যদিও জিডিপিআর আইনে এমন কিছু নেই যা বলে যে পেস্লিপ ইমেল করা আর অনুমোদিত নয়, তার মানে এই নয় যে আপনি যে তথ্য পাঠান তা সুরক্ষিত না করেই আপনি পেস্লিপ ইমেল করতে পারবেন।
যখন পে-রোল ব্যুরোতে GDPR-সম্মত হওয়ার কথা আসে, তখন আপনি ভাবতে পারেন যে আপনাকে শুধুমাত্র সমস্ত পে-রোল রিপোর্ট এবং পে-স্লিপগুলিকে পাসওয়ার্ড সুরক্ষিত করতে হবে। যাইহোক, একটি কঠোর প্রক্রিয়া আছে যা অনুসরণ করা প্রয়োজন।
আপনি যদি ইমেল পেস্লিপ বেছে নেন, তাহলে আপনাকে নিশ্চিত করতে হবে যে সেগুলি সব পাসওয়ার্ড সুরক্ষিত এবং সরাসরি কর্মচারীর নির্বাচিত ইমেল ঠিকানায় পাঠানো হয়েছে। এটা খুবই গুরুত্বপূর্ণ যে প্রতিটি কর্মচারীর জন্য একটি অনন্য পাসওয়ার্ড ব্যবহার করা হয়, কারণ একই পাসওয়ার্ড সমস্ত কর্মচারীর জন্য ব্যবহার করা GDPR এর লঙ্ঘন হিসাবে বিবেচিত হতে পারে।
এবং সমস্ত পে-স্লিপগুলিতে সুরক্ষিত এনক্রিপশন প্রদান করার পাশাপাশি, একবার সেগুলি পাঠানো হলে, পে-স্লিপগুলিকে আপনার পে-রোল সফ্টওয়্যার প্রদানকারীর সার্ভার থেকে মুছে ফেলতে হবে৷
কিন্তু আপনি যে জিডিপিআর-সম্মত তা নিশ্চিত করার জন্য শুধুমাত্র তথ্য নিরাপদে শেয়ার করাই আপনাকে করতে হবে এমন নয়। সাইবার আক্রমণ এড়াতে আপনি সমস্ত প্রয়োজনীয় পদক্ষেপগুলি করেছেন তা নিশ্চিত করা, চুরি, আগুন বা কম্পিউটারের ক্ষতির ক্ষেত্রে ডেটার সুরক্ষিত কপি রাখা এবং কর্মচারীদের তাদের নিয়োগকর্তার কাছে থাকা তথ্যগুলি সহজে আপডেট করার উপায় প্রদান করা। গুরুত্বপূর্ণ জিডিপিআর প্রয়োজনীয়তা।
এই সমস্ত প্রয়োজনীয়তা বিবেচনা করে এমন একটি সিস্টেম স্থাপন করা সময়সাপেক্ষ হতে পারে। পরিবর্তে, সুরক্ষিত পোর্টালগুলি বেতনের প্রক্রিয়াটিকে সহজ করতে পারে এবং কর্মীদের তথ্য রক্ষা করার জন্য সবচেয়ে নিরাপদ পরিবেশ সরবরাহ করতে পারে। সুরক্ষিত পোর্টালগুলি সর্বোচ্চ স্তরের নিরাপত্তা এবং GDPR-এর সাথে সম্মতি প্রদান করে এবং পে-রোল প্রক্রিয়াটিকে আরও সহজ করে তোলে কারণ তারা পে-স্লিপ বন্টন স্বয়ংক্রিয় করে এবং প্রতিটি বেতনের সময়কালের বেতনের রিপোর্ট ইমেল করার প্রয়োজনীয়তা দূর করে৷
পে-স্লিপ এবং অন্যান্য সংবেদনশীল পে-রোল নথিগুলি নিরাপদে পাঠানো এবং সংরক্ষণ করার ক্ষমতা ছাড়াও, স্ব-পরিষেবা পোর্টালগুলির অন্যান্য সুবিধা রয়েছে যেমন নিয়োগকর্তা এবং কর্মচারীদের দূরবর্তীভাবে তথ্য অ্যাক্সেস করার একটি সহজ উপায় প্রদান করা। অতিরিক্তভাবে, স্ব-পরিষেবা পোর্টালগুলি কর্মীদের জন্য ছুটির অনুরোধ করা, তাদের ব্যক্তিগত তথ্য ট্র্যাক করা এবং প্রয়োজনে এটি আপডেট করা সহজ করে তোলে এবং তারা সমস্ত বেতনের রেকর্ডগুলির একটি নিরাপদ ব্যাকআপ রাখে৷
স্ব-পরিষেবা পোর্টালগুলি শুধুমাত্র জিডিপিআর প্রক্রিয়াগুলিকে আরও সহজ করে তোলে না, তারা €20 মিলিয়ন বা পূর্ববর্তী বছরের বার্ষিক টার্নওভারের 4% পর্যন্ত জরিমানা হওয়ার ঝুঁকিও দূর করে, যেটি বেশি হয়৷
BrightPay Connect স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রতি 15 মিনিটে বেতনের ডেটা ব্যাক আপ করে যখন বেতন খোলা থাকে এবং আবার যখন আপনি নিয়োগকর্তা ফাইল বন্ধ করেন এবং প্রয়োজনে সমস্ত ব্যাকআপ ডাউনলোড এবং পুনরুদ্ধার করার জন্য উপলব্ধ থাকে।
এর মানে হল যে পোর্টালটি সর্বদা ক্লাউডে পে-রোল ফাইলগুলির একটি সুরক্ষিত কপি রাখে, সাইবার আক্রমণের ক্ষেত্রে ডেটা সুরক্ষিত করে এবং কম্পিউটারের কোনও ক্ষতির মতো শারীরিক সরঞ্জামগুলিতে কিছু ঘটলে এটি পুনরুদ্ধার করা সম্ভব করে৷
GDPR সুনির্দিষ্ট করে যে ব্যক্তিদের ভুল ব্যক্তিগত ডেটা সংশোধন করার বা প্রয়োজনে সম্পূর্ণ করার অধিকার রয়েছে। BrightPay Connect পোর্টালটি তাদের নিয়োগকর্তার কাছে থাকা সমস্ত ব্যক্তিগত ডেটা কর্মচারীর কাছে দৃশ্যমান করে তোলে, যারা সহজেই অনুমোদনের ছুটির অনুরোধ সম্পাদনা করতে পারে এবং কর্মীদের জন্য যোগাযোগের বিবরণ আপডেট করতে পারে।
যখন কর্মচারীর তথ্য অসম্পূর্ণ বা ভুল হয়, উদাহরণস্বরূপ, তাদের ফোন নম্বর বা পোস্টাল ঠিকানা পরিবর্তন হলে, কর্মচারীরা সহজেই পোর্টাল থেকে তাদের বিশদ আপডেট করতে পারে, যা তারা যেকোনো ডিভাইস যেমন PC, Mac, ট্যাবলেট বা 24/7 ব্যবহার করতে পারে। এমনকি তাদের স্মার্টফোন কর্মচারী স্মার্টফোন অ্যাপের মাধ্যমে।
GDPR অনুগত হওয়ার জন্য, সমস্ত পে-স্লিপ তথ্য শুধুমাত্র পে-রোল প্রসেসরদের কাছে পাওয়া উচিত, শুধুমাত্র যখন পে-রোল প্রক্রিয়াকরণের জন্য কঠোরভাবে প্রয়োজনীয়। BrightPay Connect এর মাধ্যমে, ব্যবহারকারীদের সেট আপ করা যেতে পারে যাতে তারা শুধুমাত্র তাদের অর্পিত কাজগুলি সম্পূর্ণ করার জন্য প্রয়োজনীয় তথ্যগুলিতে অ্যাক্সেস করতে পারে৷
BrightPay Connect-এর সাথে GDPR মেনে চলুন। এখানে আরও জানুন৷৷