একজন ব্যবসার মালিক হিসাবে, আপনার ব্যবসার আর্থিক ট্র্যাকে রাখার জন্য অনেক নথি পরিচালনা করার জন্য আপনি দায়ী৷ এবং যদি আপনার কোম্পানি ব্যবসার ইনভেনটরি নিয়ে কাজ করে, তাহলে আপনি সম্ভবত ইনভয়েস এবং ক্রয় অর্ডার উভয়ই কৌশলে দেখতে পাবেন।
কিছু ব্যবসার মালিক মনে করতে পারেন ক্রয় আদেশ এবং চালান এক এবং একই। সতর্কতা:ক্রয় আদেশ এবং চালান বিভিন্ন নথি।
আপনি যদি ক্রয় আদেশ বনাম চালান সম্পর্কে জানতে আগ্রহী হন, তাহলে পড়ুন।
অনেক ব্যবসার মালিক ক্রয় আদেশ এবং চালান বিভ্রান্ত করে। যদিও নথিগুলির কিছু মিল রয়েছে, তবে সেগুলি সম্পূর্ণ আলাদা। আপনি যদি নিশ্চিত করতে চান যে আপনি সঠিক কাগজপত্র বিতরণ করছেন, তাহলে আপনাকে চালান এবং ক্রয় আদেশের মধ্যে পার্থক্যগুলি ব্রাশ করতে হবে।
একটি ক্রয় আদেশ (PO) হল একটি নথি যা ক্রেতারা একটি অর্ডার দেওয়ার জন্য ব্যবহার করে। ক্রেতারা সাধারণত PO ব্যবহার করে যখন তারা বিক্রেতা বা সরবরাহকারীর কাছ থেকে পণ্য অর্ডার করে। বিক্রেতা PO চুক্তিটি গ্রহণ করার পরে, নথিটি সাধারণত আইনত বাধ্যতামূলক।
একটি ক্রয় আদেশ তথ্যে পূর্ণ। ক্রয় আদেশ সাধারণত অন্তর্ভুক্ত:
একটি ক্রয় অর্ডার পণ্যের ধরন, পণ্যের পরিমাণ, প্রতিটি আইটেমের দাম এবং ডেলিভারির তারিখ (যদি প্রযোজ্য হয়) তালিকাভুক্ত করতে পারে।
আপনার যদি অনুগত বা দীর্ঘমেয়াদী গ্রাহক থাকে যারা প্রায়শই একই পণ্যের অর্ডার দেয়, আপনি একটি স্থায়ী ক্রয় আদেশ ব্যবহার করতে পারেন। স্থায়ী ক্রয় আদেশগুলি গ্রাহকদের জন্য একই PO নম্বর ব্যবহার করে একাধিকবার একই পণ্য বা পরিষেবাগুলি অর্ডার করা সম্ভব করে তোলে৷
একটি PO এর বিপরীতে, একটি চালান হল একটি নথি যা বিক্রেতার দ্বারা ক্রেতার কাছে পাঠানো হয়। একটি চালান ক্রেতা ক্রয়কৃত বা ক্রয় করতে সম্মত হওয়া পণ্য এবং পরিষেবাগুলির সংক্ষিপ্ত বিবরণ দেয়৷ ইনভয়েসগুলি আপনার গ্রাহকদের জানিয়ে দেয় যে তাদের পেমেন্ট বাকি আছে, যা আপনার নগদ প্রবাহকে স্থির রাখতে সাহায্য করতে পারে।
একটি চালান মূলত একটি বিল যা আপনি গ্রাহকদের তাদের পণ্য বা পরিষেবা পাওয়ার পরে প্রেরণ করেন। যদি একজন গ্রাহক অবিলম্বে অর্থ প্রদান না করে কিছু ক্রয় করেন, তাহলে একটি চালান পাঠান।
আপনি বিক্রেতাদের কাছ থেকে চালানও পেতে পারেন।
ক্রেতা বিক্রেতার কাছে কত টাকা পাওনা তা নির্দেশ করতে PO-এর সাথে একটি চালান ব্যবহার করা হয়। কিন্তু ক্রয় আদেশের বিপরীতে, চালানগুলি সাধারণত আইনত বাধ্যতামূলক নয়৷
৷আপনি যদি একজন বিক্রেতা হন, আপনি একটি ক্রয় আদেশের প্রতিক্রিয়া হিসাবে একটি চালান তৈরি করতে পারেন৷ যে ব্যবসাগুলি পণ্য এবং পরিষেবার বিক্রয় থেকে অর্থপ্রদান গ্রহণ করে বা আশা করে তাদের চালান ব্যবহার করা উচিত৷
সাধারণত, ব্যবসাগুলি পণ্য বা পরিষেবা সরবরাহের পরে অর্থপ্রদানের নির্দিষ্ট তারিখ সহ চালান পাঠায়। কিছু ক্ষেত্রে, আপনি PO-তে সম্মত হওয়ার পরে একটি চালান পাঠাতে পারেন।
ইনভয়েসে সাধারণত:
এর মতো জিনিস অন্তর্ভুক্ত থাকেপ্রতিটি ব্যবসার চালান পরিবর্তিত হতে পারে, তারা কি অফার করে তার উপর নির্ভর করে। মনে রাখবেন যে আপনার ব্যবসার চালান অন্য ব্যবসার থেকে ভিন্ন তথ্য থাকতে পারে।
আপনি একটি ছোট ব্যবসা বা বড় প্রতিষ্ঠানই হোন না কেন, আপনি PO এবং চালান ব্যবহার করতে পারেন এমন অনেক কারণ রয়েছে। নিচের কিছু কারণ দেখুন।
কেন কোম্পানি ক্রয় আদেশ ব্যবহার করে? আপনি একটি PO ব্যবহার করতে পারেন:
কোম্পানিগুলি অডিট করা হলে তাদের ব্যাকআপ ডকুমেন্টেশন আছে তা নিশ্চিত করার জন্য একটি PO ব্যবহার করতে পারে। PO আর্থিক অসঙ্গতি দূর করতে এবং অডিট প্রতিরোধ করতে সাহায্য করতে পারে।
ব্যবসা চালান ব্যবহার করে কেন? আপনি একটি চালান ব্যবহার করতে পারেন:
চালানগুলি আপনি ঠিক কী কিনছেন তা বর্ণনা করে, যেখানে আপনাকে খরচ কমাতে বা খরচের অভ্যাস উন্নত করতে হবে তা দেখতে দেয়৷
চালান দিয়ে, আপনি আনুষ্ঠানিকভাবে অর্থপ্রদানের ট্র্যাক রাখতে পারেন। আপনি দেখতে পারেন কোন পণ্য এবং পরিষেবা বিক্রি হয়েছে, কত টাকা দেওয়া হয়েছে এবং বকেয়া চার্জ৷
এখন যেহেতু আপনি দুটি নথির মধ্যে প্রধান পার্থক্য জানেন, আসুন PO এবং চালান প্রক্রিয়াটি একবার দেখে নেওয়া যাক৷
অনেক ছোট ব্যবসার জন্য, চালান এবং ক্রয় আদেশ প্রক্রিয়া হাতে হাতে কাজ করে। প্রক্রিয়াটি নির্ভর করে আপনি একজন ক্রেতা বা বিক্রেতার উপর।
ক্রেতারা বিক্রেতার জন্য একটি ক্রয় আদেশ তৈরি করে। তারপর বিক্রেতা ক্রেতাকে পণ্য সরবরাহ করে। ক্রেতা পণ্য গ্রহণ করার পর, তারা বিক্রেতার কাছ থেকে একটি চালানও পায়।
বিক্রেতাদের জন্য প্রক্রিয়া একটু ভিন্ন। ক্রেতারা একটি পিও তৈরি করার পরে, বিক্রেতারা এটি গ্রহণ করে। একবার একজন বিক্রেতা একটি PO পেয়ে গেলে, তারা পেমেন্টের জন্য ক্রেতার কাছে পণ্য এবং একটি চালান পাঠায়।
আপনার যদি প্রক্রিয়াটি বুঝতে অসুবিধা হয় তবে নীচের পদক্ষেপগুলি দেখুন। ক্রেতাদের জন্য পদক্ষেপগুলি মনে রাখতে সংক্ষিপ্ত রূপ CRR ব্যবহার করুন। আপনি বিক্রেতার পদক্ষেপগুলি মনে রাখতে PSS ব্যবহার করতে পারেন।
ক্রেতারা :
বিক্রেতারা৷ :
ক্রয় আদেশ এবং চালানগুলির জন্য অ্যাকাউন্টিং আপনার বইগুলিকে শৃঙ্খলাবদ্ধ রাখতে গুরুত্বপূর্ণ৷ ক্রয় আদেশ এবং চালানগুলির সাথে দুটি প্রধান অ্যাকাউন্ট খেলায় আসে:প্রাপ্য অ্যাকাউন্ট এবং প্রদেয় অ্যাকাউন্ট৷
আপনি একটি PO প্রাপ্ত হলে, এখনও একটি জার্নাল এন্ট্রি তৈরি করবেন না. পরিবর্তে, আপনি যখন পণ্যগুলি পাঠান বা যখন ক্রেতা সেগুলি গ্রহণ করেন তখনই একটি এন্ট্রি তৈরি করুন৷ এই ধাপটি ক্রেতার সাথে আপনার প্রতিষ্ঠিত শর্তাবলীর উপর নির্ভর করে।
ক্রেতার কাছে অর্ডার পাঠানোর পর আপনাকে অবশ্যই আপনার অ্যাকাউন্ট গ্রহণযোগ্য অ্যাকাউন্ট থেকে ডেবিট করতে হবে। একবার আপনি ক্রেতার অর্থপ্রদান পেয়ে গেলে, আপনার প্রাপ্য অ্যাকাউন্টে ক্রেডিট করে এন্ট্রিটি বিপরীত করুন।
একবার আপনি একটি চালান পেয়ে গেলে, আপনার প্রদেয় অ্যাকাউন্টে জমা করুন। আপনি আপনার অর্ডারের জন্য অর্থপ্রদান করার পরে, আপনার প্রদেয় অ্যাকাউন্টগুলি ডেবিট করে জার্নাল এন্ট্রিটি বিপরীত করুন৷
আপনার অ্যাকাউন্টিং বইগুলি যথাসম্ভব নির্ভুল এবং সংগঠিত রাখতে, আপনার ব্যবসার PO এবং চালানগুলির কপিগুলি আপনার রেকর্ডে রাখুন৷ এইভাবে, যদি কোনও অমিল থাকে, আপনি দ্রুত মূল নথিটি উল্লেখ করতে পারেন।
ক্রয় আদেশ এবং চালান মধ্যে পার্থক্য সম্পর্কে বিভ্রান্ত? PO বনাম চালানের বিষয়ে আপনার জ্ঞান পরীক্ষা করতে নীচের কুইজে ছুরিকাঘাত করুন (কোন প্রতারণা নেই)।
1. কে ক্রয় অর্ডার তৈরি করে?
A. বিক্রেতা
বি. ক্রেতা
C. উপরের দুটোই
2. ক্রয় আদেশ আইনত বাধ্যতামূলক হতে পারে। সত্য না মিথ্যা?
A. সত্য
বি. মিথ্যা
3. নিচের কোন বিবৃতিটি সত্য?
A. একটি PO এর প্রতিক্রিয়া হিসাবে চালান তৈরি করা হয়৷
B. একটি চালানের প্রতিক্রিয়া হিসাবে একটি ক্রয় আদেশ তৈরি করা হয়৷
C. ক্রয় আদেশ এবং চালান একই সময়ে তৈরি করা হয়।
উত্তর:B, A, A
সঠিক আর্থিক রেকর্ডগুলি আপনার ছোট ব্যবসার জন্য সাফল্যের পথ তৈরি করতে সহায়তা করে। আপনি কি গুরুত্বপূর্ণ রেকর্ড ট্র্যাক করেন, যেমন চালান এবং ক্রয় আদেশ? প্যাট্রিয়টের অনলাইন অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার দিয়ে আপনি আপনার বইগুলি পরিচালনা করার উপায়কে স্ট্রিমলাইন করতে পারেন। আজই আপনার স্ব-নির্দেশিত ডেমো দিয়ে শুরু করুন!
আমরা নতুন বন্ধু তৈরি করতে ভালোবাসি! Facebook-এ আমাদের একটি লাইক দিন এবং আসুন ব্যবসা শুরু করি৷৷