একজন ছোট ব্যবসার মালিক হিসাবে, আপনি আপনার ব্যবসার বইয়ের সাথে তাল মিলিয়ে চলার জন্য নিজেকে সংগ্রাম করতে পারেন। যত তাড়াতাড়ি আপনি এটি জানেন, আরও একটি মাস কেটে গেছে এবং আপনি লেনদেন রেকর্ড করার পিছনে পড়ে গেছেন৷
অবশ্যই, আপনার বইগুলি বন্ধ করা চাপযুক্ত এবং সময়সাপেক্ষ হতে পারে। কিন্তু যদি আপনার কাছে একটি মাসিক ক্লোজিং প্রসেস এবং চেকলিস্ট থাকে, তাহলে আপনি অল্প সময়ের মধ্যেই অ্যাকাউন্টিং কাজগুলি এবং অ্যাকাউন্টগুলি পুনর্মিলন শেষ করবেন৷
সুতরাং, কিভাবে আপনি আপনার বই মাসিক বন্ধ করার দায়িত্ব সহজ করতে পারেন? বিশৃঙ্খল বইগুলিকে বিদায় বলুন এবং একটি মাস-শেষের সমাপ্তি পদ্ধতিতে হ্যালো৷
৷আপনার মাস-এন্ড ক্লোজ চেকলিস্ট তৈরি এবং মাসিক অ্যাকাউন্ট বন্ধ করার জন্য টিপস শিখতে পড়ুন।
আমরা মাস-শেষের সমাপ্তি পদ্ধতির সূক্ষ্ম-কষ্টে নামার আগে, আপনাকে এটি কী তা শিখতে হবে। সুতরাং, একটি মাস-এন্ড বন্ধ কি? অ্যাকাউন্টিং-এ, মাসিক বন্ধ হল অ্যাকাউন্টের তথ্য পর্যালোচনা, রেকর্ড এবং পুনর্মিলন করার জন্য একটি ব্যবসার অনুসরণ করা ধাপগুলির একটি সিরিজ।
ব্যবসাগুলি অ্যাকাউন্টিং ডেটা সংগঠিত রাখতে এবং মাসিক সময়ের জন্য সমস্ত লেনদেন হিসাব করা হয়েছে তা নিশ্চিত করতে মাস-এন্ডের কাছাকাছি কাজ করে।
আপনি আপনার বইগুলি বন্ধ করা শুরু করার আগে, আপনাকে কিছু তথ্য সংগ্রহ করতে হবে। আপনার বইগুলি বন্ধ করার আগে আপনাকে কিছু তথ্য সংগ্রহ করতে হবে:
মনে রাখবেন, প্রতিটি ব্যবসার মাস-শেষের অ্যাকাউন্টিং পদ্ধতি ব্যবসার ধরন, অ্যাকাউন্ট এবং অ্যাকাউন্টিং পদ্ধতির উপর নির্ভর করে পরিবর্তিত হতে পারে।
আপনার অ্যাকাউন্টিং বই যথাসম্ভব নির্ভুল রাখতে, আপনাকে সংগঠিত থাকতে হবে। আপনার মাস-শেষের বন্ধ প্রক্রিয়াটি সুচারুভাবে চলছে তা নিশ্চিত করতে নীচের টিপসগুলি ব্যবহার করুন৷
আপনার বই মাসিক বন্ধ করার সময়, আপনি মাসে প্রাপ্ত তহবিল রেকর্ড করতে হবে। কিছু ইনকামিং নগদ যা আপনাকে রেকর্ড করতে হবে তার মধ্যে রয়েছে:
আপনি কোনো গ্রাহকের পেমেন্ট মিস করছেন না তা নিশ্চিত করতে আপনার রেকর্ডের সাথে আপনার চালান তুলনা করুন। নিশ্চিত করুন যে আপনি প্রতিটি গ্রাহকের কাছে একটি চালান পাঠিয়েছেন যার জন্য আপনি মাসে কাজ করেছেন৷ আপনি যদি কোন অসঙ্গতি খুঁজে পান, সেগুলি এখনই ঠিক করুন।
উদাহরণস্বরূপ, বলুন আপনি আপনার গ্রাহক, জন থেকে অর্থপ্রদান পাননি। অনুপস্থিত পেমেন্ট সম্পর্কে জানাতে জন এর সাথে যোগাযোগ করুন। এবং, অনিয়মিত অর্থপ্রদানের সাথে যুক্ত যেকোন দেরী ফি সম্পর্কে জনকে জানান।
সম্ভাবনা আছে, আপনার সম্ভবত প্রতিদিন লেনদেন রেকর্ড করার সময় নেই। যদি এটি হয়, তবে নিশ্চিত করুন যে আপনি আপনার কেনাকাটাগুলি লিখে রেখেছেন এবং রসিদগুলি সংগঠিত করেছেন৷ এইভাবে, আপনি আপনার মাসিক বন্ধের জন্য আপনার অ্যাকাউন্টগুলিকে টিপ-টপ আকারে প্রদেয় রাখতে পারেন।
আপনার লেনদেন ট্র্যাক করার পরে, প্রতি সপ্তাহ বা মাসের শেষে সেগুলি আপনার বইয়ে রেকর্ড করুন। আপনার মাসিক বন্ধের সময়, আপনি সমস্ত বিল এবং চালান পরিশোধ করেছেন তা নিশ্চিত করতে আপনার রেকর্ডগুলি ক্রস-চেক করুন৷
আপনার মাস-এন্ড ক্লোজ প্রক্রিয়া চলাকালীন, আপনাকে আপনার সমস্ত অ্যাকাউন্ট পুনর্মিলন করতে হবে। এটি করার জন্য, ব্যাঙ্কের মতো বাইরের এন্ট্রিগুলি থেকে আপনার অ্যাকাউন্টের বিবৃতির সাথে আপনার রেকর্ডগুলি মেলান৷ একটি ব্যাঙ্ক স্টেটমেন্ট রিকনসিলিয়েশন করে নিশ্চিত করুন যে মাসের জন্য আপনার রেকর্ড সঠিক।
সাধারণত, আপনি আপনার অ্যাকাউন্টগুলিকে তিনটি বিভাগে ভাগ করতে পারেন:
উপরের বিভাগগুলির মধ্যে একটি দিয়ে শুরু করুন এবং অন্যদের জন্য আপনার উপায়ে কাজ করুন। আপনার ব্যাঙ্ক স্টেটমেন্ট মিটমাট করার সময় রেকর্ডগুলি ভাগ করা আপনাকে সংগঠিত থাকতে এবং মাসের শেষে ত্রুটিগুলি ধরতে সাহায্য করতে পারে৷
আপনি যদি সামান্য নগদ অর্থ ব্যবহার করেন বা আপনার কাছে একটি ক্ষুদ্র নগদ তহবিল থাকে, তাহলে আপনাকে মাসের শেষের দিকের জন্যও অ্যাকাউন্ট করতে হবে।
ক্ষুদ্র নগদ ব্যবহার করে আপনার কেনা আইটেমগুলির সমস্ত রসিদ রেকর্ড করুন। নিশ্চিত করুন যে আপনার রসিদ এবং রেকর্ড আপনার ক্ষুদ্র নগদ তহবিলের ব্যালেন্সের সাথে মেলে। যদি তা না হয়, তাহলে সম্ভবত আপনি একটি লেনদেন মিস করছেন।
আপনার রেকর্ডের সাথে আপনার ক্ষুদ্র নগদ তহবিলের তুলনা করতে, শারীরিকভাবে আপনার তহবিলে অবশিষ্ট নগদ গণনা করুন। যদি এটি মেলে না, তাহলে আপনি একটি রসিদ মিস করতে পারেন। অথবা, আপনি আপনার বইগুলিতে ব্যবহৃত ক্ষুদ্র নগদ রেকর্ড করতে ভুলে গেছেন।
আপনার স্থায়ী সম্পদ হল দীর্ঘমেয়াদী আইটেম যা আপনার ব্যবসায় মূল্য যোগ করে। বিল্ডিং, সরঞ্জাম, আসবাবপত্র, যানবাহন এবং জমির মতো জিনিসগুলিকে স্থায়ী সম্পদ হিসাবে বিবেচনা করা হয়৷
আপনার স্থায়ী সম্পদ সাধারণত সরাসরি নগদে রূপান্তরিত হয় না। এবং যেহেতু স্থায়ী সম্পদগুলি সাধারণত বড় কেনাকাটা হয়, তাই সময়ের সাথে সাথে তাদের মূল্য হ্রাস পেতে পারে৷
মাসের শেষে আপনার বই বন্ধ করার সময়, আপনার স্থায়ী সম্পদের সাথে সম্পর্কিত যেকোন পেমেন্ট রেকর্ড করুন।
আপনি যদি নিশ্চিত করতে চান যে আপনার ইনভেন্টরি সঠিক, তাহলে আপনাকে মাসিক ইনভেন্টরি গণনা করতে হবে। আপনার ইনভেন্টরি মাসিক গণনা আপনাকে মাসের শেষে আপনার বইগুলিতে সঠিকভাবে ইনভেন্টরি লেভেল রেকর্ড করতে দেয়। এছাড়াও, মাসিক ইনভেন্টরি গণনা করা আপনাকে কোন আইটেমগুলি পুনরায় পূরণ করতে হবে এবং কত ঘন ঘন করতে হবে তা নির্ধারণ করতে সাহায্য করতে পারে৷
আপনাকে অন্যদের তুলনায় কিছু ধরণের ইনভেন্টরি নিরীক্ষণ করতে হতে পারে। আপনি সঠিকভাবে আপনার ইনভেন্টরি ট্র্যাক না করলে, আপনি ইনভেন্টরি সঙ্কুচিত হওয়ার মতো সমস্যার সম্মুখীন হতে পারেন। বলুন আপনি একটি আইসক্রিমের দোকানের মালিক এবং আপনার তালিকায় দুধ আছে। যেহেতু দুধ নষ্ট হতে পারে, তাই আপনাকে আপনার পচনশীল খাদ্য তালিকা আরও ঘন ঘন পরীক্ষা করতে হবে।
যখন আপনি আপনার মাসের শেষের প্রক্রিয়াগুলি সম্পূর্ণ করেন তখন সমন্বয় করতে এবং আপনার বইগুলিকে সমন্বয় করতে আপনার ইনভেন্টরি গণনা ব্যবহার করুন৷
মাস শেষে, আপনার সমস্ত আর্থিক বিবৃতি সংগঠিত এবং পর্যালোচনা করার দায়িত্ব আপনার। এর মধ্যে প্রধানত আপনার অন্তর্ভুক্ত:
ধারাবাহিকভাবে প্রতি মাসে আপনার বিবৃতি সংগঠিত করুন। এইভাবে, আপনি নথির সন্ধানে মাসের শেষে ঝাঁকুনি দিচ্ছেন না। সংগঠিত থাকার একটি উপায় হল মৌলিক অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার ব্যবহার করে আপনার লেনদেন ট্র্যাক করা এবং আপনার প্রতিবেদনগুলি সংরক্ষণ করা৷
আপনি আপনার ছোট ব্যবসার উন্নতি করার সুযোগ হিসাবে আপনার আর্থিক বিবৃতি ব্যবহার করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যখন আপনার বিবৃতি পর্যালোচনা করেন, তখন আপনি লক্ষ্য করতে পারেন যে আপনি এমন একটি পণ্যের জন্য প্রচুর অর্থ ব্যয় করছেন যা বিক্রি হচ্ছে না। আপনি পণ্য উত্পাদন করতে সস্তা উপকরণ ব্যবহার করার সিদ্ধান্ত নিতে পারেন. অথবা, আপনি পণ্যটি সম্পূর্ণভাবে পরিবর্তন করার সিদ্ধান্ত নিতে পারেন।
বিবৃতি পর্যালোচনা করা আপনাকে সমস্যাগুলিকে প্রথম দিকে ধরতে সাহায্য করতে পারে, যেমন অতিরিক্ত খরচ করা এবং পরবর্তীতে আপনার বইগুলির সমস্যাগুলি প্রতিরোধ করতে পারে৷
মাস শেষে, আপনার রাজস্ব এবং ব্যয় অ্যাকাউন্টগুলি সঠিক কিনা তা নিশ্চিত করতে পর্যালোচনা করুন। আপনি সময়কালের জন্য সঠিক অ্যাকাউন্টে আপনার খরচ রেকর্ড করেছেন কিনা তা দেখতে পরীক্ষা করুন। নিশ্চিত করুন যে জমা এবং প্রিপেইড খরচ আপনার বইগুলিতে সঠিকভাবে রেকর্ড করা হয়েছে৷
মাস শেষে অ্যাকাউন্টগুলি সম্পূর্ণরূপে বন্ধ করার আগে, আপনার কাজ পর্যালোচনা করার জন্য দ্বিতীয় সেট করার কথা বিবেচনা করুন। আপনার অ্যাকাউন্টিং তথ্য পর্যালোচনা করা ব্যক্তি একজন ম্যানেজার বা সুপারভাইজার হতে পারে যার আপনার বই পরিচালনা করার অভিজ্ঞতা আছে।
যদি আপনার কাছে অন্য কোনো ব্যক্তি না থাকে তবে আপনি আপনার তথ্য পর্যালোচনা করতে বলতে পারেন, তথ্য সঠিক কিনা তা নিশ্চিত করতে আপনার নিজের কাজকে দ্বিগুণ এবং তিনবার পরীক্ষা করুন৷
আপনার মাসিক অ্যাকাউন্টিং দায়িত্বের শীর্ষে রাখতে এবং আপনার বইগুলি বন্ধ করার সময় কাটাতে, একটি মাসিক আর্থিক ক্যালেন্ডার তৈরি করুন। আপনার ক্যালেন্ডার আপনাকে পরবর্তী মাসের জন্য আপনার বই বন্ধ করার জন্য প্রস্তুত করতে সাহায্য করতে পারে। এবং, আপনার ক্যালেন্ডার আপনাকে আপনার বইগুলির পিছনে পড়া এড়াতে সাহায্য করতে পারে৷
আপনার ক্যালেন্ডারে, আপনি কখন রিপোর্ট সংগ্রহ করবেন, লেনদেন রেকর্ড করবেন এবং আপনার বই বন্ধ করবেন তা পরিকল্পনা করুন। একটি সমাপনী তারিখ স্থাপন করুন যার দ্বারা সমস্ত খরচ এবং আয় পোস্ট করা আবশ্যক। লেজার সামঞ্জস্য করার অ্যাক্সেস আছে এমন যেকোন ব্যক্তির সাথে শেষ তারিখটি যোগাযোগ করতে ভুলবেন না।
সময়ের সাথে সাথে, আপনি আপনার ক্যালেন্ডারে পরিবর্তন করতে পারেন যদি আপনি এমন একটি প্রক্রিয়া এবং অর্ডার খুঁজে পান যা আপনার এবং আপনার ব্যবসার জন্য আরও ভাল কাজ করে।
আপনার ব্যবসার জন্য মাসিক আপনার বই বন্ধ করা অপরিহার্য। এটি আপনাকে আপনার ব্যবসার আর্থিক তথ্য এবং আপনাকে কোন ক্ষেত্রে উন্নতি করতে হবে তা দেখাতে পারে। আপনার বইগুলি মাসিক বন্ধ করা আপনাকে আপনার ব্যবসার আর্থিক বিষয়ে সিদ্ধান্ত নিতে, ব্যয়বহুল ভুলগুলি প্রতিরোধ করতে এবং ট্যাক্সের সময়ের জন্য প্রস্তুত করতে সাহায্য করতে পারে।
আপনি যদি ধারণাটি সম্পূর্ণরূপে বিক্রি না করে থাকেন তবে এখানে আপনার বইগুলি মাসিক বন্ধ করার সুবিধা রয়েছে (সংক্ষেপে):
আপনার ব্যবসার মাসিক লেনদেন রেকর্ড করার একটি উপায় প্রয়োজন? আপনি সঠিক জায়গায় এসেছেন। প্যাট্রিয়ট-এর অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার আপনাকে আপনার লেনদেন রেকর্ড করার পদ্ধতিকে স্ট্রীমলাইন করতে দেয় যাতে আপনি আপনার ব্যবসায় ফিরে যেতে পারেন। আজই আপনার স্ব-নির্দেশিত ডেমো দিয়ে শুরু করুন!
কথোপকথন চালিয়ে যেতে আমরা সর্বদা প্রস্তুত। Facebook-এ আমাদের একটি লাইক দিন এবং আমাদের সাম্প্রতিক নিবন্ধগুলিতে আপনার মতামত শেয়ার করুন৷৷
এই নিবন্ধটি নভেম্বর 5, 2015 এর মূল প্রকাশনার তারিখ থেকে আপডেট করা হয়েছে।