আপনি যদি আপনার ছোট ব্যবসায় গ্রাহকদের ক্রেডিট অফার করেন, আপনার কাছে প্রাপ্য অ্যাকাউন্ট (AR) আছে। কখনও কখনও গ্রাহকরা সময়মতো অর্থ প্রদান করেন, অন্য সময় তারা করেন না। প্রাপ্য অ্যাকাউন্টের বয়স তখন কার্যকর হয় যখন একজন গ্রাহকের অতীত বকেয়া চালান থাকে। AR-এর বার্ধক্য সম্পর্কে এবং কীভাবে এটি আপনার ব্যবসাকে সাহায্য করতে পারে সে সম্পর্কে জানতে পড়তে থাকুন।
প্রাপ্য অ্যাকাউন্টের বার্ধক্যের খরগোশের গহ্বরে যাওয়ার আগে, আপনাকে জানতে হবে যে অ্যাকাউন্টগুলি প্রাপ্য। গ্রহনযোগ্য অ্যাকাউন্ট হল ক্রেডিট বিক্রি থেকে আপনার ব্যবসার কাছে বকেয়া অর্থ। আপনার এআর-এর এন্ট্রিগুলিকে প্রাপ্য বলা হয়। আপনার বইয়ের প্রাপ্তিগুলি বকেয়া চালানগুলির প্রতিনিধিত্ব করে৷ আপনি যদি গ্রাহকদের কাছে ক্রেডিট প্রসারিত করেন (যেমন, আপনি একজন গ্রাহককে চালান দেন এবং তারা আপনাকে পরবর্তী তারিখে অর্থ প্রদান করেন) তাহলে আপনার কাছে অ্যাকাউন্ট গ্রহণযোগ্য রয়েছে।
প্রাপ্য অ্যাকাউন্টগুলির "বার্ধক্য" বলতে বোঝায় যে কত দিন একটি চালান শেষ হয়েছে। ব্যবসাগুলি অতিরিক্ত বিলগুলি ট্র্যাক করতে এবং সংগ্রহ করতে প্রাপ্য অ্যাকাউন্টগুলির বার্ধক্য ব্যবহার করতে পারে৷
বকেয়া ইনভয়েসগুলির বয়স দেখতে অ্যাকাউন্টের প্রাপ্তিযোগ্য প্রতিবেদনের একটি বার্ধক্য প্রস্তুত করুন। সাধারণত, প্রতিবেদনটি কয়েকটি বিরতিতে বিভক্ত হয়:
ব্যবধান, বার্ধক্যের সময়সূচী হিসাবেও উল্লেখ করা হয়, আপনার পছন্দ বা আপনি যে অ্যাকাউন্টিং প্ল্যাটফর্ম ব্যবহার করেন তার উপর নির্ভর করে পরিবর্তিত হয়। যেভাবেই হোক, অতীতের বকেয়া ব্যবধানগুলি আপনাকে দেখায় কতটা ওভারডিউ, কতদিন ধরে এটি একটি বকেয়া ব্যালেন্স ছিল এবং কোন অ্যাকাউন্টগুলিতে অবিলম্বে মনোযোগ দেওয়া প্রয়োজন (যেমন, অর্থপ্রদানের জন্য গ্রাহকের সাথে যোগাযোগ করুন)।
একটি অ্যাকাউন্ট গ্রহণযোগ্য বার্ধক্য প্রতিবেদন প্রস্তুত করতে, আপনার গ্রাহকের নাম, বকেয়া ব্যালেন্সের পরিমাণ এবং বার্ধক্যের সময়সূচী থাকতে হবে।
একটি এআর বার্ধক্য প্রতিবেদনকে নিম্নলিখিত বিভাগে বিভক্ত করা যেতে পারে:
তাহলে, আপনার AR এর বার্ধক্য কেমন হওয়া উচিত? ভাল প্রশ্ন. সাধারণ লেআউট দেখতে এই অ্যাকাউন্টের প্রাপ্য বার্ধক্য প্রতিবেদনের উদাহরণ দেখুন:
| গ্রাহকের নাম | মোট ব্যালেন্স | বর্তমান | 1 – 30 দিন | 31 – 60 দিন | 61 – 90 দিন | 90+ দিন |
| গ্রাহক 1 | $2,200 | $300 | $1,900 | $0 | $0 | $0 |
| গ্রাহক 2 | $0 | $0 | $0 | $0 | $0 | $0 |
| গ্রাহক 3 | $1,000 | $0 | $0 | $1,000 | $0 | $0 |
| গ্রাহক 4 | $500 | $500 | $0 | $0 | $0 | $0 |
| মোট | $3,700 | $800 | $1,900 | $1,000 | $0 | $0 |
আপনি যদি ম্যানুয়ালি আপনার বইগুলি আপডেট করেন, নিয়মিতভাবে আপনার বার্ধক্যের অ্যাকাউন্টগুলি প্রাপ্তির ট্র্যাক রাখুন (যেমন, কমপক্ষে মাসিক)। এইভাবে, আপনি আপ-টু-ডেট থাকবেন প্রতিটি গ্রাহকের কাছে আপনার কতটা পাওনা এবং তাদের পেমেন্ট কতটা বকেয়া আছে।
অ্যাকাউন্ট গ্রহণযোগ্য রিপোর্টিং প্রক্রিয়ার বার্ধক্য সহজ করতে, অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারে বিনিয়োগ বিবেচনা করুন। সফ্টওয়্যার আপনার প্রাপ্য অ্যাকাউন্টগুলিকে সংগঠিত করতে পারে এবং আপনাকে আপনার অতীতের বকেয়া গ্রাহক চালানগুলির শীর্ষে থাকতে সাহায্য করতে পারে৷
আপনার বার্ধক্যের প্রতিবেদনটি দেখার সময়, আপনার ব্যবসার সবচেয়ে বেশি অর্থ কার কাছে আছে তা দেখুন। পরিমাণ বর্তমান? অথবা, এই বিলগুলি কি 90 দিন বা তার বেশি দিন ধরে বকেয়া আছে? সর্বোচ্চ অর্থপ্রদান সংগ্রহে মনোযোগ দিন। কোন ব্যবস্থা নেওয়ার আগে দেখুন কতদিনের বিল বকেয়া আছে।
আপনি কীভাবে গ্রাহকদের কাছে তাদের অতীতের বকেয়া পরিমাণ সম্পর্কে পৌঁছাবেন তার একটি পরিকল্পনা নিয়ে আসুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি তাদের ইমেলে একটি চালান অনুস্মারক পাঠাতে পারেন বা গ্রাহককে একটি কল দিতে পারেন। গ্রাহকদের প্রতিক্রিয়া জানাতে আপনার সমস্যা হলে, আপনাকে একটি সংগ্রহ সংস্থা নিয়োগ করতে হবে বা আপনার বইগুলিতে খারাপ ঋণ হিসাবে পরিমাণটি লিখতে হবে (যা আমরা পরে পাব)।
অ্যাকাউন্টের প্রাপ্য সময়সূচীর একটি বার্ধক্য আপনাকে ক্রেডিট নীতির সমস্যা এবং আর্থিক বিষয়ে অন্তর্দৃষ্টি দিতে পারে। আপনি আপনার বার্ধক্যের সময়সূচী ব্যবহার করতে পারেন:
যে গ্রাহকরা তাদের চালান পরিশোধ করতে দেরি করছেন তাদের সনাক্ত করতে আপনার বয়সের সময়সূচী ব্যবহার করুন। আপনি এক বা একাধিক গ্রাহকের সাথে মিসড পেমেন্টের প্যাটার্ন লক্ষ্য করতে পারেন। আপনি যদি দেখেন যে অনেক গ্রাহকের কাছে অতিরিক্ত অর্থ রয়েছে, তাহলে এটি আপনার ক্রেডিট নীতিতে কিছু সমন্বয় করার একটি চিহ্ন হতে পারে।
বার্ধক্যের সময়সূচী আপনাকে আপনার প্রাপ্য অ্যাকাউন্টগুলিতে সাম্প্রতিক পরিবর্তনগুলিও দেখাতে পারে এবং আপনাকে সমস্যাগুলিকে শীঘ্রই খুঁজে পেতে সাহায্য করতে পারে। প্রাথমিকভাবে সমস্যাগুলি খুঁজে বের করা এবং সমাধান করা আপনাকে রাস্তার নিচে নগদ প্রবাহের সমস্যা থেকে আপনার ব্যবসাকে রক্ষা করতে সাহায্য করতে পারে৷
একটি সন্দেহজনক অ্যাকাউন্ট এমন একটি অ্যাকাউন্ট যা আপনি আশা করেন যে কখনই পরিশোধ করা হবে না। সন্দেহজনক অ্যাকাউন্টের জন্য আপনার ভাতা কী হবে তা অনুমান করতে আপনি বার্ধক্য ব্যবহার করতে পারেন।
এটি করার জন্য, আপনাকে সম্ভাব্যতা জানতে হবে যে একটি অ্যাকাউন্ট পরিশোধ করা হবে না। কত শতাংশ গ্রাহক অর্থপ্রদান করবেন না তা নির্ধারণ করতে আপনার বার্ধক্যের সময়সূচী ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ, বলুন যে আপনি জানেন যে 31 - 60 দিনের ব্যাপ্তির মধ্যে থাকা অ্যাকাউন্টগুলির 13% সংগ্রহ করা হয়নি। আপনি গ্রাহকদের কাছ থেকে সংগ্রহ করতে পারবেন না এমন আনুমানিক মোট পরিমাণ গণনা করতে 13% (অন্যান্য রেঞ্জের জন্য আপনার পূর্বাভাস সহ) ব্যবহার করুন। আপনি যে পরিমাণ সংগ্রহ করতে পারবেন না তা খারাপ ঋণে পরিণত হয়।
প্রাপ্য অ্যাকাউন্টগুলির বয়স বিশ্লেষণ করা আপনাকে গ্রাহকের অর্থপ্রদান বাড়াতে এবং সন্দেহজনক অ্যাকাউন্টগুলি হ্রাস করতে সহায়তা করতে পারে। বিল কতটা বকেয়া আছে তা দেখে আপনি সিদ্ধান্ত নিতে পারেন কোন গ্রাহকদের অনুসরণ করতে হবে। গ্রাহকদের বকেয়া ইনভয়েস পরিশোধ করতে, আপনি করতে পারেন:
আপনি যদি লক্ষ্য করেন যে আপনার গ্রাহকদের প্রায়ই অতিরিক্ত বিল রয়েছে, আপনি ক্রেডিট বাড়ানোর জন্য আপনার নিয়মগুলি সংশোধন করার কথা বিবেচনা করতে পারেন। ইনভয়েস পেমেন্ট করার সময়ের পরিমাণ সামঞ্জস্য বা গ্রাহকদের আপনি যে পরিমাণ ক্রেডিট দেন তা সীমিত করার কথা বিবেচনা করুন।
আপনি সুদের বিষয়ে নিয়ম যোগ করে আপনার ক্রেডিট নীতি সামঞ্জস্য করতে চাইতে পারেন। একটি সুদের নীতি গ্রহণ করা গ্রাহকদের তাদের চালান প্রদানের ক্ষেত্রে খুব শিথিল হতে বাধা দিতে পারে৷
আপনি বলতে পারেন, একটি এআর বার্ধক্য প্রতিবেদন সহায়ক তথ্যে পূর্ণ। একটি অ্যাকাউন্টের প্রাপ্য বার্ধক্য প্রতিবেদন আপনাকে আপনার গ্রাহকদের কত টাকা ঋণী তার একটি স্ন্যাপশট দেয়। উল্লেখ করার মতো নয়, এটি আপনাকে সাহায্য করতে পারে:
অতীত বকেয়া গ্রাহক চালান ট্র্যাক রাখার একটি সহজ উপায় প্রয়োজন? প্যাট্রিয়টের অনলাইন অ্যাকাউন্টিং আপনাকে আপনার বইগুলিকে স্ট্রীমলাইন করতে দেয় এবং একটি সহজ অ্যাকাউন্ট গ্রহণযোগ্য বার্ধক্য প্রতিবেদনের সাথে একটি তারিখ-দ্বারা-তারিখ বিভাজন রয়েছে৷ আজই বিনামূল্যে ব্যবহার করে দেখুন!
এই নিবন্ধটি আগস্ট 14, 2015 এর মূল প্রকাশনার তারিখ থেকে আপডেট করা হয়েছে।
কীভাবে ক্রস-চ্যানেল মার্কেটিং আপনার ছোট ব্যবসাকে সাহায্য করতে পারে
কিভাবে সহযোগিতার সরঞ্জামগুলি আপনার ছোট ব্যবসার বৃদ্ধিতে সাহায্য করতে পারে
অ্যাপগুলি কীভাবে আপনার ক্লায়েন্টদের খুশি রাখতে সাহায্য করতে পারে
কিভাবে আপনার বাচ্চাকে একটি (আইনি) ব্যবসা শুরু করতে সাহায্য করবেন
অনলাইন আইনি সেবা সত্যিই আপনার ব্যবসা সাহায্য করতে পারেন?