প্রতিযোগিতামূলক মার্জিনে পণ্য ক্রয় এবং বিক্রয় করার ক্ষমতার দ্বারা আপনার ব্যবসা বেঁচে থাকে এবং মারা যায়। কিন্তু, আপনার ব্যবসার স্বাস্থ্যের জন্য হিসাবরক্ষণ কেন গুরুত্বপূর্ণ তা আপনি মঞ্জুর করতে পারেন। বেশ কিছু ভুল- যেমন বাদ দেওয়ার ভুল- সঠিক বই রাখার পথে বাধা হয়ে দাঁড়াতে পারে
ভুল আর্থিক রেকর্ডগুলি লাভজনকতা পরিমাপ করা এবং ছোট ব্যবসার কর জমা দেওয়া তাদের প্রয়োজনের চেয়ে অনেক বেশি কঠিন করে তোলে।
অ্যাকাউন্টিং ত্রুটিগুলির একটি ওভারভিউ, বাদ দেওয়ার আংশিক এবং সম্পূর্ণ ত্রুটিগুলির ব্যাখ্যা এবং সহায়ক উদাহরণগুলির জন্য পড়ুন যাতে আপনি এই ভুলগুলি এড়াতে পারেন এবং আপনার বইগুলিকে ঠিক রাখতে পারেন৷
একটি অ্যাকাউন্টিং ত্রুটি হল যেকোনো ধরনের ভুল যা অ্যাকাউন্টিং এন্ট্রিগুলিকে প্রভাবিত করে। অ্যাকাউন্টিং ত্রুটিগুলি ইচ্ছাকৃত নয়, এবং সময়মতো ধরা পড়লে সেগুলি সহজেই ঠিক করা যেতে পারে।
আপনার এর ত্রুটির জন্য সতর্ক থাকা উচিত:
সাধারণত, এই ত্রুটিগুলি একটি অসংগঠিত কর্মক্ষেত্র, অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণের অভাব (যেমন, আর্থিক তথ্য পরিচালনার জন্য নিয়ম এবং প্রবিধান), বা অতিরিক্ত কাজ করা হিসাবরক্ষকের কারণে ঘটে।
বেশিরভাগ ত্রুটি এড়াতে সহজ উপায় রয়েছে, যা আমরা নীচে কভার করব। তবে প্রথমে, বাদ দেওয়ার ত্রুটিগুলি সংজ্ঞায়িত করা যাক।
বাদ দেওয়ার ত্রুটি দুটি প্রকার, একটি আংশিক ত্রুটি এবং একটি সম্পূর্ণ ত্রুটি৷ উভয়ের মধ্যে কিছু মিল রয়েছে - একটি এন্ট্রি খাতা থেকে বাদ দেওয়া হয়েছে। কিন্তু, দুটি ত্রুটি সাধারণত অ্যাকাউন্টিং চক্রের বিভিন্ন জায়গায় ঘটে। অ্যাকাউন্টিং চক্র আটটি ধাপ নিয়ে গঠিত:
যখন আপনি জার্নাল এন্ট্রি (#2) হিসাবে লেনদেন রেকর্ড করেন বা যখন আপনি সাধারণ খাতায় (#3) এন্ট্রি পোস্ট করেন তখন আংশিক ত্রুটি ঘটে। এগুলো করণিক ত্রুটি। আপনি বা আপনার অ্যাকাউন্ট্যান্টরা যদি অতিরিক্ত কাজ করেন, অসংগঠিত হন বা অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণের অভাব করেন, আপনি সম্ভবত বছরের কোনো এক সময়ে কিছু আংশিক ত্রুটি খুঁজে পাবেন।
লেনদেন (#1) শনাক্ত করার সময় সম্পূর্ণ ত্রুটি প্রায়শই ঘটে কারণ লেনদেন এবং এর পরিচারক কাগজের ট্রেইল সম্পূর্ণরূপে উপেক্ষিত, ভুল স্থান বা হারিয়ে গেছে। আংশিক ত্রুটির জন্য একই কারণ এখানে প্রযোজ্য—অতিরিক্ত কাজ করা হিসাবরক্ষক, অসংগঠিত প্রক্রিয়া এবং কর্মক্ষেত্র এবং অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণের অভাব।
বাদ দেওয়ার একটি আংশিক ত্রুটি ঘটে যখন লেনদেনের শুধুমাত্র একটি অংশ রেকর্ড করা হয়, হয় ডেবিট বা ক্রেডিট, কিন্তু উভয়ই নয়।
উদাহরণস্বরূপ, বিক্রয় বইতে চিয়ার্স বারের জন্য একটি ক্রেডিট বিক্রয় লেনদেন রেকর্ড করা হয়েছে কিন্তু স্যাম ম্যালোনের (মালিক) অ্যাকাউন্ট থেকে বাদ দেওয়া হয়েছে। একটি এন্ট্রি অনুপস্থিত থাকায়, দুটি একে অপরের সাথে ভারসাম্য রক্ষা করে না। এটি ট্রায়াল ব্যালেন্স প্রভাবিত করবে।
বাদ দেওয়ার সম্পূর্ণ ত্রুটি ঘটে যখন একটি লেনদেন মোটেও রেকর্ড করা হয় না। আপনি যদি আপনার রসিদগুলির বিষয়ে সতর্ক না হন তবে এই ত্রুটিগুলি সাধারণ৷ একটি সম্পূর্ণ ত্রুটি চিহ্নিত করা কঠিন। ভারসাম্য রাখার জন্য ক্রেডিট বা ডেবিটের কোনো রেকর্ড না থাকায় সবকিছুই সঠিকভাবে ভারসাম্যপূর্ণ বলে মনে হচ্ছে।
আসুন চিয়ার্স বার থেকে আমাদের উদাহরণটি আরও একবার দেখুন। ক্রেডিট বিক্রয় লেনদেন সঞ্চালিত হওয়ার পরে, রসিদ এবং বিক্রয়ের সমস্ত স্মৃতি অদৃশ্য হয়ে যায়। মিঃ ম্যালোনের কাছে এখনও ক্রেডিট দিয়ে কেনা পণ্য রয়েছে, কিন্তু যেহেতু তিনি এটি রেকর্ড করতে ভুলে গেছেন, তার বিক্রয় বা ক্রেডিট মেয়াদের কোন স্মৃতি নেই। বাদ দেওয়ার সম্পূর্ণ ত্রুটিগুলি চিহ্নিত করা কঠিন। সাধারণত, আপনার পাওনাদার বা ঋণদাতারা আপনাকে সমস্যার কথা জানাবেন।
বাদ দেওয়ার ত্রুটি করা আপনার অ্যাকাউন্টিং দলের জন্য বিশ্বের শেষ নয়। এই ভুলগুলি ঠিক করার জন্য একটি সংশোধনকারী এন্ট্রি ব্যবহার করার কয়েকটি সহজ উপায় রয়েছে৷
বাদ দেওয়ার আংশিক ত্রুটির জন্য, কেবল সংশ্লিষ্ট এন্ট্রি যোগ করুন এবং নিশ্চিত করুন যে আপনার ডেবিট এবং ক্রেডিট এন্ট্রি ব্যালেন্স আছে।
সম্পূর্ণ বাদ দেওয়ার ত্রুটির জন্য, সংশোধন করা এন্ট্রি নির্ভর করে আপনি কখন ত্রুটিটি ধরেছেন তার উপর। আপনি যদি আপনার বইগুলি বন্ধ করার আগে ত্রুটিটি ধরতে পারেন, আপনি কেবল আপনার সাধারণ খাতায় এন্ট্রি যোগ করতে পারেন। কিন্তু আপনি যদি দেরিতে ত্রুটিটি ধরতে পারেন, তাহলে আপনাকে এটিকে ব্যাকডেট করতে হবে এবং ভুল ব্যাখ্যা করে একটি বর্ণনা রেখে যেতে হবে।
আপনি যদি অ্যাকাউন্টিং ত্রুটি সম্পর্কে উদ্বিগ্ন হন, তাহলে চিন্তা না করার চেষ্টা করুন—এই ভুলগুলি প্রতিরোধ করতে আপনি কিছু জিনিস করতে পারেন: