এক্সেল প্রথাগতভাবে কোনো ব্যবসা প্রতিষ্ঠান বা শিল্পের একটি অংশ হয়েছে। এটি সম্ভবত যেকোনো স্টার্টআপ বা ছোট প্রতিষ্ঠানের সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত টুল। এই টুলটি সেলস অর্ডার ট্র্যাকিং, ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট বা ক্লায়েন্টের যোগাযোগের তথ্য সংগ্রহ করার উদ্দেশ্যে ব্যবহার করা হয়। যদিও এটি ব্যবহার করা দক্ষ এবং সহজ কিন্তু ব্যবসার প্রসারের সাথে সাথে এক্সেলের ত্রুটিগুলি দৃশ্যমান হয়। এক্সেলের সমস্যা দূর করার জন্য, এক্সেল থেকে ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমে রূপান্তর প্রয়োজন।
এক্সেলের সাথে একটি প্রধান সমস্যা হল এটি মাপযোগ্য নয়। শিল্পের বৃদ্ধির সাথে, এটি শীঘ্রই উপলব্ধ ইনভেন্টরি, অবৈতনিক ইনভয়েস এবং আরও অনেক কিছুর দৃষ্টিশক্তি হারাবে৷
এক্সেল বিপুল পরিমাণ আইটেমের ট্র্যাক বজায় রাখতেও অদক্ষ। ডেটা এন্ট্রি ত্রুটির সম্ভাবনা রয়েছে, যা বিভিন্ন স্থানে ঘন ঘন ইনভেন্টরি স্থানান্তরিত হলে আরও বিশিষ্ট।
এছাড়াও, সীমিত সংখ্যক ব্যবহারকারীর অ্যাক্সেস আছে, যদি আপনি একাধিক ব্যক্তিকে জড়িত করেন তবে একবারে শুধুমাত্র একজন সম্পাদনা করতে পারবেন।
এক্সেলের রিয়েল-টাইমে ডেটা আপডেট করার আরাম নেই। যেকোনো সময়, স্প্রেডশীটটি প্রকৃত গণনার সাথে সিঙ্কের বাইরে থাকতে পারে। যেহেতু বর্তমান আপডেটে পরিবর্তিত ডেটা স্বয়ংক্রিয়ভাবে স্প্রেডশীটে নেই, এটি ম্যানুয়ালি করা প্রয়োজন। কোনটি আবার ডেটা এন্ট্রি ত্রুটির দিকে নিয়ে যেতে পারে?
অবশেষে, ঐতিহাসিক তথ্য বিশ্লেষণে সহায়তা করার জন্য এক্সেলের সীমিত বৈশিষ্ট্য রয়েছে। যেকোন এন্টারপ্রাইজ পরিচালনা করার জন্য, অতীতের ডেটা সম্পর্কে ব্যবসায়িক অন্তর্দৃষ্টি প্রয়োজন এবং এই ডেটার সঠিক উপস্থাপনা শুধুমাত্র সঠিক সিদ্ধান্ত নিতে সাহায্য করবে৷
এমন একটি ব্যবসার জন্য যা সবেমাত্র তার ডানা ছড়িয়েছে, সাধারণ স্প্রেডশীট তাদের সমস্ত প্রয়োজনীয়তা পূরণ করবে। আপনি যদি ছোট কর্মী এবং তুলনামূলকভাবে সীমিত ইনভেন্টরি সহ একটি ছোট ব্যবসা হন তবে এক্সেল একটি উপযুক্ত পছন্দ হিসাবে থাকবে। তবে, আপনার ব্যবসা যত বাড়বে এবং বাড়তে থাকবে। আপনি উপরে উল্লিখিত এক্সেলের সীমাবদ্ধতাগুলি আবিষ্কার করতে শুরু করবেন। বিবেচনা করুন এটি আরও দক্ষ এবং সাশ্রয়ী ব্যবস্থার দিকে এগিয়ে যাওয়ার সময় হিসাবে। এই সিস্টেমগুলি শুধুমাত্র zaperp এর মত আপনার ব্যবসা পরিচালনা করার জন্য তৈরি করা হয়েছে। এই সফ্টওয়্যারগুলি যেকোনো এক্সেলের ত্রুটিগুলি দূর করে এবং আপনার ব্যবসাকে আরও কার্যকরভাবে পরিচালনা করার জন্য অতিরিক্ত বৈশিষ্ট্যগুলিও প্রদান করে৷ 
বিভিন্ন ব্যবসার জন্য বিভিন্ন ধরনের সমাধান প্রয়োজন। যে সিস্টেমটি একটি শিল্পের জন্য কাজ করেছিল তা অন্যদের জন্য কাজ নাও করতে পারে। যদিও সমস্ত সফ্টওয়্যারের মৌলিক কার্যকারিতা একই থাকে, তবে এটি অতিরিক্ত বৈশিষ্ট্য এবং নির্ভরযোগ্যতা যা একটি সফ্টওয়্যারকে অন্যটি থেকে আলাদা করে। আপনি যখন এই ধরনের সিস্টেমের দিকে অগ্রসর হওয়ার পরিকল্পনা করেন, তখন আপনার প্রয়োজনীয়তা এবং একটি ডেডিকেটেড সিস্টেম থেকে আপনি কী আশা করেন সে সম্পর্কে আপনার একটি পরিষ্কার ধারণা থাকতে হবে। কিন্তু বেশিরভাগ ব্যবসা তাদের প্রয়োজনীয়তা নির্ধারণ করতে অক্ষম, zaperp এর মতো সিস্টেমগুলি সমস্ত ধরণের ব্যবসায়িক মডেলগুলিতে পরিষেবা সরবরাহ করে না। zaperp-এর মতো সিস্টেমে আপনাকে শুধু আপনার ব্যবসার ধরন উল্লেখ করতে হবে এবং সফ্টওয়্যারটি আপনার ব্যবসার জন্য সুবিধাজনক একটি সেটআপ তৈরি করে যেখানে আপনার সমস্ত প্রয়োজনীয়তা পূরণ করা হবে।
এক্সেল স্পষ্টভাবে একটি ডেস্কটপ/ল্যাপটপের সাথে ব্যবহারের জন্য ডিজাইন করা হয়েছে এবং হ্যান্ডহেল্ড ডিভাইসগুলির জন্য অপ্টিমাইজ করা হয় না। তবে ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমগুলি যে কোনও প্ল্যাটফর্মে কাজ করার জন্য তৈরি করা হয়েছে, তা ডেস্কটপ, ল্যাপটপ, ট্যাবলেট বা স্মার্টফোন হোক। যে কোম্পানিগুলো এক্সেল থেকে ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমে চলে গেছে তারা তাদের কার্যক্রমে প্রগতিশীল পরিবর্তন দেখেছে এবং বিনিয়োগে দ্রুত রিটার্ন পেয়েছে। এক্সেল থেকে ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যারে সরানো উপরে উল্লিখিত সঠিক ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যার নির্বাচনের মাধ্যমে শুরু হয়। একটি ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যার নির্বাচন করার পরে এটি শুধুমাত্র সিস্টেম বাস্তবায়ন এবং এটি থেকে উপকৃত হওয়া একটি বিষয়৷
একটি ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম বাস্তবায়নের মূল বৈশিষ্ট্য হল দক্ষতা যার সাথে সিস্টেমে ডেটা আপডেট করা এবং দূরবর্তীভাবে ডেটার অ্যাক্সেসযোগ্যতা। এই বৈশিষ্ট্যগুলি অবশ্যই ব্যবসা সফল হতে সাহায্য করবে. একটি ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের দিকে এগিয়ে যাওয়ার অতিরিক্ত সুবিধা হল যে কারো কোন সমস্যা হলে আপনি দ্রুত সহায়তা পাবেন। এছাড়াও, নতুন বৈশিষ্ট্য প্রদান করতে এবং সিস্টেমে উপস্থিত যেকোন ত্রুটি দূর করতে নিয়মিতভাবে ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম আপডেট করুন। এইভাবে গ্রাহকের কাছে সর্বদা আধুনিক বৈশিষ্ট্য সহ সর্বশেষ সিস্টেম থাকে, এক্সেলের বিপরীতে।
যেহেতু আপনার ব্যবসার আকার ছোট থেকে মাঝারি আকারের, একটি ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম নির্বাচন করা আপনার নেওয়া প্রথম এবং বিজ্ঞতম পদক্ষেপগুলির মধ্যে একটি। আপনার ব্যবসার প্রক্রিয়াগুলিকে স্ট্রিমলাইন করতে, যা আপনার কর্মীদের কাজকে সহজ করে তুলবে এবং আপনার গ্রাহকদের খুশি করবে৷