আপনার ব্যবসার আর্থিক স্বাস্থ্য বজায় রাখা নির্ভর করতে পারে কিভাবে আপনি আপনার খরচ ট্র্যাক করেন। আপনি একটি ছোট ব্যবসা চালান বা বৃহত্তর, ব্যয় সংগঠিত করা আপনাকে আরও ভাল সিদ্ধান্ত নিতে, আপনার বাজেট পরিচালনা করতে এবং কর মৌসুমের জন্য প্রস্তুত করতে পারে৷

আপনার ব্যবসা পরিচালনায় সাহায্যের প্রয়োজন হলে, একটি আর্থিক উপদেষ্টা নগদ প্রবাহ পরিচালনা করতে, ট্যাক্স দায় কমাতে এবং দীর্ঘমেয়াদী বৃদ্ধির পরিকল্পনা করতে কৌশলগুলি সুপারিশ করতে পারে৷

ব্যবসায়িক খরচ বোঝা

ব্যবসায়িক খরচ হল একটি ব্যবসা চালানোর সাধারণ কোর্সে যে খরচ হয়। এই খরচ রাজস্ব উৎপন্ন করার জন্য অপরিহার্য; এবং যেমন, আপনার সামগ্রিক করের দায় কমাতে সেগুলি আপনার আয়কর থেকে কাটা যেতে পারে।

ব্যবসায়িক ব্যয়ের সাধারণ উদাহরণগুলির মধ্যে রয়েছে:

• অফিস স্পেস ভাড়া করুন
• ইউটিলিটিস
• কর্মচারীর বেতন
• অফিস সাপ্লাই
• ভ্রমণ খরচ
• বিপণন খরচ
• আইনি এবং/অথবা অ্যাকাউন্টিং ফি
• সফ্টওয়্যার সদস্যতা

আপনার মূলধন ব্যয়ের মধ্যে পার্থক্য করার জন্য নোট করা উচিত, যা দীর্ঘমেয়াদী সম্পদ যেমন সরঞ্জাম বা সম্পত্তিতে বিনিয়োগ, এবং কর্মক্ষম ব্যয়, যা দৈনন্দিন ক্রিয়াকলাপের জন্য চলমান খরচ৷

এটি গুরুত্বপূর্ণ কারণ করের উদ্দেশ্যে তাদের সাথে ভিন্নভাবে আচরণ করা হয়। মূলধন ব্যয় সাধারণত অবচয়ের মাধ্যমে সময়ের সাথে বাদ দেওয়া হয়, যখন কর্মক্ষম ব্যয় সাধারণত যে বছরে ঘটে সেই বছরে কাটা যেতে পারে, যা আপনার করযোগ্য আয়কে প্রভাবিত করে।

খরচ ট্র্যাক করার জন্য, অনেক ব্যবসা রসিদগুলি সংগঠিত করে, অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার ব্যবহার করে এবং সঠিক বাজেট এবং ট্যাক্স রিপোর্টিংয়ের জন্য নিয়মিতভাবে খরচ বা মূলধন হিসাবে শ্রেণীবদ্ধ করে। আপনাকে শুরু করতে সাহায্য করার জন্য এখানে সাতটি মৌলিক পদক্ষেপ রয়েছে:

1. একটি ব্যবসায়িক ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট খুলুন: একটি উত্সর্গীকৃত ব্যবসায়িক ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট আপনাকে আপনার কোম্পানির নগদ প্রবাহ নিরীক্ষণ করতে দেয়, ব্যবসার সাথে ব্যক্তিগত লেনদেন মিশ্রিত করা এড়িয়ে যায় এবং ট্যাক্স ফাইলিং এবং কর্তনের জন্য স্পষ্ট রেকর্ড প্রস্তুত করে। 
2. একটি কর্পোরেট ক্রেডিট কার্ড ব্যবহার করুন: একটি ব্যবসায়িক ক্রেডিট কার্ড মাসিক বিবৃতি তৈরি করে যা আপনার কোম্পানির ব্যয়ের একটি পরিষ্কার ওভারভিউ দেয়। এটি অস্বাভাবিক লেনদেন বা প্রতারণামূলক কার্যকলাপ স্পট করা সহজ করে তোলে। এছাড়াও, অনেক ব্যবসায়িক ক্রেডিট কার্ড ক্যাশব্যাক, ডিসকাউন্ট বা ভ্রমণ পুরস্কারের মতো সুবিধা দেয় যা আপনার পুনরাবৃত্ত খরচে অর্থ সাশ্রয় করে।
3. একটি ব্যয় নীতি আছে: কর্মচারীদের বোঝা উচিত যে ব্যবসায়িক ব্যয় হিসাবে কী যোগ্যতা অর্জন করে এবং কীভাবে এটি রিপোর্ট করতে হয়। আপনার নীতিতে অনুমোদিত খরচ, নথিপত্রের প্রয়োজনীয়তা (যেমন প্রাপ্তি) এবং প্রতিদান প্রক্রিয়ার রূপরেখা দেওয়া উচিত। একটি শক্তিশালী ব্যয় নীতি বিভ্রান্তি হ্রাস করে এবং অননুমোদিত ব্যয়ের ঝুঁকি হ্রাস করে৷
4. সঠিক অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার চয়ন করুন: এক্সপেনস রিপোর্ট অ্যাপস এবং সফ্টওয়্যার যেমন QuickBooks, FreshBooks বা Xero লেনদেন শ্রেণীবদ্ধ করতে পারে, আর্থিক প্রতিবেদন তৈরি করতে পারে এবং ট্যাক্স নথি প্রস্তুত করতে পারে। সফ্টওয়্যার সন্ধান করুন যা আপনার ব্যবসার ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট এবং ক্রেডিট কার্ডের সাথে সংহত করে এবং স্বয়ংক্রিয় চালানের মতো বৈশিষ্ট্যগুলি অফার করে৷ 
5. আর্থিক প্রতিষ্ঠান সংযুক্ত করুন: অনেক অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার প্রোগ্রাম আপনাকে আপনার ব্যবসার ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট এবং কর্পোরেট ক্রেডিট কার্ডকে সরাসরি আপনার বুককিপিং সিস্টেমের সাথে লিঙ্ক করার অনুমতি দেয়। এই সংযোগটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে লেনদেন আমদানি করে, এটি ব্যয়কে শ্রেণীবদ্ধ করা এবং ম্যানুয়াল এন্ট্রি ত্রুটিগুলি হ্রাস করা সহজ করে তোলে৷
6. ইনভয়েস ব্যবহার করুন: বিক্রেতা, ক্লায়েন্ট এবং ঠিকাদারদের পাঠানো এবং প্রাপ্ত সমস্ত চালানের রেকর্ড রাখুন যাতে আপনি আরও দক্ষতার সাথে আয় এবং ব্যয় ট্র্যাক করতে পারেন।
7. নিয়মিত খরচ রেকর্ড করুন: আপনার খরচ আপডেট করার জন্য প্রতি সপ্তাহে বা মাসে সময় আলাদা করুন। এই অভ্যাসটি আপনাকে অনুপস্থিত লেনদেন বা রসিদগুলি এড়াতে সাহায্য করে, ট্যাক্স প্রস্তুতিকে সহজ করে তোলে এবং আপনাকে আপনার ব্যবসার আর্থিক স্বাস্থ্যের একটি পরিষ্কার দৃষ্টিভঙ্গি দেয়।

ব্যবসায়িক খরচ ট্র্যাক করার সুবিধাগুলি

ব্যবসায়িক খরচ ট্র্যাকিং আপনাকে নগদ প্রবাহ পরিচালনা করতে, ট্যাক্স দায় কমাতে এবং বাজেটের সিদ্ধান্তগুলি উন্নত করতে সহায়তা করতে পারে। এখানে মনে রাখতে তিনটি সাধারণ সুবিধা রয়েছে:

• উন্নত আর্থিক ব্যবস্থাপনা। সঠিক খরচ ট্র্যাকিং আপনাকে বুঝতে সাহায্য করে যে আপনার নগদ প্রবাহ কোথায় যাচ্ছে, আপনাকে আপনার বাজেট পরিচালনা করতে, অপারেশনাল খরচ কভার করতে এবং বৃদ্ধির সুযোগগুলিতে বিনিয়োগ করতে দেয়৷
• কর প্রস্তুতি এবং সম্মতি। আপনার খরচের বিস্তারিত রেকর্ড রাখা ট্যাক্স ফাইলিং প্রক্রিয়াকে সহজ করে এবং নিশ্চিত করে যে আপনি সমস্ত যোগ্য কর্তনের দাবি করছেন, আপনার ট্যাক্সের দায় হ্রাস করে এবং সম্ভাব্য অডিট এড়াতে পারে।
• দায়বদ্ধতা এবং স্বচ্ছতা। সঠিক ব্যয়ের রেকর্ড বজায় রাখা আর্থিক স্বচ্ছতা এবং জবাবদিহিতাকে উৎসাহিত করে, যা স্টেকহোল্ডার, বিনিয়োগকারী এবং কর্মচারীদের সাথে আস্থা তৈরির জন্য গুরুত্বপূর্ণ।

নীচের লাইন

আপনার খরচ ট্র্যাক করা আপনাকে আপনার ব্যবসার আর্থিক স্বাস্থ্য বজায় রাখতে এবং আরও ভাল সিদ্ধান্ত গ্রহণে সহায়তা করতে পারে। সঠিক সরঞ্জাম এবং নীতিগুলির সাথে একটি পদ্ধতিগত পদ্ধতির ব্যবহার ব্যয় ব্যবস্থাপনাকেও সহজ করতে পারে, আপনার সময়, অর্থ এবং চাপ বাঁচাতে পারে৷

ব্যবসার জন্য টিপস

• একজন আর্থিক উপদেষ্টা ভবিষ্যতের আয়, নগদ প্রবাহ এবং ব্যালেন্স শীটে পরিবর্তনের জন্য একটি আর্থিক পরিকল্পনা তৈরি করে আপনার ব্যবসা পরিচালনা করতে সাহায্য করতে পারেন। একজন আর্থিক উপদেষ্টা খুঁজে পাওয়া কঠিন হতে হবে না। SmartAsset-এর বিনামূল্যের টুলটি আপনাকে তিনজন পরীক্ষিত আর্থিক উপদেষ্টার সাথে মেলে যারা আপনার এলাকায় সেবা করে এবং আপনি কোনটি আপনার জন্য সঠিক মনে করেন তা নির্ধারণ করতে আপনার উপদেষ্টার সাথে মিলিত হওয়ার জন্য আপনি একটি বিনামূল্যে পরিচিতি কল করতে পারেন। আপনি যদি একজন উপদেষ্টা খুঁজে পেতে প্রস্তুত হন যিনি আপনাকে আপনার আর্থিক লক্ষ্য অর্জনে সহায়তা করতে পারেন, তাহলে এখনই শুরু করুন।
• আপনি যদি আপনার ব্যবসার জন্য একটি আর্থিক পরিকল্পনা তৈরির বিষয়ে আরও জানতে চান, তাহলে এই নির্দেশিকাটি আপনাকে মৌলিক অংশগুলির মাধ্যমে নিয়ে যাবে৷ 

ফটো ক্রেডিট:©iStock.com/Ridofranz, ©iStock.com/PeopleImages, ©iStock.com/dragana991