একজন গ্রাহকের কাছে পণ্য বিক্রি করা এবং অর্থ সংগ্রহ করা বিক্রয় প্রক্রিয়ার শেষ নয়। গ্রাহকদের পণ্য ফেরত দেওয়ার ক্ষেত্রেও আপনাকে প্রস্তুত করতে হবে। বিভ্রান্তি এবং হতাশা প্রতিরোধ করার জন্য, আপনার একটি পরিষ্কার ছোট ব্যবসার রিটার্ন নীতি থাকা দরকার।
একটি ছোট ব্যবসার রিটার্ন পলিসি হল নিয়মের একটি সেট যা গ্রাহকদের জানতে দেয় যে তাদের যদি কোনো পণ্য ফেরত বা বিনিময় করতে হয় তাহলে কি আশা করতে হবে।
আপনার ব্যবসার জন্য আপনার একটি স্ট্যান্ডার্ড রিটার্ন নীতি থাকা উচিত। একটি সূত্র অনুসারে, কেনা পণ্যগুলির 9% ইট এবং মর্টার স্টোরগুলিতে ফেরত দেওয়া হয় এবং 30% অনলাইন কেনাকাটা ফেরত দেওয়া হয়৷
ব্যবসার ভিত্তিতে রিটার্ন নীতি পরিবর্তিত হয়। তারা শিল্প এবং আপনি বিক্রি পণ্য ধরনের দ্বারা প্রভাবিত হয়. গ্রাহকরা কি কিনছেন তা না চাইলে নীতিটি নির্দেশিকাগুলির একটি সেট হিসাবে কাজ করে৷
৷এখানে রিটার্নের পাঁচটি কারণ রয়েছে:
আপনি পণ্য বিক্রি শুরু করার আগে একটি ছোট ব্যবসার রিটার্ন নীতি থাকা আবশ্যক। আপনার যদি এমন কোনো গ্রাহক থাকে যে ভালো কিছু ফেরত দিতে চায় এবং আপনার কাছে কোনো নীতি না থাকে, তাহলে আপনার হতাশাগ্রস্ত গ্রাহক এবং বিভ্রান্ত কর্মীবাহিনী থাকতে পারে। আপনার রিটার্ন নীতি লিখে অসঙ্গতি এড়িয়ে চলুন।
একটি রিটার্ন নীতি কিভাবে লিখতে হয় তা জানা একটি ছোট ব্যবসার মালিক হওয়ার একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ। আপনাকে জানতে হবে কোন তথ্য অন্তর্ভুক্ত করতে হবে যাতে ফেরত প্রক্রিয়া আপনার, আপনার কর্মচারী এবং আপনার গ্রাহকদের জন্য সহজ হয়।
একটি সুস্পষ্ট রিটার্ন নীতি প্রতিষ্ঠা করা আপনার ব্যবসাকে রিটার্ন জালিয়াতি থেকে রক্ষা করতেও সাহায্য করতে পারে। কিছু লোক অর্থ উপার্জনের সুযোগ হিসাবে রিটার্নের সন্ধান করে। ন্যাশনাল রিটেইল ফেডারেশনের 2015 রিটার্ন ফ্রড সার্ভে থেকে একটি অনুমান দেখা গেছে যে সারা দেশে ব্যবসাগুলি $260.5 বিলিয়ন রিটার্ন হারিয়েছে। সেই সংখ্যার মধ্যে, 6.1% ছিল ফেরত জালিয়াতি, যার অর্থ মার্কিন ব্যবসাগুলি $15.9 বিলিয়ন রিটার্ন জালিয়াতিতে হারিয়েছে৷
যদিও ছোট ব্যবসার জন্য কোনো স্ট্যান্ডার্ড রিটার্ন পলিসি নেই, আপনার নিম্নলিখিত তথ্য অন্তর্ভুক্ত করা উচিত।
প্রথমত, আপনার পলিসিতে উল্লেখ করা উচিত যে গ্রাহকের রিটার্ন বা বিনিময় করতে রসিদ লাগবে কিনা।
আপনার গ্রাহকরা যখনই আপনার কাছ থেকে কিনবেন তখন আপনার একটি রসিদ দেওয়া উচিত। একটি রসিদ গ্রাহকদের জন্য ক্রয়ের প্রমাণ কারণ তারা কেনা পণ্য, দাম এবং আপনার ব্যবসার তথ্য তালিকাভুক্ত করে। এইভাবে, আপনি যাচাই করতে পারেন যে কেনাকাটা আপনার ব্যবসা থেকে করা হয়েছে। এটি আপনাকে আপনার অ্যাকাউন্টিং বইগুলিতে একটি ক্রয় রিটার্ন সঠিকভাবে রেকর্ড করতে সহায়তা করে৷
আপনার ছোট ব্যবসার রিটার্ন নীতিতে আপনি একটি রসিদ অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন এমন কয়েকটি উপায় রয়েছে:
আপনি আপনার ব্যবসাকে জালিয়াতি থেকে রক্ষা করার জন্য একটি রসিদ প্রয়োজন বিবেচনা করতে পারেন। ন্যাশনাল রিটেইল ফেডারেশন (NRF) সমীক্ষায় দেখা গেছে যে রসিদ ছাড়া রিটার্ন 10% আয় করে। এই শতাংশের মধ্যে, 10% রিটার্ন জালিয়াতির ঘটনা।
কিছু ভোক্তা অন্য ব্যবসা থেকে একটি পণ্য ক্রয় করে এবং অর্থ উপার্জনের জন্য আপনাকে ফেরত দেয়। অথবা, তারা আপনার কাছ থেকে দোকান তুলে টাকা পাওয়ার জন্য আপনাকে পণ্য ফেরত দিতে পারে।
একটি রসিদ প্রয়োজন করে, আপনি প্রতারণার জন্য অর্থ হারানো এড়াতে পারেন। দুর্ভাগ্যবশত, রসিদের প্রয়োজনীয়তা সম্পূর্ণরূপে ফেরত জালিয়াতি প্রতিরোধ করবে না। আপনার ব্যবসার সাথে মেলে এমন রসিদের উপর একটি নীতি নির্বাচন করুন৷
৷কিছু ব্যবসা যখন গ্রাহকরা পণ্য ফেরত দেয় তখন শনাক্তকরণের প্রয়োজন হয়। এটি আপনাকে সনাক্ত করতে দেয় যে কোন গ্রাহকরা বারবার আপনার পয়েন্ট অফ সেল (POS) সিস্টেমে আইটেমগুলি ফেরত দেয়৷ শনাক্তকরণ থাকা আপনাকে গ্রাহক যাচাই করতে এবং চুরি প্রতিরোধে সহায়তা করতে পারে।
এনআরএফ সমীক্ষায়, 18% গ্রাহক যারা রসিদ দিয়ে রিটার্ন করেছেন তাদের আইডি থাকতে হবে। একটি রসিদ ছাড়া, 85.2% গ্রাহকদের একটি রিটার্নের সাথে একটি বৈধ আইডি দেখাতে হবে৷
আপনার ছোট ব্যবসার রিটার্ন নীতিতে একটি আইডি কীভাবে অন্তর্ভুক্ত করবেন তা দেখতে নিম্নলিখিতটি দেখুন:
গ্রাহকরা যদি রিটার্ন বা বিনিময় করেন তবে আপনি তাদের কীভাবে ফেরত দেবেন? আপনার নীতি গ্রাহকের রসিদ আছে কি না এমন বিষয়গুলির উপর নির্ভর করতে পারে৷
৷এগুলি হল কিছু উপায় যার মাধ্যমে আপনি গ্রাহকদের ফেরত দেওয়া আইটেম ফেরত দিতে পারেন:
গ্রাহকদের কীভাবে ফেরত দেওয়া যায় তা নির্ধারণ করা একটি রিটার্ন নীতি তৈরির একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ। তারা পণ্য ফেরত দেওয়ার আগে গ্রাহকরা জানেন কিভাবে তারা তাদের ফেরত পাবেন।
গ্রাহকের পণ্য ফেরত দিতে কত সময় আছে তা নির্ধারণ করুন। এই বিশদটি অন্তর্ভুক্ত করলে তা নিশ্চিত করতে সাহায্য করবে যে আপনি পুরানো বা বন্ধ হয়ে যাওয়া পণ্যদ্রব্য গ্রহণ করবেন না।
উদাহরণস্বরূপ, আপনি সাত, 14, 30, 60 বা 90 দিনের মধ্যে পণ্য গ্রহণ করতে পারেন। কিছু ব্যবসা এমনকি 90 দিনের বেশি রিটার্ন গ্রহণ করে।
এছাড়াও আপনি বিক্রি করা প্রতিটি পণ্যের জন্য বিভিন্ন সময়সীমা বেছে নিতে পারেন। তবে, নিশ্চিত করুন যে গ্রাহকরা আপনার নিয়মগুলি বোঝেন৷
৷ধরা যাক আপনি সিনেমার পাশাপাশি ক্যান্ডি এবং পপকর্ন বিক্রি করেন। আপনার রিটার্ন পলিসি হল সিনেমার জন্য 30 দিন এবং খাবারের জন্য সাত দিন।
আপনি সিদ্ধান্ত নিতে পারেন যে নির্দিষ্ট আইটেম ফেরত বা বিনিময় করা যাবে না। এটি বিশেষত ডিসকাউন্ট আইটেম বা আইটেমগুলির জন্য সত্য যা আপনাকে গ্রাহকের জন্য অর্ডার করতে হয়েছিল৷
অথবা, হয়তো আপনি একটি অনলাইন ব্যবসা. আপনি কি রিটার্ন শিপিংয়ের খরচ কভার করেন? আপনি একটি বিনিময় ভাল জন্য শিপিং খরচ কভার? এগুলি আপনার নীতিতে উল্লেখ করা উচিত যাতে গ্রাহকরা যদি তাদের বিল দিতে হয় তবে তারা বিরক্ত না হন।
সেখানে অনেক ভিন্ন রিটার্ন নীতি আছে. আপনি যা করতে পারেন তার একটি উদাহরণ এখানে দেওয়া হল:
এমনকি যদি আপনার একটি ছোট ব্যবসার রিটার্ন নীতি থাকে তবে কিছু সমস্যা আছে যা আসতে পারে। প্রত্যাবর্তন সহজে যেতে সাহায্য করতে, নিম্নলিখিত চেষ্টা করুন.
সঙ্গত থাকুন আপনার নীতির সাথে। নিশ্চিত করুন যে আপনি গ্রাহকদের একই আচরণ দিচ্ছেন, একই পণ্য গ্রহণ করছেন এবং গ্রাহকদের না জানিয়ে নিয়ম পরিবর্তন করবেন না।
আপনার নীতি পোস্ট করুন গ্রাহক এবং কর্মচারীদের স্পষ্ট দৃষ্টিতে। এটি রসিদে রাখা একটি ভাল ধারণা যাতে গ্রাহকের কাছে এটির একটি টেক-হোম কপি থাকে। এবং, আপনি রেজিস্টার দ্বারা এটিতে নীতি সহ একটি সাইন সেট আপ করার কথা বিবেচনা করতে পারেন। কিছু রাজ্যে, আপনি যদি গ্রাহকদের কাছে আপনার নীতি প্রকাশ না করেন তবে আপনাকে অর্থ ফেরত গ্রহণ করতে হবে (যেমন, ক্যালিফোর্নিয়া, রোড আইল্যান্ড, ইউটা, ইত্যাদি)।
আপনার নীতি ব্যাখ্যা করুন গ্রাহকের কাছে যখন তারা একটি ক্রয় করে। তাদের বলুন তারা পণ্যটি ফেরত দিতে পারবেন কিনা, কতক্ষণের মধ্যে তাদের এটি ফেরত দিতে হবে, যদি তাদের একটি রসিদ প্রয়োজন হয় এবং অন্য কোন গুরুত্বপূর্ণ তথ্য। এমনকি আপনি তাদের রসিদের উপর নীতিটি বৃত্ত করতে পারেন এবং তাদের প্রারম্ভিক রাখতে পারেন এবং এতে সম্মত হন।
কর্মচারীদের প্রশিক্ষণ দিন তাই তারা জানে কিভাবে রিটার্ন পরিচালনা করতে হয়। আপনার কর্মীদের সকলকে আপনার ব্যবসার রিটার্ন নীতির পাশাপাশি লেনদেনগুলি কীভাবে করতে হবে তা জানা উচিত। আপনি চান না যে গ্রাহকরা কর্মীদের রিটার্ন বা বিনিময় বের করার জন্য অপেক্ষা করুন। এবং, একজন গ্রাহককে অন্য সময়ে ফিরে আসতে বলা হবে না।
আপনার প্রতিযোগীদের দেখুন তাই আপনি জানেন তাদের রিটার্ন পলিসি কেমন দেখাচ্ছে। আপনি গ্রাহকদের হারাতে চান না কারণ আপনার প্রতিযোগিতা আপনার ব্যবসার চেয়ে বেশি সহজে রিটার্ন এবং বিনিময় পরিচালনা করে।
একবার আপনি আপনার নীতি তৈরি করলে পণ্যের রিটার্ন পরিচালনা করা এতটা খারাপ নয়। কিন্তু, আপনি কিভাবে পরিষেবা ফেরত পরিচালনা করবেন? আপনি কোনও পরিষেবা, এটি সম্পাদন করার জন্য যে সময় ব্যয় করেছেন বা (কখনও কখনও) পরিষেবাটি সম্পূর্ণ করতে ব্যবহৃত উপকরণগুলি ফিরিয়ে নিতে পারবেন না৷
উদাহরণ স্বরূপ এমন একটি ব্যবসা নিন যা গজ ল্যান্ডস্কেপ করে। এই ব্যবসায় লন কাটা, ফুল ও গাছ লাগানো এবং মালচিং এ চার ঘন্টা ব্যয় হয়। এত কিছুর পরে, গ্রাহক বলে যে তারা তৈরি পণ্যটি পছন্দ করে না।
আপনি যদি আপনার ছোট ব্যবসায় পরিষেবা অফার করেন, তাহলে আপনার ফেরত নীতি আপনার পণ্য ফেরত নীতির থেকে একটু ভিন্ন হতে পারে।
গ্রাহক কি চায় তা আপনাকে শুনতে হবে। একজন গ্রাহকের পরিষেবাগুলির সাথে নিম্নলিখিত সমস্যা হতে পারে:
কিছু পরিষেবার জন্য, আপনি একটি অতিরিক্ত পরিষেবা সম্পাদন করতে পারেন যাতে গ্রাহক যা চান তা পান। কিন্তু, কখনও কখনও, তারা আপনাকে কোনও ভুল সংশোধন করার সুযোগ না দিয়ে আপনার করা কাজের জন্য সম্পূর্ণ অর্থ ফেরত চায়।
আপনার পরিষেবা ফেরত নীতি নিম্নলিখিত মত দেখতে হতে পারে:
দুর্ভাগ্যবশত, যদি আপনার পরিষেবা ফেরত নীতি গ্রাহকদের 100% ফেরত পাওয়ার সুযোগ দেয়, তাহলে আপনার কাছে পণ্য ফেরত নীতির মতো ফেরত দেওয়া পণ্য থাকবে না।
আপনার মনে হতে পারে আপনি সময়, শক্তি এবং উপকরণ ব্যয় করে এমন একটি পরিষেবা সম্পাদন করেছেন যার বিনিময়ে কিছুই নেই। কিন্তু, আপনার এমন একজন গ্রাহক থাকতে পারে যে আপনার নীতিকে সম্মান করে এবং ভবিষ্যতে ফিরে আসতে ইচ্ছুক।
আপনি যখন রিটার্ন গ্রহণ করেন, তখন আপনাকে আপনার অ্যাকাউন্টিং বই আপডেট করতে হবে। প্যাট্রিয়টের অনলাইন অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার আপনাকে আপনার ছোট ব্যবসার অর্থ ট্র্যাক করতে দেয়। এবং, এটি নন-অ্যাকাউন্টেন্টের জন্য তৈরি করা হয়েছে। আজই বিনামূল্যে ব্যবহার করে দেখুন!