এন্টারপ্রাইজ সম্পদ পরিকল্পনা (ERP) সিস্টেম সত্যিই অ্যাকাউন্টেন্সি ফার্মগুলির জন্য গেম পরিবর্তন করতে পারে।
যেখানে তাদের একবার ব্যবসা পরিচালনার জন্য প্রয়োজনীয় একাধিক প্রক্রিয়ার ট্র্যাক রাখতে হত, এখন সফ্টওয়্যারের একক অংশের বাস্তবায়ন উল্লেখযোগ্যভাবে বিষয়গুলিকে সরল করতে পারে৷
ERP এই গুরুত্বপূর্ণ ব্যবসায়িক ফাংশনগুলির অনেকগুলিকে একটি ভাগ করা ডাটাবেসে একত্রিত করে৷
ইআরপি সিস্টেমের অনেক সুবিধা রয়েছে এবং মূলত সেগুলি সবই আপনার এবং আপনার ব্যবসার জীবনকে আরও সহজ করে তোলে।
এবং যখন আপনার কর্মীদের জন্য জীবন সহজ হয়, তখন এটি অবশ্যই আপনার গ্রাহকদেরও সাহায্য করবে। এখনো বিশ্বাস হচ্ছে না? আসুন আরও বিশদে এই কারণগুলির মধ্যে কয়েকটির দিকে নজর দেওয়া যাক।
এখানে ইআরপি সিস্টেমের কিছু প্রধান সুবিধার একটি তালিকা রয়েছে। এগুলিকে আরও ভালভাবে ব্যাখ্যা করার জন্য, আমরা মাইক্রোসফ্ট ডাইনামিক্স 365 বিজনেস সেন্ট্রালকে কেস স্টাডির একটি প্রকার হিসাবে ব্যবহার করব, বাস্তব জীবনের উদাহরণ সহ এর সুবিধাগুলি তুলে ধরব৷
এটি একটি ERP সিস্টেমের একটি মূল সুবিধা। আপনার ব্যবসা যত বাড়বে, ততই জটিল হবে আপনার কাজ। সৌভাগ্যক্রমে, ইআরপি সিস্টেমগুলি আপনাকে প্রক্রিয়াগুলিকে স্ট্রিমলাইন এবং মানসম্মত করার জন্য একটি প্ল্যাটফর্ম প্রদান করে, যা শেষ পর্যন্ত আপনাকে আপনার ব্যবসা জুড়ে আরও দক্ষ হতে সাহায্য করবে৷
ডেটা ম্যানুয়ালি প্রবেশ করার প্রয়োজন নেই, তাই ম্যানুয়াল স্প্রেডশীটের উপর আর নির্ভরতা নেই - OCR আপনার জন্য লেনদেন তৈরি করে ডেটা এন্ট্রিকে স্ট্রিমলাইন করে। ওয়ার্কফ্লো ব্যবহার করে, আপনি আপনার অনুমোদন প্রক্রিয়াকে স্ট্রীমলাইন করতে পারেন এবং কাগজ ব্যবহার করে বা ইমেল পাঠানোকে বিদায় জানাতে পারেন। একটি একক "বক্সের বাইরে" সিস্টেম রয়েছে, তাই একাধিক প্রোগ্রামের মধ্যে স্থানান্তর করার সময় নষ্ট হয় না। একটি কেন্দ্রীভূত ডাটাবেসের সাথে, প্রত্যেকেরই সবকিছুর সম্পূর্ণ দৃশ্যমানতা রয়েছে, যার অর্থ আপনি "সত্যের একটি সংস্করণ" ডেটা দিয়ে বড় ছবি দেখতে শুরু করতে পারেন এবং রিয়েল টাইমে অবহিত সিদ্ধান্ত নিতে পারেন৷
অনেক ব্যবসার প্রধান উদ্দেশ্যগুলির মধ্যে একটি হল বৃদ্ধি। যাইহোক, এটি অর্জন করা সবসময় সহজ নয় – বিশেষ করে যখন আপনি বিবেচনা করেন যে আপনার একটি নমনীয় সিস্টেমের প্রয়োজন যা আপনার ব্যবসার চাহিদার সাথে মিটমাট করতে পারে এবং বৃদ্ধি করতে পারে। একটি নতুন সিস্টেমের জন্য ব্যয়কে বিনিয়োগের উপর একটি রিটার্ন প্রদর্শন করতে হবে এবং আপনি অবশ্যই এখন এমন কিছুর জন্য অর্থ প্রদান করতে চান না যা কয়েক বছরের মধ্যে পরিবর্তন করতে হবে। আপনার একটি অভিযোজনযোগ্য সমাধান প্রয়োজন।
এখানেই ভবিষ্যৎ-প্রুফিং একটি অপরিহার্য এবং ERP সিস্টেমের মৌলিক সুবিধাগুলির মধ্যে একটি হয়ে ওঠে। ভাল ইআরপি সিস্টেমগুলি ভবিষ্যতের বৃদ্ধির সুবিধা দেয় এবং আপনার সাথে বৃদ্ধি পেতে যথেষ্ট চটপটে। একটি সমসাময়িক ERP-এর অতি সাম্প্রতিক এবং সর্বোত্তম প্রযুক্তি ব্যবহার করা উচিত, প্রদানকারীর কাছ থেকে চলমান বিনিয়োগগুলি নিশ্চিত করার জন্য এটি বক্ররেখার চেয়ে এগিয়ে রয়েছে এবং আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী অতিরিক্ত মূল্য প্রদান করার ক্ষমতা রয়েছে৷
এটি ERP সফ্টওয়্যারের একটি সুবিধা যা প্রায়শই উপেক্ষা করা যেতে পারে। আপনার অ্যাকাউন্টেন্সি ব্যবসার জন্য সম্মতির প্রয়োজনীয়তা পূরণ করা কঠিন হতে পারে, বিশেষ করে যখন প্রবিধানগুলি প্রায়শই পরিবর্তিত হয়। একটি ERP সিস্টেম আপনাকে এই পরিবর্তনগুলি ট্র্যাক রাখতে দেয় এবং আপনার জন্য সেগুলি পরিচালনা করতে সহায়তা করে। ট্র্যাকিং নিয়ন্ত্রক সম্মতি অগ্রাধিকারপ্রাপ্ত এবং সম্পূর্ণ স্বয়ংক্রিয় হয়ে ওঠে, যাতে আপনি আরও সঠিক আর্থিক অ্যাকাউন্টিং, আরও ভাল পণ্যের সন্ধানযোগ্যতা এবং উচ্চতর মানের নিয়ন্ত্রণ আশা করতে পারেন। তদ্ব্যতীত, যে কোনো বহিরাগত নিরীক্ষক ঠিকভাবে দেখতে সক্ষম হবেন যে কে কী নিয়ে কাজ করছে, এক জায়গায় পাওয়া বিস্তৃত অডিট লগ সহ।
একটি আধুনিক ERP মান হিসাবে সম্মতি সমর্থন সহ আসা উচিত; ট্যাক্স ডিজিটাল করার জন্য HMRC দ্বারা প্রত্যয়িত৷ , এবং অনেক গুরুত্বপূর্ণ জিডিপিআর প্রয়োজনীয়তাও সম্বোধন করে। যে জ্ঞান আপনার ERP সিস্টেম আপনার ব্যবসার GDPR বাধ্যবাধকতা সমর্থন করে তা হল ERP সিস্টেমের অন্যতম প্রধান সুবিধা। যাইহোক, আপনি GDPR-এর সাথে সম্পূর্ণরূপে সঙ্গতিপূর্ণ কিনা তা নিশ্চিত করতে আপনাকে সর্বদা অতিরিক্ত আইনি পরামর্শ নেওয়া উচিত।
ERP সিস্টেমের আরেকটি মূল সুবিধা হল সহযোগিতা। একটি ERP সিস্টেমের সাহায্যে, আপনি আপনার ব্যবসার সমস্ত ক্ষেত্রকে একত্রে কাছাকাছি আনতে পারেন এবং সাইলোগুলিকে দূর করতে পারেন। এর কেন্দ্রীভূত ডেটা সিস্টেম আপনার কোম্পানি জুড়ে আরও বেশি সহযোগিতার অনুমতি দেয়, বিশেষ করে যদি এটি একটি ক্লাউড-ভিত্তিক সমাধান হয়; লোকেরা অফিসে থাকুক, বাড়ি থেকে কাজ করুক বা বিদেশে ব্যবসায়িক সফরে থাকুক, যতক্ষণ তাদের ইন্টারনেট সংযোগ থাকে ততক্ষণ কর্মীরা একসাথে কাজ করতে পারে।
একটি আপ-টু-ডেট ইআরপি ক্লাউড-ভিত্তিক এবং সম্পূর্ণ অ্যাক্সেসযোগ্য হওয়া উচিত - ডেস্কটপ, মোবাইল, ট্যাবলেট, আপনি যেকোনো ডিভাইসে, যেকোনো ব্রাউজারেও আপনার যা প্রয়োজন তা অ্যাক্সেস করতে পারেন। এটি কর্মীদের রিয়েল টাইমে সহযোগিতা করার জন্য অনেক বেশি স্বাধীনতা দেয়, তারা যেখানেই থাকুক না কেন। আউটলুক ইন্টিগ্রেশন গ্রাহক এবং সরবরাহকারীর ডেটা দেখায়, তাই তাদের আপনার কাছে টাকা ধার্য কিনা এবং আপনি তাদের অর্ডার পূরণ করবেন কিনা তা নির্ধারণ করতে আপনাকে একটি দেনাদার রিপোর্ট চালানোর জন্য আপনার অর্থ বিভাগের সাথে যোগাযোগ করতে হবে না।
যখন এটি ইআরপি সিস্টেমের ক্ষেত্রে আসে, এটি এক-আকার-ফিট-সমস্তের ক্ষেত্রে নয়। ই-কমার্স প্ল্যাটফর্ম, সিআরএম সিস্টেম এবং অফিস অ্যাপ্লিকেশন সহ অন্যান্য প্রোগ্রামগুলির সাথে নিরবচ্ছিন্নভাবে একীভূত করার জন্য বেশিরভাগ ERPs ডিজাইন করা হয়েছে। এগুলিও মডুলার, তাই আপনি নিজের অনন্য প্রয়োজনীয়তাগুলি পূরণ করার জন্য এগুলিকে প্রসারিত বা কাস্টমাইজ করতে বেছে নিতে পারেন, যা আপনাকে আপনার মতো করে কাজ করার স্বাধীনতা দেয়৷
বিজনেস সেন্ট্রাল হল অফিস, আউটলুক এবং পাওয়ার বিআই-এর সাথে একীভূত একটি "বক্সের বাইরে" সিস্টেম। এটি আপনার জীবনকে সহজ করতে অন্যান্য সিস্টেমের সাথে সহজেই একত্রিত হতে পারে। আউটলুক ইন্টিগ্রেশন আপনাকে আউটলুক ছাড়াই কপি চালান, বিবৃতি, অর্ডার তৈরি এবং নতুন অ্যাকাউন্ট পাঠাতে দেয়, আপনাকে দৈনন্দিন কাজগুলি সম্পাদন করার জন্য পণ্যগুলির মধ্যে নেভিগেট করা থেকে বাঁচায়৷ আউটলুকের মধ্যেও ক্রেডিট কন্ট্রোল সম্পন্ন করা যেতে পারে, ব্যবহারকারীর জন্য সমস্ত তথ্য উপস্থিত রয়েছে যাতে তারা ওভারডি ইনভয়েস, কপি করা এবং স্টেটমেন্ট পাঠাতে পারে। মাইক্রোসফ্ট স্বয়ংক্রিয় রিয়েল-টাইম ইন্টিগ্রেশন তৈরি করতে প্রয়োজনীয় সমস্ত সরঞ্জাম সরবরাহ করে, এছাড়াও আমরা কাস্টমাইজেশনের জন্য সহজেই বোল্ট-অন অ্যাপ তৈরি করতে পারি।
সফ্টওয়্যারের একটি নতুন অংশে বিনিয়োগ করার ক্ষেত্রে, নিরাপত্তার প্রশ্নটি একটি গুরুত্বপূর্ণ। এটি ব্যবহার করা কতটা নিরাপদ এবং আপনার ডেটা সুরক্ষিত রাখার জন্য কী ব্যবস্থা রয়েছে তা আপনাকে জানতে হবে। গ্রাহকদের আর্থিক তথ্যের উপর সংবেদনশীলতার কারণে এটি বিশেষ করে ERP সিস্টেমের ক্ষেত্রে সত্য।
ERP সমাধানগুলিতে ব্যবহারকারীদের অনুমতি সীমাবদ্ধ করার জন্য ফায়ারওয়াল এবং নিয়ন্ত্রণ রয়েছে, সেইসাথে গোপনীয়তা নীতিগুলি যা সর্বদা ডেটা সঠিক এবং নিরাপদ রাখতে সহায়তা করে। মাইক্রোসফ্ট এত বড় কোম্পানি হওয়ায়, তারা স্কেল মডেলের অর্থনীতি থেকে ব্যাপকভাবে উপকৃত হয়। এই কারণে, তাদের Azure ক্লাউড কম্পিউটিং পরিষেবা যা বিজনেস সেন্ট্রালকে সমর্থন করে এমন একটি স্তরের নিরাপত্তা এবং সম্মতি প্রদান করে যা কোনো SME তাদের অভ্যন্তরীণ অন-প্রিমিস কাঠামোর সাথে সামর্থ্য বা অর্জন করতে সক্ষম হবে না।
সম্ভবত ইআরপি সিস্টেমের সবচেয়ে বড় সুবিধা হল আগে যেগুলি এসেছে তার ফলাফল। আরও দক্ষ প্রক্রিয়া, ভাল সময়-সঞ্চয় বৈশিষ্ট্য এবং অ-সম্মতি এবং ডেটা লঙ্ঘনের ব্যয়বহুল পরিণতির সম্ভাবনা কম সহ, আপনার ব্যবসা অবশ্যই বিশাল সঞ্চয় দেখতে পাবে।
বাজারে সর্বশেষ ERP-এর সাথে, কমপ্লায়েন্ট হওয়ার জন্য বা আপনার ব্যবসার বৃদ্ধির জন্য কোনো ব্যয়বহুল আপগ্রেডের প্রয়োজন নেই। দ্রুত বাস্তবায়নের অর্থ হল ন্যূনতম ডাউনটাইম, এবং ম্যানুয়াল বা পুনরাবৃত্তিমূলক কাজগুলি সম্পূর্ণ করার প্রয়োজনীয়তা দূর করে, কর্মীরা আপনার ব্যবসার জন্য সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ জিনিসগুলি করার উপর ফোকাস করতে পারে৷
আরেকটি দুর্দান্ত খরচ-সঞ্চয় বৈশিষ্ট্য হল SaaS লাইসেন্সিং। এর মানে আপনাকে সামনের দিকে লাইসেন্স কিনতে হবে না, তাই খরচ সারা বছর ধরে ছড়িয়ে যেতে পারে, যা আপনাকে আপনার খরচের উপর আরও নিয়ন্ত্রণ দেয়।
সর্বোপরি, এটি একটি সম্পূর্ণ তালিকা নয়। ইআরপি সিস্টেমের আরও অনেক সুবিধা রয়েছে, যার সবকটিই ব্যবসা চালানোকে আরও সহজ করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে। আপনি যদি বিজনেস সেন্ট্রাল বা সাধারণভাবে ইআরপি সিস্টেম সম্পর্কে আরও জানতে আগ্রহী হন, অথবা সিদ্ধান্ত নেওয়ার প্রক্রিয়ায় আপনার কিছু নির্দেশিকা প্রয়োজন, আমরা সাহায্য করতে পারি।
Xpedition এ, আমাদের ERP বিশেষজ্ঞরা হিসাববিজ্ঞানে বিশেষজ্ঞ এবং আপনার সেক্টরের জন্য প্রয়োজনীয় প্রয়োজনীয়তাগুলি বোঝেন। আমাদের একটি বিনামূল্যের ইভেন্টে যোগ দিন আরো আবিষ্কার করতে।
5 কারণে আপনার স্টার্টআপের জন্য একটি ব্যবসায়িক পরিকল্পনা প্রয়োজন
আপনার ব্যবসায় মারি কোন্ডোর ডিক্লাটারিং নীতিগুলি কীভাবে ব্যবহার করবেন
আপনার ব্যবসা বাড়াতে পাবলিক স্পিকিং কীভাবে ব্যবহার করবেন
একটি কৌশলগত অংশীদারিত্বের মাধ্যমে আপনার ব্যবসা বাড়ান
আপনার ব্যবসার অর্থায়নের জন্য ক্রেডিট কার্ড ব্যবহার করা উচিত?