স্বয়ংক্রিয় সময় ট্র্যাকিং যতটা সহজ মনে হয়। কর্মচারীরা তাদের ডেস্কে বসে, সফ্টওয়্যারটি ব্যাকগ্রাউন্ডে চলে, এবং তারা যখন কাজে ফোকাস করে তখন টুলটি তার কাজ করে।
কিছু সংস্থার জন্য, এটি তাদের প্রয়োজন। কিন্তু অন্যদের জন্য, এটি এমন একটি বিশ্বাসের সমস্যা শুরু হতে পারে যা তারা জানত না যে তারা তৈরি করছে।
এই নির্দেশিকাটিতে, আমরা আপনাকে এই ধরনের ট্র্যাকিং আপনার প্রতিষ্ঠানের সাথে মানানসই কিনা তা নির্ধারণ করতে সাহায্য করব — আপনার ডিভাইস, আপনার আইনি পরিবেশ, আপনার সংস্কৃতি এবং প্রতিদিন যারা কাজ করতে দেখায় তাদের সাথে আপনার সম্পর্ক৷
স্বয়ংক্রিয় সময় ট্র্যাকিং হল এমন সফ্টওয়্যার যা ব্যাকগ্রাউন্ডে কাজের সময় রেকর্ড করে, প্রতিটি সেশনে কর্মীদের ম্যানুয়ালি টাইমার শুরু বা বন্ধ করার প্রয়োজন ছাড়াই৷
সাধারণত, এই সরঞ্জামগুলি কোম্পানির ইস্যু করা ডিভাইসগুলিতে চালিত হয়, একজন প্রশাসক দ্বারা মোতায়েন করা হয় এবং কর্মচারীর পক্ষ থেকে কোনো পদক্ষেপ ছাড়াই ক্রমাগত সময় ক্যাপচার করা হয়। এটি টগল ট্র্যাক বা রেসকিউটাইমের মতো ব্যক্তিগত উত্পাদনশীলতা অ্যাপ্লিকেশন থেকে আলাদা করা মূল্যবান যা একজন ব্যক্তি তাদের নিজস্ব অভ্যাসগুলি বোঝার জন্য ব্যবহার করতে পারে৷
সাংগঠনিক স্বয়ংক্রিয় ট্র্যাকিং আলাদা:এটি একটি প্রশাসনিক সিদ্ধান্ত, স্কেলে প্রয়োগ করা হয়, সমগ্র কর্মশক্তি জুড়ে, এবং এর সাথে, ব্যবসার অনুমতি এবং প্রয়োজনগুলি শুরু থেকেই বিবেচনা করা হয়।
স্বয়ংক্রিয় সময় ট্র্যাকারগুলির মূল ক্ষমতাগুলি সাধারণত এইরকম দেখায়:
এই সমস্ত ক্ষমতাগুলিকে যা একত্রিত করে তা হল যে তারা সমীকরণ থেকে মানব পরিবর্তনশীলকে সরিয়ে দেয় (যেমন, ভুলে যাওয়া ঘড়ি-ইন, রাউন্ডেড টাইমশিট, সপ্তাহের শেষে ঘন্টার পুনর্গঠন)। এটি একটি বৈশিষ্ট্য বা উদ্বেগ কিনা তা প্রায় সম্পূর্ণভাবে প্রসঙ্গের উপর নির্ভর করে।
স্বয়ংক্রিয় সময় ট্র্যাকিংয়ের সাথে, প্রাথমিক সেটআপ পর্বের পরে সময় ট্র্যাকিং পরিচালনার প্রশাসনিক বোঝা মূলত অদৃশ্য হয়ে যায়।
তাড়া করার জন্য কোনও টাইমশিট নেই, সপ্তাহের শেষে মিলিত হওয়ার কোনও ঘন্টা নেই, এবং কারও কাছে ফিরে গিয়ে পূরণ করার জন্য রেকর্ডে কোনও ছিদ্র নেই। এটি বিতরণ করা দল বা সম্মতি-ভারী কর্মপ্রবাহ পরিচালনাকারী সংস্থাগুলির জন্য অনেক কার্যকরী মূল্য।
স্বয়ংক্রিয় সময় ট্র্যাকিং-এর আরও অনেক সুবিধা রয়েছে, যেমন:
এই উন্নতিগুলির যৌগিক প্রভাব হল যে প্রক্রিয়াগুলি উল্লেখযোগ্য সময় ব্যয় করে এবং চাপ সৃষ্টি করে কার্যত অদৃশ্য হয়ে যায়। অন্য কথায়, পরিচালকদের উচ্চ-মূল্যের কাজগুলিতে ফোকাস করার জন্য আরও বেশি সময় থাকে।
স্বয়ংক্রিয় সময় ট্র্যাকিং একটি সর্বজনীন সমাধান নয়, এবং কোনও সংস্থাকে এটিকে সামঞ্জস্য করার জন্য একটি বাক্সে ফিট করতে বাধ্য করা উচিত নয়।
স্বয়ংক্রিয় ট্র্যাকিং নির্দিষ্ট সাংগঠনিক প্রেক্ষাপটে সর্বোত্তম কাজ করে যেখানে ডিভাইসের মালিকানা স্পষ্ট, সম্মতির প্রয়োজনীয়তা কঠোর এবং কাজের পরিমাণ ম্যানুয়াল ট্র্যাকিংকে অবাস্তব করে তোলে।
এখানে স্বয়ংক্রিয় ট্র্যাকিংয়ের জন্য ব্যবহারের ক্ষেত্রে কিছু উদাহরণ রয়েছে:
এই সবগুলির মধ্যে সাধারণ থ্রেড হল যে সংস্থাগুলি সবচেয়ে বেশি উপকৃত হয় যেখানে সময়ের ডেটার পরিণতি হয় — বেতনের জন্য, বিলিং, সম্মতির জন্য বা তিনটির জন্য৷
স্বয়ংক্রিয় সময় ট্র্যাকিং একটি গুরুতর প্রশাসনিক সরঞ্জাম এবং, যে কোনও গুরুতর সরঞ্জামের মতো, এটি নির্দিষ্ট পরিস্থিতিতে উপযুক্ত নয়। পরিষ্কার অযোগ্য হল ডিভাইস মালিকানা৷
৷স্বয়ংক্রিয় ট্র্যাকিং কোম্পানির মালিকানাধীন বা কোম্পানি-পরিচালিত ডিভাইসের জন্য ডিজাইন করা হয়েছে। একটি BYOD পরিবেশে (যেখানে কর্মীরা তাদের নিজস্ব ল্যাপটপ এবং ফোনে কাজ করছে) স্বয়ংক্রিয় ট্র্যাকিং প্রযোজ্য নয়।
সাধারণ চাহিদা সহ ছোট দলগুলি স্বয়ংক্রিয় ট্র্যাকিংকে কষ্টকর বলে মনে করতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, যদি একটি পাঁচ-জনের দল মুষ্টিমেয় ক্লায়েন্টদের বিলিং করে, তাহলে একটি স্বয়ংক্রিয় ট্র্যাকিং সিস্টেম স্থাপন এবং পরিচালনার খরচ সম্ভবত এটির মূল্য নয়।
বিবেচনা করার আরেকটি ক্ষেত্র হল সংস্কৃতি। স্বয়ংক্রিয় ট্র্যাকিংয়ের জন্য এমন একটি স্তরের সাংগঠনিক স্বচ্ছতা প্রয়োজন যার জন্য প্রতিটি কর্মক্ষেত্র প্রস্তুত নয়। যে দলগুলি কর্মীদের না জানিয়ে স্বয়ংক্রিয় ট্র্যাকিং রোল আউট করে তারা প্রায়শই নিজেদের জন্য আরও সমস্যা তৈরি করে। এই কারণেই আমরা ব্যবসাগুলিকে তাদের মূল্যবোধের সাথে ইচ্ছাকৃতভাবে সময় নিতে উত্সাহিত করি।
বিশ্বাস একবার ক্ষতিগ্রস্ত হলে, এটি পুনর্নির্মাণ করা ব্যয়বহুল। কোন সময় ট্র্যাকিং সিস্টেম এর মূল্য নেই।
স্বয়ংক্রিয় সময় ট্র্যাকিং স্থাপন করতে পারে এমন প্রতিটি সংস্থা উচিত নয়৷
৷স্বয়ংক্রিয় ট্র্যাকিং আপনার দলের জন্য উপযুক্ত কিনা তা দেখতে যেকোনো সফ্টওয়্যার ইনস্টল করার আগে নীচের পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন৷
প্রথম প্রশ্নটি সবচেয়ে অযোগ্য। আপনার কর্মীরা কি কোম্পানির ইস্যু করা বা কোম্পানির দ্বারা পরিচালিত ডিভাইসে কাজ করে?
যদি উত্তর না হয় (বা এমনকি বেশিরভাগ ক্ষেত্রেই না), স্বয়ংক্রিয় ট্র্যাকিং আপনার পরিবেশের জন্য সঠিক টুল নয়।
ব্যক্তিগত ডিভাইসে ব্যাকগ্রাউন্ড ট্র্যাকিংয়ের আইনি এবং নৈতিক ভিত্তি যথেষ্ট জটিল, কারণ সম্মতি বাধ্যতামূলক। এই উদাহরণে, আপনার স্বচ্ছ সময়-ট্র্যাকিং বিকল্পগুলি বিবেচনা করা উচিত।
কোনো সফ্টওয়্যার মূল্যায়ন করার আগে, আপনি কি সমাধান করার চেষ্টা করছেন সে সম্পর্কে আপনাকে সুনির্দিষ্ট হতে হবে।
সম্মতির প্রয়োজনীয়তা, বেতনের সঠিকতা, ক্লায়েন্ট বিলিং এবং উত্পাদনশীলতার দৃশ্যমানতা সবই বৈধ উদ্দেশ্য। যাইহোক, তারা বিভিন্ন কনফিগারেশন এবং কর্মীদের সাথে বিভিন্ন কথোপকথনের দিকে পরিচালিত করে।
অস্পষ্ট উদ্দেশ্য অস্পষ্ট বাস্তবায়ন উত্পাদন. পরিবর্তে, এটি রোলআউট তৈরি করে যা পরে সমস্যা তৈরি করে।
স্কেল এ স্বয়ংক্রিয় ট্র্যাকিং অবকাঠামো প্রয়োজন. যদি আপনার IT টিম ইতিমধ্যেই Jamf বা Microsoft Intune-এর মতো MDM সলিউশন চালায়, তাহলে স্থাপনাটি উল্লেখযোগ্যভাবে আরও পরিচালনাযোগ্য হয়ে ওঠে, কারণ ট্র্যাকিং একের পর এক ইনস্টল করার পরিবর্তে ব্যাচে নথিভুক্ত ডিভাইসগুলিতে পুশ করা যেতে পারে।
অন্যদিকে, যদি সেই পরিকাঠামোটি এখনও বিদ্যমান না থাকে, তাহলে একটি রোলআউট টাইমলাইনে প্রতিশ্রুতিবদ্ধ হওয়ার আগে এটি তৈরি করতে কী লাগবে তা আপনার আরও ভালভাবে বুঝতে হবে।
কর্মচারীর সময় ট্র্যাকিং নিয়ন্ত্রণকারী নিয়মগুলি দেশ, রাজ্য এবং শিল্প অনুসারে উল্লেখযোগ্যভাবে পরিবর্তিত হয়৷
মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রে, FLSA-এর জন্য কাজ করা ঘন্টার সঠিক রেকর্ড প্রয়োজন। ক্যালিফোর্নিয়ার CCPA কীভাবে কর্মচারীর ডেটা সংগ্রহ ও ব্যবহার করা হয় তার প্রয়োজনীয়তা যোগ করে।
GDPR EU-তে পরিচালিত সংস্থাগুলির জন্য প্রযোজ্য এবং সাধারণত কর্মীদের তাদের নিয়োগকর্তারা যে ডেটা সংগ্রহ করেন সে সম্পর্কে অবহিত করা প্রয়োজন৷ এছাড়াও DCAA সম্মতি রয়েছে, যা সরকারি ঠিকাদারদের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য।
মোতায়েন করার আগে এগুলির মধ্যে কোনটি আপনার প্রতিষ্ঠানে প্রযোজ্য তা বোঝা সফল স্বয়ংক্রিয় সময় ট্র্যাকিংয়ের একটি কেন্দ্রীয় স্তম্ভ।
এই পদক্ষেপটি সাধারণত যা পায় তার চেয়ে বেশি মনোযোগের দাবি রাখে৷
৷কর্মচারীদের কি বলা হবে, কখন, এবং কাদের দ্বারা তা নির্ধারণ করুন। একটি একক ডিভাইস নথিভুক্ত হওয়ার আগে এটি করুন৷
স্বয়ংক্রিয় ট্র্যাকিং যা কর্মচারীরা নিজেরাই আবিষ্কার করে (অথবা সত্যের পরে এটি খারাপভাবে ব্যাখ্যা করা হয়) কর্মক্ষেত্রের বিশ্বাসকে ক্ষতিগ্রস্ত করে। যোগাযোগ পরিকল্পনা বাস্তবায়নের অংশ হতে হবে।
একটি ছোট দল দিয়ে শুরু করুন। একজন পাইলট আপনাকে স্থাপনার প্রক্রিয়া যাচাই করার, আপনার নীতি সেটিংসের চাপ-পরীক্ষা করার এবং পুরো সংস্থাকে একটি স্বয়ংক্রিয় ট্র্যাকিং পদ্ধতিতে প্রতিশ্রুতিবদ্ধ করার আগে কর্মচারীর অভিজ্ঞতা আসলে কেমন তা বোঝার সুযোগ দেয়৷
পাইলটে যে সমস্যাগুলি দেখা দেয় সেগুলি পরিচালনা করা যায়, তবে যেগুলি সম্পূর্ণ রোলআউটের পরে প্রদর্শিত হয় সেগুলি যথেষ্ট ব্যয়বহুল৷
হাবস্টাফ হল একটি বহুমুখী সময় ট্র্যাকিং সফ্টওয়্যার প্ল্যাটফর্ম যার অন্তর্নির্মিত উত্পাদনশীলতা পর্যবেক্ষণ, কর্মশক্তি বিশ্লেষণ, প্রতিবেদন এবং অর্থপ্রদানের বৈশিষ্ট্য রয়েছে। ব্যবসাগুলি তাদের প্রয়োজনের উপর ভিত্তি করে দুটি ভিন্ন উপায়ে এটি ব্যবহার করতে পারে:
আপনি যদি স্বয়ংক্রিয় ট্র্যাকার বিকল্পটি চয়ন করেন তবে প্রশাসকরা একটি স্বয়ংক্রিয় ট্র্যাকিং নীতি তৈরি করতে পারেন। সেখান থেকে, ট্র্যাকিং নথিভুক্ত কোম্পানির মালিকানাধীন ডিভাইসগুলিতে ব্যাকগ্রাউন্ডে চলে, প্রতিটি সেশনে কর্মচারীর কাছ থেকে কোনও পদক্ষেপের প্রয়োজন হয় না।
প্রতিষ্ঠানে যোগ করা নতুন ব্যবহারকারীরা স্বয়ংক্রিয়ভাবে নীতিতে নথিভুক্ত হয়। বড় রোলআউটের জন্য এমডিএম-এর মাধ্যমে ছোট দলগুলির জন্য বা ব্যাচে পৃথকভাবে স্থাপনা ঘটতে পারে। হাবস্টাফ Windows, macOS এবং Linux সমর্থন করে।
আপনি যদি প্রতিশ্রুতি দেওয়ার আগে এটি কীভাবে কাজ করে তা দেখতে চান, আপনি 14 দিনের বিনামূল্যে ট্রায়াল সহ হাবস্টাফের সমস্ত বৈশিষ্ট্য অ্যাক্সেস করতে পারেন৷
হ্যাঁ। একবার একজন প্রশাসক একটি স্বয়ংক্রিয় ট্র্যাকিং নীতি সেট আপ করলে, নীতি কনফিগারেশনের উপর ভিত্তি করে টাইমার শুরু হয় এবং বন্ধ হয়ে যায়। প্রতি সেশনে কর্মচারী কর্মের প্রয়োজন নেই। রেকর্ড করার জন্য কর্মচারীদের আবেদনের সাথে ইন্টারঅ্যাক্ট করার দরকার নেই।
হাবস্টাফের স্ট্যান্ডার্ড অ্যাপের জন্য কর্মীদের প্রতিটি সেশন ম্যানুয়ালি টাইমার শুরু এবং বন্ধ করতে হবে। স্বয়ংক্রিয় ট্র্যাকিং সেই প্রয়োজনীয়তাটিকে সম্পূর্ণরূপে সরিয়ে দেয়। একবার একটি নথিভুক্ত ডিভাইসে একটি নীতি সক্রিয় হলে, কর্মচারীর কাছ থেকে কোনো ইনপুট ছাড়াই পটভূমিতে ট্র্যাকিং চলে৷
ডিফল্টরূপে নয়। ট্র্যাকিং নীতিগুলি নির্ধারিত স্থানান্তর, নির্দিষ্ট সময় উইন্ডোতে বা কোম্পানির মালিকানাধীন ডিভাইসগুলিতে ক্রমাগত চালানোর জন্য কনফিগার করা যেতে পারে। অ্যাডমিনিস্ট্রেটররা সংজ্ঞায়িত করে কখন ট্র্যাকিং সক্রিয় থাকে এবং যে কোনো ডিভাইস নথিভুক্ত হওয়ার আগে সেই প্যারামিটারগুলি সেট করা হয়৷
সিদ্ধান্তটি কয়েকটি সৎ প্রশ্নে আসে:
প্রতিটি সংস্থা নয়, এবং এটি একটি বৈধ উত্তর। যারা আছে তাদের জন্য, অপারেশনাল রিটার্ন উল্লেখযোগ্য হতে থাকে।
আপনি যদি অনুশীলনে এটি কীভাবে কাজ করে তা দেখতে প্রস্তুত হন, তাহলে হাবস্টাফ বৈশিষ্ট্যগুলিতে সম্পূর্ণ অ্যাক্সেস সহ একটি 14-দিনের বিনামূল্যের ট্রায়াল চেষ্টা করুন৷