সময় ট্র্যাকিং তাত্ত্বিকভাবে সহজ শোনায়, কিন্তু কীভাবে কোম্পানিগুলি সময় ট্র্যাক করে তা শিল্প, অবস্থান এবং অন্যান্য কারণের উপর ভিত্তি করে ব্যাপকভাবে পরিবর্তিত হতে পারে।
অনুশীলনে, এটি জটিল শোনাচ্ছে না:শুরু করতে একটি ক্লিক, অন্যটি থামাতে। এটি বলেছে, এই দুটি ক্লিকের মধ্যে যা ঘটে তা ছাড়া অন্য কিছু:
একটি 10-ব্যক্তি এজেন্সি সময় ট্র্যাক করার জন্য যে পদ্ধতিটি ব্যবহার করে তা 5,000-ব্যক্তির এন্টারপ্রাইজের প্রয়োজনের মতো কিছুই দেখায় না। একটি কাজের সাইটে খোঁচা দেওয়া একজন ফিল্ড ক্রু তিনটি সময় অঞ্চল জুড়ে দূরবর্তী বিকাশকারী লগিং ঘন্টার চেয়ে সম্পূর্ণ ভিন্ন বাস্তবতায় কাজ করে৷
এবং তবুও, এর নীচে প্রশ্নটি একই থাকে:সময় কোথায় যায়?
এই টুকরা একটি টুল তুলনা নয়. এটি কোম্পানির আকার, টিম স্ট্রাকচার এবং ওয়ার্কস্টাইল জুড়ে টাইম-ট্র্যাকিং অনুশীলনের একটি বিশ্লেষণ, যা 22,000+ প্রতিষ্ঠান এবং 186,000+ ব্যবহারকারী হাবস্টাফ জুড়ে লগ করা 84 মিলিয়ন+ ঘন্টা থেকে আঁকা।
আমাদের ইন্টারেক্টিভ ডেমোতে ডুব দিন এবং বৈশিষ্ট্যগুলি অন্বেষণ করুন যা বৈশ্বিক দলগুলিকে পরিচালনা করা আগের চেয়ে সহজ করে তোলে৷
বেশিরভাগ লোককে জিজ্ঞাসা করুন কেন তাদের কোম্পানি সময় ট্র্যাক করে এবং আপনি দুটি উত্তরের একটি পাবেন:বিলিং বা জবাবদিহিতা। উভয়ই প্রায়শই যথেষ্ট সত্য, কিন্তু তারা শুধুমাত্র পৃষ্ঠকে আঁচড় দেয়।
সময় ট্র্যাকিং বিভাজক হতে পারে. খারাপভাবে ব্যবহার করা হলে, নজরদারির দিকে ঝুঁকে পড়া খুব সহজ। অন্যদিকে, এটি একটি সংকেত হিসাবে কাজ করতে পারে — কোথায় কাজ হচ্ছে এবং সঠিক কাজটি সবচেয়ে বেশি মনোযোগ পাচ্ছে কিনা তা বোঝার একটি উপায়৷
সংস্থাগুলির সময় ট্র্যাক করার কারণগুলি ব্যাপকভাবে পরিবর্তিত হয়, তবে সবচেয়ে সাধারণগুলি কয়েকটি মূল ফাংশনের চারপাশে ক্লাস্টার করার প্রবণতা থাকে:
এই ফাংশনগুলি পারস্পরিকভাবে একচেটিয়া নয়, এবং বেশিরভাগ সংস্থাগুলি একবারে তাদের বেশ কয়েকটিকে মোকাবেলা করার জন্য সময় ট্র্যাক করছে। কিন্তু একটিকে অন্যের চেয়ে অগ্রাধিকার দেওয়ার প্রেরণা (এবং প্রতিটি যেভাবে বাস্তবায়িত হয়) কোম্পানির আকার এবং কীভাবে এর দলগুলি গঠন করা হয় তার উপর নির্ভর করে যথেষ্ট পরিবর্তিত হয়৷
উদাহরণস্বরূপ, একটি ছোট রিমোট এজেন্সি ট্র্যাকিং টাইম প্রাথমিকভাবে ক্লায়েন্ট বিলিং-এর জন্য অনুশীলনের সাথে একটি মৌলিকভাবে আলাদা সম্পর্ক রয়েছে, বলুন, একটি হাইব্রিড এন্টারপ্রাইজ এটিকে ব্যবহার করে কীভাবে মূল কাজগুলি বিভাগগুলিতে বিতরণ করা হয় তা বোঝার জন্য। একই টুল, বিভিন্ন প্রশ্ন, এবং উপায় ভিন্ন বাজি।
একটি কোম্পানি কীভাবে সময় ট্র্যাক করার জন্য বেছে নেয় তা সাধারণত এটি কীভাবে কাজ করে সে সম্পর্কে কিছু বলে:এর আকার, এর শিল্প, তার দলগুলি কীভাবে বিতরণ করা হয় এবং নেতৃত্ব আসলে কাজটিতে কতটা দৃশ্যমানতা চায়।
কর্মচারীর সময় ট্র্যাক করার জন্য কোনও সর্বজনীন পদ্ধতি নেই এবং গত দশকে ল্যান্ডস্কেপ যথেষ্ট পরিবর্তিত হয়েছে। নীচে আজ ব্যবহৃত চারটি সবচেয়ে সাধারণ পদ্ধতির একটি ব্রেকডাউন রয়েছে৷
৷ম্যানুয়াল টাইমশিট (অর্থাৎ, স্প্রেডশীট, কাগজের লগ, সপ্তাহের শেষের মেমরি অনুশীলন) ছোট ব্যবসাগুলিতে সাধারণ থেকে যায় যেখানে নতুন সফ্টওয়্যার গ্রহণ করা মূল্যের চেয়ে বেশি সমস্যা বলে মনে হয়৷
আবেদনটি সহজবোধ্য:কোনো খরচ নেই, কোনো শেখার বক্ররেখা নেই, কোনো তৃতীয় পক্ষের প্ল্যাটফর্মের ওপর নির্ভরতা নেই।
দুর্ভাগ্যবশত, ডাউনসাইডগুলো ঠিক ততটাই সোজা:
ম্যানুয়াল ট্র্যাকিং অদৃশ্য হয়ে যায়নি — বিশেষ করে এমন শিল্পগুলিতে যেখানে প্রশাসনিক প্রক্রিয়াগুলি ধীরে ধীরে পরিবর্তিত হয়৷
ডেস্কটপ এবং অ্যাপ-ভিত্তিক টাইম ট্র্যাকারগুলি দূরবর্তী এবং হাইব্রিড দলগুলির মধ্যে একটি সাধারণ সমাধান। এই টাইম ট্র্যাকারগুলি ব্যবহারকারীদের কাজ এবং প্রকল্পের সময় ট্র্যাক করতে, টাইমশিট তৈরি করতে, প্রতিবেদন তৈরি করতে এবং আরও অনেক কিছু করতে সহায়তা করে।
একবার সেট আপ করার পরে, এই সরঞ্জামগুলি প্রায়শই আপনাকে আপনার টিমের প্রয়োজনীয় ডেটা সংগ্রহ করার অনুমতিগুলি কাস্টমাইজ করার অনুমতি দেয়। যে সরঞ্জামগুলি ডেস্কটপ এবং মোবাইল সংস্করণ উভয়ই অফার করে তা ফিল্ড টিমের জন্য দুর্দান্ত, কারণ তারা প্রায়শই জিপিএস এবং জিওফেনসড টাইম ট্র্যাকিংয়ের মতো বিকল্প সময় ট্র্যাকিং পদ্ধতি অন্তর্ভুক্ত করে।
কর্মচারীদের সময় ট্র্যাকিং সফ্টওয়্যার মূল্যায়নকারী দলগুলির জন্য, এখানে এই বিভাগে কিছু শীর্ষ বিকল্প রয়েছে:
প্রতিটি একটি সামান্য ভিন্ন ব্যবহার কেস এবং দলের আকার পরিবেশন করে, কিন্তু সামগ্রিকভাবে বিভাগটি বিতরণকৃত কাজে নিযুক্ত বেশিরভাগ কোম্পানির জন্য ডিফল্ট হয়ে উঠেছে।
হার্ডওয়্যার-ভিত্তিক টাইম ট্র্যাকিং এখনও অনেক শিল্পে জীবিত যেখানে কাজ একটি নির্দিষ্ট স্থানে হয়:
পাঞ্চ ঘড়ি, কিয়স্ক, বায়োমেট্রিক স্ক্যানার এবং ব্যাজ রিডাররা এমন কিছু অফার করে যা অ্যাপ-ভিত্তিক সরঞ্জামগুলি সর্বদা এর জন্য ডিজাইন করা হয় না:কেউ কখন এসেছেন এবং কখন চলে গেছেন, একটি নির্দিষ্ট জায়গায় বাঁধার একটি শারীরিক রেকর্ড।
ফিল্ড ক্রু, ওয়্যারহাউস টিম, বা যে কেউ ল্যাপটপ থেকে কাজ করা যায় না তাদের জন্য, অন-প্রিমিসেস ডিভাইসগুলি সবচেয়ে ব্যবহারিক বিকল্প থেকে যায়। এগুলি নির্ভরযোগ্য, পরিচিত এবং সফ্টওয়্যারের অতিরিক্ত অংশ বহন বা পরিচালনা করার জন্য কর্মীদের প্রয়োজন হয় না।
স্পেকট্রামের আরও উন্নত প্রান্তে এমন সিস্টেম রয়েছে যা ন্যূনতম ম্যানুয়াল ইনপুট দিয়ে চলে। এই সিস্টেমগুলি স্ক্রীন মনিটরিং, অ্যাপ এবং URL ট্র্যাকিং এবং কাজের প্যাটার্ন বিশ্লেষণের মাধ্যমে স্বয়ংক্রিয়ভাবে কার্যকলাপ লগ করে।
যে দলগুলি ঘন্টার বেশি সময় খুঁজছে তারা এই টুলগুলিকে কীভাবে বুঝতে পারে কর্মদিবস অতিবাহিত হয়।
সংখ্যার স্কেলে যুক্তিগুলি নিষ্পত্তি করার একটি উপায় রয়েছে যা মতামত দিতে পারে না৷
আমাদের ডেটাসেটে, 22,000+ প্রতিষ্ঠান এবং 186,000+ ব্যবহারকারী জুড়ে 84 মিলিয়নেরও বেশি ঘন্টা লগ করা থেকে, আমরা নিম্নলিখিতগুলি আবিষ্কার করেছি:
এই ডেটা যা সম্ভব করে, অন্য যেকোনো কিছুর চেয়ে বেশি, সময় কোথায় যায় সে সম্পর্কে একটি সৎ কথোপকথন৷
তিনটি কর্মশৈলীর মধ্যে, হাইব্রিড দলগুলি সর্বোচ্চ ফোকাস টাইম 57% পোস্ট করে - সমস্ত পদ্ধতিতে 53% গড় থেকে একটি উল্লেখযোগ্য ব্যবধান৷
সম্ভবত এটির একটি অংশ যা এটিকে চালিত করে তা হল কাঠামো:হাইব্রিড কর্মীরা তাদের অফিসে এবং দূরবর্তী দিনগুলিকে ভিন্নভাবে ব্যবহার করতে শিখেছে, প্রসঙ্গ পরিবর্তনকে সীমিত করেছে এবং একটি উদ্দেশ্যমূলকতার দিকে পরিচালিত করে যা তারা কীভাবে তাদের সময় রক্ষা করে তা দেখানোর প্রবণতা দেখায়।
পরিবেশের মধ্যে স্যুইচ করার ছন্দ, ফোকাস ব্যাহত না করে, আসলে এটিকে তীক্ষ্ণ করে তুলতে পারে। শিল্প এবং কোম্পানির আকার জুড়ে হাইব্রিড উত্পাদনশীলতা কীভাবে তুলনা করে তা গভীরভাবে দেখার জন্য, আমাদের ওয়ার্কস্টাইল রিপোর্টে সম্পূর্ণ ব্রেকডাউন উপলব্ধ৷
ছোট ব্যবসা এবং বড় প্রতিষ্ঠানগুলি কীভাবে তাদের সময় ব্যয় করে তার মধ্যে পার্থক্য কাঠামোর দ্বারা নির্ধারিত হয়।
এসএমবি এন্টারপ্রাইজ ফোকাসে কাটানো সময় 50%46%মূল কাজে ব্যয় করা সময় 45%48%সম্ভাব্য ব্যাখ্যা ভূমিকা বিশেষীকরণ. একটি বৃহত্তর সংস্থায়, লোকেরা কম জিনিসগুলি আরও গভীরভাবে করার প্রবণতা রাখে, যখন একটি ছোট সংস্থায়, একই ব্যক্তি প্রায়শই একসাথে বেশ কয়েকটি ফাংশন বহন করে, যা একটি ভিন্ন ধরণের টেকসই মনোযোগের দাবি করে৷
কোনো প্রোফাইলই নিখুঁত অর্থে বেশি উত্পাদনশীল নয়, কারণ সেগুলি কেবলমাত্র বিভিন্ন অপারেটিং পরিস্থিতির জন্য অপ্টিমাইজ করা হয়েছে৷
দূরবর্তী কাজ সম্পর্কে তিনটি কল্পকাহিনী রয়েছে এবং আপনি যদি তাদের মধ্যে অন্তত একটির সাথে পরিচিত না হন তবে আমরা সত্যই অবাক হব।
আমাদের সমীক্ষায়, আমরা বেশ কিছু সাধারণকে পরীক্ষা করেছিলাম — এবং ফলাফলগুলি মোটামুটি নির্ধারক ছিল:
কোন সময় ট্র্যাকিং এই কথোপকথনে অবদান রাখে তা একটি রেকর্ড। যখন নেতাদের কাছে ঘন্টা কোথায় যায় এবং কী ধরনের কাজ করা হচ্ছে সে সম্পর্কে প্রকৃত তথ্য থাকে, তখন প্রক্সিমিটি বিতর্ক স্থবির হতে শুরু করে।
ট্র্যাকিংয়ের সময় থেকে সবচেয়ে বেশি সুবিধা পাওয়া কোম্পানিগুলি আজকে অনেক ব্যবসা যেভাবে এটিকে বাজারজাত করেছে সেভাবে এটি ব্যবহার করছে না:লোকেরা সত্যিই কাজ করছে কিনা তা নিশ্চিত করার একটি প্রক্রিয়া হিসাবে৷
পরিষ্কার হতে, টুলটির সেই সংস্করণটি এখনও বিদ্যমান। যাইহোক, পৃষ্ঠ স্তরের নিরীক্ষণের বাইরে উদ্ভাবন করতে ব্যর্থতা যা উপস্থিতির সাথে দৃশ্যমানতাকে সমান করে এবং মূল্য প্রদানের সাথে লগ করা ঘন্টাগুলি ব্যবসা, তাদের কর্মচারী এবং সফ্টওয়্যার প্রদানকারীদের নিজেদের ক্ষতি করে।
সৌভাগ্যবশত, এই পুরানো ধারণাটি এখন আরও দরকারী কিছু দিয়ে প্রতিস্থাপিত হচ্ছে:একটি প্রতিষ্ঠানের মাধ্যমে কীভাবে কাজ চলে তা বোঝার একটি প্রকৃত প্রচেষ্টা। এটি কয়েকটি নির্দিষ্ট উপায়ে দেখায়:
এই রূপান্তরকারী সংস্থাগুলি একটি অন্তর্নিহিত প্রত্যয় ভাগ করে নেওয়ার প্রবণতা রাখে:যে ট্র্যাকিংয়ের সময়টি কখনই সময় সম্পর্কে ছিল না। এটা সবসময় কাজ সম্পর্কে ছিল; কি ধরনের, কতটা, এবং মানুষের জন্য এটি ভাল করার জন্য শর্ত বিদ্যমান কিনা।
টাইম ট্র্যাকিংয়ের সাথে লড়াই করে এমন বেশিরভাগ সংস্থাই সংগ্রাম করছে না কারণ তারা ভুল টুল বেছে নিয়েছে। তারা সংগ্রাম করছে কারণ অনুশীলনটি কখনই স্পষ্টভাবে সংজ্ঞায়িত করা হয়নি:
একটি নতুন সিস্টেমের মূল্যায়ন করার আগে বা বিদ্যমান একটিকে ওভারহল করার আগে, অভ্যন্তরীণভাবে কয়েকটি সৎ প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার জন্য যথেষ্ট সময় ধীর করা মূল্যবান:
যে দলগুলি আরও কাঠামোগত দৃষ্টিভঙ্গি চায় তাদের জন্য একটি দরকারী সূচনা পয়েন্ট হল হাবস্টাফের মিশ্রিত উত্পাদনশীলতা স্কোর৷
এটি একটি সাধারণ সূত্র যা ফোকাস সময় শতাংশ এবং মূল কাজের শতাংশকে একটি একক সংখ্যায় গড়ে তোলে, যা দলগুলিকে পরিমাপ করার জন্য একটি বেসলাইন এবং দিকে অগ্রসর হওয়ার একটি দিক দেয়৷ যদি স্কোর প্রকাশ করে যে অর্ধেকেরও কম কর্মদিবস ফোকাসড বা মূল কাজের দিকে যাচ্ছে, তা তদন্ত করার মতো।
সম্পূর্ণ পদ্ধতি এবং শিল্প এবং কর্মশৈলী জুড়ে সংস্থাগুলি কীভাবে এটিকে বাস্তবে প্রয়োগ করছে তা গভীরভাবে দেখার জন্য, সম্পূর্ণ ফলাফলগুলি আমাদের ওয়ার্কস্টাইল রিপোর্টে রয়েছে৷
সময় ট্র্যাকিং জন্য কেস সত্যিই নিয়ন্ত্রণ সম্পর্কে ছিল না. ফোকাস কোথায় যায় এবং কাজ করা লোকেদের জন্য সেই প্যাটার্নের অর্থ কী তা সর্বদা জানা ছিল।
84 মিলিয়ন ঘন্টা এবং 22,000+ সংস্থা জুড়ে, ডেটা এক দিকে নির্দেশ করে:কার্যকর সময় ট্র্যাকিং দলগুলিকে নিজেদের বোঝার ক্ষেত্রে আরও ভাল করে তোলে। দৃশ্যমানতা এবং স্বচ্ছতার এই গঠনমূলক পন্থাটি গড়ে তোলার জন্য মূল্যবান, আপনার দল যেখান থেকে লগ ইন করুক না কেন।