ব্রেক্সিট শুরু হওয়ার সাথে সাথে, ইউকে ব্যবসাগুলিকে আন্তঃসীমান্ত বাণিজ্যের বিকল্প হিসাবে ইইউ দেশগুলিতে সহায়ক সংস্থাগুলি প্রতিষ্ঠার কথা বিবেচনা করতে হতে পারে৷
ট্যাক্স, রিপোর্টিং এবং সম্মতি সংক্রান্ত সমস্যাগুলির ক্ষেত্রে একটি স্থানীয় সত্তা থাকা সাহায্য করে, তবে এটি আপনার অ্যাকাউন্টিংয়ে একটি নতুন স্তরের জটিলতার পরিচয় দিতে পারে৷
Tony Connolly, FCA, ক্লাউড অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার AccountsIQ এর প্রতিষ্ঠাতা এবং সিইও, আন্তর্জাতিক ব্যবসার মুখোমুখি হওয়া চ্যালেঞ্জগুলি সম্পর্কে কথা বলেন এবং আজকের অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমগুলি কীভাবে এগুলিকে মোকাবেলা করতে পারে তা হাইলাইট করে৷
আন্তঃসীমান্ত বাণিজ্য জটিল হতে পারে। প্রায়শই, ক্রস-বর্ডার ট্রেডিং বাড়ার সাথে সাথে, ব্যবসাগুলি সম্মতি স্থানীয়করণ করতে এবং গ্রাহকদের সেই বাজারের প্রতি তাদের প্রতিশ্রুতি দেখানোর জন্য বিদেশে সত্তা স্থাপন করে।
এমনকি যদি আপনার ব্যবসা আগে এটি না করে থাকে, এই বছরের শেষের দিকে ব্রেক্সিট শুরু হওয়ার সাথে সাথে, সদস্য দেশে একটি আইনি সত্তার মাধ্যমে ইইউতে বাণিজ্য করা সহজ হতে পারে। একটি স্থানীয় সত্তার মাধ্যমে কাজ করা ট্রেডিংকে সহজ করে তুলতে পারে, একাধিক সত্ত্বা স্থাপনে আরো জটিল হিসাব প্রক্রিয়া জড়িত , মাল্টিপল কারেন্সি (FX) পরিচালনা করা, আন্তঃকোম্পানি লেনদেন করা এবং একাধিক মুদ্রায় ফলাফল একত্রিত করা এবং রিপোর্ট করা সহ।
আপনি যদি ইতিমধ্যে একাধিক মুদ্রা লেনদেন পরিচালনা করেন, তাহলে আপনি FX লেনদেন এবং বকেয়া FX ব্যালেন্সে উপলব্ধি এবং অবাস্তব লাভ এবং ক্ষতি প্রক্রিয়াকরণের জটিলতার প্রশংসা করবেন। FX সাবসিডিয়ারিগুলিকে একত্রিত করা বেস কারেন্সিতে ফলাফলের রিপোর্টিং সম্পর্কে জটিলতার একটি নতুন স্তর নিয়ে আসে, যার মধ্যে এফএক্স পুনর্মূল্যায়নের রিজার্ভ জড়িত থাকে যাতে বিদেশী মুদ্রায় সেই নেট সম্পদগুলি ধরে রাখার ফলে নেট সম্পদ মূল্যের লাভ বা ক্ষতি সনাক্ত করা যায়। স্প্রেডশীটগুলি অনুমান এবং প্রতিবেদনের জন্য দুর্দান্ত, তবে বিভিন্ন উপাদানকে বিভিন্ন হারে রূপান্তর করা এবং মাসিক পার্থক্যটিকে পুনর্মূল্যায়ন রিজার্ভে পোস্ট করা কঠিন হতে পারে। এটি গণনা করতে আপনার প্রয়োজন:
নিরীক্ষার উদ্দেশ্যে বছরে একবার এটি করা যুক্তিসঙ্গতভাবে সহজ কিন্তু, আপনি যদি মাসিক ফলাফলের প্রতিবেদন করেন, তাহলে সিস্টেমের বাইরে ধ্রুবক FX ওঠানামা পরিচালনা করা কঠিন হতে পারে কারণ এক মাসের ক্ষতি পরবর্তী মাসগুলিতে লাভের দ্বারা এবং এর বিপরীতে ক্ষতিপূরণ করা যেতে পারে৷
একাধিক সত্তার সাথে আপনি নিঃসন্দেহে আন্ত-কোম্পানী ট্রেডিং থেকে আন্তঃ-কোম্পানি লেনদেন, কেন্দ্রীয়ভাবে প্রদত্ত খরচের রিচার্জ বা শেয়ার করা পরিষেবার জন্য ম্যানেজমেন্ট ফি চার্জ করতে পারবেন। বিভিন্ন বেস কারেন্সিতে সত্তার সাথে, কোনো বকেয়া ব্যালেন্সে এফএক্স ঝুঁকি রয়েছে যেগুলির জন্য অ্যাকাউন্ট করা প্রয়োজন এবং আপনাকে সিদ্ধান্ত নিতে হবে যে অভিভাবক বা সহায়ক সংস্থা ঝুঁকি নেয় কিনা – যেমন যদি মুদ্রার ওঠানামা হয়, তাহলে কোনটি ঝুঁকির মধ্যে রয়েছে?
GL জার্নাল ব্যবহার করে আন্তঃ-কোম্পানি লেনদেন পরিচালনা করা মাস শেষে বকেয়া ব্যালেন্সে অবাস্তব লাভ এবং ক্ষতির হিসাব করা কঠিন করে তোলে। ইন্টার-কোম্পানি AP এবং AR অ্যাকাউন্টগুলির মাধ্যমে এটি করা ভাল। সাধারণত চার্জিং এন্টিটি লেনদেন শুরু করে এবং যে এন্টিটি চার্জ করা হয় সেটি FX ঝুঁকি নেয়, তাই চার্জিং এন্টিটির মুদ্রায় ব্যালেন্স ম্যানেজ করতে হবে। অবাস্তব লাভ/ক্ষতি একত্রীকরণের আগে সাবসিডিয়ারিতে স্বীকৃত হওয়া প্রয়োজন যাতে আন্তঃ-কোম্পানির ভারসাম্য একত্রীকরণের সময় গোষ্ঠী বেস মুদ্রায় বিলুপ্ত হয়।
আপনার যদি ইতিমধ্যেই FX সহায়ক না থাকে তবে আপনার ফাইন্যান্স সিস্টেম একাধিক সত্তা এবং FX একত্রীকরণ পরিচালনা করতে পারে। এখানে কিছু প্রশ্ন আছে যা আপনি জিজ্ঞাসা করতে পারেন:
কেবলমাত্র ক্রস বর্ডার বিক্রি করার পরিবর্তে বিদেশী বিচারব্যবস্থায় স্থানীয়ভাবে ভিত্তিক সহায়ক সংস্থাগুলি স্থাপনের উল্লেখযোগ্য সুবিধা রয়েছে। যাইহোক, এটি কিছু অতিরিক্ত অ্যাকাউন্টিং প্রয়োজনীয়তা প্রবর্তন করে এবং স্প্রেডশীট ব্যবহার করে এগুলিকে সমাধান করা সমস্যাযুক্ত হতে পারে। তাই আপনার ফাইন্যান্স সিস্টেম এই পরিবেশ সহজে পরিচালনা করতে পারে কিনা তা বিবেচনা করা উচিত। যদি নতুন সফ্টওয়্যার বিবেচনা করা হয়, ক্লাউড সিস্টেমগুলি যে কোনও সময় যে কোনও জায়গায় অ্যাক্সেস সরবরাহ করে, প্রতিটি অবস্থানে ইনস্টল করা সফ্টওয়্যার প্রয়োজন ছাড়াই বিবেচনা করা উচিত৷
Getech-এর সাইমন ব্রাউন বৃদ্ধির ফলে গ্রুপ ব্যবসায় চারটি উত্তরাধিকারী অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম উত্তরাধিকারসূত্রে পেয়েছেন। ক্লাউড অ্যাকাউন্টিং এবং একত্রীকরণ প্ল্যাটফর্ম AccountsIQ-এ অগ্রসর হওয়া বিশ্বব্যাপী ভূ-বিজ্ঞান এবং পরামর্শক গোষ্ঠীর জন্য প্রতি মাসে এক সপ্তাহ সময় সাশ্রয় করেছে, শুধুমাত্র রিপোর্টিংয়ে, অন্যান্য মূল প্রক্রিয়াগুলিতে উন্নতির কথা উল্লেখ না করে।
সাইমন ব্যাখ্যা করেছেন কেন AccountsIQ Getech-এর জন্য সঠিক পছন্দ ছিল, “আমরা আগে সেজের দুটি সংস্করণের পাশাপাশি QuickBooks-এর UK এবং US সংস্করণ সহ চারটি ভিন্ন প্যাকেজ ব্যবহার করেছিলাম। একত্রীকরণ একটি যৌক্তিক দুঃস্বপ্ন ছিল. কোনো প্রদানকারী আমাদের মূল প্রয়োজনীয়তা পূরণ করতে পারে না, যেভাবে AccountsIQ পারে, গ্রুপ জুড়ে মাল্টিকারেন্সি ট্রেডিং এবং একত্রীকরণের জন্য", আর্থিক নিয়ন্ত্রক সাইমন ব্রাউন বলেছেন। তিনি যোগ করেন, "AccountsIQ আমাকে প্রতি মাসের শেষে এক সপ্তাহের কাজের মূল্য বাঁচায়।"
AccountsIQ বাস্তবায়নের আগে, Getech-এর মাসের শেষ প্রক্রিয়ায় ম্যানিপুলেশনের জন্য Excel এ চারটি অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম থেকে ডেটা রপ্তানি করা জড়িত ছিল। যাইহোক, যদি একটি অসামঞ্জস্য ছিল, এটি ডেটার চার সেট মাধ্যমে ফিরে যেতে প্রয়োজন ছিল. নতুন অ্যাকাউন্টিং প্ল্যাটফর্মের পার্থক্য ব্যাখ্যা করে, সাইমন বলেছেন, “আমরা AccountsIQ এর সাথে সবচেয়ে বড় সুবিধা দেখতে পাই যে ডেটা গতিশীল; এটা শুধু একটি রিপোর্ট নয়। আমরা ডেটার মধ্যে ড্রিল ডাউন করতে পারি, প্রশ্নের সমাধান করতে পারি এবং সঠিকভাবে প্রতিবেদনটি পুনরায় চালাতে পারি। আমরা প্রয়োজন অনুযায়ী আপডেট বা ওভাররাইট করি।"
উন্নত প্রতিবেদনের বিষয়ে, সাইমন যোগ করেছেন, “আমরা AccountsIQ-এর মধ্যে নমনীয়তার কারণে আমাদের প্রতিবেদনগুলিকে পুনরায় ডিজাইন এবং পুনর্নির্মাণের সুযোগ নিয়েছি। আমরা আর কী, কখন এবং কীভাবে রিপোর্ট করি তাতে সীমাবদ্ধ নই; এটি একটি বড় পদক্ষেপ পরিবর্তন।"
প্রাথমিকভাবে স্টার্লিং এবং মার্কিন ডলারে কাজ করা, গেটেক পূর্বে এক্সেলে মাল্টিকারেন্সি অ্যাকাউন্টিং পরিচালনা করেছিল। AccountsIQ-এর সাথে, বিনিময় হারগুলিকে কেন্দ্রীয়ভাবে সিস্টেমে রাখা হয় যা নিশ্চিত করে যে একটি গ্রুপের সমস্ত সহায়ক সংস্থাগুলি সাধারণ বিনিময় হার ব্যবহার করে। AccountsIQ-এর মুদ্রা পুনর্মূল্যায়ন বৈশিষ্ট্য সিস্টেমে একটি স্বয়ংক্রিয় রুটিন তৈরি করে যা গণনা এবং প্রতিবেদনে নির্ভুলতা নিশ্চিত করে।
সাইমন আরও যোগ করেছেন, “আমাদের অভ্যন্তরীণ প্রক্রিয়ার অন্য দিকটি যা আমরা AccountsIQ প্রয়োগ করার পর থেকে অনেক উন্নতি করেছে তা হল আন্তঃ-কোম্পানি চালান। AccountsIQ আমরা অভ্যন্তরীণভাবে কি চালান করছি তার ট্র্যাক রাখে। চালানটি গৃহীত হয় এবং এটি সহায়ক অ্যাকাউন্টগুলিতে স্বয়ংক্রিয়ভাবে নিবন্ধিত হয়। আমরা শীঘ্রই ব্যাচ পেমেন্ট তৈরি করতে এবং গণ ইমেল বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করার চেষ্টা করব।"
AccountsIQ-এ ব্যাচ পেমেন্ট বৈশিষ্ট্য ব্যবহারকারীকে একটি ফাইল তৈরি করতে দেয় যা সমস্ত অর্থপ্রদানকে গোষ্ঠীভুক্ত করে। এই ফাইলের সাথে সম্পর্কিত অর্থপ্রদানগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে করা হয়, ব্যাঙ্কের সাথে ব্যক্তিগতভাবে অর্থপ্রদানের প্রক্রিয়াটিকে অতীতের জিনিস করে তোলে৷ স্বয়ংক্রিয় অনুমোদনগুলিও সেট আপ করা যেতে পারে যাতে অনুমোদনকারী পেমেন্টের সময়সূচী ব্যাঙ্কে পাঠানোর আগে দেখেন।
সাইমন এবং তার দল, AccountsIQ-তে গ্রাহক সাফল্য দলের সাথে ঘনিষ্ঠভাবে কাজ করে, সিস্টেমটি ডিজাইন এবং তৈরি করতে তিন মাস ব্যয় করেছে। যদিও এটি সেট আপ করার জন্য সিস্টেমের বেশিরভাগ ব্যবহারকারীর খরচের চেয়ে এটি দীর্ঘ, এটি সময় এবং প্রচেষ্টা ভালভাবে ব্যয় করেছে৷ এর অর্থ হল যে কোডিং এবং কর্মপ্রবাহগুলি ক্রমবর্ধমান ব্যবসার চাহিদার প্রতি যত্ন এবং মনোযোগ দিয়ে সেট আপ করা হয়েছিল এবং প্রথম দিন থেকেই রিপোর্টিং সঠিক ছিল৷ সাইমন মন্তব্য করেছেন, "এটি একটি তীব্র তিন মাস ছিল কিন্তু এটি খুব ভালোভাবে ব্যয় করা হয়েছে কারণ বাস্তবায়নটি খুব মসৃণভাবে হয়েছে এবং আমাদের প্রক্রিয়াগুলি তাত্ক্ষণিকভাবে উন্নত হয়েছে৷ AccountsIQ টিমের সাথে কাজ করে আমরা সত্যিই খুশি - সহায়ক এবং সর্বদা উপলব্ধ।"
"আমাদের একটি দ্রুত বর্ধনশীল ব্যবসায়িক মডেল, এবং অ্যাকাউন্টসআইকিউ-তে নতুন সত্তা স্থানান্তরিত করার প্রক্রিয়া সহজ হবে", সাইমন বলেছেন৷ সাবসিডিয়ারি সিস্টেমের প্রাথমিক নকশা গ্রুপের মধ্যে নতুন ব্যবসার জন্য টেমপ্লেট হয়ে ওঠে। AccountsIQ প্রসারিত করার প্রক্রিয়াটি সহজ, শুধুমাত্র অতিরিক্ত লাইসেন্স এবং মূল সিস্টেমের রোল-আউট প্রয়োজন কারণ এটি Getech কোম্পানিগুলির জন্য মডেল করা হয়েছে৷
সারসংক্ষেপ, সাইমন ব্রাউন, Getech এর আর্থিক নিয়ন্ত্রক বলেছেন, “AccountsIQ খুব ভালভাবে চলে গেছে। এটি দেখতে কেমন এবং এটি কীভাবে কাজ করে তা নিয়ে আমরা খুশি। এটি একটি দুর্দান্ত সাফল্য।"
ভবিষ্যৎ পরিকল্পনার কথা বলতে গিয়ে, তিনি যোগ করেন, “সিস্টেমটির মধ্যে আরও অনেক ক্ষমতা রয়েছে যা আমরা এখনও অন্বেষণ করতে পারিনি যার মধ্যে রয়েছে একটি কাগজবিহীন PO সিস্টেম, স্বয়ংক্রিয় অনুমোদনের বিষয়ে আরও কাজ, এবং আমরা যেভাবে অর্থপ্রদান এবং ব্যাঙ্কের সাথে মোকাবিলা করি তার উন্নতি। AccountsIQ আমাদের প্রসেস ডেভেলপ করা চালিয়ে যেতে সাহায্য করার পাশাপাশি আমাদের বৃদ্ধির কৌশলকে সমর্থন করতে সক্ষম।”