আপনার চালান প্রক্রিয়া একটু এই মত কিছু দেখায়? প্রিন্ট করুন, ভাঁজ করুন, খামে কাগজ আটকান, সিল করুন, স্ট্যাম্প যোগ করুন, ঠিকানা যোগ করুন, মেইল করুন এবং পুনরাবৃত্তি করুন। আপনি যদি আপনার গ্রাহকদের আরও একটি চালান মেল করার কথা ভাবছেন তবে আপনি ই-ইনভয়েসিং বিবেচনা করতে পারেন।
ইলেকট্রনিক ইনভয়েসিং, যাকে ই-ইনভয়েসিং বা ডিজিটাল চালানও বলা হয়, এটি হল একটি গ্রাহককে মেইলের মাধ্যমে অনলাইনে বিল করার প্রক্রিয়া। গ্রাহক ইমেল বা নিরাপদ পোর্টালের (যেমন, একটি অনলাইন অ্যাকাউন্ট) মাধ্যমে তাদের চালান পান। সাধারণত, ই-ইনভয়েসিং ব্যবহার করে এমন ব্যবসাগুলি গ্রাহকদের তাদের বিল অনলাইনে পরিশোধ করার ক্ষমতা দেয়।
আপনি যদি গ্রাহকদের ই-ইনভয়েস করার কথা ভাবছেন, তাহলে মনে রাখবেন যে কাগজের চালানে আপনার একই তথ্য অন্তর্ভুক্ত করতে হবে। প্রথাগত কাগজের চালানের মতো, ই-ইনভয়েসে গ্রাহকের ক্রয়ের বিষয়ে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য অন্তর্ভুক্ত থাকে, যার মধ্যে রয়েছে:
আপনি গ্রাহকদের সাইন আপ করে বা স্বীকার করে ই-ইনভয়েসিং বেছে নিতে বলতে পারেন যে তারা ই-ইনভয়েসিং-এ সম্মত। আপনি সাইন আপ করা গ্রাহকদের জন্য একটি প্রণোদনা যোগ করতে পারেন (যেমন, তাদের পরবর্তী চালান থেকে $X ছাড়)। গ্রাহকদের ডিজিটাল চালান পাঠানোর আগে, বিলম্ব এড়াতে তাদের ইমেল ঠিকানা বা সুরক্ষিত পোর্টালে অ্যাক্সেস আছে তা নিশ্চিত করুন।
তাহলে, আপনার কি ইলেকট্রনিক ইনভয়েসিং-এ স্যুইচ করা উচিত বা আপনার চালান প্রক্রিয়ায় এটি অন্তর্ভুক্ত করা উচিত? সেই সিদ্ধান্ত নেওয়ার আগে, ই-ইনভয়েসিংয়ের সুবিধা এবং অসুবিধাগুলি বিবেচনা করুন৷
এখানে ইলেকট্রনিক ইনভয়েসিংয়ের কিছু সুবিধা রয়েছে:
আপনি গ্রাহকদের ইলেকট্রনিক চালান পাঠানো শুরু করার আগে, নিম্নলিখিতগুলি বিবেচনা করুন:
আপনি কি মনে করেন যে গ্রাহকদের তাদের বিল ইলেকট্রনিকভাবে পাঠানো আপনার ব্যবসার জন্য যাওয়ার উপায়? যদি তাই হয়, তাহলে বুঝুন কিভাবে ই-ইনভয়েস তৈরি করতে হয় এবং গ্রাহকদের পাঠাতে হয়।
আপনি ব্যবহার করে ইলেকট্রনিক চালান তৈরি করতে পারেন:
একবার আপনি অনলাইনে আপনার চালান তৈরি করলে, আপনি এটি গ্রাহকদের কাছে ইমেলের মাধ্যমে বা একটি নিরাপদ পোর্টালের মাধ্যমে পাঠাতে পারেন, যেমন তাদের অনলাইন অ্যাকাউন্ট।
আপনি যদি অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার ব্যবহার করেন, তাহলে আপনি প্রক্রিয়াটিকে আরও সুগম করতে সক্ষম হতে পারেন:
ই-ইনভয়েসিং প্রক্রিয়া সহজ করতে চান? প্যাট্রিয়টের ছোট ব্যবসার অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার গ্রাহকদের কাছে কাস্টমাইজযোগ্য ই-ইনভয়েস পাঠানো, ক্রেডিট কার্ডের অর্থপ্রদান গ্রহণ করা এবং আরও অনেক কিছু করা সহজ করে তোলে। তোমার ফ্রি সুবিধা এখন শুরু হল!