আপনি সম্ভবত বাড়িতে প্রাকৃতিক দুর্যোগ থেকে আপনার ব্যক্তিগত জিনিসপত্র রক্ষা করার জন্য পদক্ষেপ নিন। কিন্তু, আপনি কি আপনার ব্যবসার সাথে একই কাজ করেন? আপনি যে শেষ জিনিসটি চান তা হল দুর্যোগের সময় অপ্রস্তুত হওয়া। অপ্রত্যাশিত ঘটনা ঘটলে ঘূর্ণিঝড়ে আটকা পড়ার পরিবর্তে, মানসিক শান্তির জন্য জরুরি প্রস্তুতির পরিকল্পনা তৈরি করুন।
ঘোষিত দুর্যোগ দ্বারা প্রভাবিত? আপনি সরকারী সহায়তার জন্য যোগ্য হতে পারেন। ওভারভিউ এবং লিঙ্কের জন্য আমাদের বিনামূল্যের শ্বেতপত্র, দুর্যোগ এবং জরুরী অবস্থার মাধ্যমে নেভিগেট করার ব্যবসায়িক নির্দেশিকা ডাউনলোড করুন৷
আপনাকে অবশ্যই আগাম প্রস্তুতি নিতে হবে এবং দুর্যোগ পুনরুদ্ধারের সমাধান সম্পর্কে ভাবতে হবে। আপনার জরুরি প্রস্তুতি পরিকল্পনায় এই সাতটি জিনিস অন্তর্ভুক্ত করার কথা বিবেচনা করুন৷
ব্যবসার জন্য আপনার জরুরী প্রস্তুতি পরিকল্পনার একটি বড় অংশের মধ্যে গুরুত্বপূর্ণ কোম্পানির রেকর্ডগুলি ব্যাক আপ করা অন্তর্ভুক্ত। অ্যাকাউন্টিং রেকর্ড, ব্যাঙ্ক বা আর্থিক বিবৃতি, ট্যাক্স রিটার্ন এবং কর্মচারী তথ্যের মতো নথিগুলি সুরক্ষিত করুন। আপনি আপনার রেকর্ডগুলি ইলেকট্রনিকভাবে ব্যাক আপ করতে পারেন বা নিরাপদ রাখার জন্য অতিরিক্ত কাগজের কপি ফাইল করতে পারেন৷
৷আপনার স্মার্টফোন বা কম্পিউটারে আপনার ব্যবসার রেকর্ড স্ক্যান বা ডাউনলোড করার কথা বিবেচনা করুন। অথবা, আপনি তাদের একটি বাহ্যিক ড্রাইভ বা কমপ্যাক্ট ডিস্কে সংরক্ষণ করতে পারেন। আপনি যদি ইলেকট্রনিকভাবে রেকর্ডের ব্যাক আপ নিতে চান, তবে নিশ্চিত হন যে পদ্ধতিটি নির্ভরযোগ্য এবং সংবেদনশীল ডেটা রক্ষা করে।
ব্যবসায়িক রেকর্ডের কপি একটি নিরাপদ স্থানে রাখুন (যেমন, ফাইলিং ক্যাবিনেট)। রেকর্ডের ক্ষতি এড়াতে আপনি একটি ফাইলিং সিস্টেমে বিনিয়োগ করতে পারেন যা আগুন এবং জল প্রতিরোধী।
যদি দুর্যোগ আপনার কোম্পানিতে আঘাত করে, তাহলে আপনার হারিয়ে যাওয়া আইটেমগুলি রেকর্ড করতে হবে। আপনার ব্যবসার ক্ষতি রেকর্ড করার জন্য IRS-এর কাছে একটি নথি রয়েছে।
এতে কোন ধরনের তথ্য অন্তর্ভুক্ত রয়েছে তা দেখতে আগে থেকে IRS-এর নথি পর্যালোচনা করুন। জরুরী অবস্থা দেখা দিলে, আপনার ব্যবসার কী ক্ষতি হয়েছে তা গণনা করতে ওয়ার্কবুকটি ব্যবহার করুন।
জরুরী অবস্থার জন্য প্রস্তুত করার সেরা উপায়গুলির মধ্যে একটি হল বীমা করা। যদি আপনার ব্যবসা সাময়িকভাবে বন্ধ করার প্রয়োজন হয় তাহলে বীমা আপনাকে হারানো আয়ের জন্য ক্ষতিপূরণ দেয়। এবং, যদি কোনো দুর্যোগের কারণে আপনার ব্যবসা ক্ষতিগ্রস্ত হয় তাহলে বীমা মেরামতের খরচ কভার করতে সাহায্য করতে পারে।
অনেক বীমা সংস্থা বিশেষভাবে ব্যবসার মালিকদের জন্য দায় এবং সম্পত্তি পরিকল্পনা অফার করে। পরিকল্পনাগুলি এমনকি ধ্বংসাবশেষ অপসারণ, আয়ের ক্ষতি এবং পরিষ্কারের জন্য কভারেজ অফার করতে পারে৷
আপনি আপনার ডিডাক্টিবল এবং আপনার বীমা কভারেজের সীমা বুঝতে পেরেছেন তা নিশ্চিত করতে আপনার বীমা এজেন্টের সাথে আপনার পলিসি পর্যালোচনা করুন। আপনার জরুরি প্রস্তুতি পরিকল্পনায় আপনার বীমা সংস্থার যোগাযোগের তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন। দুর্যোগের পরে কার সাথে যোগাযোগ করতে হবে তা জানা প্রক্রিয়াটিকে ত্বরান্বিত করতে সহায়তা করে।
কর্মীদের আপনার জরুরী প্রস্তুতি পরিকল্পনায় আগে থেকেই অ্যাক্সেস দিন যাতে তারা প্রক্রিয়ায় তাদের ভূমিকা জানে। প্রতিটি কর্মচারীর জানা উচিত দুর্যোগের ক্ষেত্রে কী করতে হবে।
মিটিং হোস্ট করার মাধ্যমে এবং আপনার কর্মীদের সাথে নিয়মিত ড্রিল করার মাধ্যমে আপনার পরিকল্পনা পরীক্ষা করার কথা বিবেচনা করুন৷
ড্রিলগুলি আপনাকে আপনার পরিকল্পনার সমস্যাগুলি সমাধান করতে এবং কর্মীদের বিপর্যয়ের পদ্ধতি অনুসরণ করতে সাহায্য করতে পারে৷
দুর্যোগের সময় এবং পরে, পরিস্থিতি সম্পর্কে কর্মীদের অবহিত করুন এবং আপডেট করুন। দুর্যোগ এবং আপনার কর্ম পরিকল্পনা সম্পর্কে কর্মীদের সতর্ক করার জন্য একটি সিস্টেম স্থাপন করুন। আপনি ফোন বা ইমেলের মাধ্যমে কর্মীদের সতর্ক করতে পারেন।
নিশ্চিত করুন যে আপনার ব্যবসা এবং কর্মচারীরা প্রস্তুত এবং সুরক্ষিত আছে যদি কোন জরুরী ঘটনা ঘটে। কাজের সময় দুর্যোগ হলে আপনি প্রস্তুত তা নিশ্চিত করতে, সরবরাহে বিনিয়োগ করুন।
ফ্ল্যাশলাইট, ফার্স্ট এইড কিট, ব্যাটারি, জল, অপচনশীল খাবার এবং সরঞ্জামগুলির মতো সরবরাহগুলি মজুত করুন। কর্মক্ষেত্রে সরবরাহ সহজলভ্য করুন। ঝড়ের সময় আপনার ব্যবসার বিদ্যুত হারানোর ক্ষেত্রে ব্যাক-আপ জেনারেটরের মতো অন্যান্য ডিভাইসেও বিনিয়োগ করার কথা বিবেচনা করুন।
কর্মচারীদের মতো, আপনারও বিপর্যয়ের আগে ব্যবসায়িক বিক্রেতাদের সাথে যোগাযোগ করা উচিত।
কোনও বিপর্যয় ঘটলে করণীয় পদক্ষেপ সম্পর্কে আপনার বিক্রেতাদের সাথে কথা বলুন। আপনি একটি নির্দিষ্ট বিক্রেতা ব্যবহার করতে বা পৌঁছাতে না পারলে বিক্রেতাদের সাথে ব্যাকআপ পরিকল্পনা নিয়ে আলোচনা করুন। এছাড়াও, যদি আপনি আপনার প্রাথমিক বিক্রেতাদের ব্যবহার করতে অক্ষম হন তবে অন্যান্য বিক্রেতাদের সাথে সম্পর্ক তৈরি করার কথা বিবেচনা করুন৷
সহজে অ্যাক্সেসের জন্য আপনার দুর্যোগ প্রস্তুতি পরিকল্পনায় বিক্রেতাদের তালিকা এবং তাদের যোগাযোগের তথ্য রাখুন।
উল্লিখিত হিসাবে, আপনার জরুরি প্রস্তুতি পরিকল্পনায় আপনার সমস্ত পরিচিতি তালিকাভুক্ত করা উচিত।
আপনার বিক্রেতা, কর্মচারী এবং বীমা সংস্থার জন্য সমস্ত যোগাযোগের তথ্য তালিকাভুক্ত করুন। আপনি জরুরী কর্মীদের জন্য তথ্য যোগ করতে পারেন, যেমন কাছাকাছি হাসপাতাল বা ফায়ার স্টেশনের ফোন নম্বর।
তথ্য পরিবর্তনের ক্ষেত্রে তালিকাটি নিয়মিত আপডেট করুন। বৈদ্যুতিকভাবে যোগাযোগের তথ্য ব্যাক আপ করার কথাও বিবেচনা করুন।
যদি দুর্যোগ আপনার ব্যবসায় আঘাত করে, তাহলে IRS আপনাকে ট্যাক্স ত্রাণ দিতে পারে। IRS আপনাকে বেতনের ট্যাক্স জমা দেওয়ার জন্য বা সময়সীমা বাড়াতে আরও সময় দিতে পারে।
একটি ফি দিয়ে, IRS আপনাকে হারানো ট্যাক্স নথি পুনরুদ্ধার করতে সাহায্য করতে পারে। ফাইল ফর্ম 4506, ট্যাক্স রিটার্নের অনুলিপির জন্য অনুরোধ, পূর্ববর্তী ট্যাক্স রিটার্নের অনুলিপি অনুরোধ করতে।
ট্যাক্স রিলিফ এবং ট্যাক্স তথ্য পুনরুদ্ধার সম্পর্কে আরও তথ্যের জন্য IRS-এর সাথে যোগাযোগ করুন।
যখন বিপর্যয় আপনার ছোট ব্যবসায় আঘাত করে, তখন ফোকাস করা এবং ট্র্যাকে ফিরে আসা কঠিন হতে পারে। কোনো দুর্যোগ ঘটলে এখানে কয়েকটি বিষয় মনে রাখতে হবে:
আপনার বিক্রেতা, আয়, এবং খরচ ট্র্যাক করতে প্যাট্রিয়টের সহজ কিন্তু শক্তিশালী অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার ব্যবহার করুন। সফ্টওয়্যারটি ক্লাউডে সংরক্ষিত থাকে, তাই কোনো দুর্যোগ ঘটলে আপনার তথ্য নিরাপদ এবং অ্যাক্সেসযোগ্য থাকে। তুমি কিসের জন্য অপেক্ষা করছো? আজই আপনার স্ব-নির্দেশিত ডেমো দিয়ে শুরু করুন!
এই নিবন্ধটি জুন 8, 2011 এর মূল প্রকাশের তারিখ থেকে আপডেট করা হয়েছে।