একজন ব্যবসার মালিক হিসাবে, আপনি সম্ভবত আপনার কোম্পানির জন্য ক্রেডিট এর আগে কেনাকাটা করেছেন। এবং আপনি যদি ক্রেডিট নিয়ে অনেক কেনাকাটা করেন, তাহলে প্রতিটি বিক্রেতার কাছে আপনার কতটা ঋণ আছে তা ট্র্যাক করা অপ্রতিরোধ্য হতে পারে। সমাধান? একটি অ্যাকাউন্ট প্রদেয় বার্ধক্য রিপোর্ট.
সুতরাং, একটি এপি বার্ধক্য রিপোর্ট কি? ঠিক আছে, আমরা সেই প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার আগে, প্রদেয় অ্যাকাউন্টগুলি কী তা আপনাকে পুরোপুরি বুঝতে হবে।
প্রদেয় অ্যাকাউন্ট, বা AP, বিক্রেতাদের কাছে আপনার পাওনা। আপনার প্রদেয় অ্যাকাউন্টগুলি আপনার ব্যবসা পরিচালনা করার জন্য ইনভেন্টরি, সরবরাহ এবং পরিষেবার মতো জিনিস কেনা থেকে ঋণ নিয়ে গঠিত। আপনি যখন একটি কেনাকাটা করেন এবং অবিলম্বে অর্থ প্রদান করেন না (ওরফে ক্রেডিট থেকে কিছু কিনুন), আপনার প্রদেয় অ্যাকাউন্টগুলি বৃদ্ধি পায়। সরবরাহকারী বা বিক্রেতা আপনাকে চালান পাঠান এবং আপনি পরবর্তী তারিখে তাদের ফেরত দেন।
একটি অ্যাকাউন্টের প্রদেয় বার্ধক্য সারসংক্ষেপ রিপোর্ট দেখায় যে আপনি অন্যদের কাছে বকেয়া ব্যালেন্স। প্রতিবেদনটি আপনাকে আপনার পাওনা পরিমাণ সংগঠিত করতে এবং কল্পনা করতে সহায়তা করে। সাধারণত, প্রদেয় অ্যাকাউন্টগুলির একটি বার্ধক্য অন্তর্ভুক্ত:
একটি অ্যাকাউন্টের প্রদেয় বার্ধক্য বিস্তারিত প্রতিবেদন ব্যবহার করা আপনাকে আপনার ঋণ ট্র্যাক এবং পরিচালনা করার একটি সহজ উপায় দিতে পারে। এইভাবে, আপনি একটি সময়মত বিক্রেতাদের অর্থ প্রদান করতে পারেন এবং অতীতের বকেয়া অর্থপ্রদানের জন্য ফি এড়াতে পারেন।
সুতরাং, একটি এপি বার্ধক্য প্রতিবেদন এবং একটি অ্যাকাউন্ট গ্রহণযোগ্য বার্ধক্য প্রতিবেদনের মধ্যে পার্থক্য কী? একটি অ্যাকাউন্টস রিসিভেবল (এআর) বার্ধক্যজনিত প্রতিবেদন হল একটি বার্ধক্যজনিত অ্যাকাউন্টের প্রদেয় প্রতিবেদনের বিপরীত।
আপনি অন্যদের কী ঋণী তা দেখানোর পরিবর্তে, একটি অ্যাকাউন্ট গ্রহণযোগ্য বার্ধক্য প্রতিবেদন দেখায় যে অন্যরা আপনার ব্যবসার কতটা ঋণী তার ব্যালেন্স দেখায়। আপনার AR বার্ধক্য প্রতিবেদনে গ্রাহকরা যখন আপনার কাছ থেকে কিছু কিনবেন তখন আপনি তাদের কাছে প্রসারিত ক্রেডিট সম্পর্কে বিশদ বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করে।
একটি বার্ধক্য অ্যাকাউন্ট প্রদেয় রিপোর্ট আপনার ব্যবসার ঋণ সংগঠিত এবং পরিচালনার জন্য একটি সহায়ক টুল। আপনার এপি বার্ধক্যের সারাংশ আপনাকে সাহায্য করতে পারে:
আবার, অ্যাকাউন্টের প্রদেয় বার্ধক্য প্রতিবেদনে কয়েকটি ভিন্ন উপাদান রয়েছে। AP বার্ধক্যের সময়সূচীর কিছু অংশে কলামগুলি অন্তর্ভুক্ত থাকে যা আপনার বিক্রেতাদের সংগঠিত করে এবং চালানের বয়স, বিক্রেতার নাম এবং ঋণের পরিমাণ। প্রতিটি বিক্রেতা বা সরবরাহকারীর নিজস্ব সারি রয়েছে যাতে প্রযোজ্য হলে আপনার পাওনা এবং কতটা ঋণ অতীতের বকেয়া রয়েছে তা অন্তর্ভুক্ত করে।
অ্যাকাউন্টের প্রদেয় বার্ধক্যের সময়সূচীতে, সাধারণত বিভিন্ন কলাম থাকে যা চালানের বয়সের উপর ভিত্তি করে ঋণকে শ্রেণিবদ্ধ করে। আপনি একটি বিল পাওয়ার পরে প্রতিটি কলাম একটি সময়সীমার প্রতিনিধিত্ব করে। সাধারণত, কলামগুলি 30-দিনের বৃদ্ধি দ্বারা যায়:
বর্তমান কলামটি বর্তমান ব্যালেন্স দেখায় যা 0 - 30 দিন পুরানো (ওরফে আগের বকেয়া নয়)। এগুলি গত 30 দিনের মধ্যে অর্ডারের নতুন ব্যালেন্স।
অন্যান্য কলামগুলি হল চালান যা 30 দিনের বেশি পুরানো এবং সাধারণত শেষ বকেয়া। চালান কতটা শেষ হয়েছে তার উপর নির্ভর করে সেগুলি দিনের মধ্যে পরিসীমা করে। উদাহরণস্বরূপ, যদি একটি ব্যালেন্স 1 - 30 দিনের কলামের অধীনে থাকে তবে এটি 1 - 30 দিন শেষ হয়ে গেছে৷
আপনার প্রতিবেদনে আপনার বিক্রেতাদের পাওনা পরিমাণের একটি চলমান ব্যালেন্স রাখে। আপনি যখন ক্রেডিট দিয়ে পণ্য বা পরিষেবা ক্রয় করেন, তখন আপনি বেশ কিছু লেনদেনের জন্য একজন বিক্রেতার বকেয়া শেষ করতে পারেন। আপনার রিপোর্টে, আপনি সাধারণত একটি "টোটাল ব্যালেন্স" কলামের অধীনে প্রতিটি সরবরাহকারীর কাছে আপনার পাওনা মোট দেখতে পারেন।
আপনার রিপোর্ট আপনাকে কোন পেমেন্ট শেষ হয়েছে তা দেখতে এবং কোন ব্যালেন্সগুলি প্রথমে পরিশোধ করতে হবে তা নির্ধারণ করতে সাহায্য করতে পারে।
যদিও প্রতিটি ব্যবসার AP বার্ধক্যের সারাংশ পরিবর্তিত হতে পারে, আপনার প্রতিবেদনটি সাধারণত এইরকম দেখায়:
উপরে প্রদেয় বার্ধক্য রিপোর্ট নমুনা অ্যাকাউন্টে, প্রতিটি বিক্রেতার জন্য তালিকাভুক্ত মোট ব্যালেন্স আছে। এবং, প্রতিবেদনে প্রতিটি বিক্রেতার জন্য কতটা বকেয়া আছে এবং কতদিনের বকেয়া আছে তা অন্তর্ভুক্ত করে।
আপনি একটি চালান পরিশোধ করার সময়, আপনার প্রতিবেদন থেকে বর্তমান বা অতীতের বকেয়া পরিমাণ মুছে ফেলুন। উদাহরণ স্বরূপ, বলুন যে আপনি $100 চালান পরিশোধ করেছেন যা ভেন্ডর 3-এর জন্য 61 - 90 দিন আগে।
আপনি যদি অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার ব্যবহার করেন, সফ্টওয়্যারটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে অ্যাকাউন্ট থেকে ভারসাম্য সরিয়ে দেয় যখন আপনি আপনার বইয়ে অর্থপ্রদান রেকর্ড করেন।
একটি অ্যাকাউন্টের প্রদেয় বার্ধক্য প্রতিবেদন ব্যবহার করার সময়, আপনার প্রতিবেদনটি সঠিক এবং সহায়ক তা নিশ্চিত করতে আরও কয়েকটি বিষয় মাথায় রাখুন।
বেশিরভাগ AP বার্ধক্য প্রতিবেদনে বিক্রেতার শর্তাদি অন্তর্ভুক্ত করা হয় না কারণ তারা ধরে নেয় যে পেমেন্ট 30 দিনের মধ্যে বকেয়া। তবে, এটি একটি বিক্রেতার ক্ষেত্রে সবসময় হয় না। কোনো বিলম্বিত অর্থপ্রদান এড়াতে, আপনার বিক্রেতার ক্রেডিট শর্তাবলী বুঝুন। এবং যদি একজন বিক্রেতার বিভিন্ন পদ থাকে, তাহলে তা নোট করুন।
এছাড়াও, আপনার AP বার্ধক্য প্রতিবেদন নিয়মিত আপডেট করতে ভুলবেন না। আপনি একটি চালান প্রদান করলে, প্রতিবেদন থেকে পরিমাণটি সরিয়ে দিন। যদি একটি চালান পরিশোধ না করা হয়, তাহলে সেটিকে সঠিক কলামে নিয়ে যান (যেমন, 1 - 30 দিন আগের বকেয়া)। আবার, আপনি যদি সফ্টওয়্যার ব্যবহার করেন, আপনি যখন আপনার বিক্রেতাকে করা পেমেন্ট রেকর্ড করেন তখন এটি আপনার জন্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে করা উচিত।
আপনার প্রদেয় অ্যাকাউন্ট এবং অন্যান্য লেনদেন ট্র্যাক করার একটি সহজ উপায় প্রয়োজন? দেশপ্রেমিকর অনলাইন অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারটি ব্যবসা এবং হিসাবরক্ষকদের মাথায় রেখে ডিজাইন করা হয়েছে৷ ব্যবহার করা সহজ, সাশ্রয়ী মূল্যের, এবং বিনামূল্যে, USA-ভিত্তিক সমর্থন—কী পছন্দ করা যায় না? আজই বিনামূল্যে ব্যবহার করে দেখুন!
এই নিবন্ধটি জুন 13, 2017 এর মূল প্রকাশনার তারিখ থেকে আপডেট করা হয়েছে।