন্য স্মার্ট ফোন এবং স্ক্যানার। আপনি যদি এই সম্পদগুলি ট্র্যাক না করেন, তাহলে আপনি মূল্যবান আইটেমগুলি হারাতে বা ভুল জায়গায় রাখতে পারেন বা সেগুলিকে পুরানো বা পুরানো হতে দিতে পারেন৷ এতে অনেক সময় এবং অর্থ ব্যয় হতে পারে।

ইউনিভার্সিটি অফ ফিনিক্স স্টেডিয়ামের প্রোডাকশন ম্যানেজার নিক হেলার বলেছেন, এটি অ্যারিজোনা কার্ডিনাল ফুটবল দলের প্রোডাকশন বিভাগের ক্ষেত্রে। কোনো সম্পদ পরিচালন ব্যবস্থা না থাকায়, তিনি কখনই জানতেন না যে শেষবার সরঞ্জাম কখন ব্যবহার করা হয়েছিল বা কোন আইটেম হারিয়ে গেলে কে শেষবার ব্যবহার করেছিল। প্রায়ই একাধিক ইভেন্ট একটি নির্দিষ্ট দিনে নির্ধারিত হবে, $100,000 ডলার পর্যন্ত মূল্যবান সরঞ্জাম ব্যবহার করা হবে। কোথায় কী ছিল তার হিসাব রাখা অসম্ভব ছিল। যাইহোক, যেহেতু ক্রু একটি সম্পদ পরিচালন ব্যবস্থা প্রয়োগ করেছে, তাই তারা প্রতি ইভেন্টে 5 থেকে 20 শ্রমঘন্টা বাঁচিয়েছে।

অ্যারিজোনা কার্ডিনালগুলির মতো, আপনার কোম্পানি নিম্নলিখিত কারণগুলির কারণে দক্ষতার উল্লেখযোগ্যভাবে উন্নতি করতে পারে৷

• সম্পদ ডেটা আরও ভালভাবে পরিচালনা করুন: শুধুমাত্র একটি সম্পদ ব্যবস্থাপনা সিস্টেমই আপনাকে রিয়েল টাইমে রেকর্ড অ্যাক্সেস করার অনুমতি দেয় না, তবে একাধিক কর্মচারী একাধিক স্প্রেডশীটের পরিবর্তে একটি সব-অন্তর্ভুক্ত ডাটাবেসে একই সাথে সিস্টেমটি ব্যবহার করতে পারে। এটি ডেটা ওভাররাইট করা বা ভুল সম্পদের তথ্য দিয়ে প্রতিবেদনগুলিকে সরিয়ে দেয়।
• পুঙ্খানুপুঙ্খ এবং সঠিক সম্পদের রেকর্ড বজায় রাখুন:  বারকোড স্ক্যানার এবং লেবেলগুলির ব্যবহার নিশ্চিত করে যে আপনি কী করার ত্রুটি ছাড়াই সমস্ত প্রয়োজনীয় ডেটা সঠিকভাবে ক্যাপচার করতে পারেন৷
• রিপোর্ট দ্রুত প্রস্তুত করুন এবং ফাইল করুন: প্রতিবেদনের জন্য ডেটা কম্পাইল করার জন্য স্প্রেডশীটের স্তূপের মধ্যে দিয়ে নষ্ট করা ঘন্টাগুলিকে বিদায় বলুন। ব্যবহারকারী-বান্ধব সরঞ্জাম মানে আপনি সহজেই তথ্য ডাউনলোড করুন। এমনকি যাদের নম্বর প্রয়োজন তাদের চাহিদা মেটাতে আপনি রিপোর্ট কাস্টমাইজ করতে পারেন — আপনার গুদাম ব্যবস্থাপক, সিএফও, বা আপনার কোম্পানির নিরীক্ষক।
• পরিবর্তনের অনুরোধ সহজে পরিচালনা করুন: একটি অনুমোদন প্রক্রিয়া তৈরি করতে সম্পদ পরিবর্তনের অনুরোধগুলি সরলীকৃত করা হবে। এবং যেহেতু ডেটা সঠিক এবং রিয়েল টাইমে আপডেট করা হয়, তাই আপনার কাছে সর্বদা একটি সম্পূর্ণ ইতিহাস থাকবে, যা একটি অডিটের সময় বিশেষভাবে মূল্যবান প্রমাণিত হয়৷
• স্বয়ংক্রিয় সম্পদ স্থানান্তর: এবং স্বয়ংক্রিয় সম্পদ ব্যবস্থাপনা সলিউশন আপনাকে সম্মতি কার্যকর করতে, দক্ষতা বাড়াতে এবং সম্পদ স্থানান্তরের ক্ষেত্রে ত্রুটি ও বিলম্ব দূর করার জন্য সরঞ্জাম সরবরাহ করে।
• সম্পদ বজায় রাখুন: সম্পদ প্রতিস্থাপনের জন্য সম্পদের অবস্থা এবং রক্ষণাবেক্ষণের মাধ্যমে আপনার বর্তমানে ঘরে থাকা সম্পদের সহজে ব্যবহারযোগ্য লগের মাধ্যমে।

আপনার ইনভেন্টরি প্রক্রিয়াগুলির "স্টক" নেওয়ার সময় এসেছে

আপনার সম্পদের মতো, আপনাকে অবশ্যই আপনার ব্যবসার তালিকা ট্র্যাক করতে হবে। কোন আইটেমগুলি জাহাজে পাঠানোর জন্য উপলব্ধ এবং কোনটি নেই সে সম্পর্কে আপনার দৃঢ় ধারণা থাকলে, আপনার গ্রাহকদের শ্রেষ্ঠত্বের সাথে পরিবেশন করা প্রায় অসম্ভব। এটি সেই জায়গা যেখানে প্রসেস কন্ট্রোল আউটলেট (পিসিও), একটি শিল্প ইলেকট্রনিক্স রিসেলার, নিজেকে খুঁজে পেয়েছে। এমনকি 13 বছর ব্যবসা করার পরেও, কোম্পানিটি তার ইনভেন্টরির নিয়ন্ত্রণ নেয়নি৷

"আমাদের বিক্রয় প্রতিনিধিরা যখন একটি আদেশ পান, তখন আইটেমগুলি আসলে তাকটিতে ছিল কিনা তা যাচাই করার জন্য তাদের গুদামের মধ্য দিয়ে যেতে হয়েছিল," রবার্ট গঞ্জালেস, পিসিও-এর বিপণন ও যোগাযোগের সহকারী পরিচালক বলেছেন। "আমাদের কর্মীরা অনেক সময় নষ্ট করেছে, এছাড়াও তারা আমাদের গ্রাহকদের তাদের প্রাপ্য তাৎক্ষণিক প্রতিক্রিয়া দিতে পারেনি।"

আপনার ইনভেন্টরি হল প্রধান রাজস্ব জেনারেটর, তাই কেন বিক্রয় হারানোর ঝুঁকি নেবেন কারণ আপনি জানেন না আপনার গুদামের তাকগুলিতে কী আছে।

বারকোড ইনভেনটরি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের সুবিধাগুলি — গুদাম থেকে সেল ফ্লোর পর্যন্ত — এখানে রয়েছে৷

• চুরি নিয়ন্ত্রণ:  সঠিক ইনভেন্টরি নিয়ন্ত্রণ ব্যতীত, অনুপস্থিত আইটেমগুলি গ্রাহক বা কর্মচারীদের দ্বারা ভুল স্থানান্তর বা চুরি হয়েছে কিনা তা জানা অসম্ভব। অর্থাৎ, খুব দেরি না হওয়া পর্যন্ত নয় এবং আপনাকে আপনার ক্ষতি গ্রাস করতে হবে।
• গ্রাহকের সন্তুষ্টি উন্নত করুন: ক্রুদ্ধ গ্রাহককে তাদের প্রিয় পণ্যের বাইরে থাকার চেয়ে কোনো কিছুই দ্রুত করে না। এটির মুখোমুখি হন, আপনার কোম্পানির অনেক প্রতিযোগিতা রয়েছে এবং আপনি যদি তার প্রয়োজন মেটাতে না পারেন তবে সেই ব্যক্তি তার ব্যবসা অন্য কোথাও নিয়ে যেতে পারে। একটি ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম একটি আইটেম স্টকে আছে কিনা তা নির্ধারণ করতে সাহায্য করে এবং আপনাকে এটি আরও সহজে সনাক্ত করতে সহায়তা করে। এবং, অবশ্যই, এটি ট্র্যাক করবে কোন আইটেমগুলি স্টকে নেই এবং পুনরায় অর্ডার করার জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত সম্পর্কিত তথ্য সরবরাহ করবে৷
• সঠিক আর্থিক ব্যবস্থাপনা :  আপনার কোম্পানির আর্থিক স্বাস্থ্য সম্পর্কে না জেনে এক বছর যাওয়ার কোনো মানে হয় না। ইনভেন্টরি সিস্টেমগুলি আপনাকে সারা বছর ধরে সঠিক, রিয়েল-টাইম মেট্রিক্স অ্যাক্সেস করার অনুমতি দেয়, আপনি কীভাবে করছেন তার ট্র্যাক রাখতে সাহায্য করে। তাই, কোন চমক নেই।
• পণ্য ট্র্যাকিং: বছরের পর বছর, কী বিক্রি হয় এবং কী হয় না তা জানা উপকারী। এই তথ্য আপনাকে পরিকল্পনা করতে এবং ভবিষ্যতের জন্য আরও সচেতন ব্যবসায়িক সিদ্ধান্ত নিতে সাহায্য করে। পণ্যগুলি খুব বেশিক্ষণ তাকগুলিতে বসে থাকার কারণে বা বিক্রয় হারানোর কারণে আপনি ক্ষতি এড়াতে পারবেন কারণ গ্রাহকের চাহিদার জন্য পণ্যগুলি খুব দ্রুত বিক্রি হয়ে যায়।

পিসিও ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্টের মাধ্যমে তাৎক্ষণিক পেব্যাক পেয়েছে, বার্ষিক $৩৫ হাজার। এবং ইনভেন্টরি খরচ 50 শতাংশ কমানো হয়েছে। আপনার ব্যবসা সম্পদ এবং ইনভেন্টরি নিয়ন্ত্রণ করে এবং ভবিষ্যতে সাফল্যের জন্য আপনার ব্যবসা সেট আপ করার মাধ্যমে আপনার নীচের লাইনকেও বাড়িয়ে তুলতে পারে৷