এটা অনিবার্য। আপনার ব্যবসা ব্যস্ত হয়ে যায়, আপনি অভিভূত হন এবং তারপরে এটি ঘটে:আপনি একটি ভুল করেন। আপনি ভুল ক্লায়েন্টকে একটি ইমেল পাঠান, একটি অর্ডার ডেলিভারির তারিখ এলোমেলো করেন বা কম হওয়ার আগে আরও সরবরাহ কিনতে ভুলে যান।

সর্বোপরি, এই ভুলগুলি বিব্রতকর হতে পারে। সবচেয়ে খারাপভাবে, তারা আপনার বৃদ্ধির জন্য প্রয়োজনীয় মুনাফা অর্জন করতে বিলম্ব করে।

তবে কিছুটা সমালোচনামূলক চিন্তাভাবনা করে, আপনি আপনার ব্যবসাকে আরও সুচারুভাবে চালাতে সহায়তা করার জন্য সিস্টেমগুলি ডিজাইন এবং প্রয়োগ করতে পারেন। আপনি যদি একাকী হন, তাহলে আপনি এই কৌশলগুলিকেও সংগঠিত করতে ব্যবহার করতে পারেন।

সিস্টেমগুলি এমন কাজ এবং নোটগুলিকে অনুবাদ করে যা শুধুমাত্র আপনার মনের মধ্যে বিদ্যমান থাকতে পারে এমন একটি প্রক্রিয়ায় যা আপনার দলের যেকোন সদস্য দ্বারা প্রতিলিপি করা যেতে পারে — আপনি তাদের কাঁধের উপর সার্বক্ষণিক নজর না রেখে৷

1. ইমেল টেমপ্লেট বা টিনজাত প্রতিক্রিয়া

আপনি কি নিজেকে বারবার একই ইমেল অনুসন্ধানের উত্তর দিচ্ছেন? আপনি যদি অনুরূপ প্রতিক্রিয়া পাঠাতে থাকেন, তাহলে আপনি ইমেল প্রতিক্রিয়া টেমপ্লেট তৈরি এবং সংরক্ষণ করে অনেক স্ক্রীন সময় বাঁচাতে পারেন। আপনি যদি Gmail ব্যবহার করেন, তাহলে এগুলো প্রস্তুত করার জন্য আপনি আপনার সেটিংসের ল্যাব ট্যাবে পাওয়া "টিনজাত প্রতিক্রিয়া" ব্যবহার করবেন।

ক্যানড প্রতিক্রিয়াগুলি আপনাকে আপনার ইমেলের লেখক হিসাবে প্রতিস্থাপন করে না — পরিবর্তে, এটিকে একটি পূর্ব-লিখিত ইমেল হিসাবে মনে করুন আপনি আপনার পাঠানো প্রতিটি প্রতিক্রিয়ার জন্য কাস্টমাইজ করতে পারেন।

আপনাকে যে ধরনের প্রতিক্রিয়া পাঠাতে হবে তা অনুমান করে, আপনি আপনার ব্যস্ত দিনের মূল্যবান মুহূর্তগুলি সংরক্ষণ করতে ইমেল টেমপ্লেটের একটি সেট প্রস্তুত করতে পারেন। আরও ভাল:আপনি যদি আপনার ইনবক্স নিয়ন্ত্রণে সাহায্য করার জন্য একজন কর্মী নিয়ে আসেন বা ভার্চুয়াল সহকারী নিয়োগ করেন, তবে তারাও আপনার পক্ষে প্রতিক্রিয়া তৈরি করতে এই পূর্ব-লিখিত ইমেলগুলি ব্যবহার করতে পারে।

2. নির্দেশ নির্দেশিকা

অবশ্যই, আপনি একটি নতুন কর্মচারীর সাথে বসতে পারেন তাদের ধাপে ধাপে দেখাতে যে কিভাবে একটি কাজ সম্পূর্ণ করতে হয়। কিন্তু আপনার কাছে কি এমন একটি নথি আছে যা তারা যদি কোনো প্রশ্ন থাকে তাহলে তারা ফেরত পাঠাতে পারে? এমন কিছু আছে কি যা আপনি পরবর্তী কর্মচারীর কাছে পৌঁছে দিতে পারেন একবার যাকে আপনি শিখিয়েছেন তা চলে গেলে?

অত্যাবশ্যকীয় কাজগুলি সম্পন্ন করার জন্য আপনার প্রক্রিয়াটি নথিভুক্ত করা আপনার দলকে প্রশিক্ষণ দেওয়ার ক্ষেত্রে এবং আপনার কর্মীদের মধ্যে কেউ যদি কোনো কারণে অফিস থেকে দূরে থাকে উভয় ক্ষেত্রেই আপনার সময় বাঁচাতে পারে। কীভাবে ভূমিকাগুলি কভার করতে হয় তা খুঁজে বের করার পরিবর্তে, আপনার প্রক্রিয়া নির্দেশিকা কর্মচারীদের প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার আগেই উত্তর দিতে পারে।

নির্দেশনা নির্দেশিকাগুলি সম্পাদনাযোগ্য, ভাগ করা নথি হিসাবে সর্বোত্তমভাবে সংরক্ষণ করা হয় (মনে করুন Google ডক্স বা ড্রপবক্স ফাইলগুলি) যা প্রযুক্তি এবং আপনার দল বিকাশের সাথে সাথে ক্রমাগত আপডেট হতে পারে৷ আপনার কর্মীদের এই নথিগুলিকে তারা উপযুক্ত মনে করে আপডেট করতে উত্সাহিত করুন৷

3. চেকলিস্ট

আপনি কি সবসময় আপনার ক্লোজিং ম্যানেজারকে মনে করিয়ে দিচ্ছেন যে তারা লাইট বন্ধ করে দরজা লক করার আগে কোন কাজগুলি সম্পূর্ণ করতে হবে? সব মনে রাখার চেষ্টা বন্ধ করুন, এবং আপনার দলের জন্য চেকলিস্ট তৈরি করা শুরু করুন। এগুলি হতে পারে প্রতিদিনের করণীয় আইটেম, নিরাপত্তা ব্যবস্থা, সোশ্যাল-মিডিয়া মনিটরিং বা অন্য যে কোনও কাজের জন্য চেকলিস্ট যা মনে রাখার মতো অনেক বিশদ অন্তর্ভুক্ত করে৷

একটি প্রতিলিপিযোগ্য চেকলিস্ট তৈরি করা যা প্রতিদিন বা প্রতিটি শিফটের সময় সাইন অফ করা যেতে পারে দায়বদ্ধতা বিকাশে এবং আপনার দলের মধ্যে — বা নিজের জন্য।

4. ক্যালেন্ডার

বিলিং এর শেষ তারিখ বা অর্ডার করার সময়সীমা আবার ভুলে যাবেন না। গুরুত্বপূর্ণ ব্যবসার তারিখগুলির একটি ক্যালেন্ডার তৈরি করুন এবং এটি আপনার ইমেল সিস্টেমে সংযুক্ত করুন। আপনার সময়সীমা বা মিটিং তারিখের আগে পর্যাপ্ত সময় সহ ইমেলের মাধ্যমে বিতরণ করা ক্যালেন্ডার সতর্কতা সেট করুন। তারিখ, সময়, অবস্থান বা আপনার যে জিনিসগুলি আনতে হবে তার জন্য লেখা নোটের উপর নির্ভর করবেন না। এটি সব এক জায়গায় রাখুন, এবং আপনার ক্যালেন্ডারকে কাজ করতে দিন৷

আপনার সময়সীমা, যেমন বিলিংয়ের নির্ধারিত তারিখ বা অর্ডার কাটঅফ, পুনরাবৃত্তি হচ্ছে? প্রতি মাসে বিশদগুলি পূরণ করার পরিবর্তে এই তারিখগুলি আগে থেকেই অনুমান করুন। অনেক ক্যালেন্ডার অ্যাপ্লিকেশন প্রতি সপ্তাহে, মাস বা বছরে ইভেন্টগুলি পুনরাবৃত্তি করা সহজ করে তোলে৷

অসংগঠিত বোধ? আপনি আপনার ছোট ব্যবসা একই ছোট কাজ কম সময় ব্যয় করতে চান? কিভাবে আপনার সিস্টেম উন্নত করা যায় সে বিষয়ে পরামর্শের জন্য একজন SCORE পরামর্শদাতার সাথে যোগাযোগ করুন।