একটি ব্যবসা চালানোর সময়, আপনি সম্ভবত অপ্রত্যাশিত খরচের কারণে বিপত্তির সম্মুখীন হবেন। অপরিকল্পিত খরচ, যেমন ইনভেন্টরি সঙ্কুচিত, মুনাফা হ্রাস করতে পারে এবং আপনাকে আপনার অ্যাকাউন্টিং বই পরিবর্তন করতে হবে।
উল্লেখযোগ্য ইনভেন্টরি সঙ্কুচিত হওয়ার বিরুদ্ধে লড়াই করার জন্য, আপনাকে অবশ্যই এটি কী, কেন এটি ঘটে এবং প্রতিরোধমূলক পদক্ষেপগুলির সাথে নিজেকে পরিচিত করতে হবে। এবং যখন এটি ঘটে, তখন বুঝুন কিভাবে আপনার অ্যাকাউন্টিং বইতে এন্ট্রি সংশোধন করতে হয়।
ইনভেন্টরি সঙ্কুচিত হয় যখন আপনার ব্যবসার কম ইনভেন্টরি থাকে (যেমন, পণ্য) আপনি আপনার বইয়ে রেকর্ড করেছেন। যদিও কিছু ইনভেন্টরি ক্ষতি সাধারণত খুচরা ব্যবসা চালানোর একটি স্বাভাবিক অংশ, তবে উচ্চ ইনভেন্টরি সঙ্কুচিত হওয়া অন্তর্নিহিত সমস্যাগুলি নির্দেশ করতে পারে।
ইনভেন্টরি সঙ্কুচিত হওয়ার বেশ কয়েকটি কারণ রয়েছে। ইনভেন্টরি সঙ্কুচিত হতে পারে যখন আইটেম, যেমন মেয়াদোত্তীর্ণ পণ্য, স্বাভাবিকভাবেই আর বিক্রিযোগ্য হয় না। অথবা, ক্ষতিগ্রস্থ আইটেমগুলির কারণে সংকোচন হতে পারে।
ইনভেন্টরি সংকোচনও ত্রুটির ফলাফল হতে পারে। আপনি বা আপনার কর্মচারীদের একজন আইটেম ভুল হিসাব করতে পারে। আপনার বিক্রেতা যখন আপনাকে ইনভেন্টরি আইটেম সরবরাহ করে তখনও ত্রুটি করতে পারে৷
কিছু ক্ষেত্রে, চুরি, দোকানপাট বা জালিয়াতির মতো দূষিত ক্রিয়াকলাপের কারণে আপনার ইনভেন্টরি সঙ্কুচিত হতে পারে। বিক্রেতারা প্রতারণা করতে পারে এবং আপনি যা কিনেছেন তার চেয়ে কম ইনভেন্টরি দিতে পারে। অথবা, কর্মীরা জায় চুরি করতে পারে। গ্রাহকরা আপনার ব্যবসা থেকে কেনাকাটা করার সময় সংকোচনও সাধারণ।
আপনার ব্যবসা কতটা সঙ্কুচিত হয়েছে তা নির্ধারণ করতে, আপনার ইনভেন্টরি সংকোচনের হার গণনা করুন। এই হার হল একটি শতাংশ যা ক্ষতি, চুরি, ত্রুটি ইত্যাদির কারণে আপনার ব্যবসার কত ইনভেন্টরি হারিয়েছে তা প্রতিনিধিত্ব করে৷ আপনার ইনভেন্টরি সঙ্কুচিত হওয়ার হার যত কম হবে, তত কম ইনভেন্টরি হারাবেন৷
ইনভেন্টরি সঙ্কুচিত হওয়ার হার খুঁজে পেতে, আপনাকে বিক্রি হওয়া পণ্যের দাম, আপনার কাছে কতটা ইনভেন্টরি আছে এবং সংকোচনের জন্য কতটা নষ্ট হয়েছে তা জানতে হবে।
প্রথমে, আপনার বিক্রি হওয়া পণ্যের মূল্য গণনা করুন এবং আপনার তালিকা থেকে পরিমাণ বিয়োগ করুন। আপনার ইনভেন্টরি থেকে বিক্রিত পণ্যের দাম বিয়োগ করলে আপনার ইনভেন্টরির বইয়ের মান বা রেকর্ড করা পরিমাণ দেখায়।
রেকর্ড করা ইনভেন্টরি =ইনভেন্টরি – বিক্রিত পণ্যের খরচ
একবার আপনি জানবেন যে আপনার কী পরিমাণ ইনভেন্টরি থাকা উচিত, আপনার আসলে কতটা ইনভেন্টরি আছে তা নির্ধারণ করুন। এটি আপনাকে আপনার ইনভেন্টরি ক্ষতি দেখায়৷
ইনভেন্টরি সঙ্কুচিত হওয়ার হার খুঁজে পেতে, আপনার ইনভেন্টরির ক্ষতিকে আপনার থাকা ইনভেন্টরির পরিমাণ দিয়ে ভাগ করুন।
আপনার ব্যবসার ইনভেন্টরি সংকোচনের হার গণনা করতে নিম্নলিখিত সূত্রটি ব্যবহার করুন:
ইনভেন্টরি সংকোচনের হার =(রেকর্ড করা ইনভেন্টরি - প্রকৃত ইনভেন্টরি) / রেকর্ড করা ইনভেন্টরি
এটিকে শতাংশে রূপান্তর করতে আপনার ইনভেন্টরি সংকোচনের হারকে 100 দ্বারা গুণ করুন।
ধরা যাক আপনি জায় মূল্যে $50,000 রেকর্ড করেছেন। আপনার বিক্রি হওয়া পণ্যের দাম হল $12,000৷ আপনার ইনভেন্টরির বইয়ের মূল্য হওয়া উচিত $38,000 ($50,000 – $12,000)। যাইহোক, সঙ্কুচিত হওয়ার কারণে, আপনার প্রকৃত ইনভেন্টরি মূল্য হল $35,000৷ আপনি কত মূল্য হারিয়েছেন তা জানতে ইনভেন্টরি সঙ্কুচিত হার ব্যবহার করুন৷
৷ইনভেন্টরি সংকোচনের হার =($38,000 – $35,000) / $38,000
ইনভেন্টরি সংকোচনের হার =0.079 X 100
ইনভেন্টরি সংকোচনের হার =7.9%
আপনার ইনভেন্টরি সংকোচনের হার 7.9%। এই হারের অর্থ হল আপনি সঙ্কুচিত হওয়ার জন্য আপনার ইনভেন্টরি মানের 7.9% হারিয়েছেন৷
উচ্চ মাত্রার ইনভেন্টরি সঙ্কুচিত হওয়া আপনার কোম্পানির বটম লাইনের জন্য ধ্বংসাত্মক হতে পারে। আপনি পদক্ষেপ গ্রহণ করে ইনভেন্টরি সঙ্কুচিত এড়াতে বা কমাতে পারেন।
আপনি যখন নতুন ইনভেন্টরি অর্ডার করেন, যাচাই করুন যে আপনি সঠিক পরিমাণ কিনেছেন। নতুন ইনভেন্টরি গণনা করুন এবং যদি আপনি একটি ভুল পরিমাণ পেয়ে থাকেন তাহলে অবিলম্বে আপনার বিক্রেতাকে অবহিত করুন৷
৷ইনভেনটরি ভুল গণনা প্রতিরোধ করতে, আপনার নম্বর দুবার চেক করুন। আপনি অন্য কর্মচারীকে জড়িত করতে পারেন যাতে আপনি আপনার সংখ্যা তুলনা করতে পারেন।
আপনি যদি ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট অর্পণ করেন, তাহলে দুই বা ততোধিক কর্মচারীকে ইনভেন্টরি গণনা করতে বলুন। একাধিক কর্মচারীকে জড়িত করে, আপনি একজন কর্মচারীর প্রতারণামূলক নম্বর রেকর্ড করার সম্ভাবনা হ্রাস করতে পারেন। এবং, কর্মচারীদের চুরি নিরুৎসাহিত করার জন্য কর্মীদের সন্দেহজনক আচরণের রিপোর্ট করতে বলুন।
আপনার জায় গণনা ছাড়া দীর্ঘ সময় যেতে হবে না. কিছু ব্যবসা প্রতারণামূলক কার্যকলাপ আরও দ্রুত ধরার জন্য দৈনিক বা সাপ্তাহিক ইনভেন্টরি গণনা করে।
ক্ষতিগ্রস্থ হলে ইনভেন্টরির মান গণনা করুন। ক্ষয়ক্ষতি কমাতে, নতুন প্রক্রিয়া নিয়ে আসুন যা কর্মচারীরা ইনভেন্টরি পরিচালনা করার সময় ব্যবহার করতে পারে।
আপনি যদি খাবারের মতো খারাপ জিনিস বিক্রি করেন, তাদের মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখের কাছাকাছি হলে ডিসকাউন্ট অফার করুন।
শপলিফটিং থেকে ইনভেন্টরি সঙ্কুচিত হওয়া রোধ করতে, সন্দেহভাজন গ্রাহকদের নিরীক্ষণ করতে কর্মীদের উত্সাহিত করুন। এবং, গ্রাহকদের চুরি হওয়া পণ্য ফেরত দেওয়া থেকে বিরত রাখতে একটি ছোট ব্যবসার রিটার্ন নীতি প্রয়োগ করুন।
মাসে একবারের মতো পর্যায়ক্রমে আপনার সংকোচনের হার গণনা করে আপনার ইনভেন্টরি নিরীক্ষণ করুন। এইভাবে, আপনি অতীত অ্যাকাউন্টিং সময়ের সাথে সংকোচনের হার তুলনা করতে পারেন। আপনার সংকোচনের হার হঠাৎ বেড়ে গেলে, সম্ভাব্য কারণগুলি দেখুন৷
যখন আপনার ব্যবসা সঙ্কুচিত হয়, তখন আপনাকে অবশ্যই আপনার অ্যাকাউন্টিং বই সামঞ্জস্য করতে হবে। আপনার সংকোচন ব্যয় অ্যাকাউন্ট বাড়িয়ে এবং আপনার ইনভেন্টরি অ্যাকাউন্ট হ্রাস করে ইনভেন্টরি ক্ষতি রেকর্ড করুন।
আপনার সংকোচন ব্যয় অ্যাকাউন্ট ডেবিট করুন এবং আপনার ইনভেন্টরি অ্যাকাউন্টে ক্রেডিট করুন। সংকোচনের জন্য সামঞ্জস্য করতে, একটি জার্নাল এন্ট্রি তৈরি করুন যা এইরকম দেখাচ্ছে:
ধরা যাক আপনি সঙ্কুচিত হওয়ার জন্য $1,000 ইনভেন্টরি হারাবেন। যেহেতু আপনি আগে ইনভেন্টরির জন্য উচ্চ মান রেকর্ড করেছেন, তাই আপনাকে অবশ্যই আপনার ইনভেন্টরি অ্যাকাউন্ট কমাতে হবে। এবং, আপনার বর্ধিত ব্যয় প্রতিফলিত করতে আপনার সংকোচন ব্যয়ের হিসাব বাড়ান।
যখন আপনি সংকোচনের জন্য তালিকা হারাবেন, তখন আপনার অ্যাকাউন্টিং বই আপডেট করতে ভুলবেন না। প্যাট্রিয়টের অনলাইন অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার খরচ রেকর্ড করা সহজ করে তোলে। এবং, আমরা বিনামূল্যে, ইউএস-ভিত্তিক সহায়তা অফার করি। আজ আপনার বিনামূল্যে ট্রায়াল পান!